Dominar el Buzón de Voz: Tu guía definitiva para entender y utilizar el buzón de voz

¿Cansado de perderte detalles clave de llamadas importantes? El Buzón de Voz captura todos los mensajes críticos, garantizando que te mantengas informado y en control, sin importar lo que te pierdas.

Sigue leyendo para saber qué es exactamente el buzón de voz y cómo puedes utilizarlo en tu beneficio.

Puntos clave:

• El buzón de voz captura las llamadas perdidas como grabaciones para responderlas más tarde, garantizando una comunicación continua y una gestión eficaz de las consultas.
• Funciones principales: Puedes personalizar saludos para diferentes interlocutores, recibir mensajes simultáneos, recibir notificaciones instantáneas y enviar, reenviar y almacenar mensajes.
• La comunicación continua con tus contactos clave mejora tu eficacia operativa y tu estrategia de comunicación. También aumentará la satisfacción del cliente.

¿Qué es el buzón de voz?

Desde que se introdujo el buzón de voz a finales de los años 70, ha hecho que los sistemas telefónicos sean más potentes y flexibles al permitir que las conversaciones y la información pasen de una parte a otra, incluso cuando ambas no están presentes.

El buzón de voz es un sistema electrónico que graba y almacena los mensajes de voz enviados por teléfono. Cuando recibes una llamada y no puedes contestar porque estás lejos de tu mesa o en una reunión, la persona que llama oirá una grabación invitándole a dejar un mensaje.

Más tarde puedes escuchar el mensaje introduciendo un código específico en tu teléfono. A diferencia de un contestador automático, el buzón de voz puede gestionar varias líneas telefónicas y ofrece funciones más avanzadas, como el buzón de voz a correo electrónico, el acceso remoto y el reenvío y uso compartido de mensajes.

¿Cómo funciona el buzón de voz?

Cuando quieras escuchar un mensaje de voz que te haya dejado una persona que te llame, puedes recuperarlo utilizando varios dispositivos, como el teléfono o el ordenador. Los sistemas de buzón de voz modernos te ponen al día notificándote cada vez que tienes un mensaje nuevo.

5 tipos de buzón de voz

La tecnología del buzón de voz se presenta en varios tipos, cada uno de los cuales sirve para un fin específico, desde capturar mensajes sencillos hasta ofrecer soluciones complejas de comunicación empresarial. Esta flexibilidad permite que el buzón de voz se adapte a tus necesidades y a los avances tecnológicos.

• 1. Buzón de voz básico

Este servicio estándar proporcionado por las operadoras telefónicas permite a los llamantes dejar mensajes de audio cuando no se responde a una llamada. Es perfecto cuando necesitas una solución sencilla para capturar las llamadas perdidas sin funciones adicionales.

• 2. Buzón de voz visual

Esto te permite ver una lista de mensajes en tu dispositivo y elegir cuáles quieres escuchar o eliminar sin marcar en un sistema de buzón de voz. Este tipo es adecuado para los usuarios de smartphones que prefieren gestionar el buzón de voz con una interfaz gráfica.

• 3. Buzón de voz VoIP

Puedes utilizar la tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) para recibir y almacenar mensajes de voz digitalmente. El sistema suele tener funciones mejoradas como Marcador automático, guiones útiles, notificaciones instantáneas o transcripciones de mensajes.

• 4. Buzón de voz en la nube

Alojado en la nube, este servicio te ofrece funciones avanzadas como el acceso remoto desde cualquier dispositivo conectado a Internet o el buzón de voz a correo electrónico. Un buzón de voz en la nube es la mejor opción si necesitas flexibilidad, utilizas varios dispositivos y quieres integrarlo con otros servicios en la nube.

• 5. Buzón de voz de mensajería unificada

Integra el buzón de voz con otras formas de comunicación como el correo electrónico, el fax y los mensajes de texto en una única interfaz, y suele formar parte de una estrategia de comunicaciones unificadas más amplia. Podría ser ideal para ti si quieres agilizar las comunicaciones y mejorar el flujo de trabajo combinando mensajes de distintos canales.

