Cómo Crear un Plan de Comunicación para tu Equipo

La comunicación eficaz es algo sin lo que las empresas no pueden existir hoy en día. Prestarle atención es esencial, independientemente de si hablas con clientes, socios comerciales, inversores o empleados.

Para desarrollar una estrategia de mensajes que sea relevante y coherente, necesitas un plan de comunicación. Puedes utilizar uno para guiar el proceso de establecer objetivos medibles para tu estrategia de comunicación, para transmitir con éxito tu mensaje a diversos grupos, así como para identificar y perfilar a tu público objetivo.

Si tienes curiosidad por saber cómo crear un plan de comunicación impactante para tu equipo, lo discutiremos a continuación.

¿Qué es un Plan de Comunicación?

Un plan de comunicación es una herramienta que te ayuda a transmitir información de forma eficaz a los miembros clave de tu equipo, así como a los clientes e inversores.

Se podrían incluir aspectos como:

• qué mensajes hay que promover,
• a quién van dirigidos esos mensajes,
• qué canales se van a utilizar para comunicar esos mensajes.

Puedes utilizar un buen plan de comunicación durante varios procesos internos y externos, como por ejemplo para:

• lanzar nuevas iniciativas,
• lanzar campañas de marketing de nuevos productos,
• proporcionar a las partes interesadas información importante,
• responder a los cambios de gobierno,

y mucho más.

3 sencillos pasos para crear un plan de comunicación para tu equipo

Crear un plan de comunicación puede parecer una tarea difícil, especialmente si tienes un equipo grande. Ciertamente, hay numerosos factores que debes tener en cuenta, según el objetivo de tu plan de comunicación.

Estas son solo algunas de las cuestiones que puedes tener en cuenta:

• ¿Cuál es el principal objetivo o meta de tu plan?
• ¿Quién va a participar en el plan y cómo?
• ¿Es para tus canales online u offline, o para ambos?
• ¿Para quién lo vas a escribir?

Una vez que obtengas todas, o al menos algunas de estas respuestas, estarás bien.

Ahora veamos 3 sencillos pasos para crear un plan de comunicación real.

#1 Audita tu plan de comunicación actual

El plan de comunicación que desarrolles tiene que estar integrado en toda tu estrategia empresarial. Debe estar alineado con las metas y objetivos de tu negocio, además de estar enfocado a fortalecer la posición de tu empresa en el mercado.

Antes de empezar a escribir tu plan, tienes que hacer algunos deberes. Es una buena idea empezar por auditar tu estrategia de comunicación actual.

Una auditoría te ayudará a tener una mejor perspectiva de tu situación actual para que puedas identificar las lagunas o los puntos débiles de tu plan.

Llevar a cabo una auditoría requiere algo de trabajo por adelantado, pero hacerlo te ayudará a ahorrar tiempo a lo largo del año al reducir la duplicación y aumentar la coherencia en todos tus canales. Además, una auditoría puede proporcionar información importante sobre el rendimiento de tu equipo. Recopilar regularmente este tipo de información es una gran oportunidad para analizar en profundidad la productividad y el rendimiento general de tu equipo.

Por ejemplo, imagina que estás planeando lanzar un nuevo producto en las redes sociales que requerirá una comunicación eficaz por tu parte. Esta es la oportunidad perfecta para que des un paso atrás y tengas una visión más amplia de la forma en que estás gestionando actualmente la comunicación.

¿Son tus mensajes coherentes y comprensibles para todos los miembros del equipo? ¿Falta algo que haya notado un miembro del equipo? ¿Tienes suficientes materiales de marketing, y los conocen todos los miembros de tu equipo?

Esto son cosas a las que debes prestar atención antes de diseñar tu plan de comunicación. Si no tienes una comprensión clara de tu situación de comunicación actual, puedes arriesgarte a no cumplir tus promesas.

#2 Identifica a tu público

Una vez que hayas realizado una auditoría, es el momento de pensar a quién vas a comunicar tu mensaje.

Hay varias entidades con las que las empresas tratan a diario, entre ellas:

• empleados,
• medios de comunicación,
• organizaciones gubernamentales,
• clientes,
• o inversores,

solo por nombrar algunos ejemplos. Ahora bien, dependiendo del público al que vayan dirigidos tus mensajes, deberás tener preparados diferentes estilos de comunicación.

Por ejemplo, sin duda utilizarás un enfoque diferente cuando hables con tus inversores que cuando te dirijas a tus clientes en las redes sociales.

Para los que se preparan para hablar con los medios de comunicación, es una buena idea crear un comunicado de prensa que describa tus objetivos. Puedes, por ejemplo, poner en marcha un proceso para saber quién se relacionará con los medios de comunicación. Esto podría incluir una descripción de lo que dirán, o incluso un plan de acción detallado para cada canal de marketing.

