Hosted IVR: qué es, cómo funciona y cómo puede ayudarte

Teniendo en cuenta que el 35% de los clientes prefieren tener una opción de autoservicio de atención al cliente, los servicios IVR alojados son vitales para tu negocio. El alojamiento IVR adecuado ayudará a tus clientes a ayudarse a sí mismos.

Pregúntate a ti mismo: ¿Quieres impresionar a tus clientes desde el instante en que se ponen en contacto? ¿Quieres un sistema de contacto personalizado, sofisticado y elegante que dirija a los clientes directamente a las respuestas que necesitan? El IVR alojado puede darte exactamente eso.

Veamos qué es el IVR alojado, cómo funciona y cómo puede beneficiar a tu empresa.

Puntos clave:

IVR es un sistema de contacto intuitivo que dirige a los clientes a las respuestas o personas que necesitan mediante menús de Respuesta de Voz Interactiva.
El IVR alojado aporta muchas ventajas a las empresas, como aumentar la satisfacción del personal y de los clientes, reduciendo la duración media de las llamadas hasta un 40%.
CloudTalk puede ofrecer una solución IVR en la nube intuitiva e inteligente que se adapte a tu presupuesto.

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¿Qué es el IVR alojado?

La Respuesta de Voz Interactiva (IVR) es una forma eficaz de dirigir a las personas que llaman por teléfono al lugar adecuado. Para utilizar la IVR, el cliente «habla» con el sistema, y éste le dirige en consecuencia. En el mejor de los casos, es rápido, eficaz, personalizado e intuitivo.

Un sistema de respuesta vocal interactiva alojado está situado en la nube y, por tanto, también se conoce como IVR basado en la nube. Utilizar un sistema alojado tiene varias ventajas. Por ejemplo, los precios de los IVR alojados suelen ser más económicos, y las soluciones IVR alojadas tienen tiempos de configuración más rápidos y sencillos, y mayor escalabilidad.

¿Cómo funciona el IVR alojado?

La IVR funciona mediante sistemas de menús. Cuando un cliente llama, se le saluda y se le presentan una serie de opciones. Según sus respuestas, el sistema IVR les llevará rápidamente a través de los menús y les dirigirá a la persona adecuada.

Piensa en ello como la versión de triaje del centro de contacto. El sistema identifica rápidamente las necesidades de cada cliente y las dirige al lugar adecuado de forma personalizada e intuitiva.

¿Qué diferencia a los sistemas IVR alojados?

Pues bien, un sistema IVR alojado está alojado fuera de las instalaciones por un proveedor externo de IVR alojado. El IVR alojado suele funcionar en modo SaaS (software como servicio). Los clientes pagan una suscripción mensual y obtienen acceso al software IVR alojado en la nube.

Con las soluciones adecuadas, los usuarios de IVR alojado pueden diseñar flujos de llamadas y personalizar el software para adaptarlo a sus necesidades. Mientras tanto, no tienen que preocuparse por los costes de hardware o almacenamiento, y pueden confiar en que la empresa anfitriona mantendrá la seguridad y el software actualizado.

¿Cuáles son las ventajas del IVR alojado?

Desde la escalabilidad hasta la seguridad de primer nivel y los viajes personalizados de los clientes, son muchas las ventajas de un sistema IVR alojado:

Para operaciones comerciales

La flexibilidad es uno de los factores más importantes en el funcionamiento de cualquier empresa. Los problemas se solucionan mucho más rápida y eficazmente si puedes confiar en soluciones flexibles.

PlanRadar destaca lo buena que ha sido la flexibilidad de CloudTalk para las empresas:

«Tanto si necesitábamos nuevos números, verificar el identificador de llamadas o configurar la portabilidad de números, lo hicieron increíblemente fácil y eficaz. Sus procesos racionalizados y sus rápidos tiempos de respuesta nos ahorraron mucho tiempo y recursos.»

