By S. Lucido-Balestrieri

| 30 Abr 2024

VoiP, Sistema telefónico

Tecnología VoIP para empresas: cómo implementarla paso a paso

Se espera que para el 2024, el mercado mundial de VoIP llegue a los $194.5 mil millones, gracias a su rentabilidad, fiabilidad y necesidades mínimas de asistencia técnica.

Sin embargo, para sacar el máximo partido a esos beneficios es necesario tener un enfoque estratégico desde el principio.

Por eso, en este artículo te guiaremos a través de todo el proceso de implementación, desde los requisitos hasta la puesta a punto.

Puntos clave

Para una implementar el sistema de VoIP en tu empresa con éxito, ten en cuenta elementos esenciales como la conexión por cable, implementar medidas de seguridad, que el ancho de banda sea el adecuado y elegir el equipamiento adecuado.
Configurar la tecnología VoIP implica comprender las necesidades de tu negocio, seleccionar el proveedor correcto y realizar pruebas continuas para garantizar el máximo rendimiento.
Para realizar la migración a VoIP sin complicaciones tienes que planificarlo bien. Evalúa tu infraestructura actual, realiza pruebas piloto, implementa el software gradualmente y establece planes de contingencia para garantizar una transición sin problemas.

Requisitos esenciales para implementar VoIP en tu empresa con éxito

Para una implementación VoIP, es fundamental cumplir con estos requisitos:

#1 Elige conexión por cable en vez de WiFi

Es mejor utilizar cables para conectar dispositivos VoIP que depender de WiFi, ya que las señales WiFi a menudo se encuentran con interferencias y recepción es débil, lo que supone interrupciones en las llamadas y una calidad de llamada disminuida.

Al elegir una conexiónpor cable, garantizas una conexión más estable y segura y aseguras una mejor calidad de llamada de VoIP.

#2 Cuenta con el suficiente ancho de banda

El ancho de banda se refiere a cuántos datos pueden circular a través de una red a la vez. En términos más simples, es similar a la capacidad de una carretera para los coches.

Para garantizar que la tecnología VoIP funcione sin problemas, necesitas suficiente espacio en la red o ancho de banda. Esto depende de cuántas llamadas se están realizando al mismo tiempo y la calidad de la conexión a Internet.

Por lo tanto, es crucial tener suficiente ancho de banda para manejar todas las llamadas sin problemas. Si no hay suficiente, las llamadas pueden cortarse o tener una calidad de sonido deficiente.

Mejorar la conexión a Internet o usar una tecnología de mejor calidad puede ayudar a resolver este problema.

#3 Selecciona una red de baja latencia

La latencia se refiere al tiempo que tarda tu voz en llegar a la persona con la que estás hablando. Para mantener conversaciones fluidas, queremos que este tiempo sea lo más corto posible, y esto implica una red rápida y confiable que reduzca este retraso.

Una red de baja latencia es mejor para tener conversaciones fluidas, ya que implica que hay mínimos retrasos en el envío y recepción de datos.

Con baja latencia, las respuestas suceden casi instantáneamente, haciendo que las conversaciones sean más naturales y sencillas, sin pausas incómodas o interrupciones.

Para entornos profesionales y comunicación en tiempo real como llamadas en vivo o chat, se necesita una latencia de 150 milisegundos o menos para garantizar conversaciones sin interrupciones.

#4 Prioriza el tráfico de VoIP sobre otros datos

Priorizar el tráfico de VoIP es fundamental para garantizar que las llamadas de voz y vídeo sean de de alta calidad.

De esta manera, te aseguras de que tu sistema obtiene suficientes recursos de Internet para manejar las llamadas sin problemas, especialmente cuando otras aplicaciones también están utilizando ancho de banda.

Esto es importante porque las llamadas de VoIP en tu empresa necesitan ser rápidas y claras, y si hay demasiado retraso o interrupción, la calidad de la llamada puede verse afectada.

El uso de configuraciones de Calidad de Servicio (QoS) en tu configuración de red te permite priorizar las llamadas de VoIP, evitando la congestión de Internet, retrasos y pérdida de datos que pueden afectar la calidad de la llamada.

#5 Implementa medidas de seguridad

La comunicación por VoIP en las empresas se enfrenta a riesgos de seguridad como phishing, malware o virus.

