Integración VoIP CRM: Una guía completa

¿Qué obtienes cuando combinas VoIP con un CRM? Costes hasta un 75% más bajos, alcance global, mejor acceso a los datos de los clientes, un 300% más de conversiones y mucho más.

Las plataformas de Voz sobre Protocolo de Internet(VoIP) y Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM) se han convertido en la piedra angular de las operaciones de los centros de llamadas entrantes y salientes. Y con razón, teniendo en cuenta todas las ventajas que pueden ofrecer.

Con ese fin, en este artículo trataremos todo lo que necesitas saber sobre la integración VoIP CRM, incluyendo qué es, cómo funciona, qué puede hacer por ti y cómo puedes empezar a utilizarla si aún no lo has hecho.

Puntos clave:

• Las integraciones de telefonía CRM describen la combinación de plataformas VoIP y CRM mediante software propietario o una API personalizada.
• Las integraciones telefónicas de CRM se benefician de sincronización automática, llamadas instantáneas, acceso a grabaciones de llamadas, opciones de personalización y mucho más.
• Las funciones de las integraciones de sistemas telefónicos CRM te ayudan a ahorrar tiempo y dinero, mejorar la satisfacción de clientes y empleados, amplificar el crecimiento de los ingresos y mucho más.

¿Qué es una integración VoIP?

En pocas palabras, la integración VoIP es la práctica de combinar dos plataformas: un sistema VoIP, como CloudTalk, con otra herramienta de terceros. Aunque los CRM son las integraciones VoIP más comunes, también pueden incluir Helpdesks, comercio electrónico, automatización de ventas, inteligencia empresarial y otros sistemas.

Las integraciones de VoIP se utilizan generalmente para ahorrar tiempo y aumentar la productividad uniendo partes (o la totalidad) de la pila tecnológica de un centro de llamadas dentro de una única interfaz, agilizando los flujos de trabajo y automatizando las tareas repetitivas.

Ejemplo:
En lugar de que tus agentes pierdan un tiempo precioso marcando manualmente, utiliza una de las integraciones CRM de un clic de CloudTalk y aprovecha al máximo la función Click-to-Call. Inicia conversaciones inmediatamente sin perder de vista los detalles del cliente.

¿Cómo funciona una integración VoIP CRM?

Las integraciones VoIP CRM utilizan software especializado para facilitar la sincronización de datos entre tu centro de llamadas y las herramientas de gestión de relaciones con los clientes, y te dan acceso a funciones adicionales.

Para utilizar la integración de un sistema telefónico CRM, sólo necesitarás dos cosas:

1. Una suscripción activa a ambos servicios.
2. Integración existente en el mercado de cualquiera de las herramientas / Integración personalizada mediante API.

Por ejemplo, supongamos que quieres empezar a utilizar cualquiera de las más de 35 integraciones de CloudTalk. Sólo te llevará unos pocos clics. En primer lugar, tendrás que iniciar sesión en tu cuenta de CloudTalk, descargar la integración de la herramienta que desees y, a continuación, iniciar sesión en el CRM a través de la ventana emergente de la integración.

Como alternativa, tu equipo de ingenieros puede utilizar nuestra Referencia de API abierta para codificar una integración personalizada para CloudTalk y (casi) cualquier otra solución. Además, siempre estamos trabajando para ampliar nuestro mercado con integraciones solicitadas con frecuencia.

¿Qué puedes hacer con una integración VoIP CRM?

Hemos mencionado algunas de las ventajas de utilizar una integración de telefonía CRM. Sin embargo, hay muchos más casos de uso de los que aún no hemos hablado. A continuación, encontrarás varias formas más en que las integraciones pueden agilizar tus operaciones.

• Sincroniza sin problemas ambas herramientas:
  Mantén actualizada automáticamente la información de ambas herramientas sin ningún esfuerzo adicional, incluido el historial de llamadas, las notas, los acuerdos, las grabaciones y las etiquetas.
  
• Haz llamadas al instante desde el CRM:
  Inicia llamadas directamente desde tu CRM con un solo clic para hacer un seguimiento rápido de los asuntos urgentes sin necesidad de marcar manualmente.
  
• Accede inmediatamente a las grabaciones:
  Revisa conversaciones pasadas y obtén información instantánea sobre los últimos acontecimientos accediendo a las grabaciones y transcripciones de las llamadas en tu CRM.
  
