¿Qué es un número gratuito, cómo funciona y cómo conseguirlo?

Seguro que has oído hablar de los números gratuitos. Pero lo que quizá no sepas es que estos números de teléfono de 3 cifras son una mina de oro de la comunicación empresarial. Se calcula que generan 200.000 millones de dólares en ventas anuales sólo en EEUU. Las empresas que utilizan números gratuitos también han notado un crecimiento del 30% en sus compras.

Esto se debe a que la posibilidad de llamar a las empresas de forma fácil y gratuita fomenta una mejor conexión con los clientes, aumentando así su satisfacción y fidelidad. Así que no es ningún misterio que cada día se registran más de 8.000 números gratuitos.

En este blog exploraremos qué son los números gratuitos, cómo funcionan, cuánto cuestan, cómo obtenerlos y cómo puede beneficiarse exactamente de ellos tu empresa.

Vamos a sumergirnos en ello.

Puntos clave:

• Los números gratuitos ofrecen a los clientes un canal de comunicación gratuito, cuyo coste corre a cargo del propietario del número. Se suelen reconocer por sus prefijos únicos.
• Los números gratuitos ofrecen opciones flexibles de enrutamiento de llamadas y son compatibles con los servicios VoIP, lo que permite agilizar la comunicación.
• Los números gratuitos aumentan la credibilidad de las empresas, incrementan el volumen de llamadas y permiten soluciones de comunicación basadas en la nube que ahorran costes de hardware y mantenimiento.
• Adquirir un número gratuito implica elegir un tipo y un prefijo adecuados, seleccionar un proveedor y configurarlo.
• Los proveedores de VoIP como CloudTalk ofrecen una implementación sin fisuras, que permite a las empresas aprovechar los números gratuitos junto con funciones de comunicación avanzadas.

¿Qué es un número gratuito?

En primer lugar, debes comprender el significado de un número gratuito. Es un tipo de número de teléfono que los clientes pueden marcar sin que se les cobre por la llamada. En su lugar, el coste lo paga el propietario del número. Por tanto, un receptor de llamadas.

Puedes reconocer un número gratuito por su formato poco convencional. Empieza con prefijos específicos, siendo el más común el 800.

El principal objetivo de los números gratuitos es hacer que el contacto con tu empresa sea memorable. También crean un puente entre tú y tus clientes. Al darles la opción de llamarte sin preocuparse por los caros gastos de larga distancia, evocas una sensación de seguridad.

Por eso, los números gratuitos suelen ser utilizados por ventas, atención al cliente y otros departamentos de cara al cliente.

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Dato curioso: Los números gratuitos son tan atractivos que cuando se introdujo el prefijo 800 en 1967, las autoridades tuvieron que idear 8 millones de variantes.

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¿Cómo funcionan los números gratuitos?

Cuando un cliente marca un número gratuito, la llamada se encamina a través de una red de proveedores de telecomunicaciones hasta el destinatario. A continuación, se cobra al destinatario en función de diferentes atributos (de los que hablaremos más adelante), mientras que el cliente no paga nada, independientemente de desde dónde o desde qué dispositivo proceda la llamada.

Puedes llamar a números gratuitos exactamente igual que a cualquier otro número. Aunque hay una cosa que debes tener en cuenta. Para llamar a un número gratuito, tienes que marcar el «1» antes del prefijo del número gratuito.

Debería tener este aspecto:

• 1 (800) 123 456…
• 1 (855) 123 456…
• 1 (877) 123 456…

Un error común es que la gente piensa que los prefijos de los números gratuitos son intercambiables. Sin embargo, es importante comprender que, aunque llames al mismo número, un prefijo distinto te conectará con un destinatario diferente.

Imagina estos prefijos como los códigos de área de un país al que quieres llamar. Para contactar con el «área», tienes que elegir un código que se corresponda con la ubicación dada.

Números gratuitos frente a números locales

Antes de sumergirnos en la comparación, definamos brevemente qué son los números locales. Como ya hemos insinuado en el ejemplo anterior, estos números tienen un prefijo específico, dependiendo de la región a la que quieras llamar.

Por ejemplo:

• Madrid: +34 (91) 123-4567
• Berlín: +49 (30) 123-4567
• París: +33 (1) 123-4567
• Ciudad de Nueva York (todas): +1 (917) 123-4567

¿Cuál es la diferencia entre los números locales y los gratuitos?

