¿Qué es una extensión VoIP y cómo funciona?

A medida que tu empresa crezca, empezarás a contratar a más personas. Normalmente, esto es algo bueno. Pero cuando empiezas a tener problemas de comunicación debido a que no tienes una manera eficaz de contactar a tus empleados, esto se convierte rápidamente en un problema.

Comunicar de manera efectiva es aún más difícil en la actualidad dado que es muy probable que al menos algunos de tus empleados trabajen de forma remota. Y teniendo en cuenta que el 84% de los trabajadores remotos afirman que prefieren trabajar desde casa, encontrar una manera de hablar con ellos sin problemas independientemente de dónde se encuentren es una prioridad.

Por suerte, existe una función útil que puede ayudarte a conectar a todos sus trabajadores sin importar dónde se encuentren: las extensiones telefónicas. Sigue leyendo este artículo para descubrir cómo funcionan y cómo puedes usarlas para optimizar tu negocio.

¿Qué es una extensión VoIP?

Si tienes experiencia trabajando en una oficina, es probable que ya sepas los que es una extensión telefónica. Es un número corto, normalmente de cuatro dígitos, que puedes asignar a un empleado, despacho o departamento individual. Cualquier persona que marque este número podrá hablar con la persona exacta que quiere.

Las extensiones telefónicas funcionan igual que las líneas telefónicas normales, ya que están vinculadas a los números normales de tu empresa. Pero la principal ventaja es que las extensiones pueden usarse para tantos departamentos o personas como sea necesario sin tener que contratar líneas telefónicas adicionales. Además, son muy convenientes.

Si un empleado desea contactar a alguien en particular, solo necesita marcar un número corto para hablar directamente con esa persona. Las personas ajenas a tu empresa también pueden usar estos números para llamar a cualquiera de tus empleados.

Así, tus empleados pueden transferir llamadas a sus compañeros simplemente marcando un número interno corto en vez de marcar todos los dígitos. Esto significa que ahorrarán tiempo, cometerán menos errores y la comunicación interna será mucho más fluida.

Las diferencias entre un número de teléfono, una línea y una extensión

Seguramente ya sabrás lo que es un número de teléfono: una secuencia de dígitos que puedes usar para contactar a una persona o empresa. Pero un número de teléfono no puede funcionar sin una línea telefónica.

En el sentido tradicional, “línea telefónica” se refiere a los cables de la Red Telefónica Pública Conmutada (PSTN) que podemos ver en las calles. Cuando marcas un número, tu llamada viaja como impulsos eléctricos por los cables hasta el destinatario. Normalmente, un número de teléfono está asociado con una sola línea telefónica.

Pero, aunque el sistema de una sola línea funciona bastante bien para usuarios individuales, solía ser un problema importante para las empresas. Cada empleado necesitaba una línea separada conectada a su teléfono para hacer y recibir llamadas, lo cual era complicado y caro.

Las extensionesde una centralita privada (PBX) les ahorraban a las empresas mucho tiempo y problemas. En vez de tener que contratar varias líneas telefónicas, podían usar una sola línea telefónica con diferentes extensiones. Sin embargo, históricamente estas solo funcionaban en la oficina central donde estaban conectadas a la línea telefónica principal. Así que, si un empleado no estaba en su mesa, hablar con él era complicado.

La telefonía VoIP resuelve este problema. En vez de que las extensiones solo funcionen en la oficina principal, estas se pueden configurar para que funcionen en varios sitios, independientemente de la ubicación física. No importa cuántas oficinas tengas o dónde estén, tus empleados pueden hablar con sus compañeros marcando la extensión correspondiente.

Por esto, las extensiones son una solución ideal no solo para hablar en la oficina, sino también de forma remota. Si el usuario tiene una conexión a Internet estable para hacer y recibir llamadas, podrá usar las extensiones sin problemas.

¿Cómo funcionan las extensiones telefónicas?

Normalmente, las extensiones VoIP son números de cuatro dígitos, pero muchos proveedores también ofrecen números más cortos.

Gracias a las extensiones VoIP, no importa dónde estén los empleados: en la oficina, en casa o fuera de casa. Mientras tengan una conexión a Internet estable en su dispositivo, podrán hacer y recibir llamadas con normalidad. Incluso si la persona a la que llaman está en otro país, no pagarán una tarifa adicional: las llamadas VoIP locales cuestan lo mismo que las internacionales.