• Personaliza con una Tarjeta de Cliente en Tiempo Real en las Llamadas:
  Haz de la personalización tu mayor ventaja competitiva accediendo a la información de contacto durante las llamadas con una referencia automática en pantalla.
  
• Impulsa el alcance con Campañas SMS:
  Configura campañas de SMS y añade contactos relevantes directamente desde tu CRM con sólo unos clics.
  
• Evalúa el rendimiento con los Informes del Centro de Llamadas:
  Evalúa el rendimiento de agentes, equipos, departamentos o de la empresa en su conjunto directamente desde tu CRM y agiliza la elaboración de informes.
  
• Personaliza los flujos de trabajo con automatizaciones:
  Configura automatizaciones a medida que aprovechen tus herramientas de VoIP y CRM, como el envío automático de un SMS cuando un contacto pierde la llamada.

10 ventajas de utilizar una integración VoIP CRM

Está claro que las posibilidades de las integraciones de sistemas telefónicos CRM son amplias y variadas, pero ¿cómo se reflejan en los procesos y el rendimiento generales de tu empresa? A continuación, encontrarás las diez razones principales por las que deberías plantearte utilizar un CRM VoIP.

1. Ahorra tiempo

Las integraciones telefónicas CRM pueden mejorar la eficiencia temporal de tu centro de llamadas. Con la sincronización bidireccional, eliminan la necesidad de introducir datos manualmente, dan a los empleados acceso inmediato a la información y les capacitan mediante la automatización.

Además, pueden acortar tu ciclo de ventas hasta un 14%. simplificando la gestión de datos. En lugar de ordenar interminables hojas de información, los agentes pueden ver, buscar y compartir la información de los clientes con sólo unos clics.

2. Ahorra dinero

Si haces más en menos tiempo, eso significa un buen dinero ahorrado por tu parte. Aunque tengas que pagar continuamente una suscripción para ambas herramientas en tu integración VoIP CRM, el aspecto de ahorro de costes compensa rápidamente este precio.

Al mejorar la capacidad individual de un agente para hacer las cosas con rapidez, puedes optimizar su relación rendimiento-salario, permitirte dirigir una operación eficiente con un equipo más pequeño, cerrar más operaciones e incluso aumentar el tamaño de las operaciones.

3. Aumentar la satisfacción de los agentes

Los procesos ineficaces de la empresa y la frustración son algunas de las razones más comunes del agotamiento, que puede provocar un aumento del absentismo y de la rotación de empleados y costar hasta un 400% del salario de tus trabajadores.

Las mejores formas de contrarrestarlo incluyen una mejor formación, más beneficios y, por supuesto, eliminar las fuentes de frustración. No hay mejor punto de partida que automatizar las tareas repetitivas y acelerar las operaciones diarias.

4. Evitar errores

La introducción y marcación manual de datos a menudo puede dar lugar a errores tipográficos, omisión de información o entradas incorrectas, lo que puede costarte unos céntimos por una llamada falsa, en el mejor de los casos, o un trato entero debido a datos defectuosos, en el peor.

Al automatizar la transferencia de datos entre tu CRM y tu sistema telefónico, puedes garantizar la precisión y coherencia de tus registros, minimizando la probabilidad de errores costosos por un margen significativo.

5. Mejorar la satisfacción del cliente

Al proporcionar a tus agentes un acceso rápido a la información del cliente durante las llamadas, les permites personalizar las interacciones, anticiparse a las necesidades y resolver los problemas rápidamente, lo que lleva a un aumento de hasta el 47% en la satisfacción y retención de clientes.

Funciones como la grabación de llamadas y el registro de llamadas ayudan a mantener un historial detallado de las interacciones con los clientes, lo que permite un seguimiento sin fisuras y una experiencia del cliente más personalizada.

6. Impulsa la productividad

Las integraciones VoIP CRM agilizan los flujos de trabajo al eliminar la necesidad de cambiar entre varias aplicaciones o plataformas, lo que permite a los agentes gestionar las llamadas directamente dentro de la interfaz CRM, ahorrando tiempo y reduciendo las distracciones.

Además, el registro automatizado de llamadas y el seguimiento de la actividad garantizan que no se pase por alto ningún detalle importante, lo que permite a los agentes centrarse en interactuar con los clientes y cerrar acuerdos, lo que supone un 41% más de ingresos por agente.