Ya hemos mencionado que los números locales están vinculados a una ubicación concreta. Esta es la primera gran diferencia, ya que los números gratuitos no son geográficamente sensibles a la ubicación. Sólo por el prefijo de un número gratuito, la persona que llama no puede saber a qué ciudad o país está llamando.

Veamos ahora las otras diferencias clave:

¿Debes tener un número local o gratuito?

Depende mucho de tus necesidades, pero puedes empezar haciéndote estas 2 preguntas:

• Pregunta: «¿Tengo una clientela local o mi negocio se extiende internacionalmente?»

Respuesta: Si tu empresa opera a nivel local, los números locales serán suficientes. Evocarán una imagen de pequeño servicio local y generarán confianza en la comunidad local. Por el contrario, las empresas internacionales se benefician más de los números gratuitos, gracias a su asociación con empresas establecidas y a su carácter genérico, no sensible al país.

• Pregunta: «¿Pienso expandir mi negocio al extranjero en un futuro próximo?»

Respuesta: Esta es bastante sencilla → Si tu plan es crecer globalmente, merece la pena adquirir un número gratuito inmediatamente en lugar de tener que cambiarlo más tarde.

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He aquí un ejemplo: si eres una agencia local que desea seguir operando en un solo país, opta por un número local. Si eres un proveedor de software en rápido crecimiento o ya establecido en todo el mundo, te beneficiarás más de los números gratuitos.

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Tipos de números gratuitos

Aunque los números gratuitos sólo tienen 3 cifras, hay muchos tipos de ellos, cada uno con una finalidad única.

Aquí tienes un desglose:

#nº 1 Números gratuitos estándar

Los números gratuitos «estándar» son los más conocidos, y siempre empiezan por 8. Las personas que llaman pueden marcarlos en cualquier parte del mundo.

Veámoslos más de cerca:

Número gratuito estándar 800

¿Qué son los números 800? Este prefijo es el más antiguo y el más comúnmente reconocido. Ya hemos mencionado que cuando AT&T lo introdujo por primera vez, provocó un boom masivo en el mercado. Este famoso número de teléfono de empresa, fácil de recordar, está fuertemente asociado con la credibilidad y el establecimiento. Pero, como todo, tiene su inconveniente: debido a su popularidad, es muy difícil obtenerlo.

Y estarás a punto de entender por qué hay tanto alboroto a su alrededor:

Está demostrado que el número 800 tiene con diferencia el mejor índice de conversión → casi un 60% superior al del 866 más joven.

Otros Números Gratuitos Estándar pueden ser:

• 833
• 844
• 855
• 866
• 877
• 888

#2 Números locales gratuitos

Aunque los números gratuitos generalmente no están vinculados a regiones geográficas, hay un tipo que sólo está vinculado a un área específica: los números gratuitos locales. Tus clientes sólo pueden llamar a ellos gratuitamente dentro del país. Para las llamadas internacionales, se les cobra igual que si llamaran a un número de teléfono normal.

#3 Números internacionales gratuitos

Como hemos dicho, con los números gratuitos puedes hacer llamadas entrantes desde cualquier país del mundo de forma gratuita. Sin embargo, cuando llames al extranjero, tienes que añadir el código del país correspondiente antes del prefijo gratuito y crear un número internacional gratuito.

Por ejemplo:

• REINO UNIDO: +44 (888) 123 456
• EE.UU: +1 (888) 123 456
• España: +34 (888) 123 456
• Alemania: +49 (888) 123 456

#4 Número Virtual Gratuito

Este tipo se asocia únicamente a los sistemas telefónicos VoIP basados en la nube, en los que los números gratuitos forman parte de las suscripciones mensuales. El proveedor de VoIP funciona como distribuidor de números gratuitos.

Además de hacer y recibir llamadas, elegir tu número gratuito dentro de un plan de VoIP conlleva muchas funciones adicionales. Entre ellas están el enrutamiento basado en habilidades o en la llamada, buzón de voz, análisis para medir el rendimiento y funciones basadas en IA para automatizar totalmente tus procesos.

Pero te contaremos más sobre esto más adelante.

¿Cuáles son las ventajas de los números gratuitos?

Los números gratuitos alcanzaron un éxito tremendo y pueden aportarte lo mismo a ti. En realidad, conseguir un número de teléfono gratuito para empresas no tiene casi ningún inconveniente.