Sigue estos pasos clave para reforzar la seguridad:

Elige un proveedor de VoIP de confianza y seguro.
Asegúrate de cumplir con las certificaciones de software (como ISO, PCI/DSS, GDPR).
Encripta todos los datos (incluyendo llamadas, detalles de contacto, registros de llamadas, medios, información de tarjetas de crédito y contraseñas).
Verifica regularmente el estado de tu proveedor (por ejemplo, puedes encontrar el estado de Cloudtalk en status.cloudtalk.io).
Ten claro a quién puedes contactar en caso de ciberataque.

#6 Elige el equipo adecuado

Cuando configures un sistema telefónico VoIP basado en la nube, no necesitarás mucho equipo adicional, pero asegúrate de tener lo esencial:

Una conexión a Internet estable y de alta velocidad.
Un dispositivo que funcione con VoIP, como un teléfono IP, computadora o teléfono móvil.
Auriculares de calidad con micrófonos. Usar auriculares con cancelación activa de ruido (ANC) puede mejorar la calidad de audio y reducir el ruido de fondo durante las llamadas de VoIP.

Cómo configurar la tecnología VoIP paso a paso

Para configurar el sistema VoIP con éxito, es esencial tener en cuenta varios aspectos antes, durante y después de la implementación de VoIP.

Vamos a ver cada uno de los pasos para garantizar una implementación de la tecnología VoIP con éxito.

#1 Ten en cuenta las necesidades de tu negocio

Antes de implementar VoIP en tu empresa, ten en cuenta estos aspectos:

Cómo se comunican actualmente tus empleados y clientes. Si tu equipo incluye trabajadores remotos o en distintas localizaciones, o si tu negocio frecuentemente realiza llamadas de larga distancia, la tecnología VoIP podría ofrecer una solución más rentable y conveniente en comparación con los sistemas telefónicos tradicionales.

Si el sistema VoIP elegido puede satisfacer adecuadamente las necesidades actuales y futuras de tu empresa. Evalúa factores como el número de usuarios, el volumen de llamadas y los planes de crecimiento potencial. Optar por una solución de VoIP escalable permite la integración sin problemas de nuevas funciones y usuarios adicionales a medida que tu negocio crece, reduciendo la necesidad de costosas modificaciones o actualizaciones del sistema.

#2 Evalúa los distintos tipos de VoIP

Hay tres tipos principales de sistemas VoIP para empresas a considerar. Cada uno tiene sus características y beneficios:

On-premises PBX o PBX “en las instalaciones”: PBX (Private Branch Exchange o sistema de telefonía privado) es una red telefónica privada utilizada dentro de una empresa, que permite tanto la comunicación interna entre empleados como la comunicación externa. Cuando decimos «PBX en las instalaciones», significa que el sistema PBX está físicamente ubicado en tu lugar de negocio. Configurar este tipo de PBX requiere invertir en equipos y software, y generalmente necesita alguien que tenga conocimientos tecnológicos para administrarlo.

Device-based VoIP o VoIP “basado en dispositivos”: Estas soluciones se instalan en dispositivos como ordenadores, portátiles y teléfonos inteligentes. Permiten a los usuarios realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que los hace ideales para pequeñas empresas o trabajadores remotos.

PBX en la nube: Este sistema VoIP está alojado en la nube en lugar de en la ubicación física de tu negocio. Ofrece muchas de las mismas características que PBX en las instalaciones, pero la inversión inicial es más baja y permite mayor escalabilidad.

Te damos más información sobre estos tipos de sistemas en esta tabla:

PBX
“en las instalaciones”

VoIP “basado en dispositivos”

PBX en la nube

Coste

Alto

Moderado

Moderado-bajo

Ventajas

Más control, personalización, y tráfico de voz independiente del internet local.

Realizas y recibes llamadas desde cualquier lugar. No se requiere inversión inicial.

Menores costes, escalabilidad y accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Desventajas

La inversión inicial es alta, es menos flexible y requiere de personal técnico con experiencia para su gestión.

La calidad del servicio puede variar según la conexión a Internet. El control y la personalización son menores que el PBX «en las instalaciones».

Depende de la conexión a Internet y el control es menor.

Ideal para

Empresas grandes con recursos y necesidades m’as específicas.

Pequeños negocios y trabajadores remotos.

Negocios de todos los tamaños que buscan flexibilidad y reducir gastos.

