Configurar tu sistema VoIP: 7 sencillos pasos para un éxito garantizado

Cambiar a VoIP reduce tus costes telefónicos medios hasta un 50% al mes. Sin embargo, debes configurar correctamente el sistema VoIP para beneficiarte de este impresionante ahorro.

Una configuración VoIP adecuada garantiza llamadas de voz y vídeo fiables y de alta calidad, por lo que planificarla e instalarla con cuidado puede evitar problemas como la mala calidad del sonido y la conectividad.

Puntos clave:

• Los sistemas telefónicos VoIP ofrecen varias ventajas, como ahorro de costes, escalabilidad y comunicación multiplataforma, lo que los hace ideales para el trabajo remoto e híbrido.
• Antes de configurar un sistema telefónico VoIP, asegúrate de que cumples los requisitos esenciales, como tener suficiente ancho de banda y una red de baja latencia.
• Sigue algunos pasos esenciales para que tu transición a la VoIP sea lo más fluida posible. Por ejemplo, evalúa las necesidades de tu empresa, elige un proveedor fiable y comprueba la estabilidad de la red.

¿Por qué instalar un sistema VoIP?

La tecnología VoIP permite realizar llamadas de voz utilizando una conexión a Internet en lugar de las redes telefónicas tradicionales. Te permite hacer llamadas desde distintos dispositivos, como ordenadores, teléfonos inteligentes o teléfonos VoIP dedicados.

Un sistema VoIP ofrece varias ventajas:

• Ahorra dinero: La VoIP suele ser más asequible que los sistemas telefónicos tradicionales, especialmente para llamadas de larga distancia o internacionales. De hecho, puede reducir los costes hasta un 50% al mes.

• Amplía tu negocio: Los sistemas VoIP son muy adaptables, ya que normalmente puedes añadir o quitar líneas telefónicas según lo necesites.

• Mejora la comunicación entre plataformas: La VoIP puede integrarse con otros sistemas, como CRM y SMS, mejorando la eficacia.

Trabaja desde cualquier lugar: Los usuarios pueden hacer y recibir llamadas con una conexión a Internet, utilizando softphones en ordenadores o aplicaciones móviles en smartphones. Esto es ideal para equipos remotos e híbridos.

Requisitos esenciales para la instalación de VoIP

Antes deimplantar el sistema VoIP, confirma que cumples estas condiciones:

#nº 1 Garantizar un ancho de banda suficiente

El ancho de banda necesario depende del número de llamadas que se produzcan a la vez y de la calidad de tu conexión a Internet. Sin suficiente ancho de banda, tendrás problemas como llamadas interrumpidas o sonido de baja calidad. Mejorar tu conexión a Internet puede solucionar estos problemas.

Por ejemplo, CloudTalk utiliza hasta 100 kbps por llamada. Se recomienda que cada persona tenga al menos 1 Mbps de velocidad de descarga y subida, idealmente 5 Mbps.

#2 Opta por una red de baja latencia

Latencia significa que el sonido que viaja hasta el oyente se retrasa. Por tanto, te oyen más tarde de lo que hablas. Una red de baja latencia minimiza este retraso, garantizando conversaciones fluidas.

Nota: La latencia debe ser de 150 milisegundos o menos para evitar pausas e interrupciones incómodas.

#3 Priorizar el tráfico de VoIP sobre el resto de datos

VoIP garantiza que tu sistema proporcione suficientes recursos de Internet para llamadas fluidas, incluso cuando otras aplicaciones utilizan el ancho de banda. Configurando los ajustes de Calidad de Servicio (QoS ) priorizas los paquetes para las llamadas de audio o vídeo, garantizando llamadas fluidas e ininterrumpidas incluso durante los picos de tráfico en la red.

#4 Aplica medidas de seguridad

La comunicación VoIP se enfrenta a riesgos de seguridad como el phishing y el malware. Para proteger tus datos, puedes elegir un proveedor de VoIP fiable que dé prioridad a la seguridad y aplique medidas como la encriptación de datos.

