¿Qué es la centralita alojada, cómo funciona y por qué puede necesitarla tu empresa?

El teléfono fijo tradicional está cada vez más obsoleto, hasta el punto de que algunos países lo están suprimiendo por completo. En respuesta, muchas empresas han acudido en masa a la PBX alojada, haciendo que el tamaño del mercado se dispare hasta los 63.000 millones de dólares.

Y al cambiar a la PBX alojada, están cosechando algunas ventajas muy atractivas: Ahorro de costes, flexibilidad remota y funciones sofisticadas basadas en IA, por ejemplo.

Entonces, ¿ha llegado el momento de que sigas tu ejemplo? Permítenos explicarte los argumentos a favor de la centralita alojada para ayudarte a tomar una decisión informada.

Puntos clave:

• Una centralita alojada es un sistema telefónico para gestionar llamadas, que un proveedor externo aloja fuera de tu empresa.
• Para utilizar las soluciones PBX alojadas necesitas un proveedor, una conexión a Internet y cualquier dispositivo habilitado para VoIP (un teléfono, un ordenador de sobremesa, una tableta, etc.).
• La centralita alojada es más fácil de configurar, más rentable, más escalable y más preparada para el futuro que una alternativa tradicional local.
• Al elegir un proveedor de PBX alojada, debes tener en cuenta las funciones, los planes de precios, la asistencia y la facilidad con que su solución se integra con tus otras herramientas empresariales.

¿Qué es la centralita alojada?

Una solución PBX alojada ofrece una serie de funcionalidades y ventajas, que exploraremos enseguida. Pero antes, para entender qué es una centralita alojada, primero tienes que entender qué es una centralita.

¿Qué es una centralita privada (PBX)?

Una Centralita Telefónica Privada es un sistema telefónico empresarial privado que las empresas utilizan para conectar y enrutar las llamadas internas y externas.

Múltiples usuarios pueden conectarse a una línea singular y enrutarse a través de sus extensiones únicas. Esto te permite hacer llamadas internas gratuitas y dirigir las llamadas entrantes al lugar adecuado a través de un único número de teléfono.

Los sistemas PBX se presentan en tres variedades principales: PBX tradicional, PBX IP y PBX alojada.

• La centralita tradicional es un sistema local que se conecta a la red telefónica pública conmutada (RTPC). Utilizan líneas telefónicas analógicas físicas para transmitir datos de voz.
• La centralita IP, o centralita digital, utiliza VoIP para transmitir llamadas a través de una conexión a Internet. Puede instalarse en tu oficina o en las instalaciones de un proveedor externo, donde se presta como servicio de centralita IP alojada.
• Y luego están los sistemas telefónicos PBX alojados, que exploraremos más a fondo a continuación.

¿Qué significa que una centralita esté «alojada»?

Una centralita alojada -también conocida a veces como HPBX- es un sistema telefónico virtual alojado fuera de las instalaciones por un proveedor de servicios externo. Utiliza la tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP), que permite a las empresas realizar y gestionar llamadas a través de Internet.

Esto significa esencialmente que tu sistema telefónico es alojado fuera de las instalaciones por un proveedor de servicios, en lugar de en la ubicación física de tu empresa.

El proveedor alojado se encarga de la instalación, configuración, gestión y mantenimiento, lo que reduce significativamente los costes empresariales y aumenta la productividad.

¿Qué hace la centralita y cómo funciona?

El trabajo fundamental de una centralita es conectar, enrutar y gestionar las llamadas internas y externas. Para cumplir esta función, un sistema telefónico PBX alojado depende de tres componentes principales: Un proveedor de PBX alojada, una conexión a Internet y dispositivos habilitados para VoIP.

1. Un proveedor de PBX alojada
   Un proveedor de PBX alojada es el servicio que utilizas para «alojar» tu sistema PBX. En otras palabras, almacenan todo tu equipo en sus centros de datos privados. Se ocupan de los aspectos técnicos complicados, como la configuración, el funcionamiento y el mantenimiento continuo. Y son responsables de garantizar unas comunicaciones de alta calidad, seguras y fiables.
   