Profundicemos en cómo puedes beneficiarte de ellas:

#1 Aumenta tu credibilidad

Los números gratuitos evocan una imagen de empresa profesional y establecida. ¿Por qué? Para empezar, las grandes empresas de confianza son famosas por ellos – el 99% de ellas utiliza un número gratuitoy eso sólo en EE.UU. En segundo lugar, tener uno indica presencia internacional.

Eso lógicamente juega a favor de las pequeñas empresas y PYMES que aspiran al éxito global. Los números gratuitos ayudan a eliminar la impresión de que estas empresas son menos legítimas que sus competidoras más grandes.

#nº 2 Aumentar el volumen de llamadas

Saber que no se van a arruinar llamando a un número gratuito motiva a más clientes a ponerse en contacto contigo, aunque su problema no sea muy urgente.

Eso te da dos ventajas:

En primer lugar, los clientes que estén indecisos sobre tu producto se sentirán más inclinados a ponerse en contacto contigo y resolver sus problemas. En segundo lugar, y esto va de la mano con la primera ventaja, construirás una imagen de empresa que los lleva, aumentando su lealtad, mejorando la satisfacción y reduciendo la rotación.

Aunque hay que reconocer que un mayor volumen de llamadas puede estresar a tus agentes.

Descárgate nuestro eBook sobre cómo aumentar la productividad en tu centro de llamadas para obtener valiosos consejos:

#3 Cambiar el teléfono fijo por la nube

Aunque no esté directamente relacionado con la ventaja de utilizar un número gratuito, sí lo está con la posibilidad de adquirirlo. Los números gratuitos te dan la libertad de elegir en qué plataforma quieres utilizarlos. Y aquí volvemos a los proveedores de telefonía VoIP en la nube.

Prometimos que profundizaríamos más en este tema, así que allá vamos:

Al optar por obtener números gratuitos en un proveedor de VoIP, también puedes eliminar las líneas fijas y unificar toda tu comunicación en un espacio compartido en línea.

El software de VoIP también se integra con tu herramienta de fuelle y hace que sea muy fácil de escalar. Puedes añadir o quitar números gratuitos en función del volumen de llamadas o del número de agentes, lo que es perfecto si el tamaño de tu empresa fluctúa.

En CloudTalk, ofrecemos números gratuitos como prestación esencial en todos los planes de suscripción, a partir de 25 por usuario/mes.

Ponte en contacto con nuestro equipo de ventas para obtener más información.

¿Cuánto cuestan los números gratuitos?

El coste de adquirir un número gratuito depende de muchos factores, por lo que determinar un precio exacto no es realmente posible.

Sin embargo, hay 3 factores principales que afectan al precio:

#nº 1 El proveedor que elijas:

Dónde adquieras tus números gratuitos es quizá el factor más importante que influye en el coste final. La opción más sensata es obtener el número a través de un proveedor de VoIP. No sólo obtendrás todas las funciones avanzadas que hemos mencionado antes, sino que ahorrarás una cantidad significativa de dinero en la implementación y el mantenimiento.

Las soluciones VoIP requieren poco hardware, aparte de un dispositivo con conexión a Internet (teléfono móvil, ordenador o tableta) y unos auriculares. Este hecho ya te ahorra cientos, a veces miles, de dólares. Según business.comel precio del hardware in situ para un equipo de 20 usuarios puede ascender a 7.500 dólares.

Además, no es necesario que un profesional informático configure tu infraestructura, ya que puedes implantar el software tú mismo en cuestión de minutos. El mantenimiento tampoco corre de tu cuenta, ya que lo realiza tu proveedor de VoIP.

Básicamente, sólo tendrás que pagar una cuota de suscripción mensual, que suele oscilar entre 10 y 100 $ por usuario/mes, y por el número gratuito en sí, que puede costarte entre 5 y 30 $ de media.

#nº 2 Cargos por llamadas entrantes y salientes

Como ya sabrás, los números gratuitos exigen que el propietario, es decir, tú, pagues todas las tarifas del servicio telefónico por cada llamada. Asegúrate de comprobar cuidadosamente las condiciones de tu proveedor en relación con las tarifas de las llamadas gratuitas.

Algunos proveedores cobran por cada llamada realizada y recibida en tu número. Son las llamadas tarifas de establecimiento de llamada (para llamadas entrantes) y tarifas de terminación de llamada (para llamadas salientes).

