Sistema telefónico VoIP para empresas:
Todo lo que necesitas saber

El sistema telefónico VoIP para empresas es una potente solución que aprovecha Internet (en lugar de una conexión de línea fija), para hacer y recibir llamadas. Puede parecer poco, pero en realidad, puede aportar a tu negocio muchos beneficios. Esto es todo lo que necesitas saber sobre un sistema telefónico VoIP para empresas.

No hay duda de que los sistemas telefónicos para empresas han cambiado con los años. Hoy en día, no solo facilitan la comunicación entre los empleados, sino que también sirven como herramienta principal para muchos equipos de atención al cliente y de ventas. Pero, a medida que aumenta su popularidad, también lo hacen las expectativas de los usuarios.

Por ello, los sistemas telefónicos de las empresas de hoy en día tienen que tener muchas funcionalidades a ofrecer. Proporcionar soporte omnicanal a los centros de llamadas, permitir que el equipo se comunique fácilmente, ofrecer funciones avanzadas e integrarse con otras herramientas, son solo algunos ejemplos de lo que se espera de ellos. Por suerte, las soluciones modernas de VOIP son totalmente capaces de satisfacer estas expectativas.

¿Qué es la VoIP?

El Protocolo de Voz sobre Internet (VoIP) convierte las señales telefónicas analógicas en digitales, para poder enviarlas por una red IP. Significa que ya no necesitas una compañía telefónica local: si tienes una conexión estable a Internet, puedes usarla para hacer y recibir llamadas. Algunas personas lo utilizan como complemento de su servicio telefónico «tradicional», sobre todo porque los proveedores de servicios VoIP suelen ofrecer tarifas más bajas que las compañías telefónicas. Pero esa no es la única razón, sobre todo para las empresas.

La VoIP para empresas pretende sustituir los sistemas telefónicos empresariales que las organizaciones aprovechan para conectar a sus empleados internamente entre sí y externamente con sus clientes y socios. Ofrece una serie de funciones que pueden ser útiles para cualquier empresa (como IVR, conferencias telefónicas o mensajes de voz). Además, los empleados que trabajan a distancia pueden acceder fácilmente al sistema de VoIP para empresas desde cualquier lugar y dispositivo, lo que también facilita la comunicación dentro del equipo.

Sin embargo, para que un sistema de VoIP funcione correctamente, necesita una forma de enrutar las llamadas entre los usuarios y fuera de la organización. En un sistema telefónico basado en la nube, es posible gracias a una centralita privada virtual (PBX). Una centralita funciona como una estación de conmutación para los sistemas telefónicos: suele constar de unas cuantas sucursales, conmutando las conexiones hacia y desde ellas siempre que sea necesario. No es necesario que dirijas tú mismo una gran centralita: los proveedores dedicados se encargarán de enrutar tus llamadas, permitiéndote compartir su centralita con otros clientes a cambio de una cuota mensual. Estas capacidades son cruciales si tienes un gran equipo de ventas y soporte y, por tanto, procesas muchas llamadas a diario.

Aquí puedes ver nuestra breve videoguía sobre la tecnología VoIP:

¿Qué más puedes conseguir con un sistema de telefonía VoIP para empresas?

Además de facilitar las llamadas y reducir los costes, un sistema telefónico VoIP basado en la nube puede aportar a tu empresa muchas ventajas. Las capacidades más comunes que debes tener en cuenta son definitivamente:

Cola de llamadas – puedes tener todas las llamadas entrantes clasificadas en colas, en función de reglas predefinidas y de la disponibilidad de los agentes,
Grabación de llamadas – obtienes todas tus llamadas grabadas automáticamente, y puedes acceder a ellas en cualquier momento y lugar,
Saludos y música personalizados – puedes personalizar fácilmente lo primero que escuchan tus interlocutores cuando se ponen en contacto contigo y animarles a que dejen un mensaje de voz que puedas escuchar después (hablando de: así es como puedes clavar tus saludos de buzón de voz fuera de horario),
Extensiones – Disponer de números y extensiones personalizados permitirá a los que llamen ponerse en contacto con cualquier persona de tu empresa, y te permitirá dirigir sin problemas una llamada a un agente diferente si es necesario,
Devolución de llamada – la posibilidad de volver a contactar automáticamente con tus clientes cada vez que pierdas su llamada puede ayudarte a reducir las tasas de abandono de llamadas y a aumentar la satisfacción de los clientes,
Integraciones – podrás integrar tu sistema telefónico con un CRM, soluciones de comercio electrónico o herramientas de asistencia para mantener todos los datos relevantes en un solo lugar y atender mejor a tus clientes,
Historial del contacto – Siempre tendrás a tu alcance una visión completa de todas las interacciones con los clientes, incluidas las llamadas, los pedidos, los chats o las notas anteriores, por lo que no es necesario buscarlas en varios sistemas,
Panel de control en tiempo real – te permite supervisar las actividades de tu centro de llamadas en tiempo real, sin importar el tamaño de tu equipo,
Conferencias telefónicas – la posibilidad de programar conferencias telefónicas puede mejorar el flujo de información en tu equipo y con tus clientes o socios comerciales.

Estas son solo algunas de las funciones que puedes encontrar en un potente sistema telefónico VoIP. En realidad, son los principales diferenciadores entre los sistemas telefónicos VoIP y los tradicionales, y no es de extrañar, dadas las ventajas que proporcionan. De hecho, los sistemas telefónicos basados en la nube pueden soportar fácilmente los esfuerzos de tus equipos de atención al cliente y de ventas.

CloudTalk es un ejemplo perfecto de esta solución. No solo te permite hacer y recibir llamadas, sino también aprovechar la información sobre tus agentes y las llamadas, ya sean entrantes o salientes. También puedes integrarlo con un montón de herramientas que ya estás utilizando, como el software de CRM, la herramienta de soporte o el chat en vivo, para dar soporte a tu centro de contacto.