Comunicación en equipos virtuales: Tu guía definitiva

En 2023, el 12,7% de los empleados a tiempo completo trabajaban a distancia y el 28,2% utilizaban un modelo de trabajo híbrido, según Forbes. Eso es una parte considerable de empleados que pasan al menos parte de su tiempo fuera de tu oficina.

Los directivos pueden mirar esas cifras y estremecerse. ¿Cómo puedes garantizar el mismo nivel de comunicación en los equipos virtuales que con el personal de tu oficina?

Estamos aquí para ayudar a superar esas preocupaciones con soluciones prácticas.

En primer lugar, veremos por qué es tan importante una comunicación eficaz entre equipos virtuales, antes de considerar algunos de los principales retos que plantea y cómo superarlos.

Puntos clave:

• La comunicación de equipos virtuales consiste en ayudar a los equipos remotos e híbridos a mantenerse conectados y trabajar como una unidad.
• Una buena comunicación virtual es esencial para mantener alta la productividad y la moral, y para ayudar a los directivos a estar al tanto de las novedades.
• Conseguir que la comunicación en los equipos virtuales sea perfecta depende de tener las herramientas y la mentalidad adecuadas.
• CloudTalk es ideal para equipos virtuales gracias a su facilidad de uso, alta calidad de las llamadas y funciones de supervisión y entrenamiento a distancia.

¿Qué es la comunicación en un equipo virtual?

Tanto los trabajadores híbridos como los remotos tienen que comunicarse con sus compañeros mediante soluciones virtuales, ya que no están en el mismo lugar.

Por sí solo, hablar por teléfono con alguien con quien trabajas no cuenta realmente como comunicación de equipo virtual. En cambio, el término describe la colaboración efectiva, a menudo entre tres o más compañeros de equipo, para trabajar por un objetivo común.

Puedes considerarlo como el equivalente digital de un sólido trabajo en equipo en la oficina, ya que ambos se basan en conectar de forma clara y deliberada con los miembros del equipo para lograr los mejores resultados posibles.

Por qué debe importarte la comunicación eficaz en los equipos virtuales

La comunicación en un entorno de trabajo a distancia puede ser difícil. Incluso con el mejor software de videoconferencia, no puedes confiar en leer el lenguaje corporal de los demás, y puede ser muy difícil leer con precisión y transmitir el tono a través del texto.

Entonces, ¿por qué es tan importante centrarse en la comunicación eficaz en los equipos virtuales?

La respuesta sencilla es que los equipos remotos e híbridos no van a ninguna parte. Según una investigación reciente, al 98% de los trabajadores encuestados les gustaría trabajar a distancia -al menos parte del tiempo- durante el resto de sus carreras.

Eso significa que saber comunicarse eficazmente en equipos virtuales va a ser importante incluso para las empresas que actualmente no fomentan el trabajo a distancia.

Los equipos virtuales son tan buenos como su trabajo en equipo, y por eso la comunicación al más alto nivel es absolutamente vital. Puedes incluso alcanzar una puntuación eNPS más alta fomentando canales abiertos de comunicación y promoviendo la transparencia.

Retos de la Comunicación en Equipos Virtuales: Obstáculos a superar

No vamos a negar que hay muchos retos de comunicación en los equipos virtuales.

Para superar cualquier dificultad de comunicación virtual, primero tienes que entender cuáles son. Así que, entremos en materia.

Los miembros de equipos remotos pueden sentirse aislados

Los empleados totalmente remotos no tienen la posibilidad de acercarse a las mesas de sus compañeros para charlar un rato. Se pierden el elemento social que supone trabajar en un espacio compartido, sobre todo si trabajan de forma asíncrona (no al mismo tiempo).

Esto se aplica doblemente a los trabajadores que pasan todo su tiempo en oficinas en casa, donde no pueden disfrutar de la comunicación cara a cara con sus compañeros de equipo.

Al mismo tiempo, si sólo algunos miembros de tu equipo son remotos, estos empleados pueden sentirse excluidos de la socialización en grupo. Eso puede crear dinámicas internas difíciles dentro de tu equipo.

Los miembros de equipos híbridos también pueden sentir este aislamiento de forma aguda si se llevan bien con otros miembros del equipo cuando los ven en persona. El contraste entre sentirte conectado cuando estás en la oficina y estar aislado cuando estás en casa puede hacer que la soledad se sienta peor.

Este aislamiento pone de relieve la importancia de la comunicación en los equipos virtuales para mantener la moral y el bienestar de los empleados.

Puede ser más difícil mantener la estructura

Mantener a todo un equipo centrado, comprometido y productivo no es tarea fácil. Conseguir el mismo resultado virtualmente es aún más difícil.