En general, existen 3 opciones de tarificación opciones:

• Precio por minuto: pagas una pequeña cuota por cada minuto que pasas en la línea.
• Tarifas del plan: Obtendrás una determinada cantidad de minutos de tu proveedor dependiendo del plan de suscripción que contrates.
• Paquete de minutos: Pagas una cantidad fija de dinero por un número fijo de minutos, como 300 minutos por usuario/mes.

#3 Localización de la persona que llama

El precio de las llamadas gratuitas también depende de dónde se encuentre la persona que llama. Si estás en EE.UU. y alguien te llama desde Canadá, será más barato que si alguien te llama desde Australia.

Supongamos que la tarifa de llamada del país vecino es de 0,02 $ por minuto. La tarifa desde el otro lado del mundo puede ascender a 0,10 $ por minuto. Sin embargo, éste suele ser el caso de los sistemas de telefonía fija, ya que muchos proveedores de VoIP tienen esta tarifa ya incorporada en sus abonos mensuales.

¿Cómo conseguir un número gratuito?

Ahora que has aprendido todo lo que hay que saber sobre los números gratuitos, es hora de adquirir uno. Hacerlo es sorprendentemente fácil.

Puedes hacerlo en 3 sencillos pasos:

#1 Decide tu número gratuito

Antes de hacer nada, decide el tipo de número gratuito y el prefijo que quieres. Puede ser estándar, local, internacional o de cualquier otro tipo.

Como hay una gran demanda de números gratuitos, también tendrás que saber si el que has elegido está disponible. Sin embargo, tu proveedor se encarga de ello, por lo que no es necesario que investigues.

Para aumentar las posibilidades de que tu número gratuito esté disponible, no te limites al prefijo 800 más solicitado. Por ejemplo, puedes considerar el formato más nuevo, el 866.

#2 Elige un proveedor

Para conseguir el número gratuito que deseas, puedes ponerte en contacto con una RespOrg (Organización Responsable), que es una empresa autorizada para indexar estos números y suscribirlos a tu empresa. Suelen ser proveedores de servicios de telefonía móvil y fija.

Pero como ya sabrás, los proveedores de VoIP que ofrecen números gratuitos números VoIP también funcionan como RespOrgs. Todo lo que tienes que hacer es elegir uno, ponerte en contacto con su equipo de ventas, seleccionar un plan que se adapte a tus necesidades, decirles qué número gratuito quieres y dejar que lo implementen por ti.

#3 Empieza a utilizar tu número gratuito

Una vez configurado el número gratuito, puedes empezar a llamar desde él inmediatamente. Si tu número gratuito está habilitado para texto, también puedes enviar y recibir SMS con él.

No olvides aprovechar al máximo las funciones adicionales de VoIP. Por ejemplo, configura el enrutamiento de llamadas IVR para personalizar el recorrido de los llamantes y mejorar su experiencia.

Lo último que no debes olvidar hacer es promocionar tu nuevo número gratuito en todos los canales para asegurarte de que los clientes sepan lo fácil que es ponerse en contacto contigo.

Al fin y al cabo un estudio demostró que es más probable que los clientes compren si pueden encontrar fácilmente un número gratuito en tu sitio web.

Consigue hoy tu número gratuito

Los números gratuitos ofrecen a las empresas una forma excelente de establecer un canal de comunicación directo y profesional con los clientes, permitiéndoles ponerse en contacto contigo sin incurrir en costes de llamada.

Esto no sólo genera confianza y credibilidad, sino que también abre nuevas vías para el compromiso y la satisfacción del cliente. Desde el enrutamiento perfecto hasta la gestión eficaz de las llamadas, los números gratuitos son herramientas versátiles que ayudan a las empresas a agilizar sus procesos de comunicación.

Para explorar el potencial de los números gratuitos y disfrutar de sus ventajas, considera la posibilidad de elegir una solución VoIP como CloudTalk. Nuestro software también proporciona un conjunto de funciones adicionales, integraciones y capacidades de IA que pueden ayudar a elevar la comunicación de tu empresa.

Por tanto, no pierdas la oportunidad de mejorar tu servicio al cliente y la difusión de tu negocio. La próxima vez que un cliente necesite los servicios que ofreces, llamará al número que conoce.

¡Tuya!