Cómo dominar las llamadas salientes

Hablemos de las llamadas salientes. Es clave en las ventas hoy en día, ya que te ayuda a llegar a clientes potenciales y conectar con ellos.

En un mundo en el que todos luchan por hacerse notar, ésta es tu oportunidad de destacar, impulsar los clientes potenciales y conseguir que esas ventas suban. ¿Listo para sumergirte y marcar la diferencia?

Puntos clave

• La salida desempeña un papel crucial en el mantenimiento de la lealtad y en la construcción de una reputación de marca sólida y digna de confianza.
• Utilizar marcadores predictivos y sistemas CRM mejora la eficacia de las llamadas salientes, al tiempo que adaptas los guiones y segmentas tu audiencia para personalizar el alcance.
• Centrarse en la calidad más que en la cantidad, buscar activamente opiniones y hacer hincapié constantemente en la formación de los agentes garantiza que los esfuerzos estén alineados con los objetivos empresariales generales.

¿Qué es una llamada saliente?

Una llamada saliente, realizada por un representante de una empresa a clientes potenciales o existentes, es una estrategia proactiva de ventas, marketing, asistencia o recopilación de datos. Implica que la empresa inicie una comunicación directa para lograr objetivos como la generación de clientes potenciales, el cierre de ventas, la realización de encuestas o las actualizaciones de los clientes.

Ventajas de las llamadas salientes para las empresas

Las llamadas salientes ofrecen multitud de ventajas a las empresas que pretenden reforzar su canal de ventas, mejorar las interacciones con los clientes e impulsar el crecimiento. He aquí algunas ventajas clave:

1. Mejora la generación y cualificación de clientes potenciales: Las llamadas salientes te permiten captar clientes potenciales de forma proactiva, identificar y cualificar clientes potenciales de forma eficaz y fomentar una sólida cartera de ventas.
2. Facilitar la comunicación directa y a medida: Los agentes pueden personalizar su mensaje en función de las necesidades y preferencias específicas del destinatario, mejorando significativamente la experiencia y la confianza del cliente.
3. Aumenta las ventas y los ingresos: Al interactuar directamente con los compradores potenciales, las llamadas salientes son una potente herramienta para cerrar ventas y promocionar productos o servicios adicionales. Este enfoque práctico influye eficazmente en las decisiones de compra, impulsando el crecimiento del negocio y aumentando los ingresos.
4. Consigue un alcance rentable: Las llamadas salientes mejoran la captación y el servicio al cliente a un coste menor, lo que contribuye a la retención, fomenta la fidelidad e impulsa la repetición de negocios, construyendo así una reputación de marca sostenible.
5. Acelera la investigación de mercado y la recogida de opiniones: Las llamadas salientes recogen rápidamente las opiniones de los clientes y las perspectivas del mercado, lo que permite una rápida adaptación e innovación empresarial.
6. Mejora la retención de clientes: La comunicación personalizada muestra a los clientes que se valora su opinión y que se atienden sus necesidades antes de que surjan los problemas. Esta estrategia de comunicación preventiva aumenta la satisfacción, profundiza las relaciones con los clientes y refuerza las tasas de retención.

Mejora hoy tu estrategia de llamadas salientes

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Buenas prácticas para llamadas salientes eficaces

Para aumentar el éxito de tus campañas de llamadas salientes, es vital combinar una preparación concienzuda con herramientas tecnológicas avanzadas, respetando al mismo tiempo las normas legales. Aquí esbozamos estrategias clave para perfeccionar tus campañas de llamadas salientes.

Elabora guiones de venta eficaces

Un guión de ventas eficaz es la piedra angular del éxito de las llamadas salientes. Ofrece una estructura coherente para los diálogos, garantizando que se comparta la información vital, pero deja margen para la personalización en respuesta a los comentarios del destinatario. Un guión bien elaborado se adapta siempre al destinatario y hace hincapié en los beneficios para el cliente potencial. Mantiene a los agentes en el buen camino, facilita la comunicación clara de mensajes convincentes y genera confianza a la hora de abordar objeciones.

