27 saludos de voz elaborados por expertos para la comunicación empresarial

Los informes muestran que alrededor del 80 % de las personas que llaman al buzón de voz no dejan mensajes. Pero un saludo llamativo en el buzón de voz les animará a hacerlo y tú sólo tendrás que responder.

El buzón de voz es una herramienta útil que permite a los clientes interactuar contigo, aunque no puedan localizarte en ese momento. Motiva a tus clientes para que te dejen un mensaje elaborando notables saludos telefónicos profesionales que nadie abandonará.

¿No sabes cómo debe ser un saludo profesional? A continuación encontrarás 27 mensajes de felicitación elaborados por expertos que puedes utilizar en diversas ocasiones. Sigue leyendo

Puntos clave:

• Adapta tu saludo para que refleje la personalidad de tu marca y se dirija a tu público específico, haciendo que cada persona que llame se sienta valorada.
• La claridad importa: Mantén tu mensaje claro y conciso, asegurándote de que las personas que llaman saben exactamente qué información deben dejar y qué esperar a continuación.
• Incluye la información esencial: Indica siempre el nombre de tu empresa, el motivo de la indisponibilidad y pide los datos de la persona que llama.
• Dirige las llamadas adecuadamente: Ofrece vías alternativas para que las personas que llamen encuentren información u obtengan ayuda, como visitar tu sitio web.
• Acción rápida: Anima a quienes llamen a dejar un mensaje y asegúrales una respuesta puntual, mostrando respeto por su tiempo y su consulta.

¿Qué es un buen saludo de buzón de voz para empresas?

El saludo ideal es actual, claro, preciso e informativo. Debe incluir el nombre de tu empresa y una expresión de pesar por haber perdido la llamada. Además, debe incitar a la persona que llama a marcharse:

• su información de contacto
• el motivo de su llamada
• cualquier otro detalle que puedas necesitar para hacer un seguimiento eficaz.

Además, un buen mensaje de voz empresarial suele incluir un plazo estimado para la devolución de la llamada, lo que crea expectativas realistas para la persona que llama.

Es beneficioso incorporar métodos o recursos de contacto alternativos, como dirigir a quienes llaman a tu sitio web para obtener respuestas inmediatas a preguntas habituales. Este enfoque demuestra el compromiso de tu empresa con el servicio al cliente y la eficacia.

¿Por qué son importantes los saludos del buzón de voz?

Según Nectafy, el 88% de las personas que buscan un negocio local llamarán o visitarán la oficina en 24 horas. Pero si tu empresa no tiene mucho más que ofrecer aparte de una señal de ocupado, hay muchas probabilidades de que la persona que llama cuelgue y busque otra empresa.

Obviamente, no puedes responder a todas tus llamadas inmediatamente. Por esta razón, necesitas tener preparados saludos telefónicos profesionales para empresas.

7 elementos clave de un saludo telefónico profesional

Un saludo telefónico profesional es tu primera oportunidad de presentar una imagen positiva y eficaz de ti mismo o de tu empresa. Marca el tono de la interacción y puede influir significativamente en la percepción de la persona que llama.

Los saludos del buzón de voz tienen una estructura básica de lo que deben contener. Seguirla puede ser tu base para confeccionar un mensaje perfecto.

Aquí tienes los componentes esenciales que debes incluir para un saludo profesional eficaz:

1. Crea una cálida bienvenida

El saludo inicial debe ser amistoso y cálido, mostrando a la persona que llama que se le aprecia.

Ejemplo:«Hola» o«Buenas [morning/afternoon/evening]»

2. Preséntate

Preséntate inmediatamente a ti mismo y a tu empresa o departamento. Esto confirma a la persona que llama que ha llegado al lugar adecuado y añade un toque personal.

Ejemplo: «Te has puesto en contacto con CloudTalk, departamento de Ventas. Me llamo …»

3. Ofrecer ayuda

Tras la introducción, expresa tu disposición a ayudar. Una simple pregunta invita a la persona que llama a exponer su propósito y demuestra tu disposición a ayudar.

