35 ideas de mensajes para tu contestador que mejorarán la atención al cliente

¿Te gustaría que tus clientes recordaran su primera interacción con tu empresa como algo agradable y simpático, pero no tienes infinitos agentes que respondan a todas las llamadas? ¡Ha llegado el momento de invertir en un contestador automático!

Los mensajes del contestador automático guían a las personas que llaman a través de un sistema telefónico y les proporcionan la información que necesitan de forma rápida y eficaz.

Un sistema telefónico con una operadora automática transfiere a las personas que llaman a una extensión sin necesidad de intervención humana. Puedes pensar en ellos como recepcionistas virtuales.

Los departamentos de atención al cliente de los centros de llamadas suelen confiar en ellos para ofrecer a los clientes una experiencia fluida y sin complicaciones.

Llevar a los clientes de A a B rápidamente es imprescindible cuando los clientes son impacientes y buscan soluciones rápidas a sus problemas. Los guiones de Contestador automático pueden, y de hecho deben, personalizarse para diferentes casos de uso, como servicio técnico, reserva de plazas, mantenimiento y otros. . Este artículo te proporcionará una lista de plantillas de scripts de contestador automático que puedes incorporar a los flujos de trabajo de tu centro de llamadas.

Los siguientes creativos ejemplos te ayudarán a mejorar la eficiencia de los agentes de tu centro de llamadas, dividiendo el trabajo y dirigiendo a los clientes directamente a las personas adecuadas.

Mensajes del Contestador Automático para Diferentes Casos de Uso

Puedes establecer varios mensajes para guiar a tus interlocutores a los distintos departamentos de tu empresa. Pero eso no es todo. También puedes diseñar mensajes de voz e incluso mensajes fuera del horario laboral.

Veamos algunos ejemplos.

Contestador Automático

Guión 1 – Menú general de respuesta vocal interactiva nº 1

Gracias por llamar a (nombre de la empresa).

Por favor, selecciona una de las siguientes opciones de menú.

Para el atención al cliente, pulsa 1.

Para información sobre ventas y productos, pulsa 2.

Para cuentas por pagar, pulsa 3.

Para Recursos Humanos, pulsa 4.

Para hablar con un agente, pulsa 0.

Para repetir este menú, pulsa el botón de inicio.

Guión 2 – Menú general de respuesta vocal interactiva nº 2

Gracias por llamar a (nombre de la empresa).

Nos esforzamos por ayudar a empresas como la tuya a navegar por los cambios en el mundo de la tecnología.

Para asistirte mejor, selecciona una de las siguientes opciones del menú.

Soporte técnico- por favor pulsa 1.

Departamento de facturación y pagos: por favor, pulsa 2.

Para ponerte en contacto con uno de los asesores de (Nombre de la empresa): por favor pulsa 3.

Para repetir este menú, por favor, pulsa asterisco.

Guión 3 – Menú general de respuesta vocal interactiva nº 3

Bienvenido a (Nombre de la empresa), tu primera opción para los mejores servicios de diseño e ingeniería mecánica.

Si conoces la extensión de 3 dígitos deseada, puedes introducirla en cualquier momento durante este mensaje.

Para hablar con uno de nuestros representantes de ventas, por favor, pulsa el 1,

Para el servicio de atención al cliente, pulsa 2,

Para el Desarrollo Técnico, pulsa 3,

Para dejar un mensaje en el buzón general, pulsa 4.

Gracias por llamar, y no olvides visitar nuestro sitio web enwww.ejemplo.com.

Guión 4 – Conectarse a un menú especializado

Gracias por llamar a las oficinas de (nombre de la empresa).

Si conoces la extensión de tu contacto, puedes introducirla ahora. Si no, puedes elegir una de las siguientes opciones:

Para preguntas sobre el pago y la facturación, pulsa 1.

Para la contabilidad, pulsa 2.

Para nómina y los RRHH, pulsa 3.

Para la acreditación de médicos, pulsa 4.

