Qué es el Puente de llamadas y Cómo Utilizarlo en Tu Centro de Llamadas

Las reuniones virtuales ayudan a los empleados a mantenerse conectados aunque estén lejos unos de otros. Una tecnología que ayuda a que se produzcan estas reuniones entre varias personas es el puente de llamadas. En este post, puedes aprender qué es un puente de llamadas y por qué es bueno tener uno en tu centro de llamadas.

¿Qué es un Puente de Teleconferencia?

Un puente de teleconferencia permite que personas situadas en diferentes lugares participen en una conversación virtual de grupo al mismo tiempo. Si tienes un dispositivo con una conexión estable a Internet, puedes programar y organizar reuniones desde casi cualquier lugar e invitar a quien quieras en cuestión de segundos.

Los invitados pueden unirse a la llamada en un dispositivo de su elección, simplemente utilizando un enlace o un número de conferencia telefónica. La mayoría de las plataformas también te permiten crear varias salas de conferencias o añadir tantos participantes como sea necesario, para que puedas programar fácilmente reuniones de equipo simultáneas para cada departamento de tu organización.

Si alguna vez has utilizado Zoom, estarás perfectamente familiarizado con este flujo de trabajo.

¿Cómo Usar el Puente de Llamadas?

Las conferencias telefónicas son una de las formas más eficaces de tener reuniones. Establecer un puente de conferencias telefónicas es mucho más fácil que reunir a todo tu equipo en una sala.

Simplemente envía a los participantes un enlace a la reunión, a la que pueden unirse haciendo clic o tras introducir un código/contraseña. Otra forma de utilizar un puente de conferencia es mediante un número de acceso telefónico al que los participantes pueden llamar directamente desde su teléfono de escritorio o móvil para unirse a la conversación.

Esto hace que sea realmente fácil para un gran número de personas unirse a una llamada a la vez sin ninguna complicación de unirse a diferentes salas o configurar un nuevo software.

¿Por qué los Puentes de Llamadas Son Más Populares que Nunca?

Casi el 79% de los empleados cree que las reuniones virtuales son igual o incluso más productivas que las presenciales. Además, 7 de cada 10 trabajadores consideran que las reuniones virtuales son menos estresantes que las normales y 6 de cada 10 afirman que les resulta más fácil contribuir a una discusión online que a una offline, ya que es mucho menos estresante que presentarse en persona.

Veamos las mayores ventajas de utilizar puentes de llamadas frente a las reuniones en persona.

Costes más Bajos

Los costes de las reuniones de equipo en tu oficina pueden parecer mínimos o nulos. Sin embargo, hay que pensar en los costes de alquiler de la oficina, las facturas de energía, los gastos de desplazamiento y los suministros, etc.

Tener a todo el mundo reunido en la oficina para una reunión periódica cuesta bastante dinero.

Por otro lado, el puente de conferencias requiere menos tiempo para programar reuniones y menos dinero para reunir a equipos enteros. Funciona muy bien para los equipos remotos y distribuidos, ya que puedes celebrar reuniones periódicas por poco o ningún coste.

La investigación de Global Workplace Analytics indica que las empresas pueden ahorrar 11.000 dólares anuales por empleado si les animan a trabajar a distancia y a participar en reuniones en línea en lugar de en persona. Además, tus empleados también pueden ahorrar bastante: una media de2 a 5 mil dólares al año en gastos de desplazamiento.

Mayor Productividad

Si se planean correctamente, los puentes de llamadas pueden ayudarte a ti, a tus clientes y a tus empleados a ahorrar una gran cantidad de tiempo. En lugar de pasar años organizando, programando y celebrando una reunión, puedes simplemente invitar a todos a unirse a una audioconferencia a una hora y fecha predeterminadas.

Como resultado, puedes celebrar tus reuniones en cualquier lugar: en casa, en el tren o dondequiera que se encuentren tus empleados y clientes. Además, tampoco necesitan tanto tiempo para prepararse para las reuniones en línea: simplemente haciendo clic en el enlace correspondiente o marcando un número podrán unirse en cuestión de minutos, sin tener que desplazarse.

Los puentes de llamada también son ideales para tratar asuntos urgentes. Simplemente enviando a todos los que tienen que asistir a una reunión un enlace de invitación junto con una breve descripción del tema, puedes tener una discusión rápida sobre el asunto sin perder tiempo en llevar a todo el mundo a la oficina o hacer múltiples llamadas.

Seguridad

Cuando se trata de reuniones en persona, puedes estar seguro de que solo asisten tus empleados o socios, pero ¿qué pasa con las conferencias telefónicas? Lo último que quieres es que alguien no autorizado escuche tus reuniones de trabajo y utilice la información discutida en tu contra.

Afortunadamente, no tienes que preocuparte por esto. La mayoría de las salas de conferencias están protegidas por códigos PIN que los asistentes deben proporcionar antes de entrar, e incluso puedes cerrar la sala por completo una vez que todos hayan entrado. Tus llamadas también están encriptadas, por lo que hay pocas posibilidades de que alguien pueda escuchar tus reuniones de trabajo.

También puedes crear enlaces únicos para cada dirección de correo electrónico que invites. De este modo, solo podrán participar en la llamada las personas que tú quieras. Además, el anfitrión tiene que dejar entrar a alguien en la reunión, no se puede entrar sin avisar.

Respeto al Medio Ambiente

Recurrir a las teleconferencias es una forma excelente de que las empresas reduzcan su huella de carbono cuando la lucha contra el calentamiento global y la contaminación es un asunto cada vez más urgente. Tal vez te sorprenda saber que si el 50% de los trabajadores de EE.UU. pasara la mitad de su tiempo trabajando a distancia, las emisiones de gases de efecto invernadero se reducirían de forma similar a la retirada permanente de la mano de obra del Estado de Nueva York.

Como las teleconferencias no requieren que los asistentes se desplacen al lugar de la reunión, este tipo de llamadas también puede disminuir enormemente el uso de combustible para todos, además de ahorrar tiempo.

La reducción del consumo de papel es otra ventaja importante. Los órdenes del día, las notas, los informes, las ediciones y las recomendaciones pueden compartirse digitalmente en lugar de imprimirlos para cada asistente en persona. Al no utilizar papel, no sólo ahorras dinero, sino también energía y esfuerzo, según el Natural Resources Defense Council.

Muchas Funciones Útiles

Por último, pero no menos importante, puedes acceder a una serie de funciones de puente de llamadas para que las reuniones sean más productivas y atractivas para los participantes. Por ejemplo, puedes elegir grabar toda la reunión para poder escucharla más tarde o compartirla con las personas que no pudieron unirse a la llamada.

La transferencia de archivos es otra función útil que te permite a ti o a los miembros de tu equipo compartir fácilmente documentos importantes entre ellos mientras están en una llamada, para que puedas estar seguro de que todos estáis en la misma página.

Conclusión

Como puedes ver, hay muchas razones por las que los puentes de llamadas son cada vez más populares. Te ahorran el tiempo y el dinero que normalmente se gastaría en todo tipo de cuestiones organizativas, y tu equipo puede unirse a las reuniones casi al instante, incluso si se encuentran lejos de la oficina en un momento dado. Los puentes de llamadas también pueden ahorrarte mucho dinero, mejorar tus relaciones con los trabajadores a distancia o los clientes extranjeros, y también ayudar al medio ambiente.

¿Crees que tú también podrías utilizar el puente de llamadas en tu empresa? Obtén tu prueba gratuita con CloudTalk hoy mismo, ya que ésta es solo una de las muchas funciones que ofrecemos.