7 pasos para configurar un sistema VoIP

Configurar un sistema VoIP suele ser sencillo gracias a sus interfaces fáciles de usar y sus procesos de instalación simplificados. Sin embargo, hemos preparado una guía de 7 pasos para que la transición sea aún más suave:

#nº 1 Evaluar las necesidades de tu empresa

Cada empresa es única, con sus requisitos específicos. Y tu sistema VoIP debe satisfacerlos, no al revés. Así que antes de elegir cuál quieres implantar, ten en cuenta estos aspectos:

• Número de usuarios: Define cuántos empleados necesitan acceso.

• Modelo de trabajo: Si tu equipo tiene miembros remotos, híbridos o con múltiples ubicaciones, deberías optar por una solución basada en la nube.

• Volumen de llamadas: Estima el número de Llamadas simultáneas para conocer el ancho de banda y la capacidad necesarios.

• Escalabilidad: Es importante que el sistema VoIP pueda satisfacer las necesidades actuales y futuras de tu empresa. Optar por una solución VoIP escalable permite integrar sin problemas nuevas funciones a medida que crece tu empresa, reduciendo la necesidad de costosas actualizaciones.

#2 Elige tu proveedor de servicios VoIP

Una vez que sepas cuáles son tus necesidades, es hora de seleccionar el software VoIP más adecuado. Ten en cuenta estos aspectos para tomar una decisión inteligente:

• Fiabilidad: Busca proveedores con un sólido historial de tiempo de actividad y alta satisfacción del cliente. Puedes consultar portales de opiniones, como G2 o Capterra.
• Funciones: Evalúa la gama de funciones ofrecidas, como Power Dialer, Diseñador de Flujo de Llamadas, Análisis sólidos o un Cuadro de Mando en Tiempo Real.
• Compatibilidad: Asegúrate de que los servicios del proveedor son compatibles con tu infraestructura actual, como los sistemas CRM o los dispositivos.
• Atención al cliente: Da prioridad al servicio de atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, para garantizar que el proveedor está ahí para ti sin parar. Pueden solucionar problemas técnicos, responder preguntas o ayudarte con la configuración en cualquier momento.

¿Qué consiguió PlanRadar al cambiar al sistema VoIP de CloudTalk?

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#3 Comprueba la conexión a la red y a Internet

Antes de configurar un sistema VoIP, es crucial que te asegures de que tu conexión a Internet es rápida y estable para hacer llamadas claras y de alta calidad.

Sigue estas buenas prácticas para revisar cómo funciona tu red y tu conexión a Internet:

• Haz pruebas rápidas para examinar su calidad.

• Supervisa la pérdida de paquetes con las herramientas VoIP y Network Quality Manager de SolarWinds. Asegúrate de que la pérdida de paquetes es inferior al 1% para mantener una buena calidad de llamada.
• Mantén niveles de fluctuación de 30 ms o menos para garantizar una calidad de audio constante.

#4 Seleccionar el hardware VoIP adecuado

Los sistemas VoIP ayudan a ahorrar dinero en hardware, pero invertir en un buen equipo para una comunicación clara y una experiencia positiva del cliente es importante. He aquí algunos consejos rentables:

• Elige el teléfono VoIP adecuado: Para un uso intensivo o durante todo el día del teléfono, opta por teléfonos de alta calidad o multilínea, asegúrate de la compatibilidad con tu servicio VoIP y considera las opciones preconfiguradas para facilitar la configuración.
• Optimiza tu portátil para VoIP: Se recomienda un mínimo de 4 GB de RAM, pero 8 GB o más es lo ideal para un rendimiento fluido. Además, asegúrate de que el sistema operativo es compatible con el software de VoIP que piensas utilizar. La mayoría de los programas de VoIP son compatibles con Windows, macOS y Linux.
• Invierte en auriculares de alta calidad: Los auriculares con cancelación activa del ruido (ANC) pueden mejorar la calidad del audio y reducir el ruido de fondo durante las llamadas VoIP. Los auriculares con cancelación de ruido oscilan entre 80 y 500 $.
• Compra un adaptador VoIP: Si quieres utilizar tus viejos teléfonos de sobremesa, puedes hacerlo con un Adaptador Telefónico Analógico (ATA), así no tendrás que comprar teléfonos nuevos.

#5 Consigue un número de teléfono VoIP

Una vez que hayas elegido un proveedor, es hora de conseguir un número VoIP. Un número de teléfono VoIP es un número de teléfono real asignado a un usuario concreto, no a una línea telefónica concreta como los números de teléfono tradicionales.