Un entorno virtual no se presta bien a un enfoque estructurado del trabajo. Esto se debe a que a los empleados remotos e híbridos a menudo les gusta estructurar sus propias jornadas de forma flexible, lo cual, en sí mismo, no es un problema. El verdadero reto comienza cuando las ideas de cada uno sobre lo que constituye una jornada laboral estructurada son muy diferentes.

Es crucial saber hacer balance de los sentimientos y necesidades del equipo, y luego crear una estructura que los incorpore todos. Prestar atención de este modo también te ayudará a mejorar las reuniones virtuales y a mantener la participación de los compañeros de equipo durante las conversaciones más largas.

Los miembros del equipo pueden tener estilos de comunicación diferentes

Como ya se ha dicho, los miembros del equipo no siempre piensan igual, lo que puede crear situaciones difíciles en un contexto remoto.

En persona, los compañeros de equipo pueden seguir teniendo desacuerdos debido a los diferentes estilos de comunicación. Sin embargo, cuando los compañeros de equipo pueden simplemente hablar las cosas en persona, las situaciones pueden rectificarse fácilmente.

Los mismos pequeños malentendidos pueden convertirse rápidamente en problemas mayores a distancia. Por ejemplo, algo tan aparentemente sencillo como añadir un emoji a un mensaje puede causar confusión.

Una investigación de Statista ha demostrado que los hombres y las mujeres suelen utilizar los emojis de forma diferente. Esta pequeña diferencia en el estilo de comunicación puede dar lugar a malentendidos, sobre todo si un determinado emoji no se utiliza para significar lo mismo entre dos grupos diferentes.

Construir la cultura de la empresa es más difícil

Al considerar las ventajas y los retos de la comunicación de los equipos virtuales, la cultura de la empresa es un tema ineludible. Influye en la forma de trabajar de los empleados, así como en el tipo de expectativas y recompensas que conlleva la elección de una organización concreta.

Sin embargo, crear una cultura de empresa a distancia no siempre es sencillo.

Esto se debe a que los equipos remotos no pueden confiar en los indicadores culturales convencionales, como los códigos de vestimenta y los estilos de decoración de los edificios de oficinas. Sin estos indicios, puede ser difícil deducir cómo es la cultura, especialmente si los empleados sólo interactúan regularmente con un pequeño número de compañeros de trabajo.

La formación de agentes es más difícil a larga distancia

Iniciar a los agentes de la forma correcta les prepara para toda su carrera en tu empresa. Por eso, es crucial ofrecer la mejor formación posible a los agentes.

Los gestores virtuales no pueden mirar a los agentes que están formando y saber intuitivamente quién tiene dificultades. Explicar procesos complicados o difíciles también lleva más tiempo cuando tus aprendices no pueden pararte para hacerte preguntas, o cuando están atascados con una mala conexión.

Además, es difícil hacer un seguimiento estructural del rendimiento de los nuevos agentes cuando los diriges a distancia. Esto hace más difícil señalar concretamente las áreas que necesitan trabajo, o los puntos fuertes específicos.

Herramientas de comunicación para equipos virtuales: Las soluciones que conectan a los trabajadores a distancia

Superar los retos empieza por prepararte para el éxito, lo que puedes hacer utilizando las mejores tecnologías de comunicación para equipos virtuales.

Veamos los distintos tipos de herramientas de comunicación para equipos virtuales, y para qué son mejores. Esto te dará una idea clara de qué tipo de herramientas necesitas para ayudar a prosperar a tus propios equipos remotos e híbridos.

Software para centros de llamadas virtuales

Los centros de llamadas son la interfaz entre tu marca y sus clientes, por lo que asegurarte de que utilizan las herramientas adecuadas te ayuda a ofrecer la mejor experiencia a esos clientes.

El software para centros de llamadas virtuales es una necesidad para las empresas con equipos remotos de agentes y gestores de centros de llamadas. Los mejores ejemplos de software para centros de llamadas -como CloudTalk- ofrecen una calidad de sonido nítida y clara, independientemente de la ubicación física de tus agentes.

Esto ayuda a proporcionar una experiencia de usuario profesional, al tiempo que capacita a los agentes para proporcionar a todos los llamantes un servicio estelar en todo momento.

Cuando las empresas necesitan un software de centro de llamadas virtual

Tanto si llevas mucho tiempo dirigiendo un centro de llamadas como si acabas de poner en marcha un centro de llamadas virtual por primera vez, el software para centros de llamadas virtuales adecuado marcará la diferencia en tu negocio.

