Instalación de centralitas telefónicas para empresas: Lo que debes saber

El teléfono sigue siendo el canal de atención al cliente más habitual, con una tasa de uso global del 77%. Por tanto, la instalación del teléfono de empresa en sigue siendo una consideración importante y, afortunadamente, ya no es tan compleja y requiere tanto tiempo como antes.

Si eres una empresa nueva que busca un nuevo sistema telefónico para su negocio o una empresa establecida que desea una actualización, quizá te preguntes cómo funciona la instalación de un sistema telefónico para tu empresa.

Aquí tienes todo lo que necesitas saber.

Puntos clave:

• Las empresas deben elegir entre los sistemas telefónicos locales tradicionales y las soluciones basadas en VoIP.
• Una de las principales diferencias entre ambos sistemas es que las soluciones basadas en VoIP suelen ser más rápidas, fáciles y baratas de instalar y configurar.
• Con una plataforma alojada en la nube como CloudTalk, puedes empezar en cuestión de horas suscribiéndote, descargando y personalizando el software.
• La incorporación y formación del personal en el uso de soluciones de llamadas basadas en software también suele ser mucho más rápida y sencilla que su introducción en una configuración local.

¿Qué es una centralita telefónica para empresas?

Un sistema telefónico empresarial es una herramienta de comunicación que te permite gestionar las llamadas telefónicas entrantes y salientes con clientes, colegas y partes interesadas.

Según el tipo de sistema que utilices, también puedes realizar otras funciones como mensajes de texto, transferencia de llamadas, llamadas a tres, etc. El tipo de sistema telefónico para empresas también influye significativamente en el proceso de instalación.

Diferentes tipos de sistemas telefónicos para empresas

Los sistemas telefónicos para empresas pueden clasificarse en dos tipos principales: Los sistemas tradicionales basados en telefonía fija y los sistemas basados en VoIP. La duración, la complejidad y el coste de la instalación varían significativamente según el que elijas.

Antes de entrar en materia, veamos rápidamente qué es VoIP frente a telefonía fija:

Telefonía fija tradicional

Un teléfono fijo tradicional -también conocido como fijo- es una instalación telefónica analógica conectada a la Red Telefónica Pública Conmutada (RTPC). Funciona convirtiendo el audio en señales electrónicas que se transmiten por cables de cobre.

A pesar de su longevidad, el teléfono fijo tradicional tiene defectos críticos. No sólo carece de características y funcionalidades modernas, sino que es notoriamente difícil de instalar.

Sistemas telefónicos basados en VoIP

Un sistema telefónico basado en VoIP es una solución de comunicaciones digitales. Utiliza la tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) para permitirte hacer y recibir llamadas telefónicas a través de una conexión a Internet. También puede transmitir vídeo, mensajes de texto y otros contenidos multimedia.

Funciona convirtiendo los datos de voz en señales digitales que se transmiten por Internet. Por tanto, no requiere cableado de cobre.

La mayoría de los sistemas telefónicos basados en VoIP son soluciones alojadas en la nube. Esto significa que la infraestructura, el hardware y el software del sistema telefónico están alojados en la nube por un tercero (tu proveedor de VoIP).

Los retos de la instalación de centrales telefónicas locales

Las empresas abandonan cada vez más los sistemas locales para adoptar la VoIP. Una de las razones de esta migración masiva es lo difícil y caro que resulta instalar sistemas locales.

No sólo tienes que comprar hardware de alto coste, licencias de software y salas de servidores, sino que también tienes que contratar a expertos especializados para que realicen la instalación y la configuración. ¿Por qué? Porque los teléfonos fijos tradicionales son complejos, lo que crea otro reto.

La complejidad de la instalación hace que se tarde mucho tiempo en ponerla en marcha. Esto aumenta tus posibilidades de interrupción del servicio, dificultando la productividad de la empresa y disminuyendo la satisfacción del cliente.

Con un sistema VoIP, tu proveedor aloja tu hardware y se encarga de la mayor parte del proceso de instalación por ti. Así, la instalación es mucho más sencilla.