Ejemplo:«¿En qué puedo ayudarte hoy?«

4. Ofrecer una orientación clara

Guía a quienes llaman sobre qué hacer a continuación. La claridad es clave, tanto si se trata de navegar por un menú telefónico como de explorar opciones de contacto alternativas.

Ejemplo: «Si llamas por un pedido existente, pulsa 1. Si quieres ayuda para hacer un pedido nuevo, pulsa 2. «

5. Menciona el tiempo de respuesta y haz una llamada a la acción

Es útil que la persona que llama sepa cuándo puede esperar que se pongan en contacto con ella. Por tanto, menciona un tiempo de respuesta previsto. Proporciona también una llamada a la acción, como dejar un mensaje o solicitar la identidad de la persona que llama y su motivo para ponerse en contacto contigo.

Ejemplo: «Me pondré en contacto contigo en 24 horas». / «Por favor, deja un mensaje después de la señal. Di tu nombre y el motivo de tu llamada«.

6. Simplificar y centrarse

Mantén tu saludo claro y directo. Intenta compartir lo necesario en 20-25 segundos y evita frases demasiado complejas o jerga del sector que puedan confundir a la persona que llama.

7. Utiliza un tono profesional

Utiliza un tono profesional en todo tu saludo. Esto incluye ser educado, utilizar un lenguaje adecuado y mantener una actitud positiva.

También podrías incluir lo siguiente, dependiendo de la situación:

• Una disculpa por tu indisponibilidad y una breve explicación;
• Agradece a la persona que llama que se haya tomado la molestia de dejar el mensaje;

CONSEJO PROFESIONAL: Si tienes interlocutores en zonas horarias diferentes, asegúrate de incluir tu horario comercial y tu zona horaria, para comunicarte con precisión y establecer expectativas.

27 guiones profesionales de mensajes de voz para empresas

Explora nuestra colección de 27 mensajes de voz profesionales para empresas, cada uno de ellos diseñado para transmitir eficacia, calidez y profesionalidad. Estos ejemplos garantizan que se sientan valorados incluso cuando no puedas contestar al teléfono.

Saludos del buzón de voz empresarial

1. Mensaje de voz comercial estándar

Se trata de un saludo que se reproduce cuando estás en el trabajo pero en ese momento no estás disponible por el motivo que sea. Por ejemplo, estás asistiendo a una reunión.

Puedes mantenerlo durante más tiempo, pero siempre al ritmo recomendado de un máximo de 30 segundos.

EJEMPLO: «Hola, has llamado a <nombre de la empresa>. We are sorry, but we can’t take your call right now. Please leave your name, contact information, and the reason for reaching out. One of our team members will be in touch with you as soon as possible. You may also visit our website [company website URL] para más opciones. Gracias por ponerte en contacto con nosotros».

2. Mensaje de voz personalizado en espera

Esto es lo que oye el cliente cuando hace cola, ya que todos tus agentes están gestionando otro caso en ese momento. Los clientes pueden esperar en la cola o dejar un mensaje de voz inmediatamente.

EJEMPLO: «Estimado llamante, lo sentimos, pero todos nuestros agentes están ocupados en este momento. Por favor, no cuelgues y un agente responderá a tu llamada lo antes posible. También puedes dejar un mensaje. Gracias por tu paciencia».

3. Mensaje de voz fuera de la oficina

Si tu equipo está fuera, te recomendamos adaptar mensajes específicos para estos fines. Es especialmente útil si quieres que los clientes sepan que tu oficina está disponible en un horario laboral concreto. De este modo, estableces una expectativa de cuándo pueden ponerse en contacto contigo los clientes o cuándo pueden hacerlo ellos.