Ibrahim Imam – Cofundador, Codirector General del Grupo, Director General de MENA y APAC en PlanRadar

Para tus agentes o personal

Un servicio IVR alojado puede quitar mucha presión a tus agentes o personal. Al dirigir a los clientes directamente a donde tienen que estar, los IVR reducen al mínimo la frustración de los clientes y garantizan que el personal no pierda tiempo.

Una solución de centro de llamadas alojado también puede ayudarte a automatizar muchos procesos. De nuevo, esto ahorra tiempo y libera a tus agentes para que hagan lo que mejor saben hacer.

Además, cuando optas por una solución alojada, tu personal nunca tiene que preocuparse de actualizar o arreglar el sistema. La empresa de alojamiento web se encarga de todo eso por ti.

Para tus clientes

Las mayores ventajas de un sistema IVR alojado están reservadas para tus clientes.

Con un sistema IVR alojado, los clientes pueden ponerse rápidamente en contacto con la persona o el servicio que necesitan. Una atención al cliente rápida siempre es una ventaja para la CX.

Un sistema IVR alojado como CloudTalk es lo bastante seguro como para tranquilizar a los clientes, lo bastante intuitivo como para que la experiencia del cliente sea fluida, y lo bastante personalizado como para mantener esa importantísima conexión humana con todos y cada uno de los clientes.

¿Por qué necesita tu empresa un IVR alojado?

¿Por qué puede necesitar tu empresa un IVR alojado? Pues hazte las siguientes preguntas:

¿Tus clientes tienen una serie de necesidades, consultas y problemas?
¿Tienes personal que trabaja (o quiere trabajar) a distancia?
¿Tienes problemas con los costes de hardware?
¿El mantenimiento de tu sistema actual es costoso y/o requiere mucho tiempo?
¿Apreciarían tus clientes un sistema de contacto más rápido e intuitivo?

Si es así, el IVR alojado es definitivamente para ti.

A menudo necesitas adaptar los menús IVR y los flujos de llamadas

¿Y si tu empresa es tan dinámica que las razones para contactar con los clientes cambian con frecuencia? ¿No será una molestia ir cambiando continuamente los menús IVR y los flujos de llamadas?

No. CloudTalk hace que sea muy fácil cambiar y personalizar casi todos los aspectos del sistema para adaptarlo a tus necesidades. Esta flexibilidad es una ventaja para las empresas dinámicas, ya que les permite modificar los recorridos de contacto con el cliente muy rápidamente, siempre que sea necesario.

Tienes agentes o personal que desea trabajar a distancia

Según un reciente Informe sobre el Estado del Trabajo a Distancia, el 98% de los encuestados dijeron que les gustaría trabajar a distancia al menos parte del tiempo. Por tanto, las empresas que pueden ofrecer opciones de trabajo a distancia o híbrido tienen una gran ventaja a la hora de contratar.

Al no estar vinculado a un único lugar de trabajo, el IVR alojado permite a tu personal trabajar a distancia, lo cual es vital, ya que está claro que la cultura del trabajo a distancia está aquí para quedarse.

Siempre que el personal pueda acceder a tu software de respuesta vocal interactiva alojado -o a la solución de llamadas de la que forma parte-, podrá trabajar desde donde quiera.

Tus costes de instalación y mantenimiento de hardware son demasiado elevados

La telefonía y el hardware de los centros de llamadas pueden ser muy caros, y los costes de mantenimiento pueden ser agotadores. En cambio, los precios de los sistemas telefónicos IVR suelen ser más rentables y fáciles de entender.

El modelo SaaS significa que tu empresa simplemente paga una suscripción. Del hardware principal y del mantenimiento se encarga el proveedor externo de IVR alojado. Esto te ahorra tiempo y dinero.

Proporciona asistencia de alto nivel con IVR alojado

Una solución IVR alojada como la que incorpora CloudTalk puede disparar tu índice de satisfacción del cliente. Y también hay otras ventajas para tu empresa.

Desde agilizar las operaciones hasta liberar a tu personal para que se centre en lo importante, el IVR alojado puede hacer maravillas en casi todos los aspectos de tu negocio.
Ponte en contacto con CloudTalk hoy mismo para averiguar lo que podemos hacer por ti.