Telepresencia vs. videoconferencia:
¿En qué se diferencian?

Gracias a los avances de la tecnología, podemos comunicar sin problemas con el resto del mundo. La tecnología conecta a los miembros de tu equipo, haciendo posible la comunicación desde cualquier lugar. Tanto la telepresencia como las videoconferencias son herramientas útiles para comunicarse a través de Internet. Ambas funcionan de manera diferente, ofrecen experiencias distintas y tienen diferentes ventajas y desventajas. Sin embargo, ambas tienen una cosa en común: ofrecen una experiencia de reunión real de una manera virtual y fácil.

Vamos a ver cuáles son las principales diferencias, ventajas y desventajas.

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¿Qué son la telepresencia y las videoconferencias?

Una videoconferencia es una reunión entre personas que usan una conexión a Internet o una red para transmitir audio y video. En pocas palabras, estas personas se ven las unas a las otras y se comunican de forma remota a través de las pantallas de sus ordenadores. Para hacer una videoconferencia, puedes usar cualquier software para videollamadas popular, como Google Meets, Zoom o Microsoft Teams.

La telepresencia, a veces llamada también presencia remota, es un espacio dedicado a conferencias virtuales. Usa tecnología de realidad virtual para fusionar dos ubicaciones en un solo lugar. El objetivo es recrear la comunicación cara a cara cuando las personas no pueden reunirse en persona. Ayuda a crear la impresión de que los participantes o grupos están juntos en la misma habitación.

Podemos describir la telepresencia como una videoconferencia tecnológicamente más avanzada que implica robótica. También permite a las personas realizar tareas de forma remota.

Ventajas de las reuniones remotas

• Una mejor comunicación: Hablar es solo una parte de la forma en que nos comunicamos. Mientras hablan, las personas también usan señales no verbales. Según el New York Times, el lenguaje corporal constituye más del 50 % de la comunicación. Leer las emociones es mucho más difícil sin información visual, y esto puede causar malentendidos. Cuando hablamos sin vernos, lo que decimos también parece menos interesante. Por esto, la comunicación verbal y la no verbal son igual de importantes.
• Una mayor posibilidad de causar una buena impresión: Para crecer, las empresas necesitan prestar atención a los puntos débiles. Comunicar de forma remota a través de video tiene muchas ventajas. Permite explicar diversos asuntos más a fondo y una mayor implicación de los clientes.
• Retorno de la inversión rápido: Si tenemos en cuenta los principales beneficios de las reuniones remotas, como el evitar los gastos de viajes y una mayor implicación de los clientes, es fácil ver cómo podemos recuperar nuestra inversión rápidamente.

Las diferencias entre telepresencia y videoconferencia

Tanto la telepresencia como la videoconferencia son herramientas para comunicar cara a cara desde cualquier lugar del mundo, con la ayuda de la tecnología. Sin embargo, existen varias diferencias importantes entre estas.

Cada una tiene características únicas para requisitos específicos.

1. Calidad del video

La estructura visual de una videoconferencia es bastante sencilla. Dos personas se comunican a través de un sistema de llamada virtual y se ven en una pantalla. Explicado de forma sencilla, es como ver un programa de televisión donde tu compañero, cliente o socio es el protagonista.

Una cámara es colocada en un extremo de la habitación, enfocando a un grupo de personas. Cuando alguien habla, la cámara enfoca principalmente a esta persona. y los demás participantes parecen estar más lejos.

Además, dado que para las videoconferencias se usa tecnología estándar, la calidad puede no ser siempre la mejor. Normalmente se utiliza una definición estándar, que transmite imágenes de menor resolución (720×480).

Además, si se usan varios ordenadores portátiles, habrá más terminales de usuario. El ancho de banda se puede sobrecargar y la calidad de la conexión y la imagen de la pantalla también puede ser peor.

Por otra parte, la telepresencia es bastante compleja. La calidad de la imagen es mejor, y aunque estés al otro lado del mundo parece que estás en la misma habitación que la otra persona. No es como ver un programa de televisión, es como estar en uno.

En la telepresencia, la proporción es de 1:1. La cámara enfoca a cada persona por igual. Ofrece calidad HD con una resolución de 1920 x 1080. Además, los videos de telepresencia son mucho más estables y predecibles, sin importar cuántos participantes asisten a la reunión.