EJEMPLO: «Hola, has llamado a <nombre de la empresa>. We are currently not able to answer your call. Our standard opening hours are from 9 am to 5 pm, from Monday until Friday.

Puedes visitar nuestro sitio web para obtener información relacionada. Si quieres dejarnos un mensaje, indícanos tu nombre, número y motivo de tu llamada. Nos pondremos en contacto contigo. Gracias».

4. Saludos del buzón de voz para llamadas recibidas fuera del horario laboral

Para esos momentos en que los clientes llaman fuera de tu horario habitual, es crucial tener un saludo que les informe de cuándo pueden esperar una respuesta.

EJEMPLO: «Gracias por llamar [company name]. Our office is currently closed. Our business hours are from [start time] a [end time]De lunes a viernes.

Por favor, deja tu nombre, número de teléfono y un breve mensaje, y te devolveremos la llamada cuando vuelva a abrir nuestra oficina. Para más información, visita nuestro sitio web [website URL]. Thank you!»

5. Saludos de buzón de voz para el número de móvil de tu empresa

Cuando utilizas un teléfono móvil de empresa, quieres un saludo que sea profesional pero personal. Este ejemplo consigue el equilibrio adecuado:

EJEMPLO: «Hola, te has comunicado con [your name] con [company name]. I’m currently unavailable to take your call. Please leave your name, number, and a detailed message, and I’ll return your call as soon as I can. Thank you for reaching out, and I look forward to speaking with you soon.»

6. Respuesta rápida por correo electrónico Correo de voz

Si el correo electrónico es tu método de contacto preferido, deja que tu buzón de voz lo refleje para animar a los oyentes a utilizarlo.

Este guión presenta el correo electrónico como un canal de comunicación más rápido y eficaz, y orienta a las personas que llaman hacia él.

EJEMPLO: «Hola, soy [name] de [company]. Para obtener una respuesta inmediata, envíame un correo electrónico a [insert email address], y te garantizo una respuesta al final del siguiente día laborable. Si tu asunto no es urgente, deja tus datos de contacto y me pondré en contacto contigo. Te deseo un buen día».

7. Mensaje de voz para dirigir consultas específicas

Para evitar dedicar tiempo a llamadas que podrían ser mejor atendidas por otra persona o por otros medios, este mensaje de voz ofrece indicaciones claras para las consultas más habituales.

EJEMPLO: «Hola, soy [your name]. Para consultas sobre [X reason]deberías ponerte en contacto con [alternate contact] o [visita nuestro sitio web, envía un correo electrónico].. For everything else, please leave your name and a short message, and I promise to return your call within [one to three] día[s] hábil[es]«.

8. Guión informativo de buzón de voz para consultas generales

Este guión de buzón de voz debe dirigir eficazmente a las personas que llaman a la información más solicitada, ahorrando tiempo tanto a la persona que llama como a tu equipo. Proporciona una vía directa para obtener información, al tiempo que ofrece la opción de un contacto personal si es necesario.

EJEMPLO: «Hola, has conectado con [company]. For details on [X], nuestra [página de Facebook, sitio web de la empresa, etc.] es un gran recurso. ¿Te interesa saber más sobre [Y]? Compruébalo [página específica de nuestro sitio, nuestro canal de YouTube, etc.].

Si tienes más preguntas o simplemente deseas hablar con alguien de nuestro equipo, déjanos tu nombre y número de contacto, y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible.»

9. Solicitud de hora de devolución de llamada conveniente

Informa a tus interlocutores de tu afán por conectar pidiéndoles que dejen una hora preferida para que les devuelvas la llamada, demostrando así tu compromiso de no perder la oportunidad de entablar una conversación.

EJEMPLOS: «Hola, soy [company name]. Sorry we missed your call! We’d love to get back to you. Kindly leave your name, phone number, why you’re calling, and when the best time to return your call would be – we want to make sure we catch you next time. Looking forward to speaking with you soon.»

