By S. Lucido-Balestrieri

| 1 Ago 2024

Comunicación

Los 12 mejores ejemplos de buzones de voz fuera de la oficina para 2024

¿Alguna vez te has visto atrapado en la monotonía de los mensajes de voz? No eres el único.

Pero, ¿y si pudieras ver un asombroso aumento del 22% en las respuestas si utilizas un potente buzón de voz, incluso cuando no estás en tu mesa?

Los mensajes de voz eficaces mejoran la captación de clientes potenciales y las tasas de conversión, ya que atraen a los clientes potenciales perdidos, dejan una impresión duradera e incitan a la acción, aumentando potencialmente las ventas.

Acompáñanos a desvelar los 12 mejores ejemplos de buzones de voz fuera de la oficina, junto con consejos de expertos que te ayudarán a ser un as en el juego de los buzones de voz.

Puntos clave:

Mejora la comunicación aumentando el compromiso y añadiendo un toque personal, a la vez que proporcionas accesibilidad y agilizas los procesos de comunicación.
Aprende a elaborar mensajes de voz fuera de la oficina con un enfoque centrado en el cliente que muestre la dedicación al servicio al cliente, fomentando relaciones más sólidas y generando confianza a lo largo del tiempo.
Incorpora un toque de humor o creatividad a los mensajes de voz fuera de la oficina para entretener a quienes llaman y dejar una impresión positiva duradera, fomentando conexiones más fuertes y el recuerdo de la marca.

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¿Por qué son importantes los mensajes de voz fuera de la oficina?

En el vertiginoso mundo actual, un buzón de voz fuera de la oficina no es sólo una cortesía: es un punto de contacto crítico que puede moldear la percepción de tus clientes y hacer que las ruedas de tu negocio sigan girando, incluso cuando no estás allí para responder directamente a la llamada.

Si crees que los mensajes de voz fuera de la oficina no son importantes para una empresa, aquí tienes varias razones para reconsiderarlo:

Los mensajes de voz fuera de la oficina mantienen informadas a las personas que llaman cuando no estás disponible, garantizando una comunicación transparente.

Informan a las personas que llaman sobre la duración de tu ausencia y proporcionan contactos de emergencia en caso necesario, gestionando sus expectativas de respuesta.

Al orientar a quienes llaman sobre qué hacer en tu ausencia, los mensajes de voz fuera de la oficina garantizan que no se pasen por alto mensajes importantes.

Los mensajes de voz explican lo que pueden esperar los que llaman y les orientan, mostrando profesionalidad y fiabilidad.

Al añadir urgencia y un toque personal, los mensajes de voz fuera de la oficina pueden aumentar la satisfacción del cliente, reforzando así la reputación y las relaciones empresariales.

Además, los estudios han demostrado que el uso de un buzón de voz potente puede provocar un aumento del 22% en las respuestas, lo que pone de relieve su eficacia para mantener el compromiso y garantizar que no se pierdan las comunicaciones críticas.

Resultados de PlanRadar utilizando funciones de Cloudtalk como el buzón de voz

20% Aumento de la eficacia de los agentes
70% Aumento de la eficacia en la gestión de llamadas
3% Disminución de llamadas perdidas

Cómo crear el buzón de voz fuera de la oficina perfecto

Ahora que ya hemos hablado de por qué son importantes los mensajes de voz fuera de la oficina, aquí tienes 5 consejos para sacarles el máximo partido:

#1 Introduce el nombre de tu empresa

Comienza tu buzón de voz indicando claramente el nombre de tu empresa. Este sencillo paso añade un toque de profesionalidad y garantiza que las personas que llaman saben que se han puesto en contacto con el lugar adecuado.

Ejemplo: «Hola, has llamado a CloudTalk…»

#2 Horario de atención al público

Establece expectativas mencionando por adelantado tu horario comercial. Esto ayuda a las personas que llaman a entender cuándo pueden esperar una respuesta y reduce la probabilidad de frustración.

Ejemplo: «Nuestro horario comercial es de 10 a 17 h, hora centroeuropea».

#3 Ofrecer una orientación clara

Orienta a quienes llaman sobre qué hacer a continuación. Ya sea dejar un mensaje de voz, navegar por un menú telefónico o explorar opciones de contacto alternativas, la claridad es clave.

Ejemplo: «Si llamas por un pedido existente, pulsa 1. Si quieres ayuda para hacer un pedido nuevo, pulsa 2».

#4 Proporcionar opciones de contacto adicionales

Ofrece métodos de contacto alternativos, como el correo electrónico o el chat en directo. Así te aseguras de que las personas que llamen tengan opciones para ponerse en contacto contigo, incluso fuera del horario laboral habitual.

