Pre-call planning template for sales teams

¿Sabías que se necesitan 18 llamadas de media para conectar realmente con un comprador? En tales circunstancias, no hay tiempo que perder, y puedes maximizarlo fácilmente con una preparación adecuada. Aquí te contamos cómo aprovechar al máximo tus llamadas de ventas con la planificación previa a la llamada.

Desde hace muchos años, las llamadas telefónicas se consideran una de las herramientas más eficaces de las que dispone el personal de ventas. Sin embargo, hablar por teléfono es solo la mitad del proceso. La otra mitad es lo que ocurre antes de que el vendedor coja el teléfono y haga la llamada.

No hay duda de que la planificación es esencial para toda actividad empresarial. De hecho, se dice que muchas empresas pierden el equivalente incluso al10% de las ventas anuales debido a las oportunidades perdidas que se derivan de una mala planificación.

La planificación previa a la llamada también entra en esta categoría. Básicamente, si tus agentes de ventas no hacen sus deberes, podrían simplemente perder oportunidades de negocio. Por suerte, esto es fácil de solucionar con una plantilla de planificación previa a la llamada para tu equipo de ventas, dijo Jared Williams, director de marketing de Essay Tigers.

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¿Antes de nada, qué es la planificación previa a la llamada?

Esencialmente, la planificación previa a la llamada es el proceso de investigación que conlleva la preparación de una llamada de ventas. Puede parecer poco, pero es uno de los elementos centrales de la estrategia de ventas. ¿Por qué?

Se acabaron los días en que los agentes de ventas podían marcar simplemente un número al azar y esperar lo mejor. Hoy en día, cerrar un trato requiere una adecuada cualificación de leads, investigación previa a la llamada y preparación.

The benefits of pre-call planning

Gracias a la planificación previa a la llamada, tus agentes de ventas pueden estar mejor preparados para las conversaciones de venta reales, anticiparse a las preguntas y responderlas con eficacia. Sobre todo porque un plan previo a la llamada les ayuda a centrarse más en la tarea que tienen entre manos y a comprometerse de verdad con sus interlocutores después.

La planificación previa a la llamada también ayuda a aprovechar al máximo cada llamada y maximizar cada oportunidad. Seamos sinceros: tus agentes tienen que trabajar mucho para tener siquiera la oportunidad de mantener una conversación significativa con un potencial cliente. Si «entran» sin estar preparados, podrían echar a perder fácilmente esta oportunidad.

De hecho, cada vez que tus agentes de ventas están a punto de hablar de algo de lo que no están preparados, pierden la capacidad de comunicarse con facilidad y confianza.

Al mismo tiempo, estar preparados no solo les hace parecer más seguros, sino también más flexibles. A veces, a pesar de toda la planificación previa a la llamada, las cosas no salen como se esperaba. Sin embargo, si tus agentes se toman un tiempo para conocer primero a sus interlocutores, podrán adaptarse más rápidamente y seguir manejando estos giros inesperados.

¿Qué hacer entonces antes de cada llamada de ventas?

Siempre merece la pena reflexionar sobre todo el proceso y empezar por cualificar al lead. No todos los leads son iguales: al final, es mejor tener una lista más corta de contactos con un mayor potencial de compra, en lugar de una lista larga a la que habrá que venderle mucho más.

No tengas miedo de dejar escapar leads: tu equipo tendrá más posibilidades de cerrar los que hayan sido cuidadosamente seleccionados y cualificados.

¿Cómo asegurarte de que llamas a las personas adecuadas? Para facilitar la labor de tu equipo, debes construir un perfil de cliente ideal basado en las características de tu público objetivo. Así será más fácil comprobar si los leads pertenecen a esta categoría.

Esto significa esencialmente que, antes de levantar el teléfono, tus agentes de ventas deben examinar sus leads e investigarlos lo más exhaustivamente posible.

