Cómo conseguir un número de teléfono de empresa: Guía completa

¿Sabías que el 72% de los consumidores confían más en una empresa si tiene un sistema telefónico profesional? Las llamadas telefónicas siguen siendo una de las formas más populares de interacción entre empresas y clientes. Es tu oportunidad de causar una primera impresión excepcional.

No importa si te dedicas al sector B2B o B2C, tener un número de teléfono de empresa reconocible puede ser la diferencia entre que un cliente potencial coja tu llamada o la deje en el buzón de voz. Un número de teléfono profesional es la imagen de marca de tu empresa. Cada vez que un cliente lo vea, debe pensar en confianza, fiabilidad y cumplimiento del trabajo.

Puntos clave:

• Un número de teléfono profesional es crucial para mantener separadas tu vida profesional y personal.
• Los números de teléfono virtuales ofrecen una configuración económica y rápida, perfecta para equipos remotos que utilizan varios dispositivos.
• Los números locales y gratuitos pueden ayudarte a establecer una presencia de marca de confianza entre una base de clientes global.
• CloudTalk proporciona una amplia selección de números para cada propósito, además de una plataforma de potentes funciones como enrutamiento de llamadas, grabación y análisis.

Cómo crear un número de teléfono de empresa

Cómo conseguir un número de empresa depende totalmente del tipo de sistema telefónico para empresas por el que optes. Vamos a desglosar los pasos para cada una de las tres soluciones más utilizadas por las empresas:

Cuando elijas un teléfono fijo

Configurar números de teléfono de empresa para una línea fija in situ puede llevar mucho tiempo. Sobre todo si primero tienes que instalar el equipo necesario.

La buena noticia, sin embargo, es que el proveedor de telecomunicaciones hará muchas de estas cosas técnicas por ti.

En este caso, el proceso suele ser el siguiente:

1. Elige un proveedor: Elige un proveedor de telecomunicaciones de confianza con un buen soporte.
2. Selecciona un plan: Elige un plan de llamadas que se ajuste a tus necesidades: locales, de larga distancia o internacionales.
3. Consigue el hardware: Compra los teléfonos de sobremesa y el sistema PBX necesarios.
4. Instala: Haz que el proveedor instale las líneas y las conecte a tu centralita.
5. Elige un número: Tu proveedor te ofrecerá un conjunto de números disponibles, o puedes portar uno existente. Una vez elegido, el proveedor lo asignará a tu centralita para que lo dirija a extensiones concretas.

Cuando deseas un plan de telefonía móvil para empresas

Muchas empresas optan por planes de telefonía móvil porque estos dispositivos tienen conexión a Internet, funciones de correo electrónico/SMS y pueden utilizarse para hacer o recibir llamadas cuando se está fuera de la oficina.

También puede eliminar la necesidad de comprar equipos PBX, aunque los costes pueden aumentar al hacer llamadas de larga distancia o acumular una cantidad considerable de minutos de llamada.

Si sigues este camino, la mejor forma de conseguir un número de teléfono de empresa a tu medida es optar por un dispositivo con una eSIM integrada. Estas tarjetas suelen incluir la posibilidad de tener varios perfiles y líneas activas, lo que significa que puedes cambiar de número sobre la marcha.

En este supuesto, el proceso es el siguiente:

1. Elige un operador: Elige un operador de telefonía móvil con buena cobertura en tu zona.
2. Elige un plan: Encuentra un plan de datos y llamadas que se adapte al tamaño de tu equipo y a tu uso del móvil.
3. Consigue tarjetas SIM: Consigue tarjetas SIM o eSIM para los dispositivos de tu equipo. Las SIM vienen con números preasignados, que el operador puede modificar para portar los números de empresa existentes.
4. Asigna números: Trabaja con tu operador para activar las SIM con números nuevos o portados para cada empleado.
5. Distribuye dispositivos: Proporciona teléfonos móviles de empresa o deja que los empleados utilicen sus propios dispositivos con las nuevas tarjetas SIM.

Cuando te suscribes a un software basado en VoIP

Casi un tercio de las empresas han pasado de la telefonía tradicional a los servicios VoIP (llamadas por Internet).

Más adelante entraremos en el porqué de esto, pero por ahora, todo lo que necesitas saber es que si buscas una forma fácil de configurar un número de teléfono de empresa, un sistema basado en VoIP es una elección inteligente.