Este tipo de software crea un espacio de trabajo virtual para tus empleados, donde los jefes pueden hacer un seguimiento de las llamadas y los miembros del equipo pueden conectar tanto con sus compañeros como con los clientes.

Los espacios de trabajo virtuales acercan a los equipos. Facilitan la colaboración y la resolución mutua de problemas, lo que aumenta la productividad. También son muy escalables por naturaleza, lo que significa que, al elegir una herramienta de centro de llamadas virtual, prepararás tu empresa para que pueda crecer fácilmente.

Soluciones de llamadas a empresas

Las llamadas telefónicas son uno de los canales de comunicación más beneficiosos para los equipos virtuales. Son instantáneas, lo que significa que puedes hablar en tiempo real y, al mismo tiempo, pueden grabarse para futuras consultas o para compartirlas más ampliamente.

Las soluciones modernas de llamadas a empresas suelen utilizar tecnología VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet). Esto significa que enrutan las llamadas utilizando Internet, en lugar de las tradicionales líneas fijas o señales de móvil.

Las llamadas basadas en VoIP son ideales para la comunicación interna y la colaboración, ya que te permiten realizar llamadas locales e internacionales con la misma facilidad. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet.

Cuando las empresas necesitan soluciones de llamadas comerciales

Si tus equipos se comunican habitualmente mediante llamadas telefónicas, necesitas una solución de llamadas para empresas.

Estas soluciones permiten que los miembros de tu equipo se comuniquen fácilmente entre sí. Permiten a los jefes controlar a los miembros del equipo mediante llamadas rápidas, al tiempo que recuerdan a todos los miembros del equipo que están más conectados de lo que creen.

Eso refuerza los lazos del equipo, lo que facilita considerablemente la comunicación y la colaboración a distancia.

Clientes de correo electrónico

Otro elemento que verás a menudo en una lista de las mejores herramientas de comunicación en equipos virtuales es un cliente de correo electrónico.

Te permiten escribir y enviar correos electrónicos, proporcionando a tus equipos una forma de comunicación basada en texto más lenta que la mensajería instantánea (hablaremos de ello más adelante).

Los clientes de correo electrónico deben dar a los miembros de tu equipo muchas opciones para redactar y clasificar su correo digital. Es especialmente importante poder crear etiquetas y subcarpetas personalizadas, para que las bandejas de entrada de todos estén bien organizadas. Además, tener la opción de marcar los correos como de alta prioridad es imprescindible, ya que ayuda a priorizar las tareas.

También querrás un excelente filtro de spam integrado para proteger a los miembros del equipo remoto mientras envían y reciben correos electrónicos.

Cuando las empresas necesitan clientes de correo electrónico

Los clientes de correo electrónico realmente brillan cuando se trata de compartir un mensaje más largo con al menos un compañero de equipo o jefe.

Como no son instantáneos, los correos electrónicos pueden editarse y pulirse hasta que tengan exactamente el aspecto que deseas. Esto te permite cuidar la imagen que proyectas a través de los correos electrónicos, lo que ayuda a establecer la personalidad y la actitud profesional en el contexto de un equipo virtual.

Los clientes de correo electrónico también son útiles si tu equipo envía muchas invitaciones, por ejemplo, a llamadas de ventas o reuniones con clientes, ya que se pueden distribuir y aceptar o rechazar por correo electrónico.

Herramientas de mensajería instantánea

Cuando te planteas cómo mejorar la comunicación de un equipo virtual, es importante mirar más allá de los canales basados en audio y vídeo. Los clientes de correo electrónico ayudan mucho en este sentido, pero también necesitas una contrapartida más rápida e instantánea.

Ahí es donde entran en juego las herramientas de mensajería instantánea.

Casi el 90% de todos los adultos de EE.UU. en una encuesta de Statista de 2021 afirmaron utilizar Facebook Messenger, y eso es sólo una aplicación de mensajería instantánea. Estas herramientas no sólo son populares, sino que son una necesidad en el lugar de trabajo moderno, especialmente para los trabajadores a distancia.

Cuando las empresas necesitan herramientas de mensajería instantánea

Las herramientas de mensajería instantánea permiten a los agentes pedir ayuda sobre un ticket difícil. Permiten que grupos de agentes pongan en común sus conocimientos para ofrecer las mejores resoluciones a las consultas. Ayudan a los gestores a ponerse en contacto con los miembros del equipo de forma sencilla y no invasiva.

Sobre todo, crean un espacio social donde incluso el trabajador más aislado puede escuchar a sus compañeros, para que sepan que nunca están solos.