#3 Comprueba tu conexión a Internet y la red

Además de seleccionar una red de baja latencia y garantizar que el un ancho de bandasea suficiente, revisa lo siguiente:

La velocidad y estabilidad de Internet: antes de configurar el VoIP, es esencial asegurarse de que tu conexión a Internet sea rápida y estable para garantizar llamadas claras y de alta calidad. Asegúrate de probarlo con anticipación.
Haz un seguimiento de la pérdida de paquetes: tiene que estar por debajo del 1% para mantener una buena calidad de llamada.
Jitter: mantén niveles de jitter de 30 ms o menos para asegurar una calidad de audio consistente durante las llamadas de VoIP.

#4 Crea un presupuesto

Al elaborar tu presupuesto, ten en cuenta esto:

Gastos iniciales de configuración y gastos recurrentes a largo plazo.
Todos los gastos relacionados con la comunicación empresarial.
Calcula el ahorro potencial con VoIP. Esto ayudará a identificar áreas donde puedes reducir gastos y mejorar la eficiencia.

Por último,antes de seleccionar un sistema VoIP, es vital tener una comprensión clara de las limitaciones presupuestarias y de lo que puedes permitirte.

#5 Elige el proveedor de VoIP adecuado

Una vez que hayas definido tu presupuesto y determinado el tipo de sistema VoIP que mejor se adapte a tus necesidades, el siguiente paso es elegir el proveedor de software que mejor se adapte a ti.

Al tomar esta gran decisión, ten en cuenta lo siguiente:

Características y funcionalidades: asegúrate de que el proveedor ofrezca todas las características que necesitas, como desvío de llamadas y buzón de voz, para que se ajusten a tu negocio. Verifica que su software funciona con tu configuración actual.
Confianza y calidad: busca un proveedor conocido por su servicio confiable. Deben prometer poco o ningún tiempo de inactividad y tener un buena atención al cliente.
Seguridad: la seguridad de tus datos es importante. Comprueba que el proveedor cuente con fuertes medidas de seguridad, como encriptación, para proteger tu información.
Escalabilidad: necesitas un proveedor que pueda crecer a medida que lo haga tu negocioy que te permita agregar o eliminar usuarios y funciones según sea necesario.
Precios: encuentra un proveedor con opciones de precios flexibles que se ajusten a tu presupuesto y uso. Por ejemplo, en Cloudtalk, ajustamos nuestros planes a los cambios en tu negocio.
Atención al cliente: también es crucial que el proveedor ofrezca soporte técnico y atención al cliente de primera calidad. Deben estar disponibles para ayudar con cualquier problema técnico y responder preguntas durante la configuración y después.
Reputación y experiencia: elige un proveedor con un buen historial y experiencia en VoIP. Busca reseñas de otros clientes para ver cómo han funcionado.

#6 Consigue o conserva tu número de teléfono

Los proveedores de VoIP ofrecen la flexibilidad de obtener números nuevos o conservar los existentes.

Para obtener nuevos números, tienes dos opciones:

Números locales: estos números se identifican por códigos de área específicos para regiones, ciudades o estados.
Números virtuales, como números gratuitos, que aseguran que los clientes puedan conectarse contigo sin incurrir en gastos adicionales.

Si quieres conservar tus números actuales, puedes solicitar la portabilidad del número.

#7 Instala el nuevo sistema VoIP

La instalación de un sistema VoIP en tu empresa variará según el proveedor y el sistema que selecciones.

Para VoIP “basado en dispositivos”, deberás conectar tus teléfonos a tu módem utilizando adaptadores o utilizar teléfonos IP, que se conectan a Internet a través de Wi-Fi o cables Ethernet.

Para VoIP en las instalaciones, se requiere una instalación y configuración profesional, típicamente realizada por electricistas certificados en VoIP.

Si eliges VoIP en la nube el proceso es mucho más sencillo.

Con Cloudtalk, por ejemplo, configurar tu sistema VoIP es muy fácil:

Crea una cuenta con Cloudtalk.
Descarga la aplicación en tu portátil o teléfono inteligente.
Activa la prueba gratuita de 14 días.
Configura la gestión de llamadas según tus preferencias (por ejemplo, desvío de llamadas).
Configura los números entrantes.
Selecciona tu número de VoIP.

#8 Forma a tu equipo

Asegurarte de que tu equipo entienda el funcionamiento del nuevo sistema es fundamental. Por lo tanto, invierte en sesiones de formación para maximizar el potencial de VoIP.