Ventajas de utilizar el buzón de voz

El buzón de voz salva la distancia entre la disponibilidad y la necesidad de respuesta inmediata, permitiéndote mantener una conectividad continua con tus clientes, socios comerciales y miembros del equipo. El buzón de voz ofrece mucho más que simple comodidad: da vida a tus operaciones con una mayor eficacia, aumenta la satisfacción del cliente y eleva tu estrategia de comunicación a nuevas cotas.

Consigue accesibilidad 24/7

El buzón de voz garantiza que tu empresa esté localizable en cualquier momento, así como para los clientes que puedan llamar desde una zona horaria diferente. Es especialmente útil si con frecuencia no puedes responder a las llamadas.

Elimina las llamadas en espera

Para la mayoría de las personas, esperar en espera es una experiencia frustrante. El buzón de voz permite a tus clientes comunicar sus problemas rápidamente. Minimiza su tiempo de espera y mejora la experiencia general.

Cumplir las preferencias del cliente

Muchos clientes prefieren dejar un mensaje de voz para asegurarse de que se les devuelve la llamada cuando mejor les convenga. El buzón de voz proporciona a tus clientes una forma de exponer sus preocupaciones de forma concisa sin ser interrumpidos.

Menores costes laborales

El buzón de voz ofrece una solución económica para gestionar las comunicaciones, eliminando la necesidad de personal adicional para gestionar las llamadas fuera de horario. Es rentable al tiempo que mantiene un alto grado de satisfacción del cliente.

Aumenta la eficacia con el filtrado de llamadas

El buzón de voz te permite filtrar las llamadas entrantes. Así, las llamadas urgentes reciben atención inmediata, mientras que los asuntos menos críticos pueden dirigirse al buzón de voz para una acción posterior. Un sistema así mejora notablemente la gestión del tiempo.

Archiva tus mensajes de voz

Puedes archivar los mensajes de voz para crear un registro exhaustivo de tus comunicaciones. Esta práctica ayuda a cumplir la normativa y es un recurso valioso para fines de formación y referencia. Garantiza que los detalles importantes se conserven y estén accesibles cuando los necesites.

Aumenta la satisfacción del cliente

Cuando se reconoce cada llamada a través del buzón de voz, tus clientes tienen la seguridad de que sus preocupaciones son importantes y serán atendidas. Eso les hace sentirse valorados y escuchados. También mejora su experiencia general y refuerza su confianza en tu servicio.

8 Funciones clave del buzón de voz

En general, el buzón de voz se utiliza principalmente para las llamadas entrantes. Sin embargo, las tecnologías modernas, como el Power Dialer, también permiten utilizar el buzón de voz en los centros de llamadas salientes, por ejemplo, para proporcionar a los clientes o socios comerciales información nueva o importante sin llamarles directamente.

Dependiendo del proveedor, tu solución de buzón de voz puede venir con funciones útiles.

1. Personaliza los saludos para los distintos interlocutores

Adapta los saludos de tu buzón de voz en función de quién llama y crea una experiencia más personalizada para las personas que llaman. También puedes personalizar los saludos del buzón de voz para cualquier situación, ya sea en horario laboral, días festivos o eventos especiales. Utiliza varios saludos para distintas horas del día o días de la semana, asegurándote de que tu sistema de buzón de voz responde adecuadamente a las personas que llaman en cualquier momento.

Por ejemplo, puedes utilizar saludos navideños personalizados para crear una experiencia más atractiva para las personas que llaman.

2. Recibir mensajes de voz simultáneamente de varias personas que llaman

Con esta función, puedes gestionar eficazmente grandes volúmenes de llamadas. El sistema acepta mensajes de voz de varias personas a la vez, lo que garantiza que nadie se quede fuera.

