¿Qué es Cloud PBX y cómo beneficia a las pequeñas empresas?

Los sistemas PBX tradicionales en las instalaciones servían bien a las empresas en el pasado y las empresas estaban satisfechas con lo que podían hacer sus plataformas en las instalaciones… hasta hace poco.

La pandemia hizo evidente lo que muchas empresas ya habían comenzado a notar: las capacidades de los sistemas PBX en el sitio son dolorosamente limitadas. Y con el cambio repentino al trabajo remoto, muchas empresas comenzaron a considerar actualizar sus sistemas PBX actuales a sistemas modernos basados en la nube.

Pero aunque las plataformas basadas en la nube (o alojadas) tienen muchos beneficios, como Ser mucho más flexible y ofrecer más funciones que incluso los sistemas PBX de primera clase podrían ofrecer, algunas empresas aún dudan bastante. A algunos les preocupa que sus datos no estén seguros cuando se almacenan en un servidor en línea en lugar de la oficina principal de la empresa. Otros dudan de que los sistemas PBX en línea puedan ser tan confiables como las viejas conexiones de teléfonos fijos. ¿Estabas pensando lo mismo?

Entonces, este artículo es para usted: exploraremos los pros y los contras de adoptar un sistema de telefonía en la nube en su empresa y cómo puede beneficiarse al pasar de un PBX tradicional a un sistema mucho más avanzado basado en la nube.

¿Qué es una PBX en la nube?

La mayor diferencia es que Cloud PBX se basa en una conexión a Internet en lugar de una infraestructura de cobre instalada en la oficina. Esto hace que Cloud PBX sea una opción increíblemente conveniente, ya que la plataforma se puede usar en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, siempre que haya acceso a Internet: sus empleados pueden recibir y hacer llamadas directamente desde sus computadoras portátiles.

Y como esas plataformas no requieren hardware adicional, salas de almacenamiento separadas, kilómetros de cables o mantenimiento regular de TI, incluso las empresas más pequeñas con presupuestos más ajustados pueden comenzar a usar sistemas PBX en sus oficinas. Los únicos costos para ellos son las tarifas de suscripción y eventualmente actualizar sus conexiones a Internet si no pueden manejar llamadas VoIP.

¿Qué hay dentro de una plataforma Cloud PBX?

Lo principal que notarán las empresas al comparar sus sistemas actuales con PBX basado en la nube son las características. Muchas de sus funciones avanzadas también están disponibles de inmediato sin cargos adicionales. Entonces, ¿qué capacidades de PBX en la nube son especialmente útiles para las empresas?

• Grabación de llamadas – a través de plataformas en la nube, las empresas pueden grabar y almacenar automáticamente todas sus llamadas telefónicas. Además de garantizar que los agentes no se pierdan ni un solo detalle de sus llamadas, también es una excelente herramienta para que los gerentes supervisen el desempeño de los agentes actuales y capaciten a los nuevos.
• Enmascaramiento de llamadas – con esta función, el número de teléfono real de su agente está oculto por uno temporal que funciona como cualquier otro número, con la diferencia de que caduca después de un tiempo establecido. Si sus agentes tienen que hacer muchas llamadas al día (por ejemplo, cuando trabajan en entregas), simplemente pueden usar números temporales para comunicarse con sus clientes en lugar de revelar los identificadores de llamadas de sus teléfonos móviles reales.
• Menú IVR – ayuda a las personas que llaman a encontrar los agentes adecuados para sus necesidades guiándolos a través de diferentes opciones. También los enruta a los departamentos correctos y les permite encontrar la información requerida, como el horario de oficina o el estado del pedido.
• Grupos de llamadas – puede ayudar a acortar los tiempos de espera de los clientes notificando a todos los agentes que pertenecen a un grupo específico y conectando al primer agente para que responda con la persona que llama.
• Transcripción de mensajes de voz –cualquier correo de voz que reciba se puede transcribir automáticamente y enviar a su bandeja de entrada de correo electrónico como un archivo de texto.
• Reporte y analíticas –las plataformas de PBX en la nube están llenas de herramientas analíticas que permiten a las empresas realizar un seguimiento de las métricas críticas para sus negocios. Por ejemplo, los gerentes de los centros de llamadas pueden verificar rápidamente la cantidad diaria de llamadas respondidas o perdidas, la cantidad de tiempo dedicado a una llamada y la cantidad de llamadas respondidas por cada agente, etc.
• Monitoreo de llamadas – permite a los gerentes escuchar cualquier conversación telefónica realizada por uno de sus agentes en tiempo real para brindarles información sin ser escuchados por la persona que llama, o incluso unirse a la llamada si el agente tiene problemas.