Esto les ayudará a establecer si los posibles interlocutores están realmente interesados en tu negocio y tienen intención de comprarte. Esto también puede ayudar a adaptar el discurso de venta a las necesidades comerciales del lead. Para que te hagas una idea:

• 19% of buyers want to connect with a salesperson during the awareness stage of their buying process (when they’re first learning about the product),
• 60% want to connect with sales during the consideration stage after they’ve researched the options and come up with a shortlist,
• 20%, on the other hand, want to talk during the decision stage, once they’re decided which product to buy.

Al hacer las preguntas adecuadas y mostrar cómo se puede utilizar tu producto y servicio en casos concretos con los que el lead está familiarizado, tus agentes de ventas tienen más posibilidades de cerrar el trato.

Planificación previa a la llamada: ¿Dónde buscar información?

Los motores de búsqueda y los perfiles de LinkedIn pueden ser muy útiles durante la planificación de ventas previa a la llamada, ya que pueden ayudar a descubrir la empresa del contacto, su función y otros detalles relevantes. Tus agentes también pueden buscar cosas que tengan en común con los prospectos para establecer una relación más fácil.

Por supuesto, cuanta más información puedan obtener de una simple investigación en la web, mejor: el objetivo final de cualquier actividad de planificación previa a la llamada es estar bien informado en ella. No cojas el teléfono solo con la intención de averiguar todo lo posible sobre tu interlocutor.

Tómate tu tiempo para investigar la empresa y el lead con el que vas a establecer el contacto inicial. Con todos estos detalles, te será más fácil planificar la llamada de ventas real.

¿Qué elementos hay que tener en cuenta al planificar una llamada de ventas?

#1 El objetivo de la llamada

Antes de realizar la llamada, tus agentes de ventas deben establecer el objetivo de la misma. Esto dependerá sobre todo de en qué punto del recorrido del comprador se encuentre el interlocutor. Sin embargo, independientemente del objetivo real, se dice que los vendedores que lo identifican de antemano tienen más probabilidades de alcanzarlo al final. Haz que tu equipo considere lo siguiente:

• What specific details do I need to get out of this call? 
• What information do I want the interlocutor to have after this call? 
• What’s the desired outcome for the call? 
• What (if any) are the next steps that should be taken after the call?

#2 La apertura.

Lo cierto es que tus agentes de ventas solo tienen unos segundos para captar la atención de sus interlocutores. Si no causan una buena primera impresión, pueden perderla inmediatamente. Una apertura de llamadas eficaz es algo que necesitas para mantener una conversación adecuada después.

Anima a los agentes a que empiecen estableciendo una relación y exponiendo el motivo de la llamada: es precisamente en este momento cuando la investigación debería dar sus frutos.

Cuidado con las frases que usas: curiosamente, decir «¿Te he pillado en mal momento?» hace que sea un 40% menos probable reservar una reunión, mientras que preguntar «¿Cómo estás?» aumenta la probabilidad de concertar una reunión en 3,4 veces.

#3 Las preguntas «correctas».

Las investigaciones demuestran que existe una clara relación entre el número de preguntas que hace un representante de ventas y sus posibilidades de éxito. Hacer las preguntas correctas puede ayudar a tus agentes de ventas a mostrar un interés genuino por el interlocutor, y animarles a que al menos piensen en tu oferta.

La mejor manera de manejar esta parte de la planificación previa a la llamada es tener una lista de preguntas abiertas que tus agentes puedan hacer a lo largo de la llamada.

Es su oportunidad de saber más sobre los problemas específicos que tiene el negocio del lead, y averiguar cómo puede resolverlos tu producto o servicio. De hecho, más de la mitad de los clientes potenciales encuestados quieren ver cómo funciona el producto en las primeras llamadas.

#4 Los competidores del lead.

Una vez más, es cuando tus agentes de ventas pueden demostrar que han investigado. Anima a tus representantes de ventas aanalizar a los competidores y a encontrar sus puntos fuertes y débiles. Demostrando el conocimiento del sector y de los principales competidores, los agentes de ventas generan confianza hacia la empresa que representan.

