Cómo VoIP reduce los costos y aumenta el ROI en las pequeñas empresas

With the coronavirus pandemic still posing a major threat in most parts of the World, businesses in all industries are undergoing significant changes. A huge one of these is to ongoing costs, as all companies are trying to save as much money as possible on their operations. One way to do that is by switching from a traditional PSTN to a VoIP service. However, does that change make sense in the current business climate and does VoIP really offer a good return on investment?

Averigüemos si esta tecnología es una inversión razonable para las pequeñas empresas en estos tiempos sin precedentes.

Lo primero es lo primero – establezca sus costos actuales

Antes de determinar si VoIP tendrá sentido para su pequeña empresa, primero debe analizar sus costos actuales. Deberá considerar lo siguiente:

How many lines you have
What type of hardware you use
Additional costs such as international calls

Get more done with less expenses

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Esto no tiene en cuenta las herramientas adicionales que usa junto con el teléfono fijo que viene de serie con un proveedor de VoIP. Al comparar las dos formas de hacer llamadas, también debe tener en cuenta que, al cambiar a VoIP, también debe pagar la instalación. Pero más sobre eso más adelante.

Una vez que tenga todo esto anotado, es hora de evaluar cuánto le costará cambiar de PSTN a VoIP.

Primeros pasos con VoIP

Once you decide that you’re ready, it’s time to look into installation costs for VoIP. Besides the recurring fees (which will cost you anywhere from $20 per month), you need to factor in the costs of installation. This means hooking up your entire workplace, including number porting, the costs of different telephone devices, and more.

Esto significa conectar todo su lugar de trabajo, incluida la transferencia de números, los costos de diferentes dispositivos telefónicos y más. Por otro lado, si ya tiene una conexión a Internet, la instalación de VoIP será completamente gratuita y es probable que su proveedor no le aplique este cargo.

Cuando se trata de hardware, un teléfono VoIP de buena calidad costará entre $ 70 y más, y los modelos de primera línea se venden por cientos de dólares. Sin embargo, no tiene que comprar un teléfono porque puede usar su computadora o un teléfono móvil existente para hacer llamadas VoIP.

En resumen, su costo principal es la tarifa de suscripción que paga regularmente a su proveedor. A $20 por línea por mes, es una ganga en comparación con PSTN. En general, ahorrará más de $500 al año por línea si usa VoIP en lugar de PSTN.

Escalando hacia arriba (o hacia abajo)

Cada vez que desee agregar una nueva línea a un sistema telefónico tradicional, debe pagar varios cientos de dólares cada vez. Lo mismo ocurre con la eliminación de uno si desea reducir el tamaño. En tiempos sin precedentes como estos, cuando no tiene idea de cómo puede cambiar el tamaño de su equipo, esto no solo es una molestia sino también un costo importante. Agregue el hecho de que incluso la función más básica, como el identificador de llamadas, cuesta entre $3 y $10 adicionales por línea, y está claro que nada es gratis con PSTN.

Por otro lado, agregar una nueva línea con un proveedor de VoIP es simplemente una cuestión de ponerse en contacto con ellos y solicitar agregar nuevos asientos a su plan. El costo solo se agregará a su factura mensual.

Mantenimiento de sus líneas telefónicas

Al calcular cuánto le costará VoIP (o un teléfono fijo), es una buena idea tener en cuenta que la decisión que tome se quedará con usted durante al menos varios meses, si no años. Podría haber problemas con sus líneas telefónicas, así que prepárese para pagar el mantenimiento.

Aquí también hay una gran diferencia. El precio promedio de una reparación de una línea telefónica estándar es de alrededor de $145, mientras que el precio de una reparación de VoIP estándar es de $75.

Gran parte de esa diferencia se debe al hecho de que VoIP depende completamente de su conexión a Internet para realizar llamadas, lo que generalmente es más económico de reparar en comparación con los sistemas de cables de cobre utilizados en los sistemas telefónicos tradicionales.