¿Cómo es de complicado añadir extensiones?

Si alguna vez has tenido que instalar una nueva línea telefónica en tu oficina porque contrataste a un empleado nuevo, sabrás cuánto tiempo, esfuerzo y dinero requiere esto. Añadir nuevas extensiones VoIP, sin embargo, es mucho más fácil, rápido y económico. Sobre todo con CloudTalk.

Vamos a ver cómo puedes añadir una extensión dentro de la app:

1. Busca la pestaña Agente en el panel y haz clic en «Añadir agente» en la esquina superior derecha.
2. Después escribe el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico del agente. El nombre se usará para identificar al agente en el historial de llamadas y la lista de contactos internos, etc. La dirección de correo electrónico se utilizará para el registro, recibir notificaciones por correo electrónico y recibir mensajes de voz.
3. Una vez hecho esto, puedes configurar la extensión para el nuevo empleado. Haz clic en «¿Quieres configurar una extensión?» y un nuevo campo aparecerá. En este, puedes añadir cualquier extensión de cuatro dígitos que quieras usar para llamadas internas. Si dejas el campo vacío, CloudTalk lo completará automáticamente.
4. Por último, solo necesitas crear una contraseña para la cuenta (que tus agentes pueden cambiar más tarde) y establecer los permisos que tendrán. ¡Y listo! Tus agentes pueden empezar a usar la cuenta y las extensiones de inmediato.

Además, puedes añadir tantas extensiones como quieras en CloudTalk. Puedes seguir añadiendo nuevas extensiones a medida que tu negocio crece.

Eliminar una extensión es igual de fácil. Simplemente ve a la sección de gestión de usuarios, selecciona el usuario cuya extensión quieres eliminar y después haz clic en Eliminar. El sistema te pedirá que confirmes si quieres eliminar esta extensión de tu número. Así de fácil.

¿Cuáles son los beneficios de tener extensiones?

Si aún no tienes muchos empleados en tu empresa, es posible que una sola línea telefónica sin extensiones sea suficiente para tu negocio. Sin embargo, si el número de empleados de tu empresa sigue creciendo o si necesitas hablar con los empleados que trabajan de forma remota, las extensiones pueden ser muy útiles:

Te ahorran tiempo

Ahorrar unos segundos cuando marcas un número puede no parecer mucho a primera vista. Pero cuando sumas todo el tiempo ahorrado por tus empleados, te darás cuenta de que es bastante.

Ayudan a mejorar la experiencia del cliente

Cuando un cliente te llama, normalmente quiere una solución rápida a cualquier problema que tenga. Así que, si puedes desviar su llamada lo más rápido posible a un empleado que pueda ayudarle, le ahorrarás tiempo y le ofrecerás un mejor servicio.

Hacen que el trabajo de tus agentes sea más fácil

La telefonía en la nube facilita el trabajo de tus empleados, ya que te permite conectar varios dispositivos a la misma línea usando un número ilimitado de extensiones. Por ejemplo, si un agente usa el móvil de empresa, el móvil personal, un teléfono de escritorio en la oficina y una aplicación de softphone en su portátil, puede vincular todos esos dispositivos a una línea telefónica y contestar llamadas desde cualquier lugar.

Además, con las extensiones VoIP, los empleados ya no tienen que marcar diferentes prefijos cuando se llaman entre ellos. Lo único que tienen que marcar para hablar con un compañero es una extensión de cuatro dígitos, ya sea que estén en otro departamento o trabajando en una sucursal en otro país.

Conclusión

Si quieres mejorar la comunicación entre tus empleados y aumentar su productividad, usar extensiones puede ser una buena idea.

En vez de pagar mucho dinero para añadir líneas telefónicas adicionales, tus empleados podrán hablar entre ellos inmediatamente. Y cuando tengan que hablar con los clientes y resolver sus problemas rápidamente, esos segundos ahorrados sin duda contarán.

Teniendo en cuenta que CloudTalk te permite añadir fácilmente un número ilimitado de extensiones, ahora tienes la posibilidad de cambiar la forma en que trabaja tu equipo en tan solo unos minutos.
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