2. Una conexión a Internet
   Para utilizar los servicios de centralita VoIP alojada, necesitas una conexión a Internet fiable, de alta velocidad y con mucho ancho de banda. ¿Por qué? Porque si tu conexión a Internet no es fiable o es lenta, bajará la calidad de tus llamadas y frustrará a tus clientes.
   
   Por suerte, la conexión a Internet que ya tienes debería ser suficientemente buena. Recomendamos una velocidad mínima de 100 kbps por usuario.
   
3. Dispositivo habilitado para VoIP
   Un dispositivo habilitado para VoIP es cualquier aparato que te permita hacer llamadas a través de Internet. Así que, junto con los teléfonos de sobremesa y móviles VoIP, también puedes utilizar tu ordenador de sobremesa o portátil.

Troncal SIP: Una alternativa a la centralita

Si utilizas un sistema tradicional de centralita local, pero no te sientes preparado para una transición completa a la nube, puedes recurrir al Troncal SIP (Protocolo de Iniciación de Sesión).

La Troncal SIP proporciona a tu empresa capacidades y ventajas de VoIP, sin tener que revisar toda tu centralita. Consiste en sustituir las líneas telefónicas analógicas existentes por troncales SIP, que son esencialmente líneas telefónicas digitales.

Las troncales SIP convierten los datos de voz (así como vídeo, correo electrónico, SMS, etc.) en paquetes digitales condensados que se envían a su destino final a través de Internet.

Los proveedores de troncales SIP alojan tus troncales SIP en sus instalaciones. Pero, a diferencia de un sistema PBX alojado totalmente en la nube, sigues manteniendo y gestionando tu equipo PBX actual. Esto suele denominarse centralita híbrida o centralita alojada en VoIP.

Configurar Troncal SIP es más complejo y caro que configurar un sistema PBX totalmente alojado en la nube.

Tendrás que configurar tus troncales SIP para que funcionen con tu centralita existente. Además, tendrás que establecer y configurar los puntos finales SIP y el cruce del cortafuegos. Por tanto, el Troncal SIP se recomienda generalmente a las empresas con sistemas telefónicos complejos que quieren facilitar la migración a la nube.

Ventajas de la centralita alojada

¿Cuáles son las ventajas de la centralita alojada en comparación con su homóloga tradicional? Hablemos de ello.

Es más fácil de instalar y mantener

Para poner en marcha un sistema telefónico tradicional, tienes que instalar y configurar un montón de equipos costosos. Y, si algo se rompe o se queda anticuado, tienes que poseer -o contratar- los conocimientos necesarios para arreglarlo o actualizarlo. Esto complica la configuración y el mantenimiento.

Los proveedores de centralitas alojadas eliminan ese estrés encargándose de toda la instalación, configuración y mantenimiento por ti. A diferencia de un sistema PBX tradicional, que puede tardar semanas en configurarse, una PBX alojada puede ponerse en marcha en cuestión de días.

Con CloudTalk, por ejemplo, puedes configurar todo tu sistema telefónico en sólo unas horas, minimizando el tiempo de inactividad y aumentando la productividad.

Ahorra costes

Los costes iniciales suelen ser mucho menores si optas por la centralita alojada. Al no necesitar más infraestructura in situ que tus teléfonos VoIP y routers, puedes aprovechar las ventajas de la VoIP con un presupuesto ajustado.

No hay necesidad de contratar equipos informáticos para configurar y mantener tu sistema PBX alojado. Y tus empleados pueden incluso utilizar sus propios teléfonos.

Si optas por un sistema PBX tradicional, te espera una fuerte inversión. Los servidores PBX por sí solos pueden costar miles de dólares, y luego tienes que considerar los costes de instalación, configuración y mantenimiento de todo tu equipo in situ.

Por supuesto, el ahorro de costes exacto variará. Los servicios PBX alojados suelen ofrecer paquetes de suscripción escalonados que incluyen distintas funciones. Por tanto, el coste de tu solución dependerá de las necesidades de tu empresa.

¿Por qué no echas un vistazo a nuestra guía detallada sobre los precios de los sistemas telefónicos para empresas para hacerte una mejor idea de cómo varían los planes de precios de los distintos proveedores?