Para contactar con Julia García, nuestra Directora Ejecutiva, pulsa el 5.

Para contactar con Juan Domínguez, nuestro asistente administrativo, pulsa 6.

Para volver a escuchar estas opciones, pulsa asterisco.

Para conocer la ubicación de nuestras oficinas e información sobre teléfono y fax, visita nuestro sitio web en www.CompanyURL.com.

Gracias.

Guión 5 – Menú de Consultas Informativas

Gracias por llamar hoy a nuestra empresa.

Para obtener información detallada sobre las ubicaciones de nuestra empresa, los servicios prestados y el horario de funcionamiento, por favor, visita nuestro sitio web en www.website.com

Para consultas de facturación, por favor, pulsa el 1.

Para hablar con alguien en una de nuestras sucursales en

• Nueva York, prensa 2.
• Los Angeles, pulsa 3.
• Miami, pulsa 4.
• Chicago, pulsa 5.

Para volver a escuchar estas opciones, pulsa 9 o permanece en la línea, y alguien te atenderá en breve.

Mensajes para Buzón de Voz

Supongamos que todos tus agentes están ocupados atendiendo llamadas y la cola es bastante larga. Da a tus clientes la oportunidad de dejar un mensaje de voz o de ponerse en contacto contigo a través de otros canales.

En tal caso, es beneficioso programar un contestador automático de forma que pueda guiar a las personas que llaman a través del proceso:

Guión 6 – Los agentes están ocupados nº 1

Gracias por llamar a (nombre de la empresa).

Desafortunadamente, el tiempo de espera para contactar un agente de este departamento se estima en más de 30 minutos.

Por favor, deja tu nombre, número de teléfono y un breve mensaje. Intentaremos devolverte la llamada lo antes posible.

Gracias de nuevo por llamar. Que tengas un buen día.

Guión 7 – Los agentes están ocupados nº 2

Hola, bienvenido a (Nombre de la empresa), y gracias por tu llamada.

Por desgracia, todos nuestros agentes están ocupados en este momento. Sin embargo, puedes dejar un mensaje de voz y alguien se pondrá en contacto contigo muy pronto.

¡Disculpa las molestias y esperamos poder ponernos en contacto pronto!

Guión 8 – Los agentes están ocupados #3

Hola, has llamado a (nombre de la empresa). Gracias por elegirnos.

En este momento, ninguno de nuestros agentes está disponible. Por favor, deja un mensaje de voz o intenta llamar más tarde. También puedes visitar nuestro sitio web en www.empresa.com y chatear con uno de nuestros asesores en línea. Gracias.

Guión 9 – Opciones de contacto alternativas

Gracias por llamar a (nombre de la empresa),

Lamentablemente, todos nuestros agentes de atención al cliente están ocupados atendiendo a otros clientes.

Por favor, deja un mensaje y te devolveremos la llamada muy pronto.

También puedes enviar un ticket visitando nuestro sitio web en www.empresa.com o enviando un correo electrónico a atencionalcliente@empresa.com.

Gracias por llamar y esperamos hablar contigo pronto.

Guión 10 – Grabar un mensaje de voz a través de un menú interactivo

Has contactado con el contestador automático de (Nombre de la empresa).

Al oír el tono, por favor, di tu nombre, tu número de teléfono y un breve mensaje indicando para qué llamas. Alguien de nuestra empresa te devolverá la llamada lo antes posible. ¡Disculpa las molestias y que tengas un buen día!

Contestadores Automáticos para Fuera del Horario de Atención

Los clientes también pueden llamarte fuera de tu horario de apertura. En estos casos, necesitas un contestador automático que les informe y oriente sobre sus posibles opciones.

Deberías configurar estos mensajes para cuando tu negocio esté cerrado, de modo que el teléfono no suene o dé un «pitido» si alguien llama durante estas horas. Estos guiones también informarán a tus clientes de que estás cerrado y les aconsejarán cómo ponerse en contacto contigo de forma alternativa.