Características adicionales

Cuando lo piensa, PSTN le ofrece muy poco además de llamadas. Lo máximo que obtendrá de un teléfono tradicional es el identificador de llamadas y quizás la grabación de llamadas, pero tendría que comprar un dispositivo separado para usar incluso esas funcionalidades.

Por otro lado, VoIP ofrece características para pequeñas empresas como:

Y mucho, mucho mas.

En la superficie, tener algo como un IVR puede parecer una característica agradable en lugar de una necesidad. Sin embargo, a la larga, puede ahorrar una gran cantidad de tiempo en las llamadas entrantes y brindarles a sus clientes opciones de autoservicio. Además, IVR puede ayudarlos a comunicarse con el agente correcto más rápidamente gracias al enrutamiento basado en habilidades. Indirectamente, una característica como esta puede mejorar enormemente la satisfacción de sus clientes, disminuir la rotación e incluso complacer a sus agentes que hablarán con las personas más calificadas para ayudar. Es una situación de ganar-ganar.

Perhaps the biggest advantage of modern phone solutions for startups in times of a global pandemic is that VoIP allows you to be completely remote and location-independent. Anyone with a mobile phone or a computer can log in and start making or receiving calls from anywhere in the World. In an age when remote work is becoming the new norm, this is of utmost importance. You won’t only save on your phone bill but have no need for an office anymore either, resulting in huge cost savings.

Las analíticas

No puede mejorar lo que no mide. Si tiene un teléfono tradicional, lo máximo que puede analizar es cuántas llamadas telefónicas realiza cada mes. Genial, pero eso no es útil si desea mejorar la forma en que impulsa las ventas o brinda atención al cliente.

Al cambiar a VoIP, podrá acceder a algunos de estos análisis:

Typical call length
Average volume of calls per day/week/month
Best/worst-performing agents in terms of calls
First call resolution
Customer satisfaction scores
Agent performance KPIs and call transcripts

Y mucho, mucho más. Con esta información, podrá tomar decisiones comerciales más inteligentes, delegar mejor a sus agentes, invertir más (o menos) en atención al cliente y, en general, brindar un mejor servicio a sus clientes actuales y potenciales.

También hay ahorros indirectos. Gracias a estos análisis, podrá ubicar a los agentes correctos en los lugares correctos para que puedan resolver los problemas de los clientes de manera más rápida y eficiente. Como resultado, reducirá la rotación de empleados y su moral también aumentará.

Al final, ¿hay un ROI de VoIP para las pequeñas empresas?

Depende de cuánto confíe en los teléfonos para su negocio y si hacer llamadas es crucial para sus ventas/atención al cliente. Si realiza numerosas llamadas cada día y tiene equipos dedicados a la atención al cliente o a las ventas, entonces sí, la VoIP es el camino a seguir. No solo ahorrará mucho dinero, sino que también aprovechará los muchos beneficios de las características de un sistema VoIP moderno.

Por otro lado, si realmente no usa mucho los teléfonos para su negocio y confía en otros métodos de comunicación, podría estar pensando que VoIP no vale la pena. Sin embargo, como hemos señalado anteriormente, aún podrá ahorrar dinero(en comparación con las líneas telefónicas tradicionales) y también podrá utilizar algunas excelentes funciones de VoIP que, sin duda, cambiarán la forma en que hace negocios.

If you’re just launching a new startup and are wondering which wireless phone system for small business is best from the very beginning, VoIP is the clear winner here too. It’s low installation costs and the quick scalability make it a great choice for smaller teams with no clear plans for growth.

Ahora es tu turno

¿Todavía desea confiar en los cables de cobre y los dispositivos telefónicos para realizar llamadas o está preparado para el futuro? Una cosa es segura: VoIP sigue siendo más barato y sus características mejoran cada año que pasa. No importa el tamaño de su empresa, su industria o lo que venda, VoIP es una apuesta segura en 2021 y más allá.