Pero, ¿cómo conseguir uno?

Normalmente, un Gestor de Éxito de Clientes (CSM) te ayudará a conseguir tu número VoIP.

Puedes elegir entre distintos tipos de números de teléfono VoIP:

• Números internacionales: Si tu empresa opera en varios países, puedes tener un número de teléfono para cada uno de ellos. Tener números locales reduce la probabilidad de que tus clientes o clientes potenciales rechacen tus llamadas.

• Números gratuitos: Este tipo de número de teléfono virtual permite a tus clientes llamarte gratis o dividir el precio entre ellos y tú.
• Números de teléfono locales: En tienen una estructura de dígitos vinculada a una zona geográfica concreta, lo que te permite acercarte aún más y apuntar a regiones o ciudades importantes, como Londres y Madrid. Por ejemplo, el número de Madrid sería +34 (91) 123 4567, mientras que para Londres sería +44 (020) 123-4567.

#6 Instala tu central telefónica VoIP

El proceso de configuración de un sistema VoIP depende del proveedor y del tipo de VoIP elegidos. Hay tres aspectos principales que debes conocer:

• Centralitas locales: Se ubican en los locales de la empresa y requieren una inversión en equipos y conocimientos técnicos.
• VoIP basada en dispositivos: Este tipo de VoIP se instala en dispositivos como ordenadores y teléfonos inteligentes, por lo que es ideal para pequeñas empresas o trabajadores remotos.
• Centralitas en la nube: Están alojadas en la nube, por lo que sólo tienes que instalar software en tu dispositivo. Son más asequibles que la VoIP basada en dispositivos porque no necesitan hardware adicional y tienen menores costes de mantenimiento, lo que reduce la necesidad de personal informático interno.

Como un sistema VoIP basado en la nube no requiere hardware, la configuración también es más sencilla. Los usuarios pueden gestionarlo todo a través de una sencilla interfaz en línea.

Configurar tu sistema VoIP con CloudTalk es increíblemente sencillo. Sólo tienes que seguir estos pasos:

• Crea una cuenta en Cloudtalk.
• Descarga la aplicación en tu portátil o smartphone.
• Activa la prueba gratuita de14-días.
• Configura la gestión de llamadas según tus preferencias (por ejemplo, Desvío de llamadas).
• Configura números para llamadas entrantes y salientes.
• Selecciona tu número VoIP.

#7 Enseña a tu equipo a trabajar con VoIP

Si tus empleados saben utilizar el sistema telefónico VoIP, aprovecharán al máximo sus ventajas y serán más productivos.

Sigue estos consejos para aprender a entrenarlos correctamente:

• Programa sesiones interactivas: Organiza sesiones de formación en las que el personal pueda familiarizarse con el nuevo sistema mientras recibe orientación.
• Céntrate en las funciones clave: Personaliza la formación para cubrir las funciones esenciales que tu equipo utilizará a diario, como la configuración del buzón de voz o la transferencia de llamadas.
• Haz hincapié en las mejores prácticas de seguridad: Explica por qué la seguridad es esencial y enseña las mejores prácticas, como crear contraseñas seguras. Además, orienta a tus agentes sobre los problemas más comunes y cómo solucionarlos.
• Ofrece apoyo continuo: Anima a tu equipo a dar su opinión sobre sus experiencias y utiliza esta información para mejorar y actualizar continuamente tus materiales de formación.
• Impartir formación por departamentos: Adapta las sesiones de formación a las necesidades específicas de cada equipo, asegurándote de que los empleados reciben orientación relevante para sus funciones y responsabilidades.

La forma más fácil de instalar un sistema VoIP

En conclusión, instalar un sistema VoIP ofrece muchas ventajas, como ahorro de costes, escalabilidad y flexibilidad para el trabajo a distancia.

Si te aseguras de que tu nueva VoIP cumple los requisitos esenciales y sigues los pasos que hemos mencionado, tú y tu equipo podréis hacer una transición sin problemas y maximizar la eficacia.

Configurar VoIP con CloudTalk es muy sencillo. Empieza hoy mismo y experimenta la facilidad y eficacia por ti mismo.