How to Nail your After-Hours Voicemail Greetings

Reconozcámoslo: los saludos de buzón de voz pueden suponer una gran diferencia para tu negocio. Son lo primero que oyen tus clientes cuando te llaman, lo que significa que a menudo solo tienes una oportunidad de causar una buena impresión (o al menos de no molestarles si se ponen en contacto contigo con frecuencia). Así es como puedes dar en el clavo con tus saludos de buzón de voz fuera de horario.

Every message a caller hears is important, especially if there’s no one available to take the call. If your business closes at a certain hour or no one works during the weekends, you should definitely create an after-hours voicemail greeting. Luckily, we’re here to help you out with that. 

Why do you need personalized voicemail greetings in the first place

Cuando llames a una empresa fuera del horario comercial, es probable que oigas una grabación automática que te informará de la hora a la que debes devolver la llamada. Y con razón, ya que los saludos fuera de horario son una forma profesional de hacer saber a tus clientes por qué no estás disponible en ese momento y cuándo pueden localizarte exactamente.

It might not seem like a big deal at first, but hearing such a message is much better than forcing a customer to either sit through endless ringing or wait for their call to finally failover to a voicemail box. In fact, setting up an after-hours voicemail greeting can help you not only impress your customers but potentially win their business. Provided that you record a short welcoming message with relevant information instead of a long and confusing one, that is.

You should also consider personalizing your after-hours voicemail greetings. After all, such messages are as much a part of your company’s image as the design of your website or the layout of your brick-and-mortar shops. If you’re using high-quality call center software, you can easily record voicemail greetings that are in line with your brand identity, set the right tone, and ensure your customers are getting the experience they deserve.

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How to come up with a proper after-hours voicemail greeting

No hay una única forma de elaborar un saludo de fuera de horario de atención. Sin embargo, hay algunas cosas que debes tener en cuenta para mostrar a tus interlocutores que valoras su tiempo:

#1 Indica el nombre de tu empresa

Asegúrate de mencionar el nombre de tu empresa desde el principio. Esto puede parecer obvio, pero es una muestra importante de profesionalidad.

Example: Hello, you’ve reached CloudTalk… 

#2 Menciona el horario de atención

También debes indicar por adelantado tu horario de atención. De lo contrario, tus clientes podrían esperar en vano y molestarse.

Ejemplo: el horario de atención al público es de 10:00 a 17:00 horas Hora de Europa Central.

#3 Sugiere pasos claros a seguir

Make sure you detail the next steps to your callers. If your customers know that there’s no one to answer the call at the moment, they can easily decide to leave a voicemail message or call you back another time. Depending on the specificity of your business, there might be other options to take into account as well (directing callers to a phone menu, listing individual voicemail boxes of different employees, or forwarding calls to an external destination, just to name a few). If you’re using proper call center software, you should be able to set up a phone menu along with call forwarding quite easily. 

Ejemplo: Si llamas por un pedido existente, por favor, pulsa 1. Si quieres ayuda para hacer un nuevo pedido, por favor, pulsa 2.

#4 Indica otros métodos de contacto

Indica otros métodos de contacto, si los hay. Aunque no haya nadie para atender la llamada en un momento dado, puede haber otras formas de ponerse en contacto con tu empresa o recibir información adicional sobre tu oferta. Si es así, asegúrate de incluirlos en tu saludo fuera de horario. Puedes, por ejemplo, «redirigir» a las personas que llaman a tu sitio web, correo electrónico o perfiles de redes sociales.

Example: Agents are available to assist you via the live chat function on our website. You can also send us an email at help@cloudtalk.io. 

#5 Hazlo fácil

Por encima de todo, mantén la sencillez. Si la grabación es vaga y larga, lo más probable es que tus clientes pierdan el interés e incluso renuncien a volver a ponerse en contacto contigo. No pierdas el tiempo, pero mantén tu mensaje simple y breve. Un saludo de buzón de voz profesional debe durar entre 20 y 25 segundos, tiempo suficiente para dotar a tus clientes de lo esencial.