«Gracias por llamar a [your company]. Estamos deseando hablar contigo. Deja tu nombre, tus datos de contacto y el motivo de tu llamada para que te llamemos en cuanto estemos disponibles. Que tengas un buen día».

Vacaciones, días festivos y dejar saludos en el buzón de voz

10. Mensaje de voz de vacaciones

Las empresas no suelen trabajar durante las vacaciones, como Navidad o Semana Santa. Tienes que informar al cliente de cuándo volverás.

Esta felicitación también puede ser un poco más informal, ya que las fiestas son épocas alegres del año.

EJEMPLO: «Hola, <nombre de la empresa/nombre del equipo> está fuera hasta [date]. We’ll make sure to call you back straight away when we return. If your request is urgent, leave us an email at [company email address]. Thank you. Have a lovely holiday.”

11. Buzón de voz del permiso parental

Ah, ¡la alegría de dar la bienvenida a un nuevo miembro de la familia! Si has recibido la baja por paternidad, considera la posibilidad de utilizar un guión para el buzón de voz que dirija a los que llaman a otro punto de contacto, mostrando al mismo tiempo un poco de tu personalidad.

No tienes por qué ceñirte a un tono formal; siéntete libre de personalizar el mensaje para que refleje tu estilo.

EJEMPLO: «Hola, te has comunicado con [your name and title]. I’m currently out on parental leave until [date]. In the meantime, please direct all phone calls to [alternate contact name] en [phone number] y correos electrónicos a [email address]. Thanks, and I’ll see you in [month you’ll be back in the office].»

12. Mensaje de voz de vacaciones aventureras

Para dar un toque de humor a tu mensaje de voz sobre las vacaciones, no dudes en personalizar el ejemplo que te damos. Es una forma divertida de informar a tus interlocutores de tus escapadas. Recuerda mencionar cuándo volverás para reconectar.

EJEMPLO: «Hola, soy [your name]. I’m off on an adventure, maybe [ o muy posiblemente [luchando contra un jet lag severo, buscando «¿Son mortales los escorpiones negros?» o buscando un protector solar extra fuerte].

Estaré fuera de alcance hasta que [date]. Please leave your name and the reason for your call, and I’ll contact you as soon as I’m back.»

13. Buzón de voz de dimisión

Cuando se trata de pasar a nuevas oportunidades, es útil tener preparado un guión para el buzón de voz de tu antigua empresa que informe a los que llaman de tu marcha de forma positiva e informativa. Incluir una nota personal sobre «perseguir nuevas aventuras» añade un toque amistoso y transmite entusiasmo por tu próximo capítulo.

EJEMPLO: «Hola, [Person’s name] persigue nuevas aventuras y ya no está con [Company name]. Please forward all future requests to [new or interim person’s name] en [phone number]. Thank you for calling!»

Saludos de buzón de voz para empresas específicas

14. Saludos del buzón de voz para los profesionales de ventas

Crear la impresión adecuada es esencial para los profesionales de las ventas.

Este saludo anima a los clientes potenciales a dejar sus datos para un seguimiento rápido:

EJEMPLO: «Hola, y gracias por llamar al departamento de ventas de [company name]. All of our sales professionals are currently assisting other customers, or you’ve called outside of our regular business hours, which are [start time] a [end time].

Deja tu nombre, información de contacto y un breve mensaje sobre lo que buscas, y estaremos encantados de devolverte la llamada y ayudarte. Gracias por considerar [company name] para tus necesidades».

15. Saludos de buzón de voz para consultas médicas

En una consulta médica, el saludo del buzón de voz debe equilibrar la urgencia con instrucciones para situaciones no urgentes.

EJEMPLO: «Gracias por llamar [medical office/doctor’s name]. We are currently unavailable to take your call. If this is a medical emergency, please dial 911 or go to your nearest emergency room.

Para las citas y cualquier otra consulta, deja tu nombre, número de contacto y un breve mensaje, y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible. Nuestro horario habitual de oficina es [hours and days]. Thank you for calling [medical office/doctor’s name].»

