Explicación de los marcadores salientes: Tipos, ventajas y buenas prácticas

La tasa media de conversión de las llamadas en frío es del 2%. Pero si el objetivo es impulsar más las ventas salientes, ¿cómo hacerlo? Haz más y mejores llamadas más rápido con un marcador saliente.

No todos los marcadores telefónicos salientes son iguales. Hay varios tipos, cada uno con sus propias ventajas y sus mejores casos de uso. Hoy te lo contamos todo sobre ellos. Sigue leyendo para descubrir cuál es el mejor marcador saliente para ti.

Puntos clave:

• Los marcadores salientes pueden dividirse en cuatro tipos básicos en función de la complejidad y el caso de uso: Marcadores automáticos, marcadores predictivos, marcadores potentes y marcadores inteligentes.
• Utilizar un software de marcación automática para un centro de llamadas salientes te permite optimizar la eficacia del equipo, la captación de clientes, la gestión de clientes potenciales, las tasas de conversión, etc.
• Adaptar el mejor marcador saliente a tu caso de uso puede aumentar el éxito de las llamadas en un 400%, ayudarte a llegar a 3 veces más clientes potenciales al día y reducir el tiempo de las llamadas en un 50%.

¿Qué es un marcador saliente?

Los marcadores salientes son un término genérico que se utiliza habitualmente para referirse a todos los tipos de Sistemas de Marcación Automática (ADS). Como su nombre indica, se trata de soluciones de software que automatizan el proceso de marcación para llamadas salientes, normalmente llamadas frías de ventas.

Aunque existen múltiples tipos de marcadores automáticos, todos comparten varios rasgos comunes que los convierten en una piedra angular de las modernas estrategias de ventas salientes.

Y lo que es más importante, eliminan la necesidad de marcar manualmente, lo que acelera considerablemente el proceso de llamada y permite aprovechar al máximo la mano de obra, reducir la composición de los equipos y realizar hasta 3 veces más llamadas al día.

¿Por qué deberías utilizar un marcador saliente?

Después de abordar el tema en la sección anterior, es justo que dediquemos algo de tiempo a explorar a fondo las ventajas de utilizar un marcador saliente. Esto es lo que puedes esperar tras incorporar cualquier tipo de ADS a tus operaciones.

• Mayor eficacia operativa:

Los marcadores salientes aumentan significativamente la eficacia de los equipos de ventas al automatizar el proceso de marcación. En lugar de marcar manualmente cada número, los agentes pueden centrarse en interactuar con los clientes potenciales, lo que se traduce en 3 veces más llamadas al día y más oportunidades de conversión.

• Mayor compromiso del cliente:

Al agilizar el proceso de llamada, los marcadores salientes permiten a los agentes dedicar más tiempo a establecer relaciones con los clientes potenciales. Con funciones como la grabación de llamadas y la integración con CRM, los agentes pueden personalizar las interacciones y ofrecer un mejor servicio, mejorando en última instancia la satisfacción y retención de los clientes.

• Mejora de la gestión de clientes potenciales y de las tasas de conversión:

Los marcadores telefónicos salientes ayudan a gestionar los clientes potenciales de forma más eficaz, organizando listas de contactos, programando llamadas de seguimiento y haciendo un seguimiento de las interacciones. Este enfoque estructurado puede ofrecer una precisión del 98% en la verificación de números y garantiza que ningún contacto se pierda, lo que se traduce en mayores tasas de conversión e ingresos.

• Reducción del tiempo de inactividad de los Agentes:

Con los marcadores salientes, los agentes pasan menos tiempo esperando entre llamada y llamada, ya que el sistema marca automáticamente el siguiente número en cuanto está disponible. Esto minimiza los tiempos muertos y mantiene a los agentes productivos durante sus turnos.

• Cumplimiento y Gestión de Riesgos:

Los marcadores salientes están equipados con funciones que garantizan el cumplimiento de normativas como la Ley de Protección del Consumidor Telefónico (TCPA) y las listas de No Llamar (DNC). El software de marcación ayuda a mitigar el riesgo de incumplimiento y los posibles problemas legales, filtrando automáticamente los números y registrando el consentimiento.

Tipos de marcadores salientes

El mercado de los programas de marcación saliente es amplio y variado, con múltiples tipos de software en oferta, cada uno con sus propias ventajas, desventajas, mejores prácticas y casos de uso ideales. Así que, para ayudarte a navegar por este tema, hemos preparado esta útil tabla.

#Marcador automático nº 1

El tipo más básico de marcador saliente. Llama al siguiente número de la cola una vez finalizada la última llamada.

Caso práctico: Operaciones de llamadas de bajo coste y gran volumen para ventas sencillas.

Comprueba cuánto cuesta el Marcador automático.

¿Cómo puedes comparar el marcador automático con el predictivo?

#nº 2 Marcador predictivo

Un marcador saliente capaz de evaluar y anticipar la capacidad del centro de llamadas. Puede iniciar varias llamadas simultáneamente para cada agente con el fin de maximizar la utilización de los recursos.

Caso práctico: Campañas de llamadas de gran volumen para equipos pequeños con recursos limitados.

#3 Marcador Automático

Marcador telefónico saliente que realiza una llamada por agente cada vez. Ofrece un mayor nivel de control sobre las colas de llamadas designadas. Es fácil de usar y no requiere algoritmos complejos para funcionar.

Caso práctico: Campañas de llamadas equilibradas optimizadas tanto para el alcance como para la personalización.

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#4 Marcador Inteligente

El más complejo de todos los marcadores salientes. Puede utilizarse para crear colas de llamadas y campañas altamente personalizadas y adaptables. Puede integrarse con herramientas de terceros (CRM, Helpdesks, etc.) y Click-to-Call.