Planifica tu flujo de llamadas

Unos objetivos claramente definidos constituyen la columna vertebral de una estrategia de llamadas salientes de éxito. Define objetivos específicos, como la generación de clientes potenciales, la captación de clientes o la conversión de ventas. Contar con una hoja de ruta precisa garantiza que los esfuerzos de tu equipo se alineen con los objetivos empresariales generales, lo que conduce a unas llamadas salientes más centradas e impactantes.

Aprovechar los sistemas CRM

Integrar las llamadas salientes con los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede mejorar significativamente la personalización y relevancia de tus llamadas. Al enlazar con nuestras integraciones CRM, obtienes acceso a una amplia gama de datos de clientes, incluidas interacciones anteriores, preferencias e historial de compras.

Implantar marcadores automáticos

Incorporar marcadores automáticos transforma tu flujo de trabajo de llamadas salientes. Estas herramientas automatizan el proceso de marcación, liberando a los agentes para que se concentren en conversaciones significativas en lugar de marcar manualmente. Los marcadores automáticos también agilizan la gestión de la lista de llamadas, la priorización de clientes potenciales y mantienen un volumen de llamadas constante, mejorando la productividad de los agentes y minimizando los tiempos muertos.

Utiliza la Analítica de Llamadas

Los análisis de llamadas ofrecen información detallada sobre la duración de las llamadas, las métricas de éxito, las respuestas de los clientes y la eficacia de los agentes. Analizando estos datos, puedes perfeccionar continuamente tus estrategias de llamadas, ajustar los guiones y mejorar la formación, garantizando que tus iniciativas de llamadas salientes sean eficaces y tengan impacto.

Garantizar el cumplimiento legal

Cumplir normativas como la Ley de Protección del Consumidor Telefónico (TCPA), el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y otras leyes locales es vital para salvaguardar la privacidad de los clientes y evitar repercusiones legales. Estar al día de estas normativas, obtener los permisos necesarios y mantener actualizada una lista de «no llamar» son pasos fundamentales para garantizar que tus prácticas de llamadas sean responsables y conformes.

¿Qué tipo de marcador saliente es mejor para ventas?

Hay 3 tipos principales de marcadores telefónicos de ventas, cada uno con sus propias ventajas y sus mejores casos de uso. Entre ellos están:

Marcadores inteligentes:

Marcador de ventas basado en IA con opciones de enrutamiento inteligente para reducir los tiempos de llamada hasta un 50%.

Ventajas:

• Rellena colas de llamadas con números de cualquier CRM o sitio web con un clic;
• Prioriza los clientes potenciales en función de las zonas horarias y la capacidad de respuesta esperada;
• Ordena fácilmente los números de la cola con arrastrar y soltar;

Funciona mejor para: Campañas de llamadas centradas en la calidad.

Comprueba cómo puede ayudarte el Marcador Inteligente.

Marcadores automáticos:

Marcador telefónico de ventas multilínea para ayudarte a llegar a 3 veces más clientes potenciales llamando a varios contactos a la vez.

Ventajas:

• Agiliza las tareas diarias de los agentes con campañas prefabricadas, guiones, etc;
• Ahorra tiempo marcando automáticamente un nuevo número al final de una llamada;
• Analítica de potencia con etiquetado de guardia, toma de notas, etc;

Funciona mejor para: Campañas de llamadas de gran volumen.

Más información sobre Power Dialer.

Marcadores automáticos:

El marcador más básico, con funciones limitadas pero a un precio asequible. No ofrecido por CloudTalk debido a su obsolescencia.

Ventajas:

• Automatización básica de llamadas;
• Fácil de usar;
• Asequible;

Funciona mejor para: Campañas de llamadas de bajo coste.

Más información sobre el marcador automático aquí.