16. Saludos de buzón de voz para agentes inmobiliarios

Para los agentes inmobiliarios, un buen saludo de voz puede ser el inicio de una nueva relación con el cliente. Este ejemplo invita a compradores y vendedores potenciales a dejar sus datos:

EJEMPLO: «Hola, te has comunicado con [your name], tu agente inmobiliario especializado en [real estate company]. I’m currently assisting another client or out of the office.

Tu llamada es muy importante para mí. Por favor, déjame tu nombre, información de contacto y detalles sobre la propiedad que te interesa, y me pondré en contacto contigo lo antes posible. Gracias por elegir [real estate company]donde hacemos realidad la casa de tus sueños».

17. Saludo de buzón de voz para bufetes de abogados

En un bufete de abogados, los mensajes de voz deben transmitir profesionalidad y confidencialidad. Aquí tienes un ejemplo que hace ambas cosas:

EJEMPLO: «Gracias por llamar [law firm name]. Our office is currently closed, or we’re in a consultation. Please leave your name, contact information, and the nature of your legal inquiry after the beep.

Tratamos cada llamada con confidencialidad y prioridad. Te devolveremos la llamada en nuestro siguiente horario de atención al público, que es [hours and days]. Thank you for choosing [law firm name]donde tus necesidades legales son nuestra máxima prioridad».

18. Saludo del buzón de voz para pequeñas empresas y startups

Para las pequeñas empresas y las startups, cada llamada es una oportunidad potencial de establecer relaciones, hacer crecer tu red o realizar una venta. Un saludo de voz conciso y amable puede marcar una gran diferencia, mostrando profesionalidad y calidez incluso cuando no puedes coger el teléfono.

Es tu oportunidad de dejar una impresión positiva, fomentar un mayor compromiso y transmitir la información clave de forma sucinta.

EJEMPLO: «¡Hola! Has llegado a [Your Business Name]. We’re all hands on deck right now, bringing you the best [product/service] posible, y no puedes coger el teléfono.

Por favor, deja tu nombre, número y un breve mensaje. ¡Estamos deseando charlar contigo! Visita también nuestro sitio web en [Website URL] para una información rápida. Gracias por llamar [Your Business Name], donde confluyen grandes ideas y un gran servicio. Hablamos pronto».

19. Saludo del buzón de voz para hostelería y servicios

Un saludo bien elaborado puede asegurar a tus interlocutores que su satisfacción y comodidad son tus principales prioridades, incluso cuando no puedas contestar al teléfono.

Es una oportunidad para transmitir calidez, profesionalidad y la esencia de tu servicio, a la vez que proporcionas información esencial.

EJEMPLO: «Gracias por llamar [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name]donde tu experiencia es nuestra máxima prioridad. Lamentablemente, no podemos atender tu llamada en este momento. Es probable que estemos atendiendo a otros huéspedes o clientes.

Por favor, deja tu nombre, número de contacto y el motivo de tu llamada. Si llamas para hacer o cambiar una reserva, para informarte sobre nuestros servicios o para cualquier petición especial, queremos saberlo y prometemos responderte lo antes posible.

Para obtener asistencia inmediata o más información sobre nuestros servicios y ofertas, visita nuestro sitio web en [Website URL]. Thank you for choosing [Your Company Name]y esperamos hacer que tu experiencia sea excepcional. Que pases un día maravilloso».

20. Saludo del buzón de voz para instituciones educativas

Para las instituciones educativas, un buzón de voz es un importante punto de contacto para alumnos, padres y personal, ya que les proporciona información esencial y tranquilidad cuando no es posible la comunicación directa.

Es una oportunidad para expresar el compromiso de la institución con la educación y el apoyo, a la vez que se orienta a las personas que llaman hacia los siguientes pasos.