Echa un vistazo a nuestros ejemplos recomendados:

Script 11 – Sugerir Contactar a través de un sitio web

Gracias por llamar hoy a (nombre de la empresa).

Nuestra oficina se encuentra cerrada.

Por favor, deja un mensaje o ponte en contacto con nosotros a través del chat de nuestra web en www.ejemplo.com

¡Gracias y que tengas un buen día!

Guión 12 – Sugerir dejar un mensaje de voz

Hola, te has puesto en contacto con (Nombre de la empresa).

Estás llamando fuera de nuestro horario de atención al cliente, que es de 8 a 16.30 horas de lunes a jueves y de 9 a 16 horas los viernes.

Si tienes una consulta urgente, por favor deja un mensaje de voz y nos pondremos en contacto lo antes posible. Gracias.

Guión 13 – Grabar un mensaje de voz a través del menú interactivo nº 1

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa), nuestras oficinas están cerradas en este momento.

Nuestro horario de apertura es de 9 a 17 horas, de lunes a sábado.

Pulsa 1 para dejar un mensaje de voz y será respondido lo antes posible.

Si tienes una emergencia comercial, pulsa 0 para que te dirijan a nuestro servicio especial fuera del horario de atención.

Guión 14 – Grabar un mensaje de voz a través del menú interactivo nº 2

Hola. Esto es (Nombre de la empresa). Gracias por tu llamada de hoy.

Estás llamando fuera de nuestro horario comercial. Por favor, llama de lunes a viernes entre las 8 y las 17 horas. También puedes dejar un mensaje de voz después del tono de llamada y alguien se pondrá en contacto contigo en breve. Gracias y que tengas un buen día.

Guión 15 – Grabar un mensaje de voz a través del menú interactivo nº 3

Te has comunicado con el servicio de Buzón de voz de (Nombre de la empresa).

Después del tono, por favor, di tu nombre, número de teléfono y para qué llamas. Alguien te devolverá la llamada lo antes posible.

Mensajes del contestador automático por sectores – Plantillas útiles

Los mensajes anteriores pueden ser una buena base para crear guiones para tu empresa. Sin embargo, antes de utilizarlos, puede valer la pena asegurarse de que están adaptados al sector en el que opera tu empresa.

Esto se debe a que cada industria tiene necesidades específicas, por lo que lo más probable es que los clientes te llamen por cosas diferentes según tu nicho. A continuación te presentamos algunos ejemplos de guiones de Contestador automático que puedes utilizar en diversos sectores, desde concesionarios de automóviles, pasando por la panadería, hasta el turismo: ¡disfrútalos!

Concesionarios de automóviles

Guión 16 – Conectarse a un agente nº 1

Gracias por llamar a (nombre de la empresa), tu mejor opción para los coches de primera calidad de esta región.

Para el departamento de recambios, pulsa 1.

Para conocer nuestra dirección y horario de atención, pulsa 2.

Para el taller, pulsa 3.

Pulsa cero para el siguiente operador disponible o # para repetir tus opciones.

Te agradecemos que te pongas en contacto con nosotros y esperamos poder hablar contigo pronto.

Guión 17 – Conectarse a un agente nº 2

Gracias por llamar a (nombre de la empresa), el mejor concesionario de marcas de coches como KIA, BMW, Audi, Mazda y Chevrolet.

Para ventas, pulsa 1.

Para el taller, pulsa 2.

Para piezas, pulsa 3.

Para contabilidad, pulsa 4.

También puedes permanecer en la línea telefónica para esperar a que un asesor esté disponible.

Guión 18 – Conectarse a un agente nº 3

Gracias por llamar al concesionario de automóviles (nombre de la empresa), situado en (ubicación).

Por favor, ten en cuenta que esta llamada será grabada.

Si conoces la extensión correcta, puedes marcarla ahora. Alternativamente, elige una de las opciones disponibles:

Para ventas, pulsa 1.

Para el taller, pulsa 2.

Para piezas, pulsa 3.

Para el departamento de ventas al por mayor, pulsa 4.

