35 ideas de mensajes para tu contestador que impresionarán a tus clientes

¿Quieres que tus clientes recuerden su primera interacción con tu empresa como algo positivo, pero no cuentas con suficientes agentes para atender todas las llamadas? ¡Ha llegado el momento de invertir en un contestador automático!

Los mensajes del contestador automático guían a las personas que llaman a través de un sistema telefónico y les proporcionan la información que necesitan de forma rápida y eficaz.

Un sistema telefónico con una operadora automática transfiere a las personas que llaman a una extensión sin necesidad de intervención humana. Puedes pensar en ellos como recepcionistas virtuales.

Los departamentos de atención al cliente de los centros de llamadas suelen confiar en ellos para ofrecer a los clientes una experiencia fluida y sin complicaciones.

Llevar a los clientes de A a B rápidamente es imprescindible cuando los clientes son impacientes y buscan soluciones rápidas a sus problemas. Los guiones para contestadores automáticos deben personalizarse según sus necesidades, como soporte técnico, reservas, mantenimiento y más. En este artículo encontrarás una lista de plantillas que puedes usar en tu centro de llamadas.

Los siguientes ejemplos te ayudarán a mejorar la eficiencia de los agentes de tu centro de llamadas, dividiendo el trabajo y dirigiendo a los clientes directamente a las personas adecuadas.

Mensajes de contestador automático para diferentes casos de uso

Puedes establecer varios mensajes de contestador automático para guiar a tus interlocutores a los distintos departamentos de tu empresa. Pero eso no es todo, también puedes diseñar mensajes para el buzón de voz e incluso mensajes fuera del horario laboral.

Veamos algunos ejemplos.

Contestador automático

Guión 1 – Menú principal de respuesta de voz interactiva

Gracias por llamar a (nombre de la empresa).

Por favor, selecciona una de las siguientes opciones de menú.

Para el atención al cliente, pulsa 1.

Para información sobre ventas y productos, pulsa 2.

Para cuentas por pagar, pulsa 3.

Para Recursos Humanos, pulsa 4.

Para hablar con un agente, pulsa 0.

Para repetir este menú, pulsa el botón de inicio.

Guion 2 – Menú general de respuesta de voz interactiva

Gracias por llamar a (nombre de la empresa).

Nos esforzamos por ayudar a empresas como la tuya a afrontar los cambios en el mundo de la tecnología.

Para asistirte mejor, selecciona una de las siguientes opciones del menú.

Soporte técnico: por favor, pulsa 1.

Departamento de facturación y pagos: por favor, pulsa 2.

Para ponerte en contacto con uno de los asesores de (Nombre de la empresa), por favor pulsa 3.

Para repetir este menú, por favor, pulsa asterisco.

Guion 3 – Menú general de respuesta de voz interactiva

Bienvenido a (Nombre de la empresa), tu primera opción para los mejores servicios de diseño e ingeniería mecánica.

Si conoces la extensión de 3 dígitos deseada, puedes introducirla en cualquier momento durante este mensaje.

Para hablar con uno de nuestros representantes de ventas, por favor, pulsa 1.

Para el servicio de atención al cliente, pulsa 2.

Para Desarrollo Técnico, pulsa 3.

Para dejar un mensaje en el buzón general, pulsa 4.

Gracias por llamar, y no olvides visitar nuestro sitio web en www.ejemplo.com.

Guión 4 – Conectarse a un menú especializado

Gracias por llamar a las oficinas de (nombre de la empresa).

Si conoces la extensión de tu contacto, puedes introducirla ahora. Si no, puedes elegir una de las siguientes opciones:

Para preguntas sobre el pago y la facturación, pulsa 1.

Para contabilidad, pulsa 2.

Para nómina y RRHH, pulsa 3.

Para la acreditación de médicos, pulsa 4.

Para contactar con Julia García, nuestra Directora Ejecutiva, pulsa 5.

Para contactar con Juan Domínguez, nuestro asistente administrativo, pulsa 6.