Ejemplo:«Hay agentes disponibles para ayudarte a través de la función de chat en directo de nuestro sitio web. También puedes enviarnos un correo electrónico a help@cloudtalk.io.»

#5 Que sea dulce y sencillo

Respeta el tiempo de tus interlocutores manteniendo un mensaje conciso y directo. Intenta transmitir la información esencial en 20-25 segundos.

Ejemplo: «Hola, te has puesto en contacto con [Your Name] en [Your Company]. En estos momentos estoy fuera de la oficina, pero volveré en [Return Date]. Por favor, deja tu nombre, número y un breve mensaje, y te responderé lo antes posible. Gracias por llamar y que tengas un buen día».

¿Preparado para transformar la comunicación de tu empresa?

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Sella las ventas con el dominio del buzón de voz fuera de la oficina

Si alguna vez has dudado de la importancia de los mensajes de voz fuera de la oficina para una empresa, te damos razones de peso para reconsiderarlo y consejos para maximizar su potencial.

Recuerda que un mensaje de voz bien elaborado puede marcar la diferencia a la hora de fomentar relaciones sólidas con los clientes y mejorar la reputación de tu empresa.

Pero para liberar realmente todo el potencial de tu estrategia de buzón de voz, necesitas una solución de buzón de voz que te haga la vida más fácil.

Con CloudTalk, gestionar tus mensajes de voz es pan comido. Desde revisar y responder a los mensajes de voz directamente en la aplicación hasta recibir transcripciones en tu correo electrónico, CloudTalk simplifica la comunicación para que puedas centrarte en lo importante.

Obtén más información sobre nuestra función de buzón de voz aquí.

Preguntas frecuentes

¿Cómo dejar un mensaje de voz fuera de la oficina?

Con Cloudtalk, es muy fácil dejar un mensaje de voz fuera de la oficina.
Estos son los pasos clave para dejar un mensaje de voz fuera de la oficina utilizando Cloudtalk:

1. Establece tu horario de oficina en la aplicación Cloudtalk.
Esto te permite reproducir automáticamente un mensaje personalizado de fuera de la oficina cuando no estés disponible.
2. Graba un saludo de voz profesional de fuera de la oficina que incluya:
– Tu nombre.
– Las fechas en las que estarás fuera de la oficina.
– Una petición para que la persona que llama deje un mensaje.
– Opcionalmente, el nombre y la información de contacto de un compañero que pueda ayudarte en tu ausencia.

Cloudtalk te permite crear y programar fácilmente varios saludos de voz personalizados, para que puedas tener un mensaje específico fuera de la oficina listo cuando lo necesites.

¿Qué no decir en un mensaje de voz?

He aquí algunos escollos clave que debes evitar en un mensaje de voz:

– No hables de forma insípida; usa la energía.
– Ten un propósito claro; no divagues.
– Di tu número de teléfono despacio.
– Evita los fondos ruidosos.
– No prometas una devolución de llamada inmediata.
– Di siempre tu nombre completo.
– Termina con una invitación para que te llamen.

¿Cómo puede ayudar CloudTalk a gestionar mis mensajes de voz de forma más eficaz?

Al cargar los mensajes de voz en CloudTalk, puedes acceder a todos ellos en un solo lugar, lo que garantiza respuestas puntuales y una mayor satisfacción del cliente.

CloudTalk también ofrece varias funciones para mejorar la gestión del buzón de voz, como la transcripción del buzón de voz, que te permite leer los mensajes sin necesidad de escucharlos; saludos personalizables para adaptarlos a diferentes necesidades o épocas del año; caída del buzón de voz e integración con tu CRM para mantener todas las interacciones con los clientes en un solo lugar.

¿Algún consejo para integrar los mensajes de voz en mi estrategia de comunicación con los clientes?

Integrar los mensajes de voz en tu estrategia de comunicación con los clientes mejora el compromiso y ofrece mensajes personalizados.
He aquí cómo:

– Segmenta tu audiencia en función de los datos demográficos, el comportamiento y la etapa del recorrido del comprador.
– Elabora mensajes personalizados que aborden las necesidades individuales con llamadas a la acción claras.
– Utiliza el buzón de voz para recoger opiniones y realizar encuestas para mejorar los productos y servicios.
– Realiza un seguimiento de métricas como la tasa de respuesta y las conversiones para comprobar la eficacia de la campaña.

Siguiendo estos pasos, puedes crear campañas de buzón de voz eficaces que complementen tu estrategia general de marketing y obtengan resultados.