Cómo configurar un sistema telefónico de empresa a la manera moderna

Tanto la instalación de un sistema telefónico para empresas como para pequeñas empresas es mucho más fácil con VoIP. Sin embargo, sigue habiendo algunos pasos clave y buenas prácticas que debes seguir si quieres que sea lo menos traumática posible.

Para ayudarte a hacerlo bien, hemos creado esta guía paso a paso:

#nº 1 Definir claramente las necesidades de tu empresa

No hay nada más frustrante que elegir un proveedor de telefonía para luego descubrir que carece de funciones esenciales.

Así que empieza el proceso sentándote con las partes interesadas y los equipos. En colaboración, trabaja para establecer exactamente lo que tu empresa necesita de un sistema telefónico.

Considera lo siguiente:

• Funciones: ¿Hay funciones imprescindibles que necesites absolutamente para alcanzar tus objetivos? Elabora una lista de comprobación de las funciones de los sistemas telefónicos para empresas a la que puedas remitirte durante tu búsqueda.

• El presupuesto: ¿Cuál es el presupuesto de tu sistema telefónico empresarial? Ten en cuenta la instalación inicial y los costes a largo plazo.

• Conexión a Internet: Establece tu velocidad de Internet para saber si cumple las recomendaciones del proveedor que hayas elegido. Aunque la mayoría de las llamadas VoIP utilizan unos 100 kbps de velocidad de carga/descarga por línea, lo ideal es que quieras, como mínimo, 1 Mbps de velocidad de carga/descarga por línea.

• Usuarios y números de teléfono: ¿Cuántos usuarios y números de teléfono necesitas? ¿Necesitarás números internacionales? Considera tus necesidades a corto y largo plazo para tener en cuenta la escalabilidad.

Integraciones: Si quieres que tu sistema telefónico se integre con tus otras herramientas empresariales, como tu CRM o tu servicio de asistencia, define claramente cuáles son tus requisitos de integración para asegurarte de que tu proveedor los admite.

#2 Investiga a fondo y prueba los posibles sistemas

Armado con tus necesidades empresariales claramente definidas, investiga los distintos sistemas de VoIP disponibles de diferentes proveedores.

Este proceso te llevará tiempo, ya que tendrás que comparar y probar diversos factores: Algunas de las principales cosas que debes tener en cuenta son:

• Características: ¿Ofrece la solución las características y funcionalidades imprescindibles que necesitas? Consulta tu lista de comprobación de características esenciales para determinar qué proveedores y paquetes están totalmente equipados para satisfacer tus necesidades.

• Planes de precios: Los proveedores suelen ofrecer planes de precios escalonados. Así que echa un vistazo a cada plan para determinar cuál tiene las características y funcionalidades que necesitas. Compara planes similares entre proveedores para ver cuál ofrece una mejor relación calidad-precio.

• Atención al cliente: Si tienes una pregunta o un problema, ¿es fácil contactar con el servicio de atención al cliente? ¿A través de qué canales puedes contactar con ellos y cuándo?

• Facilidad de uso: ¿Es la plataforma lo suficientemente intuitiva y fácil de usar como para incorporar rápidamente a tus agentes?

Puedes verificar factores como la calidad de las funciones y la facilidad de uso aprovechando las pruebas gratuitas y/o demos que suelen ofrecer los proveedores. Por ejemplo, puedes probar la versión completa gratuita de 14 días de CloudTalk para comprobar todas sus funciones principales.

Los sitios web de comparación de software y las opiniones de terceros de usuarios existentes también aportarán información, así que asegúrate de consultarlas también.

#3 Regístrate con el proveedor que elijas

Una vez que hayas encontrado el proveedor que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa, sigue adelante y contrata el paquete de suscripción que desees.

Recuerda que con un sistema VoIP no hay instalación física. Ni siquiera necesitas comprar teléfonos de sobremesa. Puedes empezar directamente con los PC, portátiles y teléfonos móviles que ya tienes.