Para volver a escuchar estas opciones, pulsa asterisco.

Para conocer la ubicación de nuestras oficinas e información sobre teléfono y fax, visita nuestro sitio web en www.CompanyURL.com.

Gracias.

Guion 5 – Menú de consultas de información

Gracias por llamar a nuestra empresa.

Visita nuestro sitio web en www.website.com para ver las ubicaciones, servicios y horarios de nuestra empresa.

Para consultas de facturación, por favor, pulsa 1.

Para hablar con alguien en una de nuestras sucursales en

• Nueva York, pulsa 2.
• Los Angeles, pulsa 3.
• Miami, pulsa 4.
• Chicago, pulsa 5.

Para volver a escuchar estas opciones, pulsa 9 o permanece en la línea, y alguien te atenderá en breve.

Ejemplos de mensajes para el buzón de voz

Supongamos que todos tus agentes están ocupados atendiendo llamadas y la cola es bastante larga. En este caso, da a tus clientes la oportunidad de dejar un mensaje en tu contestador automático o de ponerse en contacto contigo a través de otros canales.

Una buena idea es programar un contestador automático de forma que pueda guiar a las personas que llaman a través del proceso:

Guion 6 – Los agentes están ocupados

Gracias por llamar a (nombre de la empresa).

El tiempo de espera para comunicarse con un agente de este departamento es de más de 30 minutos.

Por favor, deja tu nombre, número de teléfono y un breve mensaje. Intentaremos devolverte la llamada lo antes posible.

Gracias de nuevo por llamar. Que tengas un buen día.

Guion 7 – Los agentes están ocupados

Hola, te damos la bienvenida a (Nombre de la empresa). Gracias por tu llamada.

Lamentablemente, todos nuestros agentes están ocupados en este momento. Sin embargo, puedes dejar un mensaje de voz y alguien se pondrá en contacto contigo muy pronto.

¡Disculpa las molestias y esperamos poder atenderte pronto!

Guion 8 – Los agentes están ocupados

Hola, has llamado a (nombre de la empresa). Gracias por elegirnos.

En este momento, ninguno de nuestros agentes está disponible. Por favor, deja un mensaje de voz o intenta llamar más tarde. También puedes visitar nuestro sitio web en www.empresa.com y chatear con uno de nuestros asesores online. Gracias.

Guion 9 – Opciones de contacto alternativas

Gracias por llamar a (nombre de la empresa),

Lamentablemente, todos nuestros agentes están ocupados en este momento.

Por favor, deja un mensaje y te devolveremos la llamada muy pronto.

También puedes enviar un ticket visitando nuestro sitio web en www.empresa.com o enviando un correo electrónico a atencionalcliente@empresa.com.

Gracias por llamar y esperamos ponernos en contacto contigo pronto.

Guion 10 – Grabar un mensaje de voz a través de un menú interactivo

Has contactado con el contestador automático de (Nombre de la empresa).

Al oír el tono, por favor, deja un mensaje breve indicando tu nombre, tu número de teléfono y el motivo de tu llamada. Alguien de nuestra empresa te devolverá la llamada lo antes posible. ¡Disculpa las molestias y que tengas un buen día!

Contestadores automáticos para horarios fuera de servicio

Los clientes también pueden llamarte fuera de tu horario de apertura. En estos casos, necesitas un contestador automático que les informe y oriente sobre sus posibles opciones.

Deberías configurar estos mensajes para cuando tu negocio esté cerrado, de modo que el teléfono no suene o dé un «pitido» si alguien llama durante estas horas. Estos guiones también informarán a tus clientes de que estás cerrado y les aconsejarán cómo ponerse en contacto contigo de forma alternativa.

Echa un vistazo a estos ejemplos:

Guion 11 – Sugerir contactar a través de un sitio web

Gracias por llamar hoy a (nombre de la empresa).

Nuestra oficina se encuentra cerrada.

