Qué es el DID (Marcación Directa Entrante)

Las telecomunicaciones han avanzado mucho en las últimas décadas. No hace mucho tiempo, las empresas tenían que utilizar costosos teléfonos fijos para comunicarse entre sí. Hoy en día, existen diferentes opciones y servicios de telecomunicaciones para hacer las cosas más eficientes. Una de ellas es la Marcación Directa Entrante, o DID(del inglés Direct Inward Dialing?.

Si no estás seguro de cómo utilizar el DID, no te preocupes: estamos aquí para ayudarte. En esta guía, te mostraremos cómo dirigir la marcación interna y conectar con la persona que buscas. Además, destacaremos algunos de los beneficios específicos del DID para tu empresa.

¿Qué es la Marcación Directa Entrante?

El DID es un servicio que permite a las empresas tener sus propios números de teléfono exclusivos para diversos fines, como la atención al cliente o las ventas. Cuando alguien llama a un número DID, es dirigido inmediatamente a la extensión deseada.

La marcación directa entrante (DID) te permite desviar las llamadas directamente a un número concreto en lugar de tener que:

• listen to an IVR menu and choose from the options
• wait in a queue to be connected
• dial an extension

Curiosamente, en Europa este servicio suele ser más conocido como Marcación Directa (DDI).

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Para que el DID funcione, necesitas troncales SIP. A diferencia de las líneas troncales físicas utilizadas con las RTPC, la VoIP utiliza el Protocolo de Iniciación de Sesión (SIP), que hace que las conexiones de las líneas troncales estén disponibles solo cuando se están utilizando.

A SIP provider can use SIP trunks to connect one, two, or as many channels as you want to your PBX, giving you the option to make local, long-distance, and international calls over the Internet. You can also connect your existing PBX set to a SIP trunk provider so that you can make outbound calls on your current system without any restrictions. 

¿Cómo funciona la Marcación Directa Entrante?

La marcación directa entrante funciona de dos maneras diferentes. Aunque son similares, el segundo método es mucho más popular hoy en día. Verás por qué en un momento.

#1 Dentro de la centralita

El término Marcación Directa Entrante se refería antes exclusivamente a una red dentro de una centralita. En este caso, los números DID eran un grupo de números conectados a una centralita en lugar de a cada teléfono individual.

Las líneas telefónicas físicas se denominan troncales de capacidad limitada. Cada línea está designada para servir a unos pocos números. En consecuencia, no importa cuántos números tengas en una oficina. Si solo tienes cinco líneas, podrías hacer o recibir cinco llamadas a la vez. Aunque esto parecía cómodo al principio, pronto se hizo evidente que no es la forma más eficaz de gestionar las llamadas entrantes.

#2 Con VoIP

Solo tienes que configurar de antemano el número o números de desvío con tu compañía telefónica. Cuando alguien llame a tu número principal, su llamada se desviará automáticamente al número o números que hayas especificado. Incluso puedes tener números de reenvío diferentes para el horario diurno y el nocturno.

The difference between PBX and VoIP is that with PBX, you had to physically allocate new phone lines to a PBX system. With VoIP, getting a new phone number is just a matter of contacting your VoIP provider. You can have new lines added within the same day.

Además de la comodidad de añadir nuevos números rápidamente, la VoIP aporta muchas otras ventajas. Principalmente, abre la posibilidad de tener un número prácticamente ilimitado de llamadas a la vez, todo ello a través de un sistema digital, en lugar de una anticuada red centralita analógica.

Para la mayoría de las empresas de hoy en día, la VoIP es mucho más barata y eficiente que tener DID con un sistema de centralita. También hay mucho espacio para la flexibilidad. No estás bloqueado con un contrato con un número determinado de líneas para tu negocio.

¿Qué es un número telefónico virtual (DID)?

El DID te permite desviar las llamadas directamente a un número concreto. Un número DID se asigna a una persona, departamento o función dentro de una empresa.

A diferencia de los números de teléfono tradicionales ligados a una ubicación concreta, los DID pueden reenviarse a cualquier teléfono, independientemente de su ubicación. De este modo, cuando alguien llame al número de teléfono principal de la empresa, podrá ser conectado directamente con la persona o el departamento deseado.

Aquí tienes un ejemplo…

Puedes conseguir un número de teléfono virtual con diferentes números de dígitos, del 1 al 7. Utilicemos el 5 como ejemplo sencillo. Si necesitas 100 números, es una configuración bastante fácil. Tu proveedor de telefonía puede darte los números que empiezan por

(00) 50000
(00) 50001
(00) 50002

Etc. hasta llegar a 100. Por supuesto, también puedes conseguir tu propia combinación de números preferidos.