Así es cómo puedes lograrlo:

Realiza sesiones de formación por departamentos adaptadas para satisfacer las necesidades específicas de cada equipo. Este enfoque asegura que los empleados puedan adaptar rápidamente la tecnología VoIP a su proceso de trabajo sin perder tiempo.
Proporciona formación integral sobre diversas funciones como acceso al buzón de voz, transferencia de llamadas y conferencias telefónicas.

Aunque formar a tu personal supone una inversión, el retorno merece la pena: un aumento en la productividad de los empleados y que saquen el máximo partido al sistema.

#9 Prueba tu nuevo sistema VoIP

Al probar un nuevo sistema VoIP, considera buscar proveedores de servicios VoIP para empresas que ofrezcan pruebas gratuitas (como Cloudtalk, que proporciona una prueba de 14 días).

Una vez que hayas instalado y configurado el sistema, haz lo siguiente:

Realiza llamadas de prueba, tanto internas como externas, para evaluar la calidad de la llamada y la funcionalidad.
Familiarízate con las características del sistema VoIP como el desvío de llamadas, el enrutamiento inteligente, el monitoreo en tiempo real, el etiquetado de llamadas y la grabación de llamadas.
Prueba las integraciones con herramientas como Salesforce, Zendesk o HubSpot para asegurar una sincronización y reportes de datos sin problemas.
Evalúala conexión a Internet realizando pruebas de llamadas en diferentes momentos del día.
Comunícate con el equipo de soporte si encuentras alguna duda o problema durante las pruebas.

#10 Cuida de la “salud” de tu sistema VoIP

Para asegurarte de que tu sistema VoIP funciona sin problemas, sigue los siguientes pasos. Esto ayudará a mantener experiencias de llamada fluidas y un rendimiento general del sistema.

Así es cómo puedes mantener tu sistema VoIP en forma:

Comprueba tu ancho de banda con regularidad para asegurarte de que pueda gestionar llamadas de calidad.
Mantén tanto el hardware como el software actualizados para un mejor rendimiento y seguridad.
Prueba la calidad de las llamadas regularmente para detectar y solucionar cualquier problema rápidamente.
Utiliza contraseñas fuertes y firewalls para proteger tus llamadas de amenazas cibernéticas.
Forma a tu equipo en seguridad de VoIP para prevenir ataques.
Haz un seguimiento constante del rendimiento de tu sistema para solucionar problemas rápidamente.

4 consejos para una transición a VoIP sin problemas

La transición a VoIP (Protocolo de Voz sobre Protocolo de Internet) mejora la comunicación de las empresas y reduce los gastos.

Por ejemplo, los proveedores de servicios en la nube pueden reducir los gastos de personal de IT en un 15%.

Sin embargo, para una transición sin complicaciones es necesario planificar y ejecutar requiere una planificación y ejecución al detalle.

Sigue estos pasos para garantizar una migración sin problemas:

Evalúa tu infraestructura actual: analiza tu red, dispositivos y software para determinar la preparación para la integración de VoIP. Desarrolla un plan detallado que establezca cronogramas, presupuestos y requisitos de los recursos.
Realiza una prueba piloto: antes de la implementación completa, realiza una prueba con un pequeño grupo de usuarios para identificar posibles desafíos y refinar el proceso de implementación de VoIP.
Impleméntalo gradualmente: instaura el VoIP gradualmente, comenzando por departamentos o equipos seleccionados. Expande la implementación gde forma gradual para mitigar riesgos y garantizar la adopción por parte de los usuarios.
Establece planes de contingencia: desarrolla protocolos para abordar emergencias o problemas técnicos, como cortes de energía o interrupciones de red. Mantén copias de seguridad y procedimientos de recuperación de datos para minimizar el tiempo de inactividad.

Una comunicación eficiente comienza con una implementación de VoIP estratégica

En conclusión, con una implementación correcta de VoIP en tu empresa y la configuración de la tecnología VoIP, puedes conseguir beneficios como una calidad de llamada mejorada, mayor flexibilidad y movilidad, y ahorros significativos en comparación con los sistemas telefónicos tradicionales.

Como hemos visto en el artículo, es crucial cumplir con requisitos específicos para la implementación de VoIP para empresas y evaluar qué opciones se adaptan a nuestras necesidades.