Por favor, deja un mensaje o ponte en contacto con nosotros a través del chat de nuestra web en www.ejemplo.com

¡Gracias y que tengas un buen día!

Guion 12 – Sugerir dejar un mensaje de voz

Hola, te has puesto en contacto con (Nombre de la empresa).

Estás llamando fuera de nuestro horario de atención al cliente, que es de 8 a 16.30 horas de lunes a jueves y de 9 a 16 horas los viernes.

Si tienes una consulta urgente, por favor deja un mensaje de voz y nos pondremos en contacto lo antes posible. Gracias.

Guion 13 – Grabar un mensaje de voz a través del menú interactivo

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa), nuestras oficinas están cerradas en este momento.

Nuestro horario de apertura es de 9 a 17 horas, de lunes a sábado.

Pulsa 1 para dejar un mensaje de voz y será respondido lo antes posible.

Si tienes una emergencia comercial, pulsa 0 para que te dirijan a nuestro servicio especial fuera del horario de atención.

Guion 14 – Grabar un mensaje de voz a través del menú interactivo

Hola. Esto es (Nombre de la empresa). Gracias por tu llamada.

Estás llamando fuera de nuestro horario comercial. Por favor, llama de lunes a viernes entre las 8 y las 17 horas. También puedes dejar un mensaje de voz después del tono de llamada y alguien se pondrá en contacto contigo a la mayor brevedad posible. Gracias y que tengas un buen día.

Guion 15 – Grabar un mensaje de voz a través del menú interactivo nº 3

Te has comunicado con el servicio de buzón de voz de (Nombre de la empresa).

Después del tono, por favor, indica tu nombre, número de teléfono y el motivo de tu llamada. Alguien te devolverá la llamada lo antes posible.

Plantillas útiles de mensajes del contestador automático por sectores

Los mensajes anteriores pueden ser una buena base para crear guiones para tu empresa. Sin embargo, antes de utilizarlos, vale la pena asegurarse de que están adaptados al sector en el que opera tu empresa.

Esto se debe a que cada industria tiene necesidades diferentes, por lo que lo más probable es que los clientes te llamen por cosas relacionadas con tu nicho. A continuación te presentamos algunos ejemplos de guiones de contestador automático que puedes utilizar en diversos sectores, desde concesionarios de automóviles, pasando por la panadería, hasta el turismo: ¡disfrútalos!

Concesionarios de automóviles

Guion 16 – Conectarse a un agente

Gracias por llamar a (nombre de la empresa), tu mejor elección en coches de primera calidad de esta región.

Para contactar con el departamento de recambios, pulsa 1.

Para conocer nuestra dirección y horario de atención, pulsa 2.

Para contactar con el taller, pulsa 3.

Pulsa cero para hablar con el siguiente operador disponible o # para repetir tus opciones.

Te agradecemos que te pongas en contacto con nosotros y esperamos poder hablar contigo pronto.

Guion 17 – Contactar con un agente

Gracias por llamar a (nombre de la empresa), el mejor concesionario de marcas de coches como KIA, BMW, Audi, Mazda y Chevrolet.

Para contactar con ventas, pulsa 1.

Para contactar con el taller, pulsa 2.

Para contactar con piezas, pulsa 3.

Para contabilidad, pulsa 4.

También puedes permanecer en la línea telefónica para esperar a que un asesor esté disponible.

Guión 18 – Contactar con un agente

Gracias por llamar al concesionario de automóviles (nombre de la empresa), situado en (ubicación).

Por favor, ten en cuenta que esta llamada será grabada.

Si conoces la extensión correcta, puedes marcarla ahora. Si no, elige una de las opciones disponibles:

Para contactar con ventas, pulsa 1.

Para contactar con el taller, pulsa 2.

Para contactar con piezas, pulsa 3.

Para contactar con el departamento de ventas al por mayor, pulsa 4.

Para volver a escuchar las opciones, por favor, pulsa 0.