#6 Mantén tu grabación actualizada

Mantén tu grabación actualizada. Si hay algún cambio en tu horario de atención (por vacaciones o situaciones de emergencia, por ejemplo), debes actualizar los saludos de buzón de voz para aclarar el problema y evitar confusiones. Menciona el problema por adelantado y, si es posible, especifica cuándo volverás a trabajar.

#7 Haz que tus interlocutores se sientan importantes

Haz que tus interlocutores se sientan importantes. Lo más probable es que tus clientes tengan una buena razón para ponerse en contacto con tu empresa. Incluso si no hay nadie disponible para atender la llamada, la persona que llama debe sentirse animada a intentar ponerse en contacto de una forma u otra. Lo peor que puedes hacer es hacer perder el tiempo a tus clientes y evitar que vuelvan a ponerse en contacto contigo, que es precisamente lo que puedes conseguir con saludos de buzón de voz genéricos e impersonales. Como ya se ha mencionado, a menudo solo tienes una oportunidad para causar una primera impresión decente: asegúrate de aprovechar al máximo esa oportunidad y personaliza tus mensajes.

#8 Proporciona a tus interlocutores información relevante

Hablando de lo esencia – proporciona a tus interlocutores información relevante. Deberían poder saber enseguida si han marcado el número correcto y si hay alguien disponible para atender la llamada.

Personalizar tus saludos de buzón de voz fuera del horario de trabajo en pocas palabras

• Take care of the quality of your messages
• Don’t bore your callers — keep it short, simple, and up-to-date
• Include all the essential details your caller needs (company name, opening hours, any anomalies at a given moment)
• Explain why you can’t take the call, suggest the next steps and alternative contact methods
• Encourage the caller to leave a voicemail, stating their identity and phone number
• Use a powerful call center solution to create customized voicemail messages
• Get creative!

Aunque una breve grabación no parezca tan importante, puede marcar realmente la diferencia para tus clientes. ¡No los pierdas por un mensaje de voz! En lugar de eso, invierte un poco de esfuerzo en personalizar tus saludos de buzón de voz fuera del horario de trabajo y, de paso, causa una gran impresión en tus interlocutores.

Por suerte, personalizar tus saludos de buzón de voz de fuera de horario de atención no tiene por qué ser difícil, sobre todo si aprovechas el software adecuado para centros de llamadas. Con la función Buzón de voz de CloudTalk, puedes configurar mensajes personalizados y asegurarte de que tus interlocutores se sientan atendidos, aunque no estés exactamente disponible para atender la llamada.

Además, las llamadas entrantes pueden dirigirse fácilmente al buzón de voz, lo que permite a tus clientes dejar un mensaje, que incluso puede enviarse directamente a un miembro concreto de tu equipo. Si hay algún mensaje nuevo dejado por un cliente, lo encontrarás enseguida en la lista de llamadas perdidas y en el historial del buzón de voz, disponible para ser reproducido directamente desde tu navegador, en cualquier momento y lugar.

Básicamente, con el software adecuado, puedes utilizar varias opciones de configuración y hacer que tu mensaje de voz sea más eficiente. De este modo, tus clientes estarán siempre informados y tendrán la seguridad de que alguien responde a su problema lo antes posible, mientras que las notificaciones y las métricas te ayudarán a estar al día de sus necesidades, independientemente del momento en que llamen. Asegúrate de que no quedan llamadas sin contestar – mejora tu servicio de atención al cliente y anima a los que llaman a dejar un mensaje.

Conclusión

Como hemos explicado en este artículo, es muy importante que te asegures de tener saludos de buzón de voz de alta calidad. Además de prestar atención a lo que realmente dices -lo que sin duda debes hacer-, también debes esforzarte en cómo lo dices. Básicamente, los mensajes que grabes deben ser claros, auténticos y agradables de escuchar para tus clientes. De este modo, estarán más dispuestos a volver a ponerse en contacto contigo o a dejar un mensaje de voz.

Last but not least: Stand out! Try to record an attractive voicemail, and don’t be afraid to add some “humanity” and humor to it (only if it suits your brand image, that is).