Para volver a escuchar las opciones, por favor, pulsa 0.

Educación

Guión 19 – Menú de Navegación de Consultas Generales

Bienvenido a (nombre de la escuela), tu opción educativa para la formación en cosmetología, cuidado de las uñas e instructores profesionales.

Para la clínica de estudiantes, pulsa 1.

Para admisiones, pulsa 2.

Para preguntas sobre las transcripciones o los exámenes de licencia pulsa 3.

Para otras preguntas o para dejar un mensaje en nuestro buzón general, pulsa 4.

Para obtener la dirección de nuestra escuela, información sobre el sitio web o nuestro número de fax, por favor visita www.cosmetología.com

Para repetir estas opciones, pulsa la tecla *.

Guión 20 – Menú de navegación del teléfono de la escuela nº 1

Gracias por elegir (nombre de la escuela), por favor elige una de las siguientes opciones:

Si llamas para actualizar tu expediente de estudiante, pulsa 1.

Si llamas en relación con módulos, cursos o notas de evaluación, pulsa 2.

Si necesitas ayuda para entrar en tu MiCuentaEstudiante, pulsa 3.

Si necesitas soporte técnico de nuestro personal de servicios informáticos, incluido el inicio de sesión en el panel de control del estudiante o el acceso a los materiales del curso, pulsa 4.

Para cualquier otra consulta, por favor, permanece en la línea.

Guión 21 – Menú de navegación del teléfono de la escuela nº 2

Bienvenido a la línea principal de (nombre de colegio).

Si eres estudiante actualmente, pulsa 1.

Si llamas por temas de reclutamiento y admisión, pulsa 2.

Para consultar tu expediente de estudiante, ve a www.expedienteestudiante.com

Para acceder a los resultados de tu módulo, contacta directamente con tu departamento.

Si llamas por una actualización de Covid-19, no cuelgues y alguien te atenderá en breve.

Doctores

Guión 22 – Pide cita en una clínica dental

Gracias por llamar a la consulta del Dr. (apellido).

Si quieres reservar una cita, pulsa 1.

Si llamas para reprogramar tu cita, pulsa 2.

Si llamas para cancelar tu cita, pulsa 3.

Para otras consultas, no cuelgues y alguien te atenderá en breve.

Guión 23 – Menú Consultas

Gracias por llamar a (nombre de la clínica).

Todas las llamadas se grabarán y se controlarán por motivos de formación y garantía de calidad.

Por favor, ten en cuenta que nuestras opciones de menú han cambiado.

Para Español, presione 1,

Si eres un paciente nuevo, pulsa 2,

Si ya eres paciente, pulsa 3,

Si eres farmacéutico, pulsa 4

Si eres médico, pulsa 5,

Para repetir este menú, pulsa 0.

Gracias.

Guión 24 – Menú de Navegación por Departamentos

Bienvenido a nuestra clínica (nombre de la clínica): tu lugar para invertir en una persona más sana.

Esta llamada será grabada. Si no estás de acuerdo, por favor, cuelga ahora. Dependiendo del propósito de tu llamada, por favor, elige una de las siguientes opciones:

Para el departamento de dermatología estética, por favor, pulsa el 1.

Para el departamento de dermatología clínica, por favor, pulsa 2.

Para el departamento de cosmetología, por favor, pulsa 3.

Para reservar o anular tu cita, por favor, permanece en la línea.

Para ver la última actualización de COVID-19, visita nuestro sitio web en www.clinic.com

Finanzas / Seguros / Banca

Guión 25 – Menú de navegación del servicioLlamada de consulta nº 1

Gracias por llamar a las oficinas de (nombre de la empresa) Servicios Financieros y de Seguros Inc.

Para contactar con recepción, pulsa 1.

Para los seguros de coche y hogar, pulsa 2.

Para seguros de vida y rentas vitalicias, pulsa 3

Para seguro médico individual y de grupo, pulsa 4.

Para servicio de atención al cliente, pulsa 5.