Educación

Guion 19 – Menú de navegación de consultas generales

Bienvenido a (nombre de la escuela), tu opción educativa para la formación en cosmetología, cuidado de las uñas e instructores profesionales.

Para contactar con la clínica de estudiantes, pulsa 1.

Para contactar con admisiones, pulsa 2.

Si tienes preguntas sobre las transcripciones o los exámenes de licencia pulsa 3.

Para otras preguntas o para dejar un mensaje en nuestro buzón general, pulsa 4.

Para obtener la dirección de nuestra escuela, información sobre el sitio web o nuestro número de fax, por favor visita www.cosmetología.com

Para repetir estas opciones, pulsa la tecla *.

Guion 20 – Menú de navegación del teléfono de la escuela

Gracias por elegir (nombre de la escuela), por favor elige una de las siguientes opciones:

Si llamas para actualizar tu expediente de estudiante, pulsa 1.

Si llamas en relación con módulos, cursos o notas de evaluación, pulsa 2.

Si necesitas ayuda para entrar en tu MiCuentaEstudiante, pulsa 3.

Si necesitas soporte técnico de nuestro personal de servicios informáticos, incluido el inicio de sesión en el panel de control del estudiante o el acceso a los materiales del curso, pulsa 4.

Para cualquier otra consulta, por favor, permanece en la línea.

Guion 21 – Menú de navegación del teléfono de la escuela nº 2

Bienvenido a la línea principal de (nombre de colegio).

Si eres estudiante, pulsa 1.

Si llamas por temas de inscripción y admisión, pulsa 2.

Para consultar tu expediente de estudiante, ve a www.expedienteestudiante.com

Para acceder a los resultados de tu módulo, contacta directamente con tu departamento.

Si llamas por una actualización de Covid-19, no cuelgues y alguien te atenderá en breve.

Doctores

Guion 22 – Pide cita en una clínica dental

Gracias por llamar a la consulta del Dr. (apellido).

Si quieres reservar una cita, pulsa 1.

Si llamas para reprogramar tu cita, pulsa 2.

Si llamas para cancelar tu cita, pulsa 3.

Para otras consultas, no cuelgues y te atenderemos en breve.

Guión 23 – Menú de consultas

Gracias por llamar a (nombre de la clínica).

Todas las llamadas se grabarán y se controlarán por motivos de formación y garantía de calidad.

Por favor, ten en cuenta que nuestras opciones de menú han cambiado.

Si quiereres ser atendido en español, pulsa 1.

Si eres un paciente nuevo, pulsa 2.

Si ya eres paciente, pulsa 3.

Si eres farmacéutico, pulsa 4.

Si eres médico, pulsa 5.

Para repetir este menú, pulsa 0.

Gracias.

Guion 24 – Menú de navegación por departamentos

Bienvenido a nuestra clínica (nombre de la clínica): tu lugar para invertir en tu salud.

Esta llamada será grabada. Si no estás de acuerdo, por favor, cuelga ahora. Dependiendo del propósito de tu llamada, por favor, elige una de las siguientes opciones:

Para el contactar con departamento de dermatología estética, por favor, pulsa el 1.

Para el contactar con el departamento de dermatología clínica, por favor, pulsa 2.

Para contactar con el departamento de cosmetología, por favor, pulsa 3.

Para reservar o anular tu cita, por favor, permanece en la línea.

Para ver la última actualización de COVID-19, visita nuestro sitio web en www.clinic.com

Finanzas / Seguros / Banca

Guion 25 – Llamada de consulta

Gracias por llamar a las oficinas de (nombre de la empresa) Servicios Financieros y de Seguros Inc.

Para contactar con recepción, pulsa 1.

Para seguros de coche y hogar, pulsa 2.

Para seguros de vida y rentas vitalicias, pulsa 3

Para seguro médico individual y de grupo, pulsa 4.

Para servicio de atención al cliente, pulsa 5.

Para repetir el menú, pulsa 0.

Para dejar un mensaje de voz, pulsa *.