7. Toma de decisiones basada en datos de combustible

Las integraciones telefónicas de CRM te dan acceso a completas funciones de análisis de datos e informes, que puedes utilizar para hacer un seguimiento en tiempo real de las métricas de llamadas, las interacciones con los clientes y el rendimiento de las ventas.

Esto permite a tu equipo identificar tendencias, detectar oportunidades y tomar decisiones informadas para impulsar el crecimiento del negocio. Al priorizar eficazmente las tareas, asignar recursos y optimizar las estrategias, puedes conseguir un 300% más de conversiones.

8. Amplificar la generación de ingresos

Al facilitar una comunicación fluida y el intercambio de información entre tus equipos de ingresos, puedes aumentar la alineación y permitir un alcance específico, basado en los conocimientos de los clientes para obtener el máximo beneficio.

Los flujos de trabajo automatizados de captación y nutrición de clientes potenciales agilizan el proceso de ventas, mientras que los análisis avanzados identifican las oportunidades de alto valor y optimizan las tasas de conversión, lo que lleva a ciclos de ventas más rápidos y a un mayor potencial de acuerdos.

9. Mejorar la gestión de datos

Gestionar eficazmente los datos de los clientes es crucial para construir relaciones sólidas e impulsar el éxito empresarial. Las integraciones VoIP CRM centralizan toda la comunicación y la información de los clientes en una sola plataforma, eliminando los silos y la redundancia.

Esto simplifica la gestión de los datos y garantiza su integridad y coherencia en toda tu organización con un almacenamiento seguro en la nube y sólidas funciones de copia de seguridad. Así, puedes confiar en que tus datos están siempre accesibles pero protegidos.

10. Mejorar la colaboración

Centralizar los canales de comunicación y los datos de los clientes permite a tus empleados compartir fácilmente información, coordinar actividades y colaborar en proyectos en tiempo real, lo que a menudo supone un aumento del 50% en la productividad del equipo.

Ya sea coordinando llamadas de seguimiento, compartiendo actualizaciones importantes de los clientes o colaborando en acuerdos complejos, los sistemas CRM VoIP permiten a los equipos trabajar juntos de forma más eficiente y eficaz, lo que en última instancia genera mejores resultados empresariales.

Los 10 mejores CRM que puedes integrar fácilmente con VoIP

La gestión de las relaciones con los clientes es una de las industrias de software de más rápido crecimiento en la actualidad, con 1853 proveedores de CRM activos sólo en EE.UU., según IBISWorld. Por tanto, elegir el más adecuado para ti puede ser todo un reto.

Por eso hablaremos de los diez CRM preparados para VoIP más populares del mercado actual. Entre ellas se encuentran:

1. Salesforce

• Plataforma CRM en la nube altamente personalizable.
• Ofrece un conjunto de herramientas para ventas, marketing y atención al cliente.
• Utilizado por empresas de todos los tamaños para gestionar.

2. HubSpot:

• CRM de marketing, ventas y atención al cliente.
• Ofrece herramientas de marketing por correo electrónico, redes sociales, generación de contactos y asistencia.
• Solución integrada para todos los casos de uso.

3. Pipedrive:

• CRM centrado en las ventas.
• Ayuda al equipo de ventas a gestionar la cartera de pedidos y cerrar acuerdos.
• Ofrece gestión visual del pipeline, etapas de venta a medida y funciones de automatización.

4. Zendesk Vende:

• Automatización de ventas CRM
• Ayuda al equipo de ventas a gestionar clientes potenciales, contactos y acuerdos.
• Ofrece seguimiento de clientes potenciales, integración de correo electrónico, previsión de ventas e informes.

5. Zoho CRM:

• CRM en la nube
• Ayuda a automatizar las ventas, el marketing y la atención al cliente.
• Ofrece gestión de clientes potenciales, gestión de contactos, automatización de flujos de trabajo y análisis.

6. MS Dynamics 365:

• Es un conjunto de aplicaciones empresariales basadas en la nube que incluye funciones de CRM y ERP.
• Ofrece módulos de ventas, marketing, atención al cliente y operaciones.
• Está completamente integrado con Microsoft Office y otras herramientas de productividad.

7. El cobre:

• CRM diseñado para el Espacio de Trabajo de Google.
• Se integra perfectamente con Gmail, Google Calendar, Drive, etc.
• Permite a los usuarios gestionar contactos, hacer un seguimiento de los acuerdos y automatizar tareas.

