Ventajas y desventajas de la VoIP: tu guía para 2024

¿Sabías que más del 40% de las empresas utilizan ahora software VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) para sus necesidades de comunicación? Esta tecnología facilita y simplifica las comunicaciones empresariales modernas.

Utilizar Internet para las llamadas de voz no sólo reduce los costes, sino que también ofrece una amplia gama de funciones. Por otro lado, la VoIP depende de un Internet estable y rápido, y no funcionará durante un corte de luz.

Si prefieres consultar enseguida la tabla resumen con los pros y los contras de los sistemas telefónicos VoIP, la encontrarás al final del artículo.

Puntos clave:

• VoIP convierte tu dispositivo con conexión a Internet en un completo centro de comunicaciones, que te permite hacer llamadas desde cualquier lugar y gestionar todas tus necesidades de interacción -desde la voz hasta el correo electrónico- en un solo lugar.
• Sobre todo, la VoIP reduce costes, pero también tiene otras ventajas, por ejemplo la escalabilidad y la integración con herramientas empresariales clave como Salesforce o Pipedrive.
• Las principales desventajas de la VoIP son su dependencia de Internet y de una fuente de alimentación estable.

Dominar la VoIP: Guía para una comunicación inteligente

VoIP te permite hacer llamadas en cualquier momento y desde cualquier lugar. Todo lo que necesitas es una conexión fiable a Internet y un dispositivo inteligente con conexión a Internet, altavoz y micrófono.

Echa un vistazo a nuestro vídeo, que lo cubre todo sobre la VoIP:

Principales ventajas de la VoIP

No importa si tu empresa es grande o pequeña, tienes que tener en cuenta todas las oportunidades de ahorrar costes. La VoIP utiliza tu servicio de Internet actual y puede reducir tus gastos telefónicos mensuales hasta un 50%. Echemos un vistazo al ahorro de costes directos e indirectos que puede ofrecerte la VoIP.

Ahorro de costes directos de la VoIP

1. Disminuir los costes de centralita

Una centralita telefónica privada (PBX) in situ consta de un amplio hardware físico al que se conectan varios teléfonos fijos de una empresa. Instalar un sistema telefónico de este tipo suele suponer una inversión inicial elevada. Según las prestaciones elegidas, puede oscilar entre 500 y 2.000 euros por usuario.

Los sistemas telefónicos VoIP te permiten evitar estos costosos requisitos de hardware utilizando tu conexión de banda ancha.

Si quieres actualizarte sin tener que desechar el hardware actual de tu oficina, implantar un Protocolo de Inicio de Sesión (SIP) puede ser una decisión inteligente.

Con Troncal SIP, puedes pasar rápidamente de una centralita telefónica de línea fija (PBX) anticuada a un sistema telefónico inteligente y basado en la nube. Crea un puente digital para los servicios de voz, reduciendo costes y simplificando la gestión.

2. Eliminar los gastos de cableado

Los sistemas VoIP agilizan la configuración de tu oficina al permitir la transmisión de voz y datos por el mismo canal, eliminando la necesidad de cableado adicional. Esta capacidad te permite enviar y recibir datos simultáneamente, requiriendo sólo un cable Ethernet para la conexión, lo que no sólo reduce el desorden de cables adicionales, sino que también ahorra costes relacionados con la modificación del cableado eléctrico de tu edificio.

Además, la tecnología de alimentación a través de Ethernet (PoE) mejora la flexibilidad de la oficina al reducir la dependencia de las configuraciones de alimentación convencionales, lo que te permite cambiar la posición del personal y el hardware con mayor libertad sin necesidad de un recableado exhaustivo.

Si prefieres cortar los cables por completo, también puedes acceder a los servicios VoIP a través de aplicaciones de ordenador y smartphone.

3. Reducir los gastos de llamadas

Utilizando la VoIP, puedes reducir considerablemente el coste de tu sistema telefónico, principalmente debido a los menores costes de transmisión de datos. En los últimos años, la velocidad de Internet ha aumentado sustancialmente, mientras que los costes de los datos se han desplomado, lo que hace que las llamadas VoIP de alta calidad sean más accesibles incluso para las pequeñas empresas.