Puedes redistribuirlo de la siguiente manera:

• The first digit after 5 indicates the department (e.g. sales – 0, service – 1, technical support – 2).
• The second digit after 5 indicates the individual (e.g. regional sales director – 1, sales analyst – 2).

De este modo, si quieres contactar, por ejemplo, con Carl del departamento de ventas llamando desde fuera, sabrás que su número será el (00) 50001. Mientras que si Carl fuera tu compañero de equipo en la misma oficina y utilizara la misma centralita, sólo tendrías que marcar el 01 para ponerte en contacto con él. No habría necesidad de esperar, solicitar una redirección o adivinar cuál podría ser su número.

The best part? To get these additional numbers, you don’t have to wait for weeks on end. Just get in touch with your chosen VoIP provider and you can have new DID numbers within the same day.

Como solo es cuestión de añadir números virtuales a tu cuenta, todo el proceso es perfecto. No son necesarios los complejos procesos habituales de las centralitas.

¿Necesitas la Marcación Directa Entrante?

Aunque no son esenciales, los números DID pueden ser muy útiles en muchas situaciones.

Te aporta:

• Flexibility: If you have customers or clients located in different time zones, DID is a lifesaver. With it, you can forward calls to your office line during working hours and to your cell phone outside of them. This ensures that you’re always available to take calls, no matter the time of day.
• Practicality: Direct Inward Dialing can also be helpful if you have a lot of employees who need to be reachable via phone. By assigning each employee their own DID number, customers and clients will always be able to reach the person they need to talk to without having to go through a lengthy phone tree.
• Availability: DID can also be useful in case of emergencies. If your office line is down, you may have calls forwarded to another number so that customers and clients can still reach you.

Ventajas de la Marcación Directa Entrante

Si todavía estás indeciso sobre si necesitas o no el DID, a continuación te presentamos algunas ventajas importantes. Ya hemos insinuado algunas más arriba, pero vamos a profundizar en ellas..

#1 DID te da mucha flexibilidad

Como hemos mencionado brevemente, DID es un servicio muy flexible. Se puede personalizar para que se adapte a tus necesidades específicas. Por ejemplo, puedes hacer que las llamadas se desvíen a diferentes números durante diferentes horas del día, o puedes desviar las llamadas a varios números al mismo tiempo.

Incluso puedes configurar el desvío de llamadas para que, si alguien marca la línea de tu oficina y no contestas, la llamada se desvíe a tu teléfono móvil. De este modo, nunca perderás una llamada, estés donde estés.

#2 DID te da un aspecto más profesional

Al permitir que los clientes se pongan en contacto con determinados empleados sin tener que pasar por tu línea telefónica principal, puedes dar a tu negocio un aspecto más profesional. Esto es especialmente útil si tienes una pequeña empresa o si trabajas desde casa.

Al tener un número DID, aparecerás como una empresa adecuada y más grande ante tus clientes, incluso si eres una startup con pocos empleados. Esto puede darles más confianza para hacer negocios contigo. También elimina la necesidad de que los clientes recuerden varios números de extensiones.

#3 El DID genera un ahorro importante

El DID es también una gran manera de ahorrar tu dinero. En primer lugar, elimina la necesidad de tener una línea telefónica distinta para cada empleado.

If you have employees who work from home or who travel often, you can have their calls forwarded to their mobile phones so that you don’t have to pay for long-distance charges. DID can also save you money on your phone bill by allowing you to choose a local number, even if your business is located in another city.

¿Cómo consigo el DID?

El punto de partida es utilizar una gran herramienta de centro de llamadas que tenga una función DID integrada, como CloudTalk. Una vez que tengas resuelta esa parte, piensa en todos los números que quieres tener en tu sistema y pide a tu proveedor de centros de llamadas que te ayude.

As part of your onboarding process, you’ll be prompted to share your requirements. Once your call center is up and running, you can have separate extensions for each of your employees by using CloudTalk’s call center software.

Initially, you’ll need to choose your business phone numbers. You don’t want to get new ones? In CloudTalk, we’ll be happy to port your existing phone numbers so they’re ready to use with VoIP.

Una vez que tus números principales estén en CloudTalk, podemos ayudarte a determinar cuántas líneas DID necesitas para tu negocio en función de tus necesidades.

Resumiendo

El DID es una pieza de tecnología para centros de llamadas que no solo facilita que tus clientes se pongan en contacto contigo, sino que también quita peso a los hombros de tus empleados. Si tus operaciones diarias dependen de las llamadas, el DID es un paso natural.

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