EJEMPLO: «Gracias por llamar [School/College/University Name]. We’re currently unavailable, but we’ll get back to you as soon as we can. Please leave your name, contact information, and reason for calling.

Para obtener ayuda inmediata, visita nuestro sitio web [Website URL] para consultar las preguntas más frecuentes y obtener más información. Agradecemos tu llamada y esperamos apoyar tu viaje educativo».

Saludos de buzón de voz para diferentes departamentos

21. Saludos de buzón de voz para recepciones

Las primeras impresiones cuentan, y el saludo del buzón de voz de la recepción suele ser la primera interacción que alguien tiene con tu empresa. Haz que sea acogedor y útil:

EJEMPLO: «Hola, has llegado a la recepción de [company name]. We’re currently either on another call or out of the office.

Por favor, deja tu nombre, número y el motivo de tu llamada, y nos aseguraremos de que la persona adecuada se ponga en contacto contigo lo antes posible. Gracias por llamar [company name]donde se aprecia tu interés».

22. Saludos del buzón de voz para el número de teléfono de atención al cliente

El servicio de atención al cliente consiste en hacer que tus clientes se sientan escuchados y ayudados, aunque sea a través de un buzón de voz.

Este saludo establece el tono adecuado para la atención al cliente:

EJEMPLO: «Te has puesto en contacto con el equipo de atención al cliente de [company name]. We’re sorry we missed your call. Our team is available from [start time] a [end time]De lunes a viernes.

Deja tu nombre, número de contacto y el motivo de tu llamada, y uno de nuestros representantes del servicio de atención al cliente se pondrá en contacto contigo lo antes posible. Gracias por elegir [company name].»

Saludos del buzón de voz de ventas

23. Mensaje de voz para el Departamento de Ventas

Este saludo no sólo subraya la dedicación del equipo de ventas al éxito del cliente, sino que también alude sutilmente a la gran demanda y eficacia de sus servicios.

Es una forma inteligente de comunicar la propuesta de valor de la empresa a la vez que se gestionan las expectativas de quien llama.

EJEMPLO: «Hola, has llamado al Departamento de Ventas de [Company name]. Our team members are currently assisting other clients, helping them [inserta el objetivo, como «lograr un crecimiento del 25% mediante la racionalización de las operaciones de RRHH»], y no puedo atender tu llamada ahora mismo.

Por favor, déjanos tu nombre, el nombre de tu empresa y tu número de teléfono, y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible. Agradecemos tu llamada».

24. Destaca las promociones en tu buzón de voz

Informa a tus interlocutores de las promociones actuales, actualizaciones o lanzamientos de nuevos productos. De este modo, podrás responder cómodamente a algunas de sus preguntas por adelantado.

EJEMPLO: «Gracias por tender la mano a [company name]. It sounds like you’re interested in our latest [nuevo producto, trato, oferta]. We’re thrilled about it as well!

Por favor, déjanos tu nombre, número de contacto y la hora más conveniente para que te devolvamos la llamada. Estamos deseando responder a cualquier pregunta que puedas tener y compartir las últimas actualizaciones de [company name] contigo. Estamos deseando hablar contigo y te deseamos un día maravilloso».

25. Buzón de voz de logros de ventas

Utilizar tu buzón de voz para nutrir a los clientes potenciales es una decisión inteligente para cualquier profesional de las ventas. Un guión de este tipo te permite destacar brevemente cómo aportas valor a tus clientes, recordándoles tu propuesta única de venta.

También es una forma inteligente de informar de lo que haces a la gente que puede haber marcado tu número por error.

EJEMPLO: «Hola, has marcado a [your name] en [your company]. I’m currently assisting others—possibly empowering [type of company] para conseguir [X resultados, como «duplicar sus clientes potenciales en 50 días», «contratar a ingenieros de alto nivel», «aumentar la conversión de clientes en un 25%»].

Por favor, déjanos tus datos de contacto y exploremos cómo podemos repetir estos éxitos para tu empresa.»