#4 Configura tu nuevo sistema telefónico para empresas

Ahora vamos a ver cómo instalar un sistema telefónico para empresas y configurarlo según tus necesidades de forma rápida y sencilla.

Descargar software y aplicaciones

Los proveedores de sistemas telefónicos basados en VoIP tendrán una aplicación de softphone que puedes descargar e instalar en tus dispositivos. Las aplicaciones de softphone convierten ordenadores, tabletas y móviles en teléfonos de empresa totalmente cargados que puedes utilizar a distancia, permitiendo a tu equipo trabajar desde cualquier lugar en su dispositivo preferido.

Puede que también necesites descargar el navegador correcto y las extensiones del navegador. Tu proveedor debe orientarte en este aspecto.

Portar y Adquirir Números de Teléfono

Cambiar el número de teléfono de tu empresa es una molestia, para ti y para tus clientes. La mayoría de los proveedores ofrecen un servicio de portabilidad de números que migra tus números de teléfono existentes a tu nuevo sistema telefónico.

CloudTalk puede portar tus números locales, nacionales, móviles y gratuitos en tan sólo 2-3 semanas. Todo lo que tienes que hacer es solicitarlo y nuestro equipo se pondrá a trabajar enseguida.

Y, si necesitas números de teléfono VoIP adicionales o números internacionales, también puedes conseguirlos. CloudTalk ofrece más de 160 números internacionales, para que puedas establecer una presencia local en todos los países en los que operes.

Añadir y organizar usuarios

El proveedor que elijas debe tener un panel de control centralizado donde los administradores puedan añadir nuevos usuarios a tu cuenta. Una vez que hayas añadido a tus usuarios, organízalos en grupos en función de su departamento, equipo, tareas, etc.

Por ejemplo, puedes crear grupos diferentes para marketing, RRHH, ventas, atención al cliente y finanzas.

Configuración Características y funciones clave

Ahora es el momento de lo divertido: configurar tus funciones y personalizarlas según tus necesidades.

Éstas son las principales tareas en las que debes centrarte:

• Diseña flujos de llamadas: Traza un flujo de llamadas que visualice cómo será el recorrido de llamadas de tus clientes en su viaje desde la conexión hasta la resolución del problema. CloudTalk tiene la herramienta perfecta para esto -un Diseñador de Flujos de Llamadas interactivo- quete permite crear flujos personalizados para optimizar realmente las experiencias.

• Configura el enrutamiento de llamadas: Hay muchas formas diferentes de enrutar las llamadas: Enrutamiento basado en habilidades, enrutamiento rotatorio, enrutamiento de menor inactividad, etc. Establece reglas de enrutamiento de llamadas para cada uno de tus grupos de acuerdo con sus necesidades específicas.
• Graba mensajes de voz: Graba un mensaje que dé la bienvenida a tus clientes al buzón de voz y les invite a dejar sus datos. Si eres un centro de llamadas salientes, también merece la pena configurar una función como la caída del buzón de voz, que te permite pregrabar mensajes de voz que se envían automáticamente a los clientes potenciales.
• Configura el horario comercial: Tendrás que configurar tu horario comercial en el sistema telefónico para que sepa qué hacer fuera del horario laboral (por ejemplo, enviar la llamada al buzón de voz). Ajusta las reglas de enrutamiento fuera de horario para tus oficinas y números específicos, y establece excepciones de horario comercial para los días festivos.
• Asigna extensiones: Asigna extensiones únicas a empleados, equipos u oficinas concretos para que compañeros y clientes puedan conectar rápidamente con la persona adecuada.

Siempre que hayas elegido un proveedor con una plataforma intuitiva y ofertas flexibles, todas estas características y funcionalidades deberían ser bastante sencillas de configurar. Recomendamos CloudTalk por esta misma razón, y también lo hacen los usuarios de CloudTalk:

«La ventaja esencial de CloudTalk es su incomparable flexibilidad a la hora de gestionar nuestras peticiones. Tanto si necesitábamos nuevos números, verificar el identificador de llamadas o configurar la portabilidad de números, lo hicieron increíblemente fácil y eficaz. Sus procesos racionalizados y sus rápidos tiempos de respuesta nos ahorraron mucho tiempo y recursos, permitiéndonos centrarnos en nuestras principales operaciones empresariales.»