Punto a favor: Telepresencia

2. Estructura de audio

Aunque los problemas con la calidad del video pueden ser molestos, son tolerables. Pero una mala calidad de audio puede dificultar, o incluso imposibilitar, la comunicación.

Algunos problemas de calidad típicos durante las videoconferencias son la inestabilidad o el eco. El audio es de un solo canal. Esto significa que todas las rutas de audio, que viajan de una parte a otra, se transmiten y comprimen a través de una sola salida. Eso puede hacer que la calidad del audio sea peor.

En las videoconferencias no existe la posibilidad de cancelar el ruido de fondo, y esto puede distraer a los participantes.

En el caso de la telepresencia, el audio es claro y sin eco, y el volumen es lo suficientemente alto. También ofrece audio espacial que hace que los participantes sientan que la fuente del audio se dirige directamente a ellos. Esto crea la impresión de estar cara a cara.

Punto a favor: Telepresencia

3. Interoperabilidad

La interoperabilidad se refiere simplemente al grado en que un dispositivo puede comunicarse con otros dispositivos. La videoconferencia es más práctica cuando se trata de interoperabilidad. No importa qué tecnología de hardware o software usa cada asistente a la reunión. Para una reunión por video simple, todo funcionará en armonía.

Aquí, la telepresencia presenta un pequeño inconveniente. La comunicación funciona mucho mejor si el software y el hardware de telepresencia de los demás participantes tienen la misma calidad que los tuyos.

Si un participante tiene un dispositivo de peor calidad, ambos participantes experimentarán la calidad de la tecnología menos avanzada. La calidad del video será baja incluso en una pantalla de alta resolución.

Punto a favor: Videoconferencia

4. Experiencia del usuario

La experiencia de usuario de una videoconferencia varía de un proveedor a otro. La gama de funciones disponibles también difiere. Pero casi todos los software para videoconferencias ofrecen las funciones básicas, como compartir pantalla, programar llamadas o grabar videos. Para resumir, la experiencia de usuario dependerá en gran medida de la interfaz de usuario del software que estés usando.

Con la telepresencia ocurre justo lo contrario. Utiliza un software con un panel de control simple. Como anfitrión, puedes simplemente iniciar sesión e iniciar una llamada o unirte a una de inmediato. Dado que no ofrece funciones adicionales, la telepresencia tiene menos distracciones. Puedes concentrarte totalmente en las conversaciones.

Punto a favor: Telepresencia

5. Costes

La diferencia más importante entre la telepresencia y la videoconferencia es probablemente el precio. La telepresencia es mucho más cara que las videoconferencias.

Solo la instalación inicial de la tecnología de telepresencia puede costarle a tu empresa unos 300 000 USD. El coste de gestionar los servicios de red suele ser de 8000 dólares al mes.

En el caso de las videoconferencias, los gastos iniciales rondan los 40 000 USD. Los servicios de red cuestan alrededor de 1000 USD al mes.

Después de 36 meses, las videoconferencias pueden costarle a una empresas unos 36 000 USD, mientras que la telepresencia unos 588 000 USD.

Además, existen herramientas de videoconferencia que puedes usar de forma gratuita.

Punto a favor: Videoconferencia

6. Compatibilidad

Probablemente has usado alguna vez productos de dos marcas diferentes que no funcionaban bien juntos o no eran compatibles en absoluto. Cuando se trata de compatibilidad, las herramientas de videoconferencia funcionan mejor. Los proveedores diseñan sus productos para que sean compatibles con otras herramientas de videoconferencia. Una interfaz simplificada permite una compatibilidad completa con los productos de la competencia.

Por otro lado, muchas herramientas de telepresencia no son compatibles con las herramientas de la competencia. Así que, si un participante que asiste a una reunión usa un software diferente al del otro grupo, la funcionalidad será limitada o no funcionará en absoluto.

Punto a favor: Videoconferencia

Telepresencia vs videoconferencia: ¿Cuál elegir?

Si tenemos en cuenta todo lo que hemos mencionado hasta aquí, tendríamos un empate: 3 a 3. Pero incluso si fuera 5 a 1 para telepresencia o videoconferencia, decidirse no es fácil.

Hay muchas cosas que debes tener en cuenta antes de elegir la solución adecuada para tu negocio.

