Comunicación de Equipo Remotos – cómo facilitar la comunicación del equipo en un entorno de trabajo a distancia

Si diriges un equipo que es totalmente nuevo en el trabajo a distancia o acabas de lanzar un negocio y quieres probar el trabajo a distancia, sigue leyendo porque este artículo es para ti. La comunicación, en general, es uno de los mayores retos para cualquier empresa y el 75% de los empresarios la consideran un elemento muy importante del trabajo en equipo y la colaboración.

¿Pero qué pasa con el tipo de comunicación que se produce entre los equipos, que a menudo se encuentran en diferentes ciudades o incluso países debido al trabajo a distancia?

Hay diferencias importantes que hay que tener en cuenta si quieres que la comunicación del equipo a distancia se produzca sin problemas. En este artículo, te proporcionaremos las pautas más fundamentales para facilitar la comunicación con un equipo remoto.

Primero veamos los números.

La pandemia marca tendencias

La pandemia provocó un cambio drástico en la cultura del trabajo. Ahora, muchas más personas trabajan a distancia en comparación con los años anteriores.

Cambio en las tendencias del trabajo a distancia debido a la COVID-19 en Estados Unidos en 2020

Los empleados son fans del teletrabajo

El 77% de los trabajadores remotos afirman ser más productivos cuando trabajan desde casa. Además, el 74% de los trabajadores afirma que la posibilidad de trabajar desde casa les haría menos propensos a abandonar una empresa. Otras investigaciones muestran que el 99% de las personas no rechazarían la oportunidad de trabajar a distancia al menos una parte del tiempo durante el resto de su carrera.

Pero no todo es tan perfecto como parece

Entre los problemas asociados al trabajo a distancia, la gente señala la soledad, la incapacidad de comunicarse sin esfuerzo y la separación del trabajo de la vida privada.

Ahora que eres consciente de la creciente demanda de trabajo a distancia, así como de sus beneficios y principales desventajas, echemos un vistazo a 6 estrategias clave que mejorarán enormemente tu experiencia con trabajadores en remoto.

#1 Invierte en las herramientas adecuadas

Ante todo, la clave del éxito es invertir en las herramientas adecuadas. Sin ellos, puedes olvidarte de trabajar bien con tu equipo a distancia. ¿Por qué? Digámoslo así. ¿Cómo te imaginas hablar con los miembros de tu equipo sin ninguna herramienta de videoconferencia o audioconferencia? O, mejor aún, ¿cómo esperas que tu equipo se mantenga al día con todos los plazos si no hay un espacio dedicado a su seguimiento y acceso fácil? Diversas herramientas para todas estas tareas necesarias pueden hacer que la comunicación sea más rápida, fácil y eficaz. Necesitarás:

Herramienta de chat en equipo

Es absolutamente esencial tener un lugar dentro del grupo de tu equipo a distancia donde podáis hablar, compartir ideas, discutir temas e intercambiar opiniones. Asegúrate de que todos los miembros de tu equipo conocen o conocerán bien la herramienta para que todos puedan utilizarla en todo su potencial, garantizando una colaboración lo más eficaz y productiva posible.

Herramientas como Slack o Google Chat te permiten mantenerte organizado y concentrado con acceso a espacios centrales para conversaciones, herramientas, personas y archivos. Slack no solo te permite colaborar y comunicarte dentro de tu espacio de trabajo, sino también con otras empresas externas con las que cooperas. Crea salas y grupos o chats con los miembros de tu equipo por separado. Para el almacenamiento ilimitado de archivos, fotos y vídeos, utiliza soluciones como Facebook Workplace o la algo menos popular Rocket.Chat. Depende de ti cuál será tu estrategia para alcanzar el éxito, pero una cosa es cierta: herramientas como éstas son extremadamente útiles.

Herramientas de comunicación con el cliente

La comunicación con los miembros de tu equipo es una cosa, pero la comunicación con tus clientes tampoco puede olvidarse. Ambos son igualmente importantes en el proceso de desarrollo de una estrategia de comunicación de equipos a distancia sólida y saludable. Una de esas herramientas dedicadas a la comunicación con el cliente es un centro de llamadas.