¿Qué otras ventajas tiene PBX en la nube?

#1 Flexibilidad por doquier

¿El mayor problema con el PBX en el sitio? Casi ninguna flexibilidad. ¡Adaptar el sistema a las necesidades de su empresa es un proceso largo y complicado, durante el cual tendrá que adaptar su negocio al sistema PBX y no al revés!

Agregar nuevas funciones o nuevos agentes al sistema, además de llevar mucho tiempo, generalmente también significa costos adicionales, ¡y ni siquiera hablemos de intentar cambiar de proveedor o reemplazar sus dispositivos antes de que expire su contrato!

Mientras tanto, las plataformas PBX basadas en la nube se enfocan en ser lo más flexibles y personalizables posible. Ya mencionamos que sus empleados pueden trabajar desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo que deseen.

Como toda la plataforma está en la nube, simplemente ya no es necesario que estén pegados a sus escritorios para recibir o hacer llamadas; también pueden trabajar desde sus hogares o cafeterías cercanas. También puede personalizar la plataforma de la forma que necesite, ya sea que necesite funciones específicas, nuevos dispositivos o números de teléfono para agregar, o más puestos para sus agentes, el proceso requiere solo un par de clics. El panel de informes también se puede ajustar a su empresa: mediante el uso de filtros de clasificación, puede ver los datos que necesita actualmente y de la forma que desee.

#2 Fiabilidad

Los sistemas locales son conocidos por su confiabilidad, mientras que las llamadas por Internet solían dejar mucho que desear. No es de extrañar, entonces, que muchas empresas duden de si las llamadas VoIP realmente podrían o no reemplazar sus líneas fijas regulares. Además, si las plataformas basadas en la nube dependen de una conexión a Internet y electricidad para funcionar, ¿no significaría eso un riesgo mucho mayor de tiempo de inactividad?

No hay necesidad de preocuparse por eso – las plataformas basadas en la nube son al menos tan confiables como las que se encuentran en el sitio, con un tiempo de actividad generalmente no inferior al 99.99 %.

Entonces, ¿cómo es eso posible si el servicio está en la nube y no en su propia oficina? Bueno, los proveedores de PBX basados en la nube de buena reputación no dependen de un solo centro de datos operativo; en cambio, tienen varios centros de datos en ubicaciones separadas. CloudTalk, por ejemplo, tiene centros de datos en 9 ubicaciones distribuidas globalmente, por lo que incluso si uno de ellos está inactivo por algún motivo o la calidad de la llamada cae por debajo de un rango específico, nuestra plataforma simplemente cambiará a uno de los otros servidoresdisponibles sin que te des cuenta.

¿Y si hay un problema de su parte, como un apagón repentino en su área? Puede configurar el sistema PBX para pasar todas las llamadas entrantes a otros números de teléfono, fijos o móviles, y no perder ni una sola.

#3 No necesita mantenimiento

One massive advantage of cloud platforms is that there’s no need to buy additional hardware or compatible devices – your employees can use their laptops, mobiles, or softphone apps. But what’s even better is that you don’t need to worry about taking care of the PBX platform either. 