Guion 26 – Llamada de consulta

Gracias por llamar hoy a (nombre de la empresa) Consultores Financieros. Si conoces la extensión de tu contacto, por favor, márcala ahora.

Si no, por favor, escucha y elige una de las siguientes opciones para hablar con un agente:

Para ventas y marketing, pulsa 1.

Para nuevos negocios, pulsa 2.

Para contratar, pulsa 3.

Para comisiones, pulsa 4.

Para volver a escuchar este mensaje, por favor, pulsa #.

Gracias por llamar y ¡que tengas un buen día!

Guion 27 – Llamada de consulta

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa) – servicios de préstamos a empresas.

Estamos deseando charlar contigo.

Si conoces la extensión de tu contacto por favor, introdúcela ahora.

Para hablar con un profesional de préstamos autorizado, pulsa 1.

Si llamas por un préstamo existente, pulsa 2.

Para todas las demás preguntas, pulsa 3.

Por favor, ten en cuenta que todas las llamadas son grabadas. Si no estás de acuerdo con esto, por favor, cuelga ahora.

Turismo

Guion 28 – Menú de consultas sobre hoteles nº 1

Bienvenido a (nombre del hotel). Gracias por llamarnos hoy.

Tu llamada es importante para nosotros, y queremos orientarte con la mayor precisión y rapidez posibles.

Por favor, elige una de las siguientes opciones.

Si eres un cliente que se pone en contacto con nosotros directamente, pulsa 1.

Si eres un agente de viajes, pulsa 2.

Para reservas de grupos de 20 o más personas, pulsa 3.

Para volver a escuchar estas opciones, pulsa 0.

Guion 29 – Menú de consultas sobre hoteles

¡Hola! Gracias por llamar a (Nombre del hotel) Hotels & Resorts.

Todas las llamadas se graban para garantizar la calidad. Si no deseas que te graben, por favor, cuelga ahora.

Nuestro horario normal de funcionamiento es de lunes a viernes de 9 a 21 horas.

Por favor, selecciona una de las dos opciones siguientes.

Si eres un turoperador o una agencia de viajes, pulsa 1.

Si eres cliente, pulsa 2.

Si no te conviene ninguna de estas dos opciones, permanece en línea y alguien te atenderá en breve.

Guión 30 – Menú de consultas de agencia de viajes

Te damos la bienvenida a a la agencia de viajes (nombre de la empresa) – las mejores vacaciones.

Por favor, ten en cuenta que esta llamada será grabada.

Si conoces la extensión correcta, márcala ahora. Si no, elige una de las opciones disponibles:

Si llamas para reservar unas vacaciones, pulsa 1.

Si llamas para pedir detalles de tu oferta vacacional, pulsa 2.

Para obtener detalles sobre las restricciones de viaje por Covid-19, pulsa 3.

Si llamas por otra consulta, no cuelgues y alguien te atenderá en breve.

Tecnología

Guion 31 – Consultas diferentes

Has llamado a (nombre de la empresa) – la tienda con los mejores equipos de PC a nivel nacional.

Tu llamada es importante para nosotros.

Por favor, selecciona una de las siguientes opciones.

Para reservar una cita, pulsa 1.

Para hablar con el departamento de soporte técnico, pulsa 2.

Para obtener información sobre la empresa, pulsa 3.

Si llamas por otra consulta, no cuelgues y alguien te atenderá enseguida.

Guion 32 – Consultas diferentes nº 2

Gracias por llamar al soporte de software de (nombre de la empresa).

Por favor, ten en cuenta que tu llamada será supervisada para garantizar la calidad.

Para excluirte de la grabación de llamadas, pulsa 1.

Para obtener la licencia, pulsa 2.

Para los productos de copia de seguridad y replicación, pulsa 3.

Para obtener asistencia técnica, no cuelgues y alguien te atenderá en breve.

Guion 33 – Consultas diferentes

Hola, ¿en qué podemos ayudarte con nuestras soluciones de desarrollo de software?