En este supuesto, el proceso es el siguiente:

1. Busca proveedores: Busca proveedores de servicios de VoIP fiables, como CloudTalk.
2. Elige un plan: Elige un plan que ofrezca funciones útiles como asistentes virtuales, grabación de llamadas y mucho más.
3. Inscríbete: Suscríbete al servicio y crea tu cuenta de empresa.
4. Elige números: Selecciona varios números del amplio conjunto del proveedor o traslada los números de empresa existentes a la nueva plataforma VoIP. También puedes volver a este paso si quieres crear un nuevo número virtual más adelante.
5. Configura dispositivos: Configura teléfonos IP, clientes de escritorio o aplicaciones móviles para tu equipo, asegurándote de que todos los números se enrutan correctamente y de que la calidad de las llamadas es excelente.

Consigue fácilmente números de teléfono de empresa con CloudTalk

Ahora que ya sabes cómo funcionan los números de teléfono de empresa, entremos en detalles.

Configurar un número de teléfono con CloudTalk es sencillo:

1. Ve a tu panel de control de CloudTalk y haz clic en la pestaña «Números».
2. Tus números de teléfono actuales aparecen aquí. Haz clic en «Comprar un número» en la parte superior.
3. Elige el tipo de número -local, móvil, nacional o gratuito- y consulta los precios mensuales.
4. Introduce el prefijo o la cantidad de números que necesitas, si quieres ubicaciones concretas o varios números.
5. Confirma tu selección para ver el banner de confirmación del pedido. Un correo electrónico confirmará tu compra.

¿Necesitas conservar tu número actual? Puedes portarlo fácilmente a CloudTalk. Envía tu solicitud por correo electrónico a porting@cloudtalk.io con el asunto «Solicitud de portabilidad», junto con la siguiente información:

• El número o números a portar en formato internacional. Por ejemplo, +442012345678.
• El proveedor o proveedores actuales del servicio telefónico y el titular o titulares del rango del número o números.
• La persona o empresa a la que están registrados los números y su(s) dirección(es) completa(s).
• Una factura reciente del número o números que vas a transferir.

Cuando recibamos tu solicitud, comprobaremos si se pueden transferir los números. En caso afirmativo, recibirás una Carta de Autorización (LOA) que deberás rellenar, firmar y devolver. Consulta nuestra tabla de portabilidad de números para obtener información sobre el tiempo y el coste estimados de este proceso (ya que puede variar en función de tu ubicación).

CloudTalk facilita la portabilidad. Una vez que hayas firmado la LOA, nosotros nos encargamos del trabajo técnico, cambiando tu número de tu antiguo proveedor a nuestro sistema sin problemas. Puedes utilizarlo como de costumbre sin preocuparte por tiempos de inactividad u otros problemas que amenacen tu negocio.

¡Así de fácil!

Diferentes tipos de número de teléfono de empresa

Los números de teléfono de empresa pueden clasificarse de dos formas principales:

• Por la tecnología que los respalda (teléfonos fijos, móviles o números virtuales)
• Por el estilo del número (gratuito, local, internacional, etc.), con el que puedes hacer y recibir llamadas a través de cada uno de los tipos de tecnología anteriores.

Vamos a hacer un rápido repaso de los distintos tipos, empezando por los clasificados por tecnología, que ya hemos mencionado. Después, entraremos en los distintos estilos:

Líneas fijas tradicionales

Los números de teléfono fijos están conectados a líneas telefónicas físicas instaladas en los locales de tu empresa. Se conectan directamente a la Red Telefónica Pública Conmutada (RTPC).

El número, por tanto, está vinculado a la ubicación concreta, por lo que normalmente necesitas (al menos) uno por cada oficina o sucursal comercial. Su instalación es costosa y requiere mucho tiempo.

La razón más poderosa para implantar teléfonos fijos tradicionales es cuando ya tienes la infraestructura preinstalada en tu oficina. Si estás empezando de cero, estás cambiando a un modelo de trabajo híbrido o quieres acceder a funciones que mejoren la productividad, tu mejor opción es un sistema VoIP.

Números de móvil

Los números de móvil para empresas funcionan como los números de móvil personales, pero están vinculados a un plan de móvil específico para empresas.