3. Obtener notificaciones

Mantente informado en todo momento de los nuevos mensajes de voz con notificaciones inmediatas en tu teléfono móvil. Asegúrate de que puedes ocuparte rápidamente de los mensajes más importantes.

4. Enviar mensajes de voz a varios destinatarios a la vez

Esta función te permite difundir información rápida y fácilmente emitiendo un único mensaje de voz a un grupo de personas. Así ahorras tiempo y garantizas una comunicación coherente.

5. Reenviar mensajes del buzón de voz

Con esta función, puedes compartir mensajes importantes con colegas o socios comerciales reenviando los mensajes de voz directamente a sus buzones. También es posible añadir un toque personal o proporcionar contexto a los mensajes de voz reenviados incluyendo un saludo de voz personalizado.

6. Mover, guardar y almacenar mensajes de voz

Puedes mover y guardar mensajes de voz en dispositivos de almacenamiento como discos duros, pero también en la nube. Para conservar los mensajes importantes, puedes utilizar las opciones de almacenamiento ampliado que te permiten acceder a los mensajes durante más tiempo después de recibirlos.

7. Convertir correo de voz en correo electrónico

Esta función convierte los mensajes de voz en correos electrónicos y los envía a tu bandeja de entrada. Puedes leer y gestionar los mensajes fácilmente sin escuchar las grabaciones de audio.

8. Transcripción de textos

La transcripción de llamadas basada en IA convierte tus llamadas en texto, registra lo que dicen tus agentes o clientes y lo exporta automáticamente a tu CRM u otras herramientas para facilitar el acceso.

9. Utilizar el Buzón de Voz

Puedes pregrabar un mensaje y colocarlo directamente en un buzón de voz sin que suene el teléfono. Esto es estupendo para que las ventas y el marketing entreguen mensajes sin molestar al destinatario. El buzón de voz también es una función de los marcadores telefónicos de los centros de llamadas salientes.

Por ejemplo, si un marcador automático de IA llama desde una lista de clientes potenciales o clientes y encuentra un buzón de voz, dejará automáticamente el mensaje pregrabado y pasará al siguiente número.

Cómo configurar tu buzón de voz

Configurar tu buzón de voz implica unos pocos pasos sencillos, que pueden variar ligeramente en función de tu proveedor de servicios o dispositivo.

#1 Buscar ajustes del buzón de voz

• Accede a la aplicación del teléfono en tu dispositivo.
• Busca una pestaña de buzón de voz o una opción de configuración, a menudo indicada con un icono de buzón de voz o dentro del menú de configuración de llamadas.

#2 Configura tu buzón de voz

• Selecciona la opción para configurar o acceder a tu Buzón de Voz. Esto puede implicar marcar el número de tu buzón de voz, a menudo manteniendo pulsada la tecla «1» u otra tecla designada del teclado de tu teléfono.
• Sigue las instrucciones automáticas para configurar tu buzón de voz. Normalmente tendrás que crear una contraseña o un PIN por motivos de seguridad.

#3 Record Saludos

• Es probable que se te pida que grabes un saludo personal. Este es el mensaje que oirán las personas que llamen cuando accedan a tu buzón de voz.
• Sigue las instrucciones para grabar tu saludo. Normalmente, puedes elegir entre utilizar un saludo estándar proporcionado por el sistema o grabar un mensaje personalizado.

#4 Ajustar la configuración

• Dependiendo de tu proveedor, puede que tengas que ajustar otros parámetros, como el número de timbres antes de que una llamada vaya al buzón de voz o las preferencias de notificación.
• Configura estos ajustes como desees para personalizar tu experiencia con el buzón de voz.

#5 Guardar y salir

• Guarda los cambios una vez que hayas establecido tu saludo y ajustado la configuración.
• Sal del proceso de configuración. Tu buzón de voz debería estar ahora listo para recibir mensajes.