#5 Objeciones comunes.

Toda conversación relacionada con las ventas viene acompañada de ciertas objeciones. Aunque estas objeciones serán diferentes según el lead, hay algunas comunes para las que tus representantes de ventas pueden prepararse de antemano.

Puedes realizar fácilmente una sesión de brainstorming con todo el equipo de ventas para averiguar cuáles son las objeciones que más escuchan tus agentes, y discutir las posibles líneas de actuación en cada caso.

Consejos de valor añadido para planificar las llamadas de ventas

1. Crea tu propia plantilla de planificación de llamadas de ventas.

Como puede verse, hay al menos unos cuantos elementos que debes tener en cuenta antes de cada convocatoria. Para facilitar el trabajo del equipo de ventas, puedes crear una plantilla de planificación de llamadas para guiar todo el proceso de investigación y planificación. Aquí tienes una checklist de ejemplo que puedes aprovechar:

2. No te prepares en exceso.

Sin embargo, es importante darse cuenta de que salirse del guión no tiene por qué ser necesariamente algo malo. Gracias a la planificación previa a la llamada, tus agentes deberían tener ya suficiente información y confianza para dejar que la conversación fluya. Esto nos lleva al siguiente punto:

No es necesario planificar cada palabra. Al fin y al cabo, no quieres que tus agentes parezcan robots que tienden a entrar en pánico cuando la conversación no sale exactamente como estaba prevista.

Es importante mantenerse flexible y ser capaz de reaccionar a lo que dice el interlocutor. La conversación real debería ser siempre más importante que un guión creado de antemano.

3. Si es posible, crea y envía la agenda al interlocutor.

Para que la llamada tenga éxito, tus agentes de ventas podrían crear y enviar primero la agenda al cliente potencial. Crear la agenda no debería ser demasiado difícil una vez que se ha hecho la parte más difícil (la planificación previa a la llamada). Los interlocutores deberían agradecer el aviso y prepararse ellos mismos para la llamada.

4. Tómate unos minutos antes de la llamada.

Es mejor no precipitarse de una llamada a otra, ya que esto podría socavar fácilmente todo el esfuerzo de planificación previo a la llamada. Asegúrate de que los agentes de ventas programen todas las llamadas con algunas pausas entre ellas.

5. Aprovecha las herramientas de venta.

El software de centro de llamadas salientes para equipos de ventas no solo puede facilitar la realización y recepción de llamadas por parte de tu equipo de ventas, sino que también les ayuda a mantener todos los detalles relevantes en un solo lugar. De este modo, todo el proceso de planificación previo a la llamada se vuelve más organizado.

Herramientas como CloudTalk, por ejemplo, permiten a tu equipo de ventas gestionar todos los contactos y llamadas, así como colaborar a la hora de cerrar acuerdos.

6. Actúa después de la llamada.

En muchos casos, terminar la llamada no es el final de la historia. Puede que haya algunas acciones que tu equipo de ventas deba realizar después, como enviar un resumen de la llamada al interlocutor, planificar un seguimiento o discutir el caso en cuestión con el equipo. Asegúrate de que tu equipo es consciente de ello.

¿Preparado para una correcta planificación de las llamadas de ventas?

En caso de que aún tengas dudas: la planificación previa a cada llamada de ventas merece el tiempo que lleva. Por supuesto, la investigación es una parte importante del procedimiento previo a la llamada, pero no es necesario estudiar la empresa durante horas.

Deja que tus agentes sean inteligentes en todo el proceso y encuentren el método de planificación previa a la llamada que mejor les funcione. En caso de que se necesite alguna orientación, aprovecha la checklist de planificación previa a la llamada para los equipos de ventas que aparece más arriba.

Recuerda: estar preparado y equipado con las herramientas adecuadas siempre merece la pena. Deja que la planificación previa a la llamada y CloudTalk ayuden a tu equipo a aprovechar al máximo cada conversación.