Ibrahim Imam – Cofundador, Co-CEO del Grupo, CEO MENA y APAC en PlanRadar

#5 Incorpora y forma a tus equipos

Una vez que todo esté configurado en el sistema, puedes empezar a incorporar a tu personal. El objetivo es hacerlo lo antes posible para maximizar pronto el valor y la productividad.
Una vez más, CloudTalk destaca por su facilidad de uso. No sólo está diseñado para ser intuitivo, sino que también tenemos todo un portal de incorporación con consejos detallados y videotutoriales.

Desde guías sobre cómo instalar el sistema telefónico de tu empresa hasta vídeos que te enseñan a utilizar funciones específicas, lo tenemos todo cubierto. Así, incluso los agentes que carecen de experiencia en informática y tecnología deberían poder utilizarlo sin problemas.

¿Cuánto cuesta la instalación de una centralita telefónica?

La mayor parte del coste de la instalación vendrá de la suscripción a tu sistema telefónico empresarial. Los sistemas telefónicos basados en VoIP funcionan con un modelo de suscripción, y se pagan mensual o anualmente.

Ten en cuenta que los costes varían mucho según el proveedor y el paquete que elijas.

Puedes ver en nuestra guía de precios de sistemas telefónicos para empresas que los paquetes empiezan en unos 3,99 $ por usuario/mes y se disparan hasta los 140 $ por usuario/mes.

La mayoría de los proveedores ofrecen paquetes escalonados. Los paquetes más baratos son más adecuados para las pequeñas empresas, mientras que los más caros están pensados para las grandes.

Generalmente, cuantas más características y funcionalidades incluya el paquete, mayor será el precio.

La cantidad que gastes vendrá determinada por tu presupuesto, el tamaño de tu empresa y las funciones que necesites. Por ejemplo, aunque proveedores como Skype y Microsoft Teams ofrecen los abonos más baratos, carecen de las funciones empresariales necesarias para mantenerse al día con las comunicaciones modernas.

CloudTalk tiene cuatro planes que oscilan entre 25 y 50 $ por usuario/mes facturados anualmente. Con muchas prestaciones y funcionalidades que se adaptan a diferentes tamaños de empresa, somos una de las soluciones de sistemas telefónicos más rentables que existen.

Aparte de eso, la compra de los teléfonos es el único coste de configuración. Y aquí va un consejo: aplica una política BYOD (trae tu propio dispositivo) para que los empleados puedan utilizar sus dispositivos personales como teléfonos de empresa. Esto puede ahorrar a tu empresa aún más dinero.

Pero, ¿cómo se comparan los precios de la instalación tradicional de sistemas telefónicos para empresas con los de la VoIP?

Para instalar un sistema tradicional, tendrás que invertir miles de dólares sólo en hardware. Además, tendrás que contratar a expertos especializados para que instalen y configuren el sistema por ti.

Y luego tienes las licencias de software y el coste de los teléfonos (no puedes permitir una política BYOD como con la VoIP).

La instalación del sistema telefónico para empresas es rápida y sencilla

Tanto si cambias de una línea fija tradicional como si buscas el sistema de comunicaciones perfecto para tu nueva empresa, la instalación de un sistema telefónico para empresas es sencilla con el proveedor adecuado.

Si optas por CloudTalk, puedes configurar todo un centro de contacto en sólo cinco minutos, directamente desde tu navegador web.

Nos encargamos de todo, desde la configuración hasta la portabilidad de números, para que puedas centrarte en lo interesante (como crear flujos de llamadas y reglas de enrutamiento). Y gracias a nuestra aplicación de softphone, tus empleados pueden utilizar los dispositivos que ya tienen, sin necesidad de gastarte el presupuesto en teléfonos de sobremesa.

Pero no te conformes con nuestra palabra. Prueba CloudTalk por ti mismo con nuestra prueba gratuita de 14-días- sin compromiso.