Proporcionan a tu equipo acceso a llamadas, mensajes y datos fiables mientras se desplazan. Recuerda que tus empleados pueden utilizar los dispositivos móviles para responder a las llamadas estén donde estén, por ejemplo durante los viajes de trabajo, los desplazamientos al trabajo o en situaciones de emergencia fuera de la oficina.

Números virtuales

Los números virtuales no tienen una ubicación geográfica fija y no necesitan una tarjeta SIM física.

En su lugar, los proveedores de VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) asignan estos números como parte del software de telefonía empresarial. Puedes acceder a ellos a través de aplicaciones en varios dispositivos, como un portátil o una aplicación móvil, lo que es ideal para equipos remotos.

Además, puedes obtener un número VoIP para distintas regiones sin necesidad de tener presencia física en ellas.

Números de teléfono gratuitos

Los números gratuitos son cómodos para tus clientes: les permiten llamar a tu empresa gratis o a un precio muy reducido. Son perfectos para el servicio de atención al cliente o las líneas de ventas, porque fomentan más llamadas y refuerzan una imagen de marca favorable al cliente.

Ten en cuenta que los números gratuitos varían de un país a otro.

He aquí algunos ejemplos:

• 800 en EE.UU., Turquía, Puerto Rico y Costa Rica
• 0800 en el Reino Unido, Alemania, Bélgica y Brasil
• 80 en Dinamarca
• 01800 en México y Colombia
• 900 en España y Luxemburgo

Números locales

Los números locales ayudan a establecer tu presencia en una ciudad o región concretas. Los clientes suelen estar más dispuestos a llamar o responder a las llamadas de los números locales.

Eso se debe a que los reconocen y se sienten más a gusto contactando con un negocio cercano. Es propio de la naturaleza humana confiar más en algo que nos resulta familiar. Además, todos sabemos que los números inusuales -o peor aún, ocultos- tienen fama de ser utilizados habitualmente para llamadas molestas.

Algunos ejemplos populares son 020 para Londres, 212 para Nueva York y 030 para Berlín.

Además, este tipo de número de teléfono es cada vez más popular porque los smartphones modernos indican al destinatario de dónde procede exactamente la llamada. Así que, aunque un cliente no reconozca el código de llamada de una ciudad, puede adivinar quién eres antes de contestar al teléfono, lo que aumenta tus índices de aceptación de llamadas.

Números internacionales

Los números internacionales tienen como prefijo el código de llamada de un país, como +1 en EE.UU. o +44 en el Reino Unido. Son una opción popular para las empresas que tienen un sistema telefónico virtual, porque pueden utilizarlos aunque su oficina esté en otro país (como un centro de llamadas en EE.UU. encargado del alcance mundial).

Con las más de 160 opciones de números internacionales de CloudTalk, tu empresa puede tener números en todo el mundo, desde Europa a Latinoamérica y más allá. Esto es útil si quieres expandirte a nuevos mercados sin establecer sucursales físicas en cada lugar donde tengas clientes.

Números de marcación directa entrante (DID)

Los números de marcación directa entrante (DID ) son números específicos asignados a personas o departamentos de tu empresa. Funcionan como las extensiones, pero son números independientes, lo que permite a los clientes contactar directamente con el equipo o la persona adecuada sin tener que navegar por un complejo menú telefónico.

Por ejemplo, tu departamento de ventas puede tener su propio número DID, mientras que el de atención al cliente utiliza otro distinto.

Ventajas de un número de teléfono virtual para empresas

Cambiar a un número de teléfono virtual puede ser tu mejor opción por un montón de razones:

Ahorra costes

Vayamos al grano, el coste de un sistema telefónico empresarial es lo que más interesa a la mayoría de las empresas. Y te contaremos un secreto: un número virtual es casi siempre más barato.

Esto se debe a que no necesitas invertir en ninguna de las infraestructuras físicas necesarias para los sistemas de telefonía tradicionales. Estamos hablando de cosas como unidades PBX, cableado, conmutadores de red, fuente de alimentación, teléfonos, y la lista continúa…

Permite que tus equipos trabajen a distancia

El trabajo a distancia siempre ha sido un hueso duro de roer, en gran parte debido a las limitaciones logísticas. No estar en la misma habitación que tus compañeros de trabajo puede complicar las cosas.