Las mejores funciones para llamadas salientes

1. Identificador de llamadas local

Utilizar un identificador de llamadas local proporciona un alcance global al tiempo que mantiene un toque local. Es una forma eficaz de mejorar tu estrategia de llamadas salientes y te ayuda a establecer una presencia familiar en diversas regiones. Este enfoque fomenta la confianza y aumenta la probabilidad de respuestas positivas.

2. Grabación de llamadas

Potencia tu estrategia de llamadas salientes con la inestimable herramienta de la grabación de llamadas. Captura detalles importantes, controla el rendimiento de los agentes y garantiza el cumplimiento de la normativa. La grabación de llamadas es una función polifacética que contribuye a la formación, la garantía de calidad y el mantenimiento exhaustivo de registros.

3. Buzón de voz

Gestiona eficazmente las llamadas salientes con la comodidad del Buzón de Voz. Ahorra tiempo y mantén la profesionalidad dejando mensajes de voz pregrabados cuando el destinatario no esté disponible. Esta función agiliza el proceso de llamada, permitiendo a los agentes moverse sin problemas por sus listas de llamadas.

4. Marcadores telefónicos salientes

Optimiza la eficiencia de las llamadas y la productividad de los agentes con los marcadores salientes. Estas herramientas automatizan el proceso de marcación, reduciendo los tiempos muertos y aumentando el número de conexiones. Los marcadores salientes contribuyen a agilizar el flujo de trabajo, garantizando que tu equipo se relacione con más clientes potenciales en menos tiempo.

5. Análisis en tiempo real

Potencia tu estrategia de llamadas salientes con análisis en tiempo real para obtener información inmediata. Controla el rendimiento de las llamadas, realiza un seguimiento de las métricas clave y toma decisiones basadas en datos sobre la marcha. Los análisis en tiempo real proporcionan la agilidad necesaria para adaptar las estrategias y maximizar el impacto de las llamadas salientes.

Cómo elegir el software de centro de llamadas salientes adecuado para tu empresa

Elegir la herramienta de llamadas salientes adecuada puede ser un reto, pero intentaremos ayudarte en el camino proporcionándote información clave sobre algunas de las mejores opciones del mercado.

Aquí tienes algunas herramientas destacadas, cada una con sus características, ventajas, precios y planes únicos, para ayudarte a tomar una decisión informada:

1. CloudTalk

CloudTalk es un centro de llamadas basado en la nube y un sistema telefónico empresarial creado para maximizar tus esfuerzos de atención al cliente en todos los canales. Todo lo que tienes que hacer es elegir un número para uno de los 160+ países admitidos, y al instante podrás empezar a optimizar tus flujos de trabajo con funciones avanzadas, como IVR, click-to-call, marcadores automáticos, ¡y mucho más! CloudTalk también admite 35+ otras potentes integraciones para sistemas de servicio de asistencia, comercio electrónico y CRM, como HubSpot y Zendesk.

Características principales

• Llamadas de alta calidad con latencia garantizada y jitter mínimo
• Trabajo más ágil con nuestras herramientas inteligentes de enrutamiento de llamadas
• Función de devolución de Llamadas que vuelve a marcar el número hasta conectar con el agente
• Redirige las llamadas en horas pico o cuando no estás disponible
• La función de enmascaramiento de llamadas oculta tu número personal.

¿Qué le falta a CloudTalk?

Según algunos usuarios, la función de análisis de Cloudtalk necesitaba una actualización, algo que ofreciera a nuestros usuarios una visión más profunda de los datos que impulsan su negocio.

Respondimos a la llamada y recientemente lanzamos Análisis 2.0, un nuevo y potente marco de visualización de datos que proporciona a los usuarios informes detallados sobre las operaciones diarias de su centro de llamadas. Identifica las áreas problemáticas y aplica soluciones basadas en datos más rápido de lo que nunca creíste posible.

¿Para qué tipo de empresa es mejor?

