Guía para Principiantes en Teleconferencias

Según la investigación, el trabajador medio pasa al menos tres horas a la semana en reuniones, y el 30% de los encuestados afirma que son incluso más de cinco horas. Esto no es nada nuevo. Sin embargo, lo que ha cambiado es dónde se celebran estas reuniones.

La mayoría de las reuniones de oficina y las negociaciones comerciales se realizan ahora en línea. La teleconferencia es una de las opciones. Hay muchas empresas y empleados que aprecian las ventajas de celebrar conferencias virtuales, especialmente desde que las plataformas de llamadas han facilitado más que nunca la organización de teleconferencias.

¿Qué es la Teleconferencia?

Una teleconferencia es una reunión de audio o vídeo en directo entre dos o más participantes en lugares diferentes.

Las reuniones de vídeo que permiten a los participantes verse entre sí son mucho más populares que la opción de audio. Desde 2020,las videoconferencias han aumentado un 535% en su uso diario. En ello ha influido sobre todo la pandemia de Covid-19, pero también el aumento de la popularidad del trabajo a distancia.

Veamos con más detalle ambas opciones de teleconferencia:

• Teleconferencia de audio – una reunión virtual solo de voz a la que los participantes pueden unirse marcando un número de teléfono designado y ser conectados inmediatamente. Aunque técnicamente puedes alojar una teleconferencia utilizando un smartphone normal, hay algunas limitaciones (por ejemplo, Android solo permite añadir hasta 5 participantes). Por eso, muchas empresas confían en las plataformas de VoIP con capacidades de conferencia telefónica para organizar y alojar sus reuniones.

• Videoconferencia – combina audio y vídeo para que los participantes se vean entre sí. Pueden unirse a una llamada a través de cualquier dispositivo con acceso a Internet (móvil o escritorio) solo con hacer clic en un enlace. Como la videoconferencia requiere una conexión estable a Internet y una plataforma dedicada a alojar las llamadas, solo se ha popularizado recientemente.

Las conferencias pueden configurarse en minutos, por lo que son ideales para discutir asuntos urgentes. Solo tienes que enviar las invitaciones y tu reunión puede comenzar, incluso si tus clientes o los miembros de tu equipo se encuentran a miles de kilómetros de distancia.

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¿Qué Beneficios tiene la Teleconferencia?

Casi el 79% de los profesionales creen que las reuniones virtuales son igual o más productivas que las presenciales. Trasladar las reuniones al mundo online ayudó enormemente a conectar a las personas que trabajan a distancia.

Con las rápidas mejoras en la velocidad de Internet en todo el mundo, las empresas pueden ahora organizar conferencias en línea para tantos asistentes como sea necesario sin sufrir desconexiones, mal sonido o retrasos.

Estas son las principales ventajas de la teleconferencia:

• Reducción del tiempo y los gastos de viaje – Por término medio, la videoconferencia puede reducir los costes de viaje hasta un 30%, simplemente eliminando los desplazamientos necesarios. Gracias a la teleconferencia, los participantes de todo el mundo pueden conectarse en cualquier momento, desde cualquier lugar, y hablar sin perder tiempo en un avión o en el tráfico. Las plataformas de VoIP y videoconferencia también ahorran costes de llamadas de larga distancia.

• Programa las reuniones para el mismo día (o incluso para una hora) – Sólo tienes que enviar invitaciones a cualquier persona que quieras que asista a la reunión, y podrá unirse a la llamada desde donde esté.

• Mejor asistencia – La teleconferencia es especialmente útil para mantener el contacto con los trabajadores a distancia, que pueden unirse desde cualquier lugar. Una mayor asistencia mejora la comunicación y la colaboración entre los equipos, además de garantizar que todos están en la misma página.

• Las teleconferencias se pueden grabar – Grabar y almacenar toda la reunión es también una gran ventaja de alojar una teleconferencia a través de una plataforma de VoIP o videoconferencia. Puedes grabar toda la reunión y luego, por ejemplo, enviar la grabación a los miembros del equipo o a los clientes que no pudieron asistir. Las grabaciones de vídeo también ayudan enormemente en la elaboración de informes, ya que facilitan la incorporación de todos los puntos cruciales al informe sin olvidar nada.

Cómo Configurar una Teleconferencia con CloudTalk

Ahora vamos a hablar de cómo puedes iniciar una teleconferencia con CloudTalk. Es superfácil, y solo se tarda unos minutos en crear una o varias salas.

Aquí tienes la guía:

• Ve a la pestaña Conferencia del panel de control de la cuenta para establecer los números de acceso telefónico y los códigos de los participantes. Los asistentes pueden unirse a la conferencia con el número de marcación, pero para unirse a una sala tienen que introducir primero el código de participante como verificación.
  
  Para las llamadas de larga distancia, puedes crear un número de teléfono local. En CloudTalk, ofrecemos números de teléfono locales de más de 140 países. Así, estén donde estén tus clientes, pueden entrar en la llamada con facilidad y con un coste mínimo.

• Ahora tienes que fijar la fecha de la conferencia, lo que solo te llevará un segundo.

• Ahora puedes invitar a los miembros de tu equipo o a tus clientes a la llamada. Puedes hacerlo de dos maneras: compartiendo un enlace a la reunión o el número de acceso telefónico que has creado en el paso anterior. ¡No te olvides de compartir también los códigos de los participantes con ellos!

• Para iniciar una conferencia telefónica, marca el número creado para ello e introduce tu código de anfitrión. Este número garantiza que eres la única persona que puede gestionar y controlar toda la conferencia. Además, el código de anfitrión te da acceso a funciones como silenciar a los participantes, bloquear la sala una vez que todos los asistentes se hayan incorporado y grabar la reunión.

¿Qué Necesito para la Teleconferencia?

• Conexión estable a Internet – aunque puedes utilizar tanto el WiFi como los datos de tu móvil para planificar y realizar llamadas urgentes, el uso de una conexión LAN por cable dará como resultado la mejor calidad de llamada posible.
• Una plataforma de teleconferencia – lo último que necesitarás para alojar reuniones es un software como CloudTalk, que facilita la programación de reuniones tanto con los miembros de tu equipo como con los invitados.
• Dispositivo de escritorio o móvil – cualquiera de los dos debería servir, siempre que tengas un acceso estable a Internet.
• Micrófono y cámara web – para obtener un sonido más nítido, deberás utilizar un micrófono externo en lugar del de tu ordenador o smartphone.

Conclusión

Las conferencias telefónicas son una forma estupenda de ahorrar tiempo y dinero, así como de aumentar la productividad. Es muy probable que las reuniones regulares de la oficina no desaparezcan del todo. Permiten a tu equipo reunirse en persona y establecer relaciones. Pero la teleconferencia se está convirtiendo sin duda en el futuro de la nueva era a distancia. Aporta libertad, ya que puedes estar dondequiera que estés y seguir asistiendo a una reunión.

Se elimina el factor espacio. Solo queda el tiempo fijado para de tus llamadas programadas.

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