Ofrece una mayor gama de funciones

Si quieren seguir siendo competitivos, los servicios PBX alojados tienen que proporcionar a sus clientes experiencias de llamada optimizadas. Por eso, las soluciones alojadas ofrecen una serie de potentes funciones que van más allá de las funcionalidades básicas de llamada que proporcionan las centralitas tradicionales.

Por ejemplo, la solución de llamadas a empresas de CloudTalk. Ofrece una selección de funciones potenciadas por IA, como respuesta de voz interactiva (IVR), notificaciones automáticas de llamadas, transcripción de llamadas y mucho más para satisfacer las necesidades de comunicación de las empresas modernas.

Mejor adaptado al trabajo a distancia e híbrido

Los proveedores de PBX alojadas permiten a los empleados descargar un software en su ordenador de sobremesa, portátil o dispositivo móvil. Este software puede convertir su dispositivo remoto en un potente sistema telefónico empresarial con las mismas funciones que los teléfonos de sobremesa VoIP.
Esto significa que los empleados pueden hacer y contestar llamadas de trabajo desde cualquier lugar. Incluso puedes configurar transferencias de llamadas para asegurarte de que las llamadas entrantes se dirijan siempre al dispositivo de un empleado disponible, ya sea su teléfono de sobremesa o su móvil.

Por otro lado, un sistema PBX tradicional prácticamente encadena a los empleados a sus mesas de oficina. Por tanto, ésta es una gran ventaja de la alternativa alojada si quieres potenciar el trabajo remoto e híbrido.

Más fácil de personalizar y escalar hacia arriba y hacia abajo

Los costes ocultos del software y el hardware no escalables pueden acumularse rápidamente. Como la centralita alojada no depende de una infraestructura física rígida, es intrínsecamente más escalable y responde bien a las fluctuantes necesidades de la empresa.

Por ejemplo, si necesitas añadir usuarios durante las temporadas altas, puedes hacerlo sin comprar nuevos equipos caros. Y, si la demanda disminuye, puedes volver a reducirla sin preocuparte por los gastos generales.

También puedes añadir nuevas funciones y definir nuevas reglas sin tener que ser un experto, o contratar a uno.

Además, con una solución como CloudTalk no tienes que preocuparte de una formación exhaustiva y lenta para los nuevos agentes. Nuestra solución de llamadas a empresas está diseñada con una interfaz fácil de usar. Una vez que hayas escalado, los nuevos miembros de tu equipo podrán empezar a trabajar rápidamente.

Más fácil de integrar con tu pila tecnológica actual

Los proveedores de centralitas alojadas suelen ofrecer integraciones con las herramientas empresariales más vitales de tu pila tecnológica. Por ejemplo, CloudTalk te ofrece integraciones con un solo clic con tu CRM, software de automatización de ventas, herramientas de inteligencia empresarial y mucho más.

¿Por qué es tan ventajoso?

Las integraciones simplifican los flujos de trabajo centralizando tus distintas aplicaciones empresariales en una sola plataforma. En lugar de cambiar entre aplicaciones, puedes acceder a las funcionalidades que necesitas en un único lugar de fácil acceso.

Por ejemplo, la integración con HubSpot de CloudTalk. Puedes sincronizar HubSpot CRM para acceder a los datos de los clientes (datos demográficos, compras anteriores, historial de comunicaciones, etc.) de todas las llamadas entrantes, directamente desde CloudTalk. Y haz y recibe llamadas directamente desde HubSpot.

Te ayuda a preparar tu pila tecnológica para el futuro

Las redes de telefonía basadas en infraestructuras de hardware tradicionales (como las líneas fijas) están empezando a llegar al final de su vida útil. Llevan muchos años funcionando, sufren un desgaste considerable y su mantenimiento es cada vez más caro.

Por eso, los gobiernos de todo el mundo han decidido que no es rentable seguir manteniendo esas redes. Por eso el Reino Unido, por ejemplo, está eliminando progresivamente la RTPC con un apagón completo previsto para 2025. Forma parte de la iniciativa del gobierno británico de pasar completamente de las líneas telefónicas analógicas a las digitales.

Y no son los únicos. Australia, Nueva Zelanda y Dinamarca son otros de los países que planean la eliminación de la RTC. Así que te arriesgas a que las comunicaciones de tu empresa funcionen con tecnología obsoleta si sigues con la centralita tradicional.