Caso práctico: Campañas de llamadas de alto valor y tamaño medio optimizadas para CSAT.

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Cómo elegir el mejor marcador saliente (para ti)

Como debería ser claramente evidente, a pesar de compartir la misma denominación que los marcadores automáticos salientes, cada tipo es muy diferente. Si quieres encontrar el más adecuado para ti, tendrás que tener en cuenta los siguientes aspectos.

#1 Evalúa las necesidades y objetivos de tu empresa:

Antes de invertir en un marcador saliente, tómate tu tiempo para pensar en las necesidades y objetivos de tu empresa. Ten en cuenta factores como el tamaño de tu equipo de ventas, la naturaleza de tus campañas salientes y tu público objetivo.

¿Te centras en las llamadas en frío de gran volumen, o das prioridad a las interacciones personalizadas con los clientes potenciales? Comprender tus requisitos específicos te ayudará a reducir tus opciones y a elegir un marcador que cumpla tus objetivos empresariales.

#2 Comprende tu volumen de llamadas y la capacidad de tus agentes:

Evalúa tu volumen de llamadas y la capacidad de tus agentes para determinar los requisitos de escalabilidad y eficacia de tu marcador saliente.

Si prevés volúmenes de llamadas elevados y tienes un gran equipo de agentes, quizá te convenga un marcador potente que pueda ajustar automáticamente las tasas de marcación en función de la disponibilidad de los agentes.

Por el contrario, si tienes un equipo más pequeño o volúmenes de llamadas variables, un marcador progresivo o potente puede ser más adecuado para ajustar el ritmo de las llamadas a la capacidad de los agentes de forma eficaz.

#3 Considera las integraciones de terceros:

La integración con tu CRM (gestión de relaciones con los clientes) y plataformas de software existentes es esencial para que las operaciones y la gestión de datos sean fluidas.

Elige un marcador saliente que ofrezca sólidas capacidades de integración con sistemas CRM populares, como Salesforce, HubSpot o Zoho CRM.

Esto garantiza que tu equipo de ventas pueda acceder a la información relevante de los clientes, realizar un seguimiento de las interacciones y sincronizar datos sin esfuerzo, agilizando el flujo de trabajo y mejorando la productividad.

#4 Vigila el Cumplimiento:

El cumplimiento de la normativa, como hemos mencionado antes, es primordial si quieres realizar campañas salientes eficaces, especialmente a nivel internacional. Por tanto, es vital que busques un proveedor que cumpla todos los requisitos en tus países objetivo.

Las funciones clave que debes buscar son la depuración automática de listas DNC (No llamar), la gestión del consentimiento de grabación de llamadas y los mecanismos de exclusión voluntaria. Sin embargo, también debes prestar atención a los protocolos de encriptación robustos y al almacenamiento seguro de datos.

Las 3 mejores prácticas para la marcación saliente

#1 Forma y equipa a tu equipo:

Proporciona una formación completa a tu equipo de ventas para asegurarte de que dominan el uso del software de marcación saliente y están equipados con las habilidades necesarias para relacionarse con los clientes potenciales de forma eficaz.

La formación debe abarcar varios aspectos, como la navegación por la interfaz del marcador, la comprensión de los flujos de trabajo de las llamadas, el manejo de las objeciones y el aprovechamiento de las funciones de integración de CRM.

Además, asegúrate de que tu equipo está informado sobre las normas de cumplimiento y las políticas de la empresa para mitigar los riesgos y mantener la profesionalidad durante las interacciones.

#2 Invierte tiempo en guiones y planificación de llamadas:

Desarrolla guiones y planes de llamadas bien elaborados para guiar a tu equipo de ventas durante las campañas de llamadas salientes.

Los guiones proporcionan un marco para las conversaciones, fomentando la autenticidad y la flexibilidad para adaptarse a las necesidades y preferencias únicas de cada posible cliente. Incorpora a tus guiones temas de conversación clave, propuestas de valor y estrategias de gestión de objeciones para mantener las interacciones centradas e impactantes.

Revisa y perfecciona periódicamente los guiones basándote en los comentarios y las métricas de rendimiento para mejorar continuamente la eficacia.

#3 Monitoriza y Analiza las Métricas de las Llamadas:

Supervisa y analiza periódicamente las métricas de llamadas para evaluar el rendimiento de tus campañas de marcación saliente e identificar áreas de mejora. Haz un seguimiento de las métricas clave, como las tasas de conexión de llamadas, las tasas de conversión, la duración media de las llamadas y la utilización de los agentes, para medir la eficacia de las campañas y la productividad de los agentes.

Aprovecha los informes y las herramientas analíticas que te proporciona tu software de marcación saliente para conocer las tendencias de las llamadas, identificar las estrategias de alto rendimiento y abordar rápidamente cualquier problema o cuello de botella.

Utiliza información basada en datos para optimizar los parámetros de marcación, perfeccionar los guiones y asignar recursos de forma eficaz para maximizar los resultados.

Resumiendo

A estas alturas, no debería sorprender por qué tantas empresas valoran tanto el software de marcación saliente. Y teniendo en cuenta las recientes mejoras realizadas en el ámbito de la IA y la automatización, es probable que cada vez sea más eficaz.

Pero los marcadores automáticos no son todo lo que hay que hacer para realizar llamadas salientes eficaces. Si quieres sacar realmente el máximo partido a tus esfuerzos, tendrás que aplicar muchas de las mejores prácticas del sector y estrategias de expertos. Por suerte, CloudTalk lo tiene cubierto.