Lo primero que debes hacer es determinar cuáles son tus necesidades.

Pregúntate lo siguiente:

• ¿Cómo utilizarías la herramienta?
• ¿Cuál es tu presupuesto?
• ¿Cuáles son tus necesidades?
• ¿Tu equipo se beneficiará más de la solución más cara?

Una vez que respondas a estas preguntas, estarás un paso más cerca de elegir entre telepresencia y videoconferencia.

No obstante, hemos preparado un resumen que puede ayudarte a tomar una decisión final.

1. Estabilidad financiera

Como ya hemos mencionado, la telepresencia es significativamente más cara que las videoconferencias.

Por lo tanto, si tu empresa es nueva o una start-up, lo más probable es que no tengas los recursos financieros necesarios para permitirte las soluciones de telepresencia. Al menos no todavía. Las videoconferencias deberían ser más que suficientes para cubrir tus necesidades.

Para las empresas con ingresos estables, si no es probable que estos disminuyan rápidamente en un corto período de tiempo, la telepresencia puede ser una buena inversión a largo plazo. Puede mejorar significativamente la comunicación y la satisfacción de los clientes. Además, te brinda a ti y a tus clientes una experiencia increíble.

2. Empresas con empleados remotos vs. empresas no remotas

También debemos contestar la pregunta inicial: «¿Cuáles son tus necesidades?»

Si no tienes empleados remotos, tienes muchos clientes internacionales y suficiente espacio en tu oficina, la telepresencia puede ser una buena inversión. Esta tecnología puede reducir radicalmente los gastos de viaje, y mejorar la comunicación y la colaboración. Un mejor sonido, calidad de video y experiencia del usuario te ayudarán a conseguir más clientes.

Para las empresas que no tienen oficinas en todo el mundo y cuyos empleados trabajan principalmente de forma remota, desde varios países del mundo, las videoconferencias son la forma más rápida y efectiva de celebrar reuniones remotas.

3. Empresas de rápido crecimiento vs. empresas consolidadas

Si tienes una empresa que está creciendo muy rápido y estás contratando empleados nuevos constantemente, lasvideoconferenciaspueden ser la mejor opción. Es más fácil añadir usuarios y funciones en las herramientas de videoconferencia. Por otra parte, si piensas que tienes recursos económicos suficientes, optar por la telepresencia puede ayudarte a crecer aún más rápido. Puede jugar un papel importante a la hora de conseguir nuevos clientes.

Sin embargo, la telepresencia ofrece más beneficios para las empresas que ya llevan tiempo en el mercado y tienen cierta estabilidad. Si no estás contratando nuevos empleados constantemente, probablemente no tendrás que mudarte a una oficina más grande cada año. Por lo tanto, crear una solución de telepresencia sólida para inversores importantes es una opción segura.

No olvides:

Debes tener en cuenta la interoperabilidad y la compatibilidad. Piensa en qué tecnología utilizan tus socios normalmente para las reuniones virtuales. ¿Tu herramienta será compatible con las herramientas de tus socios?

Conclusión

La telepresencia y la videoconferencia son herramientas de comunicación virtual muy populares, pero muy diferentes. Durante una videoconferencia, te sentirás como si estuvieras viendo la televisión, mientras que con la telepresencia sentirás que estás dentro de un programa de televisión.

Las videoconferencias te permiten celebrar reuniones virtuales sencillas y asequibles. Sin embargo, tienen algunas desventajas. La peor calidad de video y audio puede causar problemas ocasionalmente. Por lo tanto, la experiencia general del usuario podría no ser la mejor.

La telepresencia, aunque más cara, ofrece una mejor calidad de audio y video. Podrás olvidarte de los problemas de sonido o imagen y la experiencia general será una superior. Dado que usa tecnología de realidad virtual, con la telepresencia tendrás la impresión de estar en la misma habitación que los demás participantes. Sin embargo, muchas veces existen problemas interoperabilidad, así como de compatibilidad con los productos de la competencia.

Tomar la decisión correcta depende de muchos factores, como las necesidades de tu negocio, las circunstancias actuales y la situación financiera.

Elijas la que elijas, ambas herramientas son una excelente manera de comunicarte con tus empleados o clientes desde cualquier parte del mundo.