La centralita alojada utiliza tecnología VoIP moderna para permitir llamadas por Internet. No sólo eso, sino que los proveedores actualizan continuamente sus sistemas para ofrecer a los usuarios las funciones más novedosas y las capacidades más demandadas.

Como resultado, los sistemas PBX alojados están preparados para el futuro, ayudándote a conseguir sostenibilidad, competitividad y crecimiento a largo plazo.

Centralita local vs. Centralita alojada

La PBX local es una solución cara y rígida, con capacidades de llamada limitadas, que se esfuerza por satisfacer las demandas del entorno empresarial moderno.

La PBX alojada es rentable, flexible y rica en funciones avanzadas que favorecen las comunicaciones colaborativas y centradas en el cliente.

Aquí tienes una comparación para que veas las diferencias:

Qué tener en cuenta al elegir un proveedor de PBX alojada

¿Qué debes buscar en un proveedor de PBX? Repasemos los aspectos clave que debes tener en cuenta al comparar proveedores de centralitas alojadas:

Presta atención a la calidad de la llamada

Con tanto énfasis en ofrecer experiencias de llamada rápidas y cómodas, es fácil que la calidad de las llamadas se convierta en algo secundario.

Sin embargo, hemos investigado un poco la importancia de la calidad de las llamadas para las empresas y hemos descubierto que el 42% de los clientes evitarán llamar al servicio de atención al cliente de tu empresa tras experimentar problemas de calidad de audio.

Y no son sólo tus clientes los que pueden cambiar, sino también tus empleados. Los problemas de calidad de audio distraen y frustran a los empleados. Dificultan su concentración y eficacia, y les impiden mantener conversaciones productivas.

De hecho, la mala calidad de las llamadas podría estar costando a tu empresa 6.000.000 de dólares al año sólo en mano de obra perdida.

Elige un proveedor de PBX alojada que priorice sistemáticamente la calidad de las llamadas. Los mejores proveedores deben tener una infraestructura de servidores distribuida por todo el mundo, ofrecer supervisión en directo de la calidad de las llamadas y tomar medidas para garantizar una baja latencia y minimizar el tiempo de inactividad.

Asegúrate de tener una amplia selección de números de teléfono de empresa

No tienes que tener una sede física en un país para establecer allí una presencia local. Todo lo que necesitas es un número de teléfono local. Pero, ¿ofrece tu proveedor de PBX alojada números locales y gratuitos en los países en los que operas?

Busca un proveedor con una amplia disponibilidad de números de teléfono para empresas. CloudTalk lidera actualmente el mercado con números de teléfono disponibles en más de 160 países.

Explora las características y funcionalidades disponibles

Antes de empezar a comparar proveedores, escribe una lista de las características y funcionalidades que tu empresa necesita en un sistema PBX alojado.

Identifica las características esenciales y las deseables para que puedas comprobar que tus favoritos tienen las características que necesitas para cumplir tus objetivos empresariales.

Y recuerda, la solución con más funciones no es necesariamente la mejor. Si pagas más por un montón de funciones extravagantes que nunca vas a utilizar, no vas a sacar el máximo partido a tu dinero.

Examina los planes de precios y la relación calidad-precio que ofrecen

La mayoría de los proveedores de centralitas ofrecen tres o cuatro planes de precios para adaptarse a las distintas necesidades y presupuestos. Por ejemplo, pueden tener una centralita para pequeñas empresas, una centralita para medianas empresas y una centralita para grandes empresas, todas con características diferentes.

Investiga un poco para encontrar el plan que ofrezca la mejor relación calidad-precio.

Mira más allá de la cuota mensual de suscripción para determinar el valor a largo plazo. ¿Tiene la solución funciones que agilizarán las operaciones e impulsarán el ahorro de costes? ¿Y capacidades basadas en IA que mejoren la experiencia del cliente, la satisfacción y los ingresos?

Recuerda que siempre puedes subir o bajar de categoría en función de las necesidades de tu empresa. Por tanto, evalúa todos los planes de precios que ofrece el proveedor que elijas para asegurarte de que puede satisfacer tus necesidades a medida que creces.