Las herramientas de mensajería instantánea casi siempre vienen con funciones de chat de grupo, que son estupendas para debatir temas específicos en espacios designados, o para unir a grupos de empleados. Eso es crucial para los equipos remotos.

Soluciones de videoconferencia

Algunas reuniones se celebran mejor cara a cara, lo que puede resultar difícil en el contexto de un equipo virtual. Ahí es donde entran las soluciones de videoconferencia.

Una herramienta de videoconferencia existe para facilitar las interacciones en tiempo real entre miembros que se encuentran en lugares físicos distintos. Te permite ver y oír a otros participantes en la llamada, que a su vez pueden verte y oírte a ti también.

En resumen, una herramienta de videoconferencia es la respuesta digital a las reuniones en persona.

Cuando las empresas necesitan soluciones de videoconferencia

¿Sabías que hay siete expresiones faciales universales que pueden reconocerse en todas las culturas, sin necesidad de palabras?

Además, hay montones de microexpresiones y reacciones que la mayoría de la gente puede reconocer en los demás. Con la ayuda de soluciones de videoconferencia, los miembros de tu equipo virtual podrán comunicarse de forma no verbal, además de con palabras.

Las soluciones de videoconferencia ayudan a los compañeros de equipo a sentirse parte de un todo mayor, en lugar de una entidad sin rostro. También son muy útiles para los compañeros discapacitados que no puedan teclear bien o en absoluto, así como para los miembros del equipo que hablen en lenguaje de signos.

Herramientas de gestión de proyectos

Por último, las herramientas de gestión de proyectos también son muy importantes para la comunicación de los equipos virtuales.

Estas herramientas ayudan a los jefes a vigilar a sus compañeros de equipo. Ayudan con la delegación de tareas, la colaboración virtual y el seguimiento del progreso, y ponen de relieve quién necesita ayuda, así como qué hay que priorizar para cumplir los plazos y seguir siendo productivos.

Cuando las empresas necesitan herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos son más útiles para los equipos virtuales que trabajan juntos en muchos proyectos, o que dan prioridad al trabajo colaborativo sobre los proyectos individuales.

Son imprescindibles para los jefes que quieren evitar la microgestión, pero sin dejar de controlar con la suficiente regularidad como para marcar la diferencia en la vida laboral diaria de sus compañeros.

10 métodos probados para impulsar la comunicación en equipos virtuales

A continuación, trataremos las mejores prácticas para la comunicación de equipos virtuales que te ayudarán a mejorar la colaboración en equipo y a fomentar una cultura de equipo acogedora y bien conectada.

#nº 1 Invertir en las herramientas adecuadas

El primer consejo que tenemos que compartir es que busques herramientas de colaboración para equipos virtuales, y te asegures de que eliges las adecuadas.

Querrás leer muchas opiniones antes de tomar una decisión final. ¿Se queja la gente de las nuevas funciones, o sólo de las que se arreglaron hace años? ¿Cómo se califica el servicio de atención al cliente de cada proveedor?

El precio es otro factor importante. Tómate tu tiempo para comprobar qué incluyen los paquetes de cada proveedor, y por qué prestaciones tendrías que pagar aparte. A veces, un paquete ligeramente más caro es en realidad la opción más rentable, siempre que incluya más de lo que buscas.

También merece la pena aprovechar las demostraciones y pruebas gratuitas, ya que te permiten experimentar el producto de primera mano y ver si se adapta a tus necesidades.

#2 Define objetivos y expectativas claros

Si tus compañeros de equipo no pueden responder a la pregunta «¿por qué es importante la comunicación en los equipos virtuales?», es señal de que no has sido lo suficientemente claro al establecer los objetivos y las expectativas.

Todos deben saber cuál es el horario laboral básico, y qué significa «estar disponible». Deben tener claro qué dispositivos están permitidos y cuáles no, así como a quién informar y dónde obtener asesoramiento.

Si eres lo más claro posible desde el principio, te asegurarás de que todo el mundo empiece en la misma página y de que los empleados o agentes no se pierdan más adelante.

#3 Revisa regularmente pero no microgestiones

Cuando dirijas a empleados remotos, tendrás que caminar por la delgada línea que separa la ausencia de la microgestión.

Las herramientas adecuadas te ayudarán a conseguirlo.

Funciones como las analíticas integradas y las funciones de supervisión de llamadas y entrenamiento facilitan mantener una estructura en el seguimiento del rendimiento cuando se trabaja a distancia. Permiten a los gestores controlar discretamente, para que los agentes sepan que se les apoya pero no se sientan constantemente vigilados.

#4 Fomentar la retroalimentación bidireccional

Una de las mejores formas de mejorar la comunicación en los equipos virtuales es pedir opiniones y actuar en consecuencia.