Con un sistema PBX en el sitio, tenía que llamar a un técnico cada vez que ocurría un problema o pedirle a su propio equipo de TI que mantuviera los dispositivos, los cables y todo lo demás relacionado con el sistema. Ambas opciones probablemente fueron bastante costosas. Ahora su equipo de TI, si tiene uno, puede concentrarse en sus otras funciones, ya que el proveedor maneja todo lo relacionado con la plataforma en la nube, desde monitorear y solucionar problemas de seguridad hasta implementar nuevas funciones y responder a cualquier problema. Y como beneficio adicional, tendrá acceso a todas las funciones y capacidades del nuevo sistema inmediatamente después de su implementación, sin necesidad de técnicos ni tarifas adicionales.

#4 Seguridad excepcional

Con la cantidad de noticias sobre piratería o intentos de rescate y la filtración de datos de la empresa, es posible que realmente le preocupe si las plataformas que funcionan desde la nube son realmente seguras o no y si pueden proteger adecuadamente sus datos.

Pero no hay nada de qué preocuparse: los proveedores de PBX en la nube saben cómo hacer que sus servidores sean impenetrables y mantener sus datos sanos y salvos. Además de realizar regularmente pruebas de seguridad y parchear cualquier posible falla en sus sistemas de inmediato, los datos dentro de ellos están completamente encriptados, y lo mismo ocurre con sus llamadas. Si también usa contraseñas seguras junto con el cifrado de datos, entonces hay poco riesgo de que alguien escuche sus llamadas u obtenga acceso a sus datos personales.

#5 Costos mucho más bajos

Por último, pero no menos importante, el PBX en la nube realmente puede ahorrarle a su empresa una buena suma de dinero que de otro modo gastaría en mantener su sistema local en funcionamiento. ¿Instalación de cableado en toda la oficina? No es necesario – solo necesita instalar el software, crear una cuenta y configurar las opciones de la plataforma PBX.

¿Contratos caros a largo plazo? Aquí no – con el precio de CloudTalk, puede comenzar a usar la plataforma desde $ 25 al mes en un plan de inicio sin contrato (para que pueda irse cuando lo desee) o comprar una suscripción anual con un 25% de descuento. ¿Está comprando nuevos dispositivos que son compatibles con la plataforma PBX local? Nuevamente, no es obligatorio, ya que puede usar las computadoras de su oficina o los teléfonos que ya tiene instalados.

¿Enormes facturas por llamadas internacionales? Al utilizar VoIP, la distancia no importa, por lo que puede realizar llamadas al extranjero o internacionales con la frecuencia que necesite. ¿Desea agregar algunas funciones, asientos o líneas telefónicas adicionales? Agregarlos solo te llevará unos minutos como máximo. ¿Gastos relacionados con el mantenimiento, reparación y actualización de su sistema PBX? No los hay de tu parte, ya que el proveedor se hace cargo de ellos.

Sume todo y los ahorros en su presupuesto pueden ser bastante visibles, razón de más para actualizar su sistema.

Conclusión

Ahora que estamos en la era del trabajo remoto, las reuniones por video y las necesidades comerciales en constante cambio, su sistema PBX tradicional es probablemente más un obstáculo que una ayuda. Puede parecer una gran decisión, y acostumbrarse a su nuevo sistema puede tomar algún tiempo, pero después de un tiempo, seguramente notará cuánto más amigable para el usuario y el negocio es un PBX basado en la nube en comparación con el torpe en -premisa establecida a la que estás acostumbrado.

Y la mejor parte – mover toda su empresa a la nube es mucho más fácil de lo que piensa. Si tiene alguna duda o pregunta sobre cómo actualizar su sistema telefónico actual a la nube, simplemente llame a nuestro equipo de CloudTalk. Lo guiaremos a través de todo el proceso y nos aseguraremos de que todo lo que le quede a usted y a su equipo por hacer sea comenzar a usar su nuevo PBX en la nube; nosotros nos encargaremos del resto.