Para repetir el menú, pulsa 0.

Para dejar un mensaje de voz, pulsa *.

Guión 26 – Llamada de consulta nº 1

Gracias por llamar hoy a (nombre de la empresa) Consultores Financieros. Si conoces la extensión de tu contacto, por favor, márcala ahora.

Si no, por favor, escucha y elige una de las siguientes opciones para hablar con alguien:

Para ventas y marketing, pulsa 1.

Para nuevos negocios, pulsa 2.

Para contratar, pulsa 3.

Para comisiones, pulsa 4.

Para volver a escuchar este mensaje, por favor, pulsa #.

Gracias por llamar y ¡que tengas un buen día!

Guión 27 – Llamada de consulta nº 2

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa) – servicios de préstamos a empresas.

Estamos deseando charlar contigo.

Si conoces la extensión de tu contacto por favor, introdúcela ahora.

Para hablar con un profesional de préstamos autorizado, pulsa 1.

Si llamas por un préstamo existente, pulsa 2.

Para todas las demás preguntas, pulsa 3.

Por favor, ten en cuenta que todas las llamadas son grabadas. Si no estás de acuerdo con esto, por favor, cuelga ahora.

Turismo

Guión 28 – Menú de consultas sobre hoteles nº 1

Bienvenido a (nombre del hotel). Gracias por llamarnos hoy.

Tu llamada es importante para nosotros, y queremos orientarte con la mayor precisión y rapidez posibles.

Por favor, elige una de las siguientes opciones.

Si eres un cliente que se pone en contacto con nosotros directamente, pulsa 1.

Si eres un agente de viajes, pulsa 2.

Para reservas de grupos de 20 o más personas, pulsa 3.

Para volver a escuchar estas opciones, pulsa 0.

Guión 29 – Menú de consultas sobre hoteles nº 2

¡Hola! Gracias por llamar a (Nombre del hotel) Hotels & Resorts.

Todas las llamadas se graban para garantizar la calidad. Si no deseas que te graben, por favor, cuelga ahora.

Nuestro horario normal de funcionamiento es de lunes a viernes de 9 a 21 horas, hora del este.

Por favor, selecciona una de las dos opciones siguientes.

Si eres un turoperador o una agencia de viajes, pulsa 1.

Si eres cliente, pulsa 2.

Si no te conviene ninguna de estas dos opciones, permanece en línea y alguien te atenderá en breve.

Guión 30 – Menú Consultas Agencia de Viajes

Bienvenido a la agencia de viajes (nombre de la empresa) – las mejores vacaciones.

Por favor, ten en cuenta que esta llamada será grabada.

Si conoces la extensión correcta, puedes marcarla ahora. Alternativamente, elige una de las opciones disponibles:

Si llamas para reservar unas vacaciones, pulsa 1.

Si llamas para pedir detalles de tu oferta vacacional, pulsa 2.

Para obtener detalles sobre las restricciones de viaje por Covid-19, pulsa 3.

Si llamas por otra cosa, no cuelgues y alguien te atenderá en breve.

Tecnología

Guión 31 – Consultas diferentes nº 1

Has llamado a (nombre de la empresa) – la tienda con los mejores equipos de PC a nivel nacional.

Tu llamada es importante para nosotros.

Por favor, selecciona una de las siguientes opciones.

Para reservar una cita, pulsa 1.

Para hablar con el departamento de soporte técnico, pulsa 2.

Para obtener información sobre la empresa, pulsa 3.

Si llamas por otra cosa, no cuelgues y alguien te atenderá enseguida.

Guión 32 – Consultas diferentes nº 2

Gracias por llamar al soporte de software de (nombre de la empresa).

Por favor, ten en cuenta que tu llamada será supervisada para garantizar la calidad.

Para excluirte de la grabación de llamadas, pulsa 1.

Para obtener la licencia, pulsa 2.

Para los productos de copia de seguridad y replicación, pulsa 3.

Para obtener asistencia técnica, no cuelgues y alguien te atenderá en breve.

