How Remote Teams Use CloudTalk As Business Phone Software

Nunca ha habido un mejor momento para cambiar a una solución telefónica en la nube. Con el brote de Covid-19, las empresas están cambiando al trabajo a distancia y migrando a soluciones en la nube en masa.

Si tienes curiosidad por saber cómo utilizan CloudTalk los equipos remotos de todo el mundo, qué mejor ejemplo que explicar cómo utilizamos CloudTalk internamente para las ventas y el servicio de atención al cliente.

CloudTalk is used by businesses of different types and sizes, and not surprisingly, our team is using CloudTalk as well, even while working from home with a remote office phone system.

¿Cómo utilizan los CloudTalkers el sistema Cloudtalk?

Todos los departamentos, incluidos los de desarrollo, marketing, finanzas, jurídico, soporte y ventas, pueden hacer o recibir llamadas a CloudTalk. Sin embargo, no todo el mundo lo utiliza a diario. En este blog, explicaré los 2 casos de uso más comunes de CloudTalk dentro de la empresa:

Sales team
Customer support team

Equipo de Ventas

El primer hecho importante a la hora de utilizar CloudTalk dentro de nuestro equipo de ventas es la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar con conexión a Internet, manteniendo la presencia local mediante el uso de números de teléfono locales.

No importa si un compañero utiliza un ordenador de sobremesa, un portátil o un dispositivo móvil– con una conexión a Internet adecuada, las llamadas pueden realizarse desde cualquier lugar con las aplicaciones CloudTalk de sobremesa o CloudTalk para móviles. Nuestro equipo suele utilizar unos auriculares Jabra o Logitech para mejorar la calidad de la voz y reducir el ruido.

Números internacionales

Aunque nuestro equipo de ventas no hace muchas llamadas en frío, su primer contacto con los clientes potenciales se realiza principalmente mediante llamadas telefónicas. En este caso, el acceso a un número local juega un papel muy importante.

«Cuando tienes un cliente potencial de Alemania, es importante utilizar el número de teléfono alemán para aumentar la tasa de captación y generar confianza desde el principio.

Otherwise, your prospect might be scared to answer your phone thinking that you are a fraud company. Be aware of this important fact.”
– Marek Beran, Head of Sales in CloudTalk

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Power/ Smart Dialer

When our sales development representatives have a list of prospects they need to call to, they usually use the Smart Dialer feature. Smart Dialer is CloudTalk’s flagship feature and it is similar to the well-known Power Dialer.

Sin embargo, hay una pequeña diferencia. Te ayuda a recopilar una lista de números de teléfono de cualquier sitio web o sistema en línea con un solo clic.

“The Smart Dialer allows you to automatically dial a list of phone numbers, for instance from your CRM system. I no longer need to type in and dial every number manually when I call my list of leads. I just create one list, and then CloudTalk does the rest.

If I didn’t catch a prospect, I can automatically reschedule the call for another time or day. And the best part is that all the call information is going to be logged in our CRM system thanks to CloudTalk + Pipedrive integration. Basically, this simple feature will save you a lot of time.“
– David Berezovsky, Business Development Manager in CloudTalk

Integración de Pipedrive + CloudTalk

Como nuestro equipo de ventas utiliza Pipedrive, había una necesidad natural de tener una integración nativa de CloudTalk con Pipedrive. La integración del sistema nos ayuda a mejorar la eficiencia del equipo, a automatizar los flujos de trabajo innecesarios o a mejorar la experiencia general del cliente.

“The CloudTalk + Pipedrive Integration is great! It synchronises everything! It allows me to have all my contacts synced whenever I have inbound or outbound calls to make. With the sync, I can have unlimited storage for all recordings.”
– Romain Lahyani, Senior Account Executive in CloudTalk

Gracias a la integración de Pipedrive + CloudTalk, todos los datos importantes como llamadas, notas, contactos, grabaciones y etiquetas se sincronizan en tiempo real. Gracias a la función Aftercall, nuestros representantes de ventas pueden añadir a un contacto específico notas y etiquetas importantes, que se sincronizan después en ambos sistemas.

Para los que usan un CRM diferente, que no se preocupen. CloudTalk tiene integraciones nativas con Hubspot, Salesforce, Zoho y muchos más.

Función Clic para Llamar

Otra función útil es la Extensión de Chrome Clic para llamar, que permite a nuestros representantes de ventas marcar automáticamente un número de teléfono directamente desde Pipedrive o cualquier sitio web. Esta sencilla función ahorra mucho tiempo y es bastante popular entre nuestros clientes con más de 500 usuarios activos.

Equipo de Atención al Cliente

Como CloudTalk se utiliza en todo el mundo, tenemos 12 números locales diferentes a los que nuestros clientes pueden llamar con tarifas locales estándar. Tener números locales para los distintos mercados en los que operas también tiene otras ventajas.

Cuando alguien llama a tu número español, puedes dirigir al cliente directamente a un agente que hable español – justo lo que hacemos en CloudTalk.

Diseñador de Flujo de Llamadas

Si hubiera una función sin la que nuestro soporte al cliente no podría vivir, sería el diseñador de flujo de llamadas. El CFD te permite configurar un árbol de IVR simple o más avanzado, es decir, se asegura de que tus llamadas entrantes se dirijan a los departamentos o personas correctas.

En CloudTalk, tenemos un sencillo IVR en el que las personas que llaman pueden pulsar el 1 para ventas o el 2 para atención al cliente y, a continuación, se enrutan las llamadas. ¡Sin embargo, algunos de nuestros clientes utilizan árboles superavanzados con hasta 30 pasos!

“The first contact resolution rate has improved rapidly after we deployed our IVR tree with Call Flow Designer. I can’t imagine working without it.“
– Erika Babat, Customer Support Manager in CloudTalk

Transferencia en Caliente

Otra función importante para nuestro equipo es la transferencia en caliente, que nos permite transferir fácilmente a los llamantes a otros agentes con la posibilidad de hablar con ellos primero. Es muy útil sobre todo cuando los clientes tienen demasiadas solicitudes diferentes y la tarea debe ser cumplida por diferentes departamentos como el de soporte, ventas o soporte técnico.

Para evitar que un cliente tenga que explicar su problema a 2 o 3 agentes diferentes, una transferencia en caliente es una solución práctica.

Horario de Atención al Cliente

Al preguntar al equipo por las funciones más populares, el horario de atención también salió a relucir.

“When the Business hours are set up, customers or prospects can call our contact center only during the business hours we select. When they don’t, there is a recording which tells them that they are calling outside of business hours and if they want, they can leave us a voicemail with their contact details and we will get in touch with them soon.”
– Martin Simo, Customer Support Manager in CloudTalk

Función de Devolución de Llamada

Cuando nuestro equipo de soporte esté demasiado ocupado para ocuparse de los nuevos problemas o haya llamadas telefónicas sin respuesta de clientes que trabajan en zonas horarias diferentes, CloudTalk volverá a llamar automáticamente a estos clientes. Gracias a la función de Devolución de Llamadas, se marcará el número del cliente hasta que nuestro agente y el cliente estén conectados con éxito.

Integración de CloudTalk + Intercom

Como utilizamos varias herramientas online para el soporte al cliente, las integraciones son, una vez más, súper importantes para agilizar nuestros flujos de trabajo. Por ejemplo, las integraciones de CloudTalk + Intercom dan a nuestros agentes una mejor visión de su comunicación anterior con determinados clientes, porque toda la información importante está sincronizada.

Para agilizar la comunicación, nuestros agentes pueden contactar directamente desde el chat de Intercom.