Para obtener información sobre actualizaciones de software y licencias, pulsa 1.

Para soporte técnico. pulsa 2.

Para los productos de copia de seguridad y replicación, pulsa 3.

En caso de cualquier otra consulta, no cuelgues y alguien te atenderá en breve.

Transporte

Guion 34 – Menú de consultas logísticas

Gracias por elegir el servicio de transporte de (nombre de la empresa), la principal empresa de transporte de California.

Todas las llamadas son monitoreadas y grabadas por motivos de calidad y formación. Si no deseas que ser grabado, por favor, cuelga ahora.

Para hacer una nueva reserva o modificar una existente, pulsa 1.

Para convertirte en afiliado o informarte sobre las cuentas corporativas y personales, pulsa 2.

Para localizar tu vehículo o contactar con el centro de expedición, pulsa 3.

Para contabilidad y recibos, pulsa 4.

Si llamas por algún otro motivo, por favor, pulsa 0 y espera al siguiente agente disponible.

Guion 35 – Menú de consultas sobre el servicio

Bienvenido a (nombre de la empresa), los mejores servicios de transporte del estado.

Esta llamada puede ser grabada con fines de formación.

Si conoces la extensión de tu contacto, puedes marcarla en cualquier momento.

Para hacer cambios en una reserva existente o hablar con la central, pulsa 1.

Para comprobar los precios y la disponibilidad, pulsa 2.

Para hacer una futura reserva, pulsa 3.

Para ponerte en contacto con nuestro equipo de gestión de recursos humanos, pulsa 4.

Para cualquier otra consulta, por favor, pulsa 0 para que te pongan en contacto con el siguiente agente disponible.

Guión 36 – Menú del servicio de información

Gracias por elegir a Transportes (nombre de la empresa), el principal proveedor de servicios de transporte de Canadá.

Por favor, ten en cuenta que nuestras opciones han cambiado recientemente, así que escucha con atención.

Para contactar con despachos, pulsa 1.

Para contactar con ventas, pulsa 2.

Para contactar con el servicio de atención al cliente, pulsa 3.

Si conoces la extensión de la persona con la que intentas contactar, pulsa 8 y luego el número de extensión.

Para obtener más ayuda, por favor, pulsa el 9 o permanece en la línea; alguien te atenderá en breve.

Mejora la eficiencia y la satisfacción del cliente con nuestro contestador automático

Si quieres implantar guiones de contestador automático en tu estrategia de atención al cliente lo antes posible, no busques más. Nuestro contestador automático es la solución ideal para las empresas que quieren mejorar la eficacia y los niveles de satisfacción de sus clientes.

Puedes utilizarlo para responder a las llamadas y transferirlas a otros departamentos, todo ello sin apenas intervención humana. El contestador automático de CloudTalk impulsará tu negocio al ayudarte a:

• Reducir los costes laborales.
• Mejorar la productividad y eficiencia de los agentes.
• Proporcionar un mejor servicio a los clientes.
• Presentar a tu empresa con reputación y profesionalidad.

Y mucho más.

Dado que el 74% de las personas prefieren las llamadas telefónicas a otros métodos de atención al cliente, no hay mejor momento que ahora para cuidar la forma de proporcionar soporte telefónico.

Mejora la experiencia con contestadores automáticos

Los guiones de contestador automático son clave porque permiten a las empresas brindar información útil a los clientes de manera eficiente. Además, facilitan que los clientes naveguen por el sistema telefónico sin necesidad de hablar con un operador. También permiten a los clientes navegar por el sistema telefónico de la empresa sin tener que hablar con un operador.

Esperamos que hayas disfrutado de este artículo tanto como nosotros escribiéndolo para ti y que encuentres algunos de los guiones ejemplares útiles para tu propio sector y empresa.

Pero no olvides que un buen guion de contestador automático es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es conseguir una herramienta que te permita ponerlas en práctica sin esfuerzo.

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