La guía definitiva para elegir el mejor software de marcación automática en 2024

Imagina un agente de un centro de llamadas que sólo puede mantener conversaciones significativas durante 20 minutos cada hora. Marcando los números de uno en uno, están ocupados durante 40 minutospor hora, lo que les deja un 33% ociosos.

Pero con los marcadores automáticos, recuperas todo ese tiempo perdido con la marcación manual. Estas herramientas permiten a los agentes maximizar su potencial, conectando sin esfuerzo con los clientes y aumentando la eficacia.

Pero, ¿qué son exactamente los marcadores automáticos y cómo funcionan?

Profundizamos en ello en este artículo.

Puntos clave:

• Los marcadores automáticos son herramientas de software que automatizan la marcación de números de teléfono, conectando eficazmente a los clientes con un IVR o un agente.
• Al seleccionar un marcador automático, ten en cuenta su integración con el sistema existente, la rentabilidad, la escalabilidad, la facilidad de uso y el cumplimiento de la normativa.
• El software de marcación telefónica automática evalúa la disponibilidad de los agentes, predice el número óptimo de llamadas a realizar, evita problemas de gestión de llamadas y recopila datos estadísticos para optimizar el proceso de marcación.

¿Qué es un marcador automático?

Un software de marcación automática o marcación automática VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), como su nombre indica, es un software que marca automáticamente números de teléfono. Una vez contestada la llamada, el sistema conecta al destinatario con un agente en directo.

Piensa en él como una forma de acelerar el proceso de hacer muchas llamadas telefónicas. En lugar de marcar cada número manualmente, el marcador automático lo hace por ti, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

Si tu empresa realiza muchas llamadas salientes, introducir un software de marcación automática de telemarketing puede aumentar la eficacia de los agentes.

No sólo elimina la necesidad de marcar manualmente, sino también de escuchar tonos de llamada o esperar respuestas.

Tipos de marcación automática

Los dos tipos principales de marcadores automáticos son Smart Dialer y Power Dialer. En esta tabla puedes encontrar las diferencias más importantes.

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¿Cómo funciona un marcador automático?

Así funciona el marcador automático:

• Evaluar la disponibilidad de los agentes: El software de marcación automática evalúa el número de agentes que trabajan en un proyecto, teniendo en cuenta su velocidad de conversación y el tiempo necesario para encontrar los números de teléfono.

• Predicción de las necesidades de marcación: Utilizando la información mencionada, el sistema predice el número correcto de llamadas telefónicas que hay que hacer en cada momento y las conecta con los agentes disponibles.

• Prevención de problemas de gestión de llamadas: Este proceso ayuda a evitar situaciones en las que un cliente contesta a una llamada sin que haya un agente disponible para atenderle.

• Gestión de tareas y recopilación de datos: Los marcadores están diseñados para gestionar múltiples tareas y colaborar con numerosos agentes, lo que les permite recopilar suficientes datos estadísticos para hacer predicciones precisas.

• Integración y optimización: Estos sistemas de marcación se integran perfectamente con los sistemas CRM, determinan las zonas horarias y la disponibilidad de los agentes, y optimizan los intentos de llamada y los tiempos de espera en consecuencia.

Cómo elegir el mejor software de marcación automática para tu empresa

Con la gran variedad de opciones que existen, ¿cómo puedes asegurarte de que estás seleccionando el mejor software de marcación automática para tu empresa? Aquí tienes algunos factores clave a tener en cuenta:

Comprueba las capacidades de integración

Asegúrate de que tu software de marcación automática se integra perfectamente con tus sistemas existentes, como HubSpot, Zendesk, Pipedrive, Salesforce o Zapier, en función de las herramientas y CRM que utilices habitualmente. Una integración fluida con estas plataformas garantiza que tus datos fluyan sin problemas entre los sistemas, lo que permite una gestión eficaz del flujo de trabajo y la sincronización de datos.

Considerar la rentabilidad

Busca el equilibrio adecuado entre precio y valor, y ten en cuenta el coste total. Debes pensar en cómo beneficiará el software de marcación automática a la productividad y rentabilidad de tu agencia a largo plazo, y asegurarte de que se ajusta a tu presupuesto.

Evaluar la escalabilidad

A medida que crece tu negocio, asegúrate de que tu software de marcación automática puede escalar con él. Estadísticamente, utilizar un software no escalable puede hacerte perder hasta el 28% de tus ingresos. Busca opciones que puedan crecer contigo, satisfaciendo tus necesidades crecientes con facilidad. Una solución escalable garantiza que tu sistema de marcación automática pueda adaptarse al aumento del volumen de llamadas y a la evolución de las necesidades de tu empresa sin comprometer el rendimiento ni incurrir en costes adicionales.

Prioriza la facilidad de uso

Mantén a tu equipo en sintonía con una interfaz fácil de usar. Elige un software por el que sea fácil navegar, minimizando el tiempo de formación y maximizando la productividad. Una interfaz intuitiva agiliza el proceso de marcación, permitiendo a tu equipo centrarse en sus tareas sin verse atascado por un software complejo.

Garantizar el cumplimiento

Mantente en armonía con la normativa. Asegúrate de que tu software de marcación automática cumple todos los requisitos de conformidad, protegiendo tanto a tu empresa como a tus clientes. Verifica que el marcador automático cumple los requisitos normativos, incluidas las leyes de protección de datos y las normas de telemarketing, para evitar posibles problemas legales y mantener unas prácticas empresariales éticas.

Centrarse en las características

Al seleccionar el mejor software de marcación automática para tu empresa, las funciones son cruciales para aumentar la eficacia y mejorar las conexiones con los clientes. Por ejemplo, entre las funciones clave del software de marcación automática para centros de llamadas están las transcripciones del buzón de voz, las funciones de grabación de llamadas y la supervisión de llamadas.

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¿Listo para configurar tu marcación automática?

En términos sencillos, los marcadores automáticos son como ayudantes inteligentes para los equipos de ventas. Hacen el tedioso trabajo de marcar números automáticamente, liberando a los agentes para que puedan hablar más con los clientes.

Hay distintos tipos, cada uno con su propia forma de ayudar a los agentes.

Pero es importante utilizarlos con responsabilidad, siguiendo las normas para que los clientes no se sientan molestos. Elige el que mejor ayude a tu negocio.

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