Busca integraciones con tus herramientas empresariales existentes

La mayoría de los servicios PBX alojados ofrecen integraciones nativas. Pero, ¿cubre tu proveedor todas las herramientas empresariales esenciales de tu pila tecnológica? Eso es algo que querrás averiguar antes de invertir en una solución.

Por ejemplo, tu CRM. Es tu herramienta más potente para gestionar los datos de los clientes, lo que te permite ofrecer experiencias personalizadas a lo largo de todo el ciclo de vida del cliente y fomentar la fidelidad a escala.

Casi todos los sectores empresariales que puedas imaginar necesitan un CRM (lo que explica por qué el mercado mundial de CRM vale 65.000 millones de dólares). Los proveedores de servicios PBX alojados lo saben, y por eso los mejores suelen ofrecer integraciones sencillas con los CRM más populares del mercado.

Dicho esto, algunos proveedores sólo admiten integraciones con los nombres más importantes del sector, como Salesforce y HubSpot. Si no te apetece cambiar de CRM, busca un proveedor que ofrezca integraciones con el CRM que ya utilizas. Además de Salesforce y HubSpot, CloudTalk admite integraciones con Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper, etc. Además, también es fácil utilizar Zapier para crear integraciones personalizadas.

Cuando estudies el sitio web de un posible proveedor, busca información sobre sus integraciones nativas y si también ofrecen API. Si hablas directamente con un proveedor, asegúrate de preguntarle con qué herramientas funciona su solución. O, mejor aún, diles de cuál de tus soluciones actuales no puedes prescindir.

Piensa detenidamente en la seguridad y la fiabilidad

Es un error común pensar que los sistemas PBX en la nube son menos seguros que las alternativas locales. De hecho, cambiar a una solución PBX alojada en la nube puede fortalecer tus datos frente a las amenazas mejor que las soluciones in situ, siempre que elijas el servicio PBX adecuado.

Los proveedores de PBX alojadas de buena reputación tienen medidas y protocolos de seguridad rígidos integrados en el núcleo de sus soluciones. Comprueba que el proveedor que elijas haya implantado medidas y prácticas de seguridad sólidas y fiables, como:

• Cifrado de llamadas de extremo a extremo.
• Grabación segura de llamadas.
• Autenticación multifactor.
• Certificaciones de seguridad y cumplimiento, como PCI, SOC y STIR/SHAKEN.
• Parches y actualizaciones regulares.
• Pruebas de penetración y auditoría coherentes.

No olvides comprobar la fiabilidad de estas medidas de seguridad leyendo las opiniones verificadas de los clientes.

Explora la disponibilidad y calidad de la ayuda ofrecida

Cada minuto de inactividad le cuesta dinero a tu empresa. Quieres estar seguro de que, si tienes un problema, puedes confiar en que tu proveedor de alojamiento PBX estará disponible y será fácilmente accesible.

Por tanto, comprueba el nivel de asistencia que te ofrece tu proveedor. Compruébalo:

• La disponibilidad: ¿Ofrece tu proveedor asistencia 24/5 o 24/7?
• Canales: ¿Puedes recibir asistencia por teléfono, correo electrónico y/o chat en directo?
• Tiempos de respuesta: ¿Con qué rapidez puedes recibir asistencia de tu proveedor? ¿Comunican algún tiempo de respuesta garantizado para la asistencia? El tiempo medio de respuesta de CloudTalk es inferior a un minuto.
• Recursos de autoservicio: ¿Existe una amplia selección de recursos de autoservicio fácilmente accesibles, como guías de solución de problemas, artículos de instrucciones y preguntas frecuentes?

Elige PBX Alojada para Aumentar la Productividad y Reducir Costes

¿Quieres pasar a la nube pero no quieres hacerlo solo? Una centralita alojada en la nube es la opción perfecta para las empresas que quieren reducir costes y aprovechar todas las ventajas de la centralita en la nube al tiempo que maximizan la productividad.

Deja que tu proveedor se encargue de todo, desde la configuración y la instalación hasta el mantenimiento y la seguridad. Todo ello mientras das a tus empleados flexibilidad para trabajar a distancia, mejoras en la comunicación e integraciones que aumentan la productividad.

Entonces, ¿crees que estás preparado para cambiar a una centralita alojada? Si es así, ¿por qué no nos llamas?