Disponer de una solución de centro de llamadas te permite dividir las responsabilidades de cada miembro del equipo de forma clara y sin problemas. Una buena herramienta de centro de llamadas debe tener funciones que permitan acciones como la cola y la grabación de llamadas, las llamadas internas y las extensiones. Además, en tiempos de trabajo a distancia, a menudo con personas de distintos países, las funciones que proporcionan llamadas internacionales, portabilidad de números (conectar cualquier número de teléfono al software) y números gratuitos son absolutamente imprescindibles.

Otras funciones que harán que la comunicación con tus clientes sea memorable y valiosa son el buzón de voz, los saludos personalizados y la música, así como permitir a los clientes elegir su agente preferido para hablar. Si crees que todas estas soluciones contribuirían positivamente a tu negocio, quizá quieras consultar esta útil herramienta proporcionada por CloudTalk, que ofrece todo lo descrito anteriormente, ¡y más!

Herramientas de gestión de proyectos

¿Qué es una colaboración eficaz sin un espacio dedicado a la gestión de tus proyectos para que puedas mantenerte organizado en el trabajo? Los directivos a menudo tienen que gestionar varios proyectos al mismo tiempo. Cuando añades a la mezcla empleados que trabajan a distancia y en diferentes zonas horarias, el caos y la desorganización están casi garantizados.

Herramientas como Asana te ayudan a mejorar la colaboración, la planificación y la programación, la integración con los nuevos miembros, la mitigación eficaz de los riesgos y mucho más. Puedes decir adiós a la creación de decenas de subgrupos, chats y archivos para tenerlo todo organizado. Con una buena herramienta de gestión de proyectos, tendrás todo en un solo lugar y no tendrás que preocuparte de que algo vaya mal.

De forma similar, otra herramienta de gestión de proyectos llamada Monday te permite seguir el progreso de tus proyectos, asignar recursos de forma eficaz e incluso crear listas de tareas pendientes. Si esto no es suficiente, puedes consultar otras herramientas también muy recomendables, como SmartSheet o TeamHood. Una cosa es segura con ellas: se acabó el estrés por un entorno de trabajo caótico.

Videollamadas

Hay ocasiones en las que, te guste o no, no puedes discutir un proyecto o una idea cara a cara para calibrar la auténtica reacción de alguien. Es entonces cuando las herramientas de videollamada resultan útiles. La lista de ventajas de las videollamadas es interminable, especialmente si trabajas a distancia.

En primer lugar, la videollamada te abre la puerta a permitir el trabajo a distancia. Sin las videollamadas, sería muy difícil comunicarse con tu equipo. Una estadística de Microsoft muestra que el 62% de los ejecutivos están de acuerdo en que las videoconferencias mejoran significativamente la calidad de la comunicación. En comparación, enviar mensajes de texto y correos electrónicos consume mucho tiempo.

En general, las personas pueden decir de 100 a 130 palabras por minuto y escribir solo de 37 a 44. Por eso es necesaria una herramienta de videollamada. Una de las herramientas más populares diseñadas para este tipo de llamadas es, por supuesto, Zoom, que experimentó un aumento de la demanda al inicio de la pandemia en marzo de 2020. Si no te gusta el Zoom, hay muchas otras opciones para elegir, como Skype, Google Meet, ClickMeeting, y LifeSize. La lista es interminable.

#2 Establece directrices para tu equipo, ¡ellos también las necesitan!

No estarías leyendo este artículo ahora si no necesitaras ayuda, ¿verdad? Pues bien, los miembros de tu equipo también pueden necesitar ayuda. Asegúrate de establecer claramente tus directrices de trabajo. Debes determinar qué canal se utiliza para cada tipo de comunicación para que nadie se confunda. Al fin y al cabo, no quieres gastar tiempo extra buscando una información que originalmente debía enviarse a otro lugar. Tener este tipo de claridad entre tus compañeros de trabajo redundará sin duda en beneficio de todos. Ejemplos de ello podrían ser:

• Establecer algunas reglas básicas relativas a los canales de comunicación desde el principio de la colaboración en un proyecto, además de explicar cómo harán que tu cooperación sea más fácil y eficaz.
• Menciona estas reglas durante tus reuniones semanales de progreso con el equipo para asegurarte de que todos las recuerdan.
• Mantén todo organizado y claro, sé capaz de distinguir el trabajo estricto del tiempo de diversión durante tu cooperación, y asegúrate de que tu equipo es consciente de esa distinción.