#6 Ponlo a prueba

• Es una buena idea llamar a tu número desde otro teléfono para asegurarte de que tu buzón de voz funciona como esperabas y de que tu saludo suena como imaginabas.

Buenas prácticas para los mensajes de voz

No existe una única forma de crear saludos eficaces, pero tener en cuenta ciertos principios puede ayudarte a demostrar a quienes te llaman que valoras su tiempo.

#1 Indica el nombre de tu empresa

Menciona enseguida el nombre de tu empresa. Puede parecer obvio, pero es una muestra importante de profesionalidad.

Ejemplo: «Hola, has llegado a CloudTalk. Esto es (tu nombre)... «

#2 Menciona el horario comercial

Indica por adelantado tu horario comercial. De lo contrario, tus clientes podrían esperar en vano y molestarse.

Ejemplo: «Nuestro horario comercial es de 9 a 17 h, hora centroeuropea».

#3 Sugiere Próximos Pasos Claros

Asegúrate de explicar claramente los pasos siguientes. Si los clientes saben que nadie puede responder a su llamada ahora mismo, pueden optar por dejar un mensaje de voz o llamar más tarde. Dependiendo de tu empresa, también puedes ofrecer opciones como un menú telefónico, líneas directas a los buzones de voz de distintos empleados o desvío de llamadas. Utilizando un software avanzado de centro de llamadas, configurar un menú telefónico y el desvío de llamadas debería ser fácil.

Ejemplo: «Si llamas por un pedido existente, pulsa 1. Si quieres ayuda para hacer un pedido nuevo, pulsa 2».

#4 Indica otros métodos de contacto

Incluso si no hay nadie presente para atender la llamada en un momento dado, puede haber distintas formas de ponerse en contacto con tu empresa o recibir información adicional sobre tu oferta. Si es así, asegúrate de incluir otros métodos de contacto en tus saludos. Por ejemplo, puedes «redirigir» a las personas que llaman a tu sitio web, correo electrónico o perfiles en redes sociales.

Ejemplo: «Lo sentimos, pero nuestros agentes están disponibles en el chat en directo en este momento. Por favor, envíanos un correo electrónico a help @ cloudtalk.io».

#5 Hazlo sencillo

No hagas perder el tiempo a tus clientes, haz que tu mensaje sea sencillo y breve. Si la grabación es vaga y larga, lo más probable es que pierdan el interés y la paciencia. Incluso podrían renunciar a volver a ponerse en contacto contigo. Lo ideal es que un mensaje de voz profesional dure entre 20 y 25 segundos, tiempo suficiente para proporcionar a tus clientes la información esencial.

#6 Mantén tu grabación actualizada

Supón que hay cambios en tu horario comercial por vacaciones o emergencias. En ese caso, debes actualizar a tiempo los saludos de tu buzón de voz para aclarar la situación y evitar confusiones. Menciona el problema por adelantado y, si es posible, especifica cuándo volverás a estar operativo.

#7 Haz que tus interlocutores se sientan valorados

Tus clientes acuden a ti por motivos importantes; su tiempo y sus necesidades son valiosos para tu empresa. Personaliza tus mensajes para demostrar que te importan de verdad y que estás atento a sus preocupaciones. Incluso cuando no estés disponible para responder directamente, anímales a que se pongan en contacto por otros medios, como dejar un mensaje de voz o volver a llamar a una hora más conveniente. Evita frustrarles o hacerles perder el tiempo, ya que la primera impresión es crucial, y a menudo sólo tienes una oportunidad de causar un impacto positivo.

Conclusión

El buzón de voz es un puente que garantiza la comunicación continua entre tú y tus interlocutores, incluso cuando la interacción directa es imposible. Comprender y utilizar eficazmente el buzón de voz garantiza que todos los mensajes importantes se reciban y atiendan. Además, elevas tu imagen profesional al proporcionar una forma fiable y segura de que clientes y socios se pongan en contacto contigo.