Las llamadas telefónicas pueden parecer la opción obvia para superar este obstáculo, pero la cruda realidad es que la telefonía tradicional no es ideal para el trabajo remoto e híbrido.

Con los sistemas tradicionales, te enfrentas a cuellos de botella como peajes internacionales, problemas de desvío de llamadas, bloqueo de dispositivos (cuando no puedes cambiar fácilmente de operador telefónico) y compatibilidad limitada con múltiples dispositivos, por nombrar sólo algunos.

Por eso los teléfonos virtuales son ahora la norma para el trabajo a distancia. Estos sistemas son fáciles de configurar. Tú y tu equipo podéis utilizar números virtuales desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, los sistemas telefónicos VoIP también vienen con funciones adicionales superútiles, como veremos más adelante en esta página.

Aumenta la productividad integrando las llamadas con otras herramientas

La segunda gran ventaja de los sistemas telefónicos virtuales para empresas es que pueden aumentar la productividad.

El software de VoIP puede integrarse con multitud de herramientas empresariales, desde tu software CRM (gestión de relaciones con los clientes) hasta aplicaciones de calendario o rastreadores de productividad.

Imagina tener un único botón de llamada en tu CRM que tus empleados puedan pulsar cada vez que un cliente registre una queja o deje una mala crítica.

Incluso un pequeño proceso como marcar un número de teléfono puede suponer horas de productividad perdida cada semana. Los números de teléfono virtuales rompen estas barreras y hacen que la comunicación sea instantánea.

Mejorar la difusión estableciendo presencias locales

Los números de teléfono virtuales para empresas van de la mano del comercio local a escala mundial.

Los números virtuales pueden «localizarse» donde tú quieras. Por ejemplo, si un posible cliente tiene su sede en Suecia y tú le llamas desde EE.UU., puede resultarle un poco alarmante recibir una llamada de un número con prefijo +1. Sin embargo, si le llamas desde un prefijo local +46, es mucho más probable que responda a tu llamada. Sin embargo, si les llamas desde un prefijo local +46, es mucho más probable que contesten a tu llamada.

Es psicología humana básica. Los clientes ven un número familiar, lo reconocen y sienten una conexión con la persona que llama antes incluso de descolgar el teléfono.

Equivale a mejores índices de respuesta en las llamadas salientes, lo que te da una ventaja en todos los aspectos de la comunicación empresarial, ya sea para presentar un producto, cerrar una venta o prestar un excelente servicio de atención al cliente.

Ve más allá de los números virtuales con estas funciones telefónicas

Un número de empresa virtual es sólo el principio. Si estás buscando un servicio de VoIP, quizá quieras considerar otras funciones incluidas en el paquete de software, ya que pueden marcar una gran diferencia en la productividad de tu centro de llamadas.

Éstas son algunas de las principales funciones telefónicas disponibles con CloudTalk:

#1 Diseñador de flujo de llamadas

El Diseñador de Flujo de Llamadas de CloudTalk es una interfaz visual donde puedes construir o modificar trayectos para las llamadas entrantes. Puedes gestionar fácilmente cómo viajan las llamadas desde el momento en que entran en tu sistema telefónico hasta el momento en que se resuelven, independientemente del camino que sigan.

#nº 2 Enrutamiento de llamadas personalizable

El enrutamiento de llamadas personalizable te permite dirigir las llamadas entrantes al equipo o persona adecuados de tu organización. Los clientes sólo tienen que guardar el número de teléfono principal de tu empresa, y una vez que lo llaman, un sistema de Respuesta de Voz Interactiva (IVR) les guía al lugar adecuado, con pasos como «Para Ventas, pulse 1».

Con CloudTalk, el IVR y el enrutamiento de llamadas están integrados en el Diseñador de flujo de llamadas. Puedes establecer reglas personalizadas basadas en el horario comercial, el departamento o la prioridad de la persona que llama. Por ejemplo, puedes dirigir las llamadas a ventas durante el día, pero a atención al cliente fuera de horario por la tarde. O podrías dirigir a los clientes VIP directamente a su gestor de cuentas.