Los proveedores de VoIP también suelen cobrar las mismas tarifas por las llamadas locales e internacionales. Las empresas pueden ampliar su alcance global sin incurrir en elevadas tarifas de larga distancia o itinerancia.

Este modelo de precios es especialmente beneficioso si te comunicas frecuentemente con clientes o proveedores internacionales.

Es más, las estadísticas muestran que las pequeñas empresas pueden reducir sus facturas telefónicas hasta un 60% y ahorrar hasta un 90% en llamadas internacionales pasándose a la VoIP.

4. Recorta las cuotas de mantenimiento

Los servicios VoIP reducen significativamente los gastos recurrentes, como reparaciones, cuotas de mantenimiento e impuestos, al consolidar estos costes en planes de suscripción asequibles.

Esta agrupación de gastos en un coste único y manejable hace que la VoIP sea una opción atractiva, sobre todo para las nuevas empresas en crecimiento y las pequeñas y medianas empresas (PYMES).

Es el mejor servicio de llamadas VoIP con el que puede contar cualquier empresa. Las llamadas son de muy buena calidad, los servicios son muy estables y el servicio post-venta es el mejor, son personas que siempre están dispuestas para cualquier solicitud o inquietud.

Johan Contreras, Ingeniero de Soporte en RPS Processing Service

Ahorro de costes indirectos de la VoIP

Aunque los ahorros indirectos de la VoIP son más difíciles de medir, no son menos significativos para el balance final de tu empresa. He aquí algunas de las áreas clave en las que la VoIP puede tener un impacto financiero a largo plazo:

5. Ahorro en trabajo a distancia

La tecnología VoIP permite a tus empleados conectarse sin problemas al sistema telefónico de tu empresa desde cualquier lugar. Esta conectividad está respaldada por un conjunto de funciones avanzadas, como la flexibilidad o la compatibilidad multidispositivo, que los teléfonos tradicionales no suelen ofrecer.

Por ejemplo, un reciente estudio de Global Workplace Analytics ha descubierto que las empresas pueden ahorrar aproximadamente 11.000 $ anuales por persona si permiten al personal trabajar desde casa el 50% del tiempo.

6. Más flexibilidad

Con los softphones, puedes hacer llamadas directamente desde un ordenador o dispositivo móvil y ya no estás atado a una configuración de oficina tradicional. Esto significa que puedes atender llamadas de clientes, participar en conferencias telefónicas y acceder al buzón de voz desde cualquier lugar.

Tanto si trabajas desde casa, un hotel o una cafetería, tu comunicación permanece ininterrumpida y tus agentes receptivos.

7. Número de teléfono portátil

Los números VoIP son totalmente portátiles, lo que te permite mantener el mismo número aunque cambies de ubicación o de dirección comercial. Esto es ideal para viajeros de negocios frecuentes y empresas en transición, que pueden sufrir una reorientación estratégica o hacer actualizaciones tecnológicas.

8. Disfruta de la calidad del sonido y garantiza la calidad de la llamada

Al evaluar la calidad de la llamada, la latencia y la fluctuación son los principales factores que influyen en la claridad de una conversación, garantizando que las voces se oigan sin distorsión. Si la calidad de la llamada se deteriora, el sistema del proveedor cambia automáticamente la ruta de la llamada en tiempo real.

La supervisión en directo garantiza que las llamadas se dirijan a través de los mejores canales y operadores posibles. La tecnología VoIP puede ofrecer un audio cristalino, siempre que haya una conexión a Internet rápida y estable, algo crucial para las comunicaciones profesionales en las que la claridad es importante. Tu proveedor debe ser un operador registrado en varios países, lo que permite controlar directamente varios aspectos de la calidad de las llamadas.

9. Amplía tus herramientas de comunicación

Al integrar las llamadas de voz, los videochats y la mensajería en una única plataforma, no sólo mejoras la colaboración en equipo, sino que también consigues que las reuniones con clientes sean más productivas y eficaces en todo el mundo.

Con VoIP, puedes enviar imágenes, vídeos y documentos durante una llamada, haciendo que la comunicación sea fluida y eficaz. Utiliza estas versátiles funciones para optimizar tus procesos de comunicación y mantener a todos implicados en todo momento.