8. Nocrm:

• CRM minimalista centrado en la sencillez y la facilidad de uso.
• Diseñado para equipos de ventas que gestionan clientes potenciales y acuerdos.
• Evita la complejidad de los CRM tradicionales.

9. KommoCRM:

• CRM a la medida de las pequeñas empresas.
• Ofrece gestión de contactos, seguimiento de proyectos, gestión de tareas e integración de correo electrónico.
• Ayuda a las empresas a agilizar sus ventas y la gestión de clientes.

10. Ventas Frescas:

Es un software CRM que ayuda a las empresas a gestionar su canal de ventas y a relacionarse con clientes potenciales y clientes. Ofrece funciones como puntuación de clientes potenciales, seguimiento por correo electrónico, captura de actividades y herramientas integradas de comunicación telefónica y por correo electrónico.

• CRM centrado en la gestión del canal de ventas y la captación de clientes.
• Ofrece funciones de puntuación de clientes potenciales, seguimiento de correos electrónicos y captura de actividades.
• Aprovecha las herramientas integradas de comunicación telefónica y por correo electrónico.

Cómo funcionan las integraciones VoIP CRM con CloudTalk

Independientemente del CRM que elijas como buque insignia, tu experiencia general será en gran medida la misma cuando lo integres con CloudTalk.

Esto es lo que puedes esperar:

1. Configuración: Si tienes activas tus suscripciones a CloudTalk y a CRM, todo lo que tienes que hacer es encontrar la integración correspondiente en nuestro mercado y activarla con unos pocos clics. Más sobre esto en un minuto.
   
2. Sincronización: Tras integrar tu CRM en CloudTalk, las dos herramientas sincronizarán automáticamente los contactos y empezarán a hacer un seguimiento de tu actividad, incluyendo grabaciones de llamadas, información de contacto, etiquetas, campañas de SMS y mucho más.
   
3. Marcación: Gracias a la función Click-to-Call de CloudTalk, tus agentes podrán marcar contactos simplemente haciendo clic en su número de teléfono dentro de la interfaz CRM o añadiéndolos a colas de llamadas automáticas para nuestro Power Dialer.
   
4. De guardia: Una vez que tu agente conecta con un posible cliente, puede utilizar tus Guiones de Llamada personalizados para navegar por la conversación o personalizar aún más la interacción con la Tarjeta de Cliente en Tiempo Real, utilizando los datos de contacto del CRM.
   
5. Post-llamada: Una vez finalizada la llamada, el agente puede añadir etiquetas y notas que se asociarán al contacto y a esa llamada concreta. Al mismo tiempo, la IA de CloudTalk realizará análisis de sentimiento, transcribirá automáticamente la llamada y mucho más.
   
6. Preparación: Una vez que todo está dicho y hecho, el agente puede evaluar su rendimiento a través de Analytics directamente en el CRM, revisar su conversación anterior, trabajar en sus habilidades y prepararse para sus próximas llamadas con más información.

Cómo configurar una integración VoIP CRM en CloudTalk

Añadir una de las integraciones CRM de un clic de CloudTalk es realmente tan fácil como 1-2-3-4. El proceso puede hacerse en minutos.

He aquí cómo empezar:

1. Accede a tu cuenta CloudTalk
2. Navega hasta Cuenta > Integraciones en la barra lateral.
3. Busca tu CRM y haz clic en «Añadir integración».
4. Accede a tu cuenta CRM y haz clic en «Añadir para todos los usuarios».

Reflexiones finales sobre las integraciones VoIP CRM

El panorama general de cara al cliente está cambiando. Los clientes esperan, como mínimo, experiencias estables, personalizadas y de alta calidad. Los estudios demuestran que hasta el 44% de los clientes potenciales desprecian por completo los argumentos de venta no preparados.

Así que, si quieres seguir siendo competitivamente viable, tienes que acelerar y agilizar tus procesos para ofrecer el trato que los clientes esperan. Aunque tanto la VoIP como las plataformas CRM son buenos puntos de partida, las integraciones VoIP CRM son lo mejor.

En este artículo, hemos cubierto todo lo que necesitas saber sobre esta tecnología, incluidos sus casos de uso, ventajas, mejores proveedores e incluso las formas más sencillas de integrarla.

El resto depende de ti. ¡Feliz integración!