#3 Desvío de llamadas

Una función de desvío de llamadas permite a tus agentes redirigir a los llamantes a otra persona de tu organización. Es útil para llamadas difíciles en las que puede ser necesario que un supervisor proporcione asesoramiento experto, o en el caso de que un cliente simplemente se haya perdido en el menú IVR.

Las llamadas también pueden desviarse al dispositivo móvil de un empleado, a otra ubicación de la oficina o incluso a un buzón de voz designado. Todos escenarios razonables si un agente no ha contestado al teléfono tras varias llamadas entrantes de un cliente.

#4 Transcripción y grabación de llamadas

La grabación de llamadas crea registros de audio de tus conversaciones telefónicas con clientes. Esto es estupendo para ejercicios de formación de empleados, cumplimiento legal o simplemente para recordar lo que se dijo en una llamada anterior.

La función de transcripción de llamadas de CloudTalk, potenciada por la IA, es especialmente útil para comprender los puntos clave de una conversación de un vistazo rápido.

#5 Marcador Inteligente

Un Marcador Inteligente acelera las llamadas salientes y evita que los agentes tengan que marcar ellos mismos los números. Si un destinatario no está disponible (porque su línea está ocupada o desconectada), marca automáticamente el siguiente contacto de la lista.

Esto es ideal para las llamadas en frío de ventas, porque tus representantes pueden llegar a más clientes potenciales en mucho menos tiempo. También se suele utilizar en los centros de contacto, por ejemplo, si hay que trabajar con una lista de tickets de atención al cliente. Esto no sólo aumenta la productividad, sino que también elimina la ardua tarea de teclear constantemente los números de teléfono, algo que tus agentes seguro que agradecerán.

#6 Marcador Automático

Un Power Dialer simplemente marca el siguiente número de la lista en cuanto finaliza la llamada actual. Es una función que ahorra segundos en cada interacción, lo que equivale a horas de productividad ahorradas en todo tu equipo cada semana laboral.

#7 Monitorización de llamadas

La Monitorización de Llamadas permite a los supervisores escuchar las llamadas en directo con fines de garantía de calidad y formación.

Pueden supervisar silenciosamente las llamadas sin que el agente o el cliente lo sepan, o dar su opinión a través del «coaching susurrado», en el que sólo el agente oye sus consejos. También existe la opción de «irrumpir», que permite a los supervisores entrar directamente en las llamadas si es necesario.

#8 Extensiones telefónicas

Las extensiones telefónicas crean números cortos únicos, que permiten a quienes llaman ponerse rápidamente en contacto con personas o departamentos concretos.

Por ejemplo, los clientes pueden marcar el número de la oficina principal y luego introducir una extensión para conectarse directamente y saltarse el menú IVR. También es práctico para cuando se desconectan las llamadas y necesitas restablecer la línea.

#9 Buzón de voz

El buzón de voz permite a las personas que llaman dejar mensajes de voz cuando no hay nadie disponible para atender su llamada. Puedes personalizar los saludos, configurar diferentes buzones para varios departamentos e incluso recibir mensajes de voz como archivos de audio o transcripciones de texto por correo electrónico.

#10 Analítica integrada

Lo bueno de los servicios telefónicos virtuales es toda la información de las llamadas que puede traducirse en datos brutos y centralizarse en un solo lugar.

Con CloudTalk, puedes hacer un seguimiento de métricas como el volumen total de llamadas, el tiempo medio de gestión y los índices de satisfacción del cliente. Puedes aplicar filtros para limitar tus criterios de búsqueda y centrarte en el rendimiento individual de cada agente. Ayuda a tus supervisores a ofrecer formación personalizada a tu equipo.

Consigue un número de teléfono de empresa que cause la impresión adecuada

Tu número de teléfono puede ser lo primero que vea un cliente al interactuar con tu empresa, así que merece la pena dedicarle un poco de esfuerzo.

Al fin y al cabo, la primera impresión es la que cuenta. Si tu cliente ve que le llama un número local, es mucho más probable que conteste al teléfono. Añade un toque de familiaridad y confianza antes incluso de que hayas pronunciado una palabra, lo que encamina la conversación por el buen camino.

¿Listo para empezar? CloudTalk te facilita la obtención del tipo de número de teléfono que desees, con una portabilidad perfecta de los números existentes en tu empresa. prueba gratuita ¡hoy mismo!