Del mismo modo, si tu plan de comunicación se dirige a tus empleados, es posible que quieras diseñar algún tipo de documento interno para que quede totalmente claro.

Sea cual sea la persona con la que pienses comunicarte, es vital que todos los miembros de tu equipo comprendan claramente todas las prácticas a seguir. Esto garantizará que todos trabajen en simbiosis, transmitiendo un mensaje coherente y acorde con la estrategia de la empresa.

#3 Escribe tu plan, teniendo en cuenta los puntos anteriores

Finalmente, es el momento de que se produzca la magia. El último paso es escribir tu plan.

A medida que vayas elaborando tu plan, puede ser una buena idea crear una hoja de ruta en la que se describan los aspectos clave, como:

• los mensajes que piensas compartir,
• a quiénes se distribuirán,
• en qué canales vas a compartir esos mensajes,
• el calendario y la frecuencia de la comunicación.

Cómo estructurar tu plan de comunicación

Siguiendo tu esquema general, aquí tienes un ejemplo de cómo puedes estructurar tu plan de comunicación:

#1 Objetivo: ¿para qué sirve este plan de comunicación?

Explica detalladamente cuál es el objetivo de este plan de comunicación concreto, a quién va dirigido y cómo se utilizará. Entra en todos los detalles posibles.

#2 Planifica los elementos de tu plan de comunicación

Considera qué elementos deben incluirse en tu plan de comunicación. Esto puede variar en función de la madurez y el tamaño de tu empresa, por lo que es importante ajustar siempre cualquier plantilla o punto de referencia a tu propia huella.

Durante esta etapa, debes pensar en:

• quién va a utilizar tu plan de comunicación y a participar en su ejecución,
• cómo se van a entregar los mensajes,
• cuándo y dónde va a proceder la comunicación.

Esto te permitirá gestionar y asignar las tareas de forma equitativa entre los miembros de tu equipo, así como de acuerdo con sus competencias y conocimientos.

#3 Marco de escalamiento: ¿qué otros pasos hay que dar?

Ten en cuenta que, a veces, las situaciones se te pueden ir de las manos. Esto es especialmente cierto en las redes sociales, donde a menudo un mal movimiento puede hacer que algo se vuelva viral. Tienes que estar preparado para una reacción rápida.

Aquí tienes un ejemplo de Delta Airlines, una empresa que pensaba que las jirafas eran un animal que se podía encontrar en Ghana.

Pista: no puedes.

Para que tu equipo esté completamente preparado para cualquier eventualidad, proporciónales un marco de posibilidades. Esto significa incluir incluso los peores escenarios, y cómo afrontarlos.

#4 Funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo

También tienes que ser sincero y preciso sobre las responsabilidades de cada miembro del equipo. Inclúyelas en el plan de comunicación y asegúrate de que todos se familiarizan con él.

De este modo, evitarás cualquier malentendido y todos serán perfectamente conscientes de sus obligaciones. También ahorrarás tiempo, lo que deja margen para mejorar los flujos de trabajo y potenciar la comunicación general del equipo.

#5 Lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer

Una lista de cosas que los miembros de tu equipo deben y no deben hacer, con explicaciones y descripciones claras.

Nunca hay demasiadas reglas. Esto es especialmente cierto cuando tienen como objetivo ayudar a otras personas a ser mejores en lo que hacen.

Por esta razón, te sugerimos que incluyas una sección con «lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer» en relación con el estilo de tu plan de comunicación. A los miembros de tu equipo les resultará ciertamente útil saber qué es aceptable y qué no. Gracias a estas directrices establecidas, tus empleados podrán echar un vistazo rápido a la directriz para disipar cualquier duda inmediatamente en caso de que se sientan inseguros.

#6 Cómo mantener un plan de respuesta eficaz – ¿cuáles son tus normas?

Por último, al final de tu plan de comunicación, puedes incluir una guía breve pero con contenido que tu equipo debe seguir para mantener la eficacia.

De esta manera, no habrá confusión en cuanto a la forma de actuar. Cuanto menos caos haya, mejores resultados dará tu plan.

Plan de Comunicación Eficaz – más fácil de lo que crees

Como puedes ver, elaborar un plan de comunicación para tu equipo no es tan difícil después de todo. Todo lo que necesitas es una estrategia bien pensada para seguir y el plan se escribirá más o menos solo.

A menudo se subestiman los beneficios de tener un plan de comunicación bien diseñado. Es hora de poner fin a eso y convertirse en un maestro de la comunicación. Con nuestro artículo, es posible.
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