CloudTalk es el sistema telefónico perfecto para empresas medianas que quieren crecer. Normalmente, se utiliza en ventas para llamadas salientes y en atención al cliente para llamadas entrantes.

Precios

2. RingCentral

Cuando piensas en soluciones de telefonía VoIP, RingCentral está entre las primeras que te vienen a la mente. No es de extrañar que la empresa lleve más de 20 años en el mercado y se haya forjado una gran reputación.

Ventajas de RingCentral

RingCentral tiene una gran variedad de funciones y ofrece voz y vídeo de calidad HD. El proveedor es una buena opción para las empresas, ya que proporciona una experiencia omnicanal, herramientas de cualificación de clientes potenciales, funciones de gestión, colaboración y rendimiento, todo en un único software.

Funciones principales

• SIP troncal
• IVR
• Grabación de llamadas
• Enrutamiento de llamadas
• Gestión de contactos

¿Qué le falta a RingCentral?

A pesar de todos los aspectos positivos, RingCentral carece de muchas herramientas esenciales que necesitan las empresas modernas.

Funciones como el análisis nativo de sentimientos, la transcripción de voz a texto, los marcadores inteligentes o el enrutamiento basado en habilidades sólo se incluyen en la solución de Centro de Contacto. Lo mismo ocurre con algunas funciones de gestión de agentes, como la supervisión.

La herramienta de grabación de llamadas y los números gratuitos solo están disponibles como complementos por un coste adicional.

Además, la implementación de RingCentral puede llevar hasta 90 días e implica una cuota de implementación. La interfaz de usuario de RingCentral tampoco es siempre la más fácil de usar.

¿Para qué tipo de empresa es mejor?

RingCentral MVP es una solución flexible basada en la nube ideal para empresas de todos los tamaños.

Precios

3. Nextiva

Nextiva es una gran empresa del mercado de VoIP, que presta servicios a más de 15.000 clientes. Nextiva está ampliamente considerado como fácil de usar: los usuarios pueden empezar a llamar en cuestión de minutos gracias a un proceso de configuración sencillo e intuitivo. Además, el sistema está alojado por Nextiva, lo que hace que el mantenimiento del software sea responsabilidad de Nextiva.

Ventajas de Nextiva

Nextiva ofrece varias funciones avanzadas, como conferencias telefónicas, transcripción del buzón de voz, operadora multinivel y mucho más. El proveedor también se integra con soluciones como Zendesk, ConnectWise o MS Teams.

El fax virtual de Nextiva, que cumple la HIPAA, es una gran solución para el personal sanitario. Los empleados médicos pueden compartir información sin tener que preocuparse por la filtración de datos.

Además, la asistencia 24/7 significa que los agentes están siempre a tu disposición para ayudarte.

Funciones principales

• Llamadas ilimitadas
• Grabaciones de videoconferencias
• Aplicaciones móviles y de escritorio
• Optimización del flujo de trabajo
• Comunicaciones omnicanal

¿Qué le falta a Nextiva?

Aunque Nextiva es una solución VoIP muy conocida, hay algunas cuestiones que debes tener en cuenta al considerar este proveedor:

Integraciones: Nextiva echa en falta ciertas integraciones, como Slack o Zapier. Con Zapier, los usuarios pueden conectar su sistema de telefonía VoIP con miles de sistemas no nativos.

Los precios: Muchos consideran que los precios de Nextiva son elevados, especialmente para las pequeñas empresas.

¿Para qué tipo de empresa es mejor?

Las empresas necesitan un sistema telefónico empresarial robusto, seguro y fiable que funcione en todos los dispositivos y tenga funciones avanzadas como videoconferencia, aplicaciones móviles, grabación de llamadas y mucho más.

Precios

4. Vonage

Vonage es uno de los proveedores de telefonía virtual más conocidos del mundo. Llevan más de 20 años en el negocio y se han labrado una envidiable reputación como líderes del mercado.