#3 La sobrecomunicación es más que bienvenida

Del mismo modo, debes asegurarte de que todo el mundo entiende cuál es su trabajo para que no se cometan errores innecesarios. John Powell dijo una vez que «la comunicación funciona para aquellos que se esfuerzan en ella». Cuando escribimos, mucho de lo que queremos comunicar puede perderse debido a la naturaleza no verbal del mensaje.

Siempre es mejor sobrecomunicar que infracomunicar en el caso de equipos y empleados que no tienen la oportunidad de hablar cara a cara. Puede ser algo tan pequeño como comprobar que alguien ha recibido un correo electrónico que le has enviado o preguntarle si se acuerda de un plazo que has publicado en tu herramienta de calendario de colaboración en equipo. Estos pequeños gestos no te harán daño ni te llevarán mucho tiempo, pero contribuirán a tu eficacia como equipo/empresa.

#4 Acostúmbrate a la comunicación asíncrona

La comunicación asíncrona se produce cuando dos (o más) personas se comunican entre sí sin necesidad de estar presentes a la vez. Este tipo de comunicación puede tener lugar a través de varios canales como el correo electrónico, Asana o Microsoft Teams.

Al principio, esto puede resultar difícil, sobre todo si tienes algunos proyectos en marcha en los que el tiempo es importante, pero trabaja en ello. Ser comprensible es muy útil en este caso. Intenta tener en cuenta a los compañeros de trabajo que viven en zonas horarias diferentes, así como a los que comparten sus oficinas en casa con miembros de la familia. Hay que prepararse para aceptar respuestas más lentas, así como mensajes enviados totalmente fuera de tu horario de oficina mientras duermes debido a las diferencias horarias.

#5 Programa las reuniones pensando en todos

Ten en cuenta que las diferencias horarias también son clave a la hora de programar las reuniones con tu equipo. Debes tener en cuenta que pueden vivir en lugares diferentes y, por tanto, encontrar la hora y la fecha perfectas puede ser un reto.

Sin embargo, no te rindas.

Trabaja en este tema y anima a los demás a contribuir. Encuentra la mejor solución y asegúrate de que todos podrán llegar a tiempo. Al fin y al cabo,la clave de una buena comunicación en un equipo a distancia es garantizar que todos se mantengan conectados y comprometidos. Asegurarse de que todo el mundo está incluido en todos los planes será también una señal para los demás miembros del equipo de que son valorados y apreciados.

#6 Graba (algunas) reuniones

Por último, pero no menos importante, ¡graba tus reuniones! Como se ha mencionado anteriormente, algunos de los miembros de tu equipo pueden tener dificultades para llegar a tiempo a las reuniones. Los motivos pueden ser asuntos personales, emergencias de última hora o incluso algo tan simple como problemas con el dispositivo y la conexión. Precisamente por eso debes estar siempre preparado para evitar que un compañero de trabajo se pierda tu presentación o reunión de grupo.

Tener acceso a herramientas que te permitan grabar tus reuniones puede salvarte la vida algunas veces. Puede ser algo tan sencillo como un software básico de grabación de pantalla. Pero la cuestión está clara: no quieres dejar a nadie atrás. Tenlo en cuenta la próxima vez que alguien se pierda tu conferencia online.

Resumen

En resumen, este artículo te ha proporcionado los consejos más importantes para garantizar una comunicación en equipo a distancia fluida y sin problemas. Lo que debes recordar es:

• Por supuesto, invierte en las herramientas adecuadas
• Siempre hay que estar dispuesto a ayudarse mutuamente y tratar de ponerse en el lugar de los demás
• Intenta pensar en formas de evitar problemas en el futuro e incorpora esas soluciones a tu flujo de trabajo

Por último, pero no menos importante, ¡no tengas miedo del trabajo a distancia! Parece mucho más complejo de lo que realmente es. Con el conjunto adecuado de herramientas y una actitud positiva, en poco tiempo te convertirás en un maestro del trabajo a distancia . Si buscas una herramienta que funcione a la perfección con tus equipos y clientes remotos de todo el mundo, ¡asegúrate de echar un vistazo a CloudTalk.io!