10. Escala sin esfuerzo

Ajusta tu sistema telefónico al crecimiento de la empresa o a los cambios estacionales sin configuraciones complejas. Los sistemas VoIP son muy escalables, admiten conferencias telefónicas a gran escala y de alta calidad, y permiten añadir o eliminar usuarios según las necesidades.

11. Adapta las funciones a tus necesidades

Puedes personalizar funciones avanzadas como la transcripción de buzón de voz a correo electrónico, el análisis y el diseñador de flujo de llamadas para mejorar tu servicio de atención al cliente y tu productividad. Esto es especialmente útil para centros de atención al cliente y proveedores de servicios.

12. Integrar con aplicaciones empresariales clave

Integra la VoIP con sistemas como CRM y herramientas empresariales como Pipedrive, Salesforce o HubSpot para optimizar el flujo de información y mejorar los tiempos de respuesta. Al vincular la VoIP a estos sistemas, puedes registrar automáticamente las llamadas, sincronizar los contactos y asegurarte de que los datos valiosos se capturan y son fácilmente accesibles.

Esta integración es crucial para los equipos de ventas y servicios, ya que ofrece acceso inmediato a los historiales de los clientes para una comunicación personalizada y una rápida resolución de problemas.

13. Garantizar la continuidad de la comunicación

Ante emergencias o cortes inesperados, mantener una comunicación ininterrumpida es crucial. Con un sistema VoIP, puedes redirigir rápidamente tus servicios de comunicación a dispositivos o ubicaciones alternativos, garantizando que las operaciones de tu empresa continúen sin problemas.

Esta capacidad es especialmente vital en zonas propensas a catástrofes o durante escenarios de gestión de crisis, donde la capacidad de permanecer conectado puede determinar la resistencia de tu empresa.

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Desventajas Voip

1. Dependencia de la conectividad a Internet

El VoIP depende totalmente de una conexión a Internet. Si tu servicio de Internet tiene poco ancho de banda o sufre interrupciones frecuentes, la calidad y fiabilidad de tus llamadas pueden verse afectadas.

Durante las horas punta, por ejemplo, tu Internet puede ralentizarse debido al elevado tráfico, lo que conduce directamente a una mala calidad de voz o a llamadas interrumpidas.

2. Apagones

Los sistemas VoIP no funcionarán durante un corte de electricidad a menos que haya una fuente de alimentación de reserva, como un generador o un sistema de alimentación ininterrumpida (SAI).

Esto puede afectar a las operaciones empresariales que dependen de una comunicación constante, especialmente en regiones donde los cortes de electricidad son frecuentes.

3. Latencia y Jitter

La latencia es el retraso en el procesamiento de datos a través de una red, mientras que el jitter se refiere a las fluctuaciones en el tiempo de llegada de los datos. Esto puede hacer que las llamadas suenen como un eco o se interrumpan. También puede provocar malentendidos u oportunidades perdidas debido a los retrasos o a la mala calidad de la llamada.

4. Limitación de las llamadas de emergencia

Los servicios de VoIP a veces no se conectan directamente con las redes de servicios de emergencia ni transmiten correctamente los datos de localización.

Esta limitación podría ser crítica si, por ejemplo, intentas llamar a los servicios de emergencia desde un teléfono VoIP durante una crisis en un lugar no registrado, lo que podría retrasar la respuesta de emergencia.

5. Vulnerabilidades de seguridad

Como el VoIP funciona a través de Internet, es vulnerable a las ciberamenazas. Los piratas informáticos podrían interceptar las llamadas VoIP o desplegar programas maliciosos para robar datos. Las empresas que manejan información confidencial corren un riesgo especial si su sistema de VoIP no está debidamente protegido.

6. Costes de hardware y configuración

La VoIP es rentable a largo plazo, pero la configuración inicial puede requerir la compra de teléfonos IP, routers o hardware de red adicional, que no siempre es barato. Esto se aplica especialmente a las empresas que necesitan o quieren tener también una infraestructura de telefonía fija.

Para las pequeñas empresas, los costes iniciales a veces parecen demasiado altos, sin darse cuenta de que esos costes se compensarán con menores costes de funcionamiento a lo largo del tiempo.

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