Si estás considerando implementar una solución VoIP pronto, CloudTalk ofrece una plataforma sólida que elimina las limitaciones de la telefonía tradicional, permitiendo a las empresas comunicarse sin problemas en más de 160 países. Encuentra más información en este enlace.

Preguntas frecuentes

¿Qué causa cortes, ecos o errores en VoIP?

Dos causas probables de que una implementación de VoIP experimente cortes, ecos o errores son la alta latencia y el alto jitter.
– La alta latencia es un retraso excesivo en la transmisión de datos, lo que puede causar que los datos de voz se corten, produzcan eco o sufran otros problemas. Para solucionar la alta latencia, puedes verificar tu conexión de VoIP y la estabilidad de la red mediante una prueba de velocidad de VoIP, ejecutar una prueba de evaluación de la red, reducir la congestión de la red apagando sistemas no utilizados o cerrando aplicaciones que consumen mucha capacidad.
– El alto jitter es una variación excesiva en el retraso, lo que puede hacer que los paquetes de voz lleguen fuera de secuencia, lo que provoca un audio entrecortado o distorsionado. Para solucionar el alto jitter, puedes actualizar tu enrutador, utilizar cables Ethernet, asegurar una conexión a Internet de alta velocidad o realizar pruebas de ancho de banda.

¿Cuáles son los problemas comunes de VoIP que enfrentan las empresas?

Aquí tienes algunos problemas comunes de VoIP:
– Eco en las llamadas de VoIP: significa que hay un retraso en la transmisión de datos de voz, lo que causa una superposición de voz y dificulta la comunicación.
– Jitter: implica que los paquetes de datos llegan a intervalos irregulares, lo que provoca interrupciones en el flujo de comunicación.
– Caída de las llamadas: significa que las llamadas se terminan abruptamente o se desconectan debido a problemas como pérdida de paquetes o inestabilidad en la red.
– Imposibilidad de realizar llamadas: supone que los usuarios no pueden iniciar llamadas salientes debido a problemas técnicos o restricciones.
– Llamadas perdidas: significa que las llamadas entrantes no llegan a los destinatarios o se redirigen automáticamente sin notificación.
Sin embargo, estos problemas pueden resolverse con las estrategias y soluciones adecuadas.

¿Cómo puedo verificar mi conexión VoIP?

Para verificar tu conexión VoIP, puedes:
– Asegurarte de tener suficiente ancho de banda para las llamadas de VoIP: por ejemplo, CloudTalk utiliza hasta 100 kbps por llamada, y se recomienda tener al menos 1 Mbps de velocidad de descarga y carga por persona, idealmente apuntando a 5 Mbps.
– Usar herramientas de prueba de velocidad para verificar el ancho de banda de Internet.
– Asegurarte de cumplir con los requisitos del sistema y de la red. Por ejemplo, utilizando un navegador Google Chrome.
– Evitar el uso de VPN: desactivar VPN o no usarlo mientras usas VoIP para evitar problemas de conexión.

¿Cómo funciona un sistema VoIP?

VoIP, o Protocolo de Voz sobre Protocolo de Internet, es un método para realizar llamadas telefónicas que utiliza Internet en lugar de líneas telefónicas tradicionales. Funciona convirtiendo señales de audio analógicas en paquetes de datos digitales, que luego se transmiten por Internet. Esto permite realizar llamadas gratuitas o de bajo coste desde cualquier lugar con una conexión de banda ancha a Internet.
VoIP funciona como cualquier otra transmisión de datos por Internet, convirtiendo tu voz en paquetes de datos digitales y transmitiéndolos a través de una red IP. Permite la comunicación entre partes utilizando diversos dispositivos conectados a Internet.
VoIP también permite enrutamiento de llamadas entre soluciones basadas en Internet y teléfonos tradicionales, facilitando la comunicación con los clientes en sus dispositivos preferidos. Además, los sistemas telefónicos VoIP almacenan datos en la nube, proporcionando fácil acceso, monitoreo y personalización a través de paneles en línea.

¿Cuáles son los protocolos de VoIP?

Los protocolos VoIP son un conjunto de reglas que rigen cómo se transmite datos de voz por Internet. Incluyen SIP (Protocolo de Inicio de Sesión), que es un subconjunto de VoIP.
SIP se utiliza para establecer, mantener y terminar sesiones en tiempo real que involucran video, voz, mensajería y otras aplicaciones y servicios de comunicaciones entre dos o más puntos finales en redes IP.