Los directivos deben informar a sus equipos de cómo lo están haciendo, del mismo modo que los empleados deben poder señalar lo que no les funciona.

Así podrás adoptar un modelo de crecimiento continuo que apoye tanto a los directivos como a los empleados.

#5 Crear la incorporación y la formación para apoyar el trabajo a distancia

Hemos mencionado que la formación a distancia puede ser difícil. Puedes mitigar ese reto creando módulos de incorporación y formación específicos para trabajadores remotos.

Esto es fácil de hacer con una herramienta como CloudTalk, que te permite incorporar nuevos agentes en un solo día. Así, pueden empezar a atender y realizar llamadas en sólo 24 horas.

De ese modo, puedes agilizar y perfeccionar tu proceso de incorporación hasta que puedas condensarlo en un único y eficaz día de incorporación.

#6 Facilitar el acceso a la información

No toda la comunicación tiene que ser instantánea, ni siquiera rápida. De hecho, el aprendizaje asíncrono puede ser una de las mejores formas de comunicarse con equipos virtuales, ya que permite a cada uno leer y captar información a su propio ritmo.

Por eso querrás asegurarte de que los miembros del equipo virtual puedan acceder a unidades compartidas para documentos, bases de conocimiento, directorios y otras fuentes de información.

Cuanto más fácil sea acceder a la información, menos probable será que la gente haga las mismas preguntas muchas veces. Esto agiliza las comunicaciones al tiempo que capacita a los empleados para ayudarse a sí mismos.

#7 Elegir los métodos de comunicación adecuados

No toda la información se presta a los mismos métodos de comunicación.

Por ejemplo, si tienes que compartir con tu equipo de ventas a distancia una lista de comprobación, un correo electrónico puede ser más eficaz que una reunión. Los compañeros de equipo pueden volver a leer un correo electrónico para familiarizarse con la lista de comprobación, mientras que la información hablada podría no retenerse tan fácilmente.

Considera detenidamente cada dato que quieras transmitir, y cómo comunicarlo. Sobre todo, considera cómo te gustaría recibir esa información.

#8 No descuides el bienestar de tus equipos

En persona, puedes detectar fácilmente si alguien está fuera de sí. En cambio, los jefes de equipo virtuales tienen que esforzarse más y trabajar activamente para detectar comportamientos inusuales.

Puedes ayudar a salvar esta distancia centrándote conscientemente en el bienestar.

Por ejemplo, puede ser útil imponer descansos obligatorios, para que los empleados no se agoten fácilmente. También ayudan las revisiones programadas con regularidad.

También podrías ofrecer acceso a herramientas de bienestar mental, como aplicaciones específicas que permitan a los empleados registrar y hablar de sus sentimientos en un espacio virtual seguro y privado.

#9 Fomentar las actividades no laborales

Uno de los mejores consejos de comunicación para los equipos virtuales es crear alternativas digitales a las actividades de equipo en la oficina.

Mientras que los equipos que trabajan en una oficina pueden ir a un bar o restaurante después del trabajo, o incluso simplemente charlar junto al refrigerador de agua, los equipos virtuales no tienen esta comunicación para fomentar el espíritu de equipo integrada en su estructura.

Sin embargo, esas actividades no laborales son cruciales para la cultura y la moral, así que anímalas si quieres que tu equipo se sienta unido y cohesionado.

#10 Evaluar y mejorar continuamente los procesos

El mundo del trabajo a distancia siempre está cambiando y evolucionando, lo que significa que tienes que crecer con él.

Siempre se están creando y adoptando nuevas herramientas y procesos, por lo que tu enfoque de los procesos de trabajo a distancia también debe seguir cambiando. Sigue controlando y ajustando las cosas hasta que las hagas bien. Luego, cuando aparezcan nuevos cambios, vuelve a empezar el proceso.

Una buena comunicación en un equipo virtual es clave para la productividad

Perfeccionando las prácticas de comunicación de los equipos virtuales, puedes llevar la productividad de tus trabajadores a distancia a nuevas cotas.

Por eso merece la pena invertir tiempo y recursos en optimizar la comunicación de tu equipo virtual: Sin ella, tus equipos no pueden dar lo mejor de sí mismos.

Una comunicación sólida crea equipos eficaces y motivados que consiguen que todo se haga a tiempo y con un alto nivel de calidad, siempre.

Con CloudTalk, puedes empezar a revolucionar la comunicación de tu equipo virtual en cuestión de minutos. Sólo tienes que empezar con una demostración, ¡y estarás listo para hacer un cambio!