Ventajas de Vonage

• La función de operadora automática de la Recepcionista Virtual permite desviar las llamadas a otros departamentos.
• Además, las empresas pueden ofrecer a los llamantes alternativas para el encaminamiento de llamadas que les permitan utilizar su nombre o una extensión para marcar. Antes de dirigir sus llamadas a un departamento, los llamantes también pueden utilizar el directorio de la empresa.
• Incluso cuando las empresas utilizan servicios en la nube que consumen mucho ancho de banda, como herramientas de colaboración, chat y vídeo, las funciones de optimización de red de Vonage garantizan la continuidad y la calidad de las llamadas.

Características principales

• Estabilidad y fiabilidad
• Contestador automático
• Integraciones CRM
• Conferencias de voz y vídeo
• Servicios de desvío de llamadas

¿Qué le falta a Vonage Business?

Por desgracia para los clientes, Vonage se ha aprovechado de su reputación cobrando mucho más por sus servicios que otros proveedores de software de telefonía virtual comparables.

Los precios de Vonage Business también incluyen muchas tarifas ocultas que hacen que el servicio sea mucho más caro de lo esperado.

Esto puede ser un verdadero inconveniente para las pequeñas empresas que necesitan ser más exigentes sobre cómo y dónde gastan sus recursos.

¿Para qué tipo de empresa es mejor?

Vonage Business es lo mejor para las empresas que buscan un proveedor bien establecido.

Precios

5. 8×8

8×8 es una solución de telefonía perenne centrada en integraciones y análisis. El proveedor es adecuado para empresas, pero las suscripciones de nivel inferior también funcionan para organizaciones más pequeñas. Son muchas las ventajas que 8×8 puede ofrecer a sus abonados.

Ventajas de 8×8

En primer lugar, el proveedor ha hecho un gran trabajo creando un sistema de análisis que puede realizar un seguimiento eficaz de los procesos empresariales a gran escala. El sistema de informes de 8×8 centraliza todos los datos en un único lugar, para que los gestores puedan organizar mejor a sus equipos y agilizar su flujo de trabajo. También obtendrás informes en tiempo real.

Además, tenemos las completas integraciones de la solución con software como Salesforce, Slack, Microsoft Teams y muchos más. Además, los usuarios de 8×8 tienen llamadas ilimitadas a más de 40 países. El software de telefonía 8×8 incluye un marcador inteligente, clic para llamar y grabación de llamadas.

Funciones principales

• Gestión de centros de llamadas
• IVR
• Gestión de contactos
• Análisis e informes
• Control de las llamadas

¿Qué falta en 8×8?

Si tienes una empresa que trabaja a escala mundial, hay algunas cosas sobre el 8×8 que quizá quieras tener en cuenta:

Una restricción crucial, sobre todo para las grandes empresas internacionales, es que existen limitaciones regionales para las llamadas ilimitadas. Los usuarios con el plan básico Express sólo pueden utilizar las llamadas ilimitadas en EEUU y Canadá.

Necesitas una ubicación física: Necesitas una oficina a la que quieras llamar para obtener un número de allí.

Restricciones geográficas para los SMS: Sólo puedes utilizar la función SMS dentro de EEUU, y 8×8 no cubre los costes de los números de móvil en Brasil.

Integraciones: 8×8 no se asocia con empresas de telecomunicaciones, por lo que los usuarios no tendrán integración nativa con soluciones específicas como WhatsApp. Las integraciones no nativas deben ser configuradas por el equipo técnico.

Funciones: A 8×8 le faltan funciones como el etiquetado de llamadas para que los procesos de llamada sean más eficientes, el enmascaramiento de llamadas para proteger tu información personal y la API para conectar con las herramientas que más te gustan. Las herramientas de automatización como el IVR, el enrutamiento basado en habilidades o la devolución automática de llamadas sólo vienen con los planes de nivel alto. Tienes que pagar un suplemento para obtener una grabación de la llamada.