Guión 33 – Consultas diferentes nº 3

Hola y bienvenido: dinos cómo puede ayudarte hoy nuestra empresa de desarrollo de software.

Para obtener información sobre actualizaciones de software y licencias, pulsa 1.

Para soporte técnico. pulsa 2.

Para los productos de copia de seguridad y replicación, pulsa 3.

En caso de cualquier otra consulta, no cuelgues y alguien te atenderá en breve.

Transporte

Guión 34 – Menú Consultas Logísticas

Gracias por elegir el servicio de transporte de (nombre de la empresa), la principal empresa de transporte de California.

Todas las llamadas son monitorizadas y grabadas por motivos de calidad y formación. Si no deseas que te graben, por favor, cuelga ahora.

Para hacer una nueva reserva o modificar una existente, pulsa 1.

Para convertirte en afiliado o informarte sobre las cuentas corporativas y personales, pulsa 2.

Para localizar tu vehículo o contactar con el centro de expedición, pulsa 3.

Para contabilidad y recibos, pulsa 4.

Si llamas por algún otro motivo, por favor, pulsa 0 y espera al siguiente agente disponible.

Guión 35 – Menú de Consultas de Servicio

Bienvenido a (nombre de la empresa)- los mejores servicios de transporte del estado.

Esta llamada puede ser grabada con fines de formación.

Si conoces la extensión de tu contacto, puedes marcarla en cualquier momento.

Para hacer cambios en una reserva existente o hablar con la central, pulsa 1.

Para comprobar los precios y la disponibilidad, pulsa 2.

Para hacer una futura reserva, pulsa 3.

Para ponerte en contacto con nuestro equipo de gestión de recursos humanos, pulsa 4.

Para cualquier otra cosa, por favor, pulsa 0 para que te pongan en contacto con el siguiente agente disponible.

Guión 36 – Menú Servicio de Información

Gracias por elegir a Transportes (nombre de la empresa), el principal proveedor de servicios de transporte de Canadá.

Por favor, ten en cuenta que nuestras opciones han cambiado recientemente, así que escucha con atención.

Para despachos, pulsa 1.

Para ventas, pulsa 2.

Para el servicio de atención al cliente, pulsa 3.

Si conoces la extensión de la persona con la que intentas contactar, pulsa 8 y luego el número de extensión.

Para obtener más ayuda, por favor, pulsa el 9 o permanece en la línea; alguien te atenderá en breve.

Mejora la eficiencia y la satisfacción del cliente con nuestro contestador automático

Si quieres implantar guiones de contestador automático en tu estrategia de atención al cliente lo antes posible, no busques más. Nuestra función de contestador automático es la solución ideal para las empresas que quieren mejorar la eficacia y los niveles de satisfacción de los clientes.

Puedes utilizarlo para responder a las llamadas y transferirlas a otros departamentos, todo ello sin apenas intervención humana. El contestador automático de CloudTalk contribuirá positivamente a tu negocio en general al permitirte:

• reducir los costes laborales
• mejorar la productividad y eficiencia de los agentes
• proporcionar un mejor servicio a los clientes
• presentar a tu empresa de forma reputada y profesional

y mucho más.

Dado que el 74% de las personas prefieren las llamadas telefónicas a otros métodos de atención al cliente, no hay mejor momento que ahora para cuidar la forma de proporcionar soporte telefónico.

Contestadores automáticos para mejorar

Los guiones de contestador automático son importantes porque ayudan a las organizaciones a proporcionar a sus clientes la información que necesitan de forma eficiente. También permiten a los clientes navegar por el sistema telefónico de la empresa sin tener que hablar con un operador.

Esperamos que hayas disfrutado de este artículo tanto como nosotros escribiéndolo para ti y que encuentres algunos de los guiones ejemplares útiles para tu propio sector y empresa.

Pero no olvides que un buen guión de contestador automático es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es conseguir una herramienta que te permita ponerlas en práctica sin esfuerzo.

¿Todo listo para empezar?

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