¿Para qué tipo de empresa es mejor?

Flexible para cualquier negocio.

Precios

6. Aircall

Aircall es una solución avanzada de llamadas utilizada por más de 15.000 clientes. Está diseñada para acelerar los procesos de ventas, impulsar la comunicación con los candidatos y cerrar más tratos. Puedes marcar automáticamente a varios candidatos en una cola consecutiva y hacer aflorar información de contacto crucial directamente en la interfaz del teléfono.

Ventajas de Aircall

Aircall destaca cuando se trata de automatización. El proveedor también cuenta con muchas integraciones útiles, como Intercom, Pipedrive y Zapier. Además, ofrece herramientas de automatización avanzadas, aplicaciones fáciles de usar y un servicio de atención al cliente fiable.

Funciones principales

• Distribución automática de llamadas
• Control de las llamadas
• Transferencia de Llamadas
• Grabación de llamadas
• Enrutamiento de llamadas

¿Qué le falta a Aircall?

Aircall carece de algunas funciones esenciales de videollamada. Las funciones de alojamiento de webinars y de compartir pantallas están muy limitadas en la plataforma, lo que puede provocar bastante frustración a los usuarios.

¿Para qué tipo de empresa es mejor?

Aircall es un software de llamadas dirigido principalmente a las pequeñas empresas que utilizan el teléfono para realizar ventas y tareas de asistencia a diario, pero desde luego no a todas. Piensa en la frecuencia con la que tu equipo utiliza marcadores inteligentes. Podrías plantearte buscar en otra parte si son una parte fundamental de tu trabajo diario.

Precios

7. CallHippo

CallHippo es un sistema telefónico basado en la nube que permite a las empresas gestionar sus operaciones de ventas y atención al cliente con facilidad. El software ofrece funciones como análisis de llamadas, grabación de llamadas, marcación automática y mucho más.

Ventajas de CallHippo

• Planes de precios asequibles que se adaptan a las distintas necesidades empresariales.
• Integraciones con varias herramientas de terceros.
• Atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Aplicación móvil para la gestión empresarial sobre la marcha.
• Soluciones escalables para crecer con la empresa.

Características principales

• Análisis de llamadas: Proporciona información sobre el volumen de llamadas, su duración y mucho más.
• Grabación de llamadas: Graba y almacena todas las llamadas para futuras consultas.
• Marcación automática: Marca automáticamente números para operaciones de venta y asistencia.
• Marcador Potente: Maximiza la productividad de los equipos de ventas agilizando las llamadas salientes.
• Sistema IVR: Ofrece un menú de opciones para que los clientes dirijan sus llamadas.

¿Qué le falta a CallHippo?

La estructura de precios de CallHippo puede ser confusa, y sus planes limitan el número de llamadas simultáneas por usuario. Además, algunos usuarios han informado de que la aplicación móvil del programa es lenta y se bloquea con frecuencia.

¿Para qué tipo de empresa es mejor?

CallHippo es más adecuado para pequeñas y medianas empresas que necesitan un sistema telefónico rentable para gestionar sus operaciones de ventas y atención al cliente.

Precios

Cada una de estas herramientas ofrece ventajas únicas que pueden satisfacer necesidades y tamaños de empresa diferentes. Ten en cuenta tus requisitos específicos, como el volumen de llamadas, las integraciones necesarias, las limitaciones presupuestarias y los análisis deseados, para elegir la herramienta de llamadas salientes más adecuada para tu empresa.

Proporciona a los representantes de ventas de tu centro de llamadas las herramientas que necesitan

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Conclusión

Las llamadas salientes desempeñan un papel vital en la mejora del éxito empresarial, actuando como un conducto esencial entre las empresas y sus clientes potenciales. Para maximizar las ventajas de las llamadas salientes, las empresas deben emplear un enfoque estratégico, incorporando tecnología avanzada, análisis de datos y guiones a medida, todo ello respetando las normas legales.