Saludos de buzón de voz cortos y divertidos

26. Saludo simple del buzón de voz

Tus clientes están ocupados, y tú también. Opta por estos breves saludos del buzón de voz para llegar rápidamente a la esencia e incitarles a dejar un mensaje.

EJEMPLOS: «¡Hola! Gracias por llamar [company name/your name]. Please leave us a brief message, and we will get back to you as soon as possible. Have a great day!”

«Has alcanzado [company name]. We can’t take your call right now, let us call you back! Please leave us your name, number, the reason for your call, and the best time to call you back – we don’t want to miss you again. Talk to you soon.”

27. Mensaje de voz gracioso

Cuando hablamos informalmente, puedes intentar utilizar el humor en tu mensaje. Este enfoque es realmente eficaz para mantener la atención de los clientes, ya que normalmente les divierte y quieren oír hacia dónde apuntas.

Sin embargo, evalúa si este tipo de saludo telefónico es adecuado para tu imagen de marca. Puede funcionar con industrias creativas, pero no con las estrictamente profesionales, como las finanzas.

EJEMPLOS: «Hola, has llegado a <tu nombre> en <nombre de la empresa>. We are busy saving the world by <añade lo que tu empresa hace mejor>. If you want to learn more about how we do it, please leave us your name and phone number, and we will get back to you as soon as our mission is complete. Which should be fairly soon. Thank you!”

«Esto es Bond. James Bond. Vale, no es Bond, aunque ojalá lo fuera. En realidad es [your last name], [your first name], [your last name]. I’m currently on a mission, perhaps not saving the world with MI6, but I promise to return your call by tomorrow at the latest. Hope you’re having a great day.»

8 Buenas Prácticas para Saludos Telefónicos

La primera impresión es vital, sobre todo por teléfono, donde tu voz y tus modales marcan el tono de toda la conversación. Un saludo profesional y amable puede marcar la diferencia en la atención al cliente, las relaciones comerciales y la comunicación cotidiana.

Hay varios atributos de las felicitaciones telefónicas de empresa de alta calidad que debes tener en cuenta.

1. Sé puntual y positivo

Contesta al teléfono en los primeros tonos y empieza con un tono cálido y positivo. Un saludo rápido y alegre demuestra que valoras el tiempo de la persona que llama y crea un ambiente acogedor. Sonríe mientras grabas tu saludo telefónico. Puede parecer una tontería, pero cuando sonríes, los oyentes te perciben optimista, abierto y amable.

2. Preséntate y presenta a tu empresa

Desde el principio, haz saber a la persona que llama que se encuentra en el lugar correcto, diciendo tu nombre y el de la empresa. Esto no sólo confirma a la persona que llama que ha marcado el número correcto, sino que también personaliza la interacción desde el principio.

3. Habla claro y despacio

La claridad y el ritmo son fundamentales. Habla con claridad y a una velocidad moderada para asegurarte de que el interlocutor entiende cada palabra. Esto es especialmente importante en un entorno profesional, donde la falta de comunicación puede provocar confusión o frustración.

4. Prepárate para ayudar

Señala tu disposición a ayudar preguntando cómo puedes ayudar a la persona que llama. Frases como«¿En qué puedo ayudarle hoy?» demuestran un afán por prestar ayuda y dirigir la conversación de forma productiva.

5. Ofrecer alternativas si no están disponibles

Si la persona con la que la persona que llama intenta ponerse en contacto no está disponible, es crucial ofrecer métodos de contacto alternativos o coger un mensaje. Ofrecer opciones demuestra consideración por las necesidades de la persona que llama y garantiza que se atenderá su petición.

6. Sé original

Algunas frases, como «Tu llamada es importante para nosotros«,se han utilizado tantas veces que ya no causan buena impresión a los que llaman. Mantén la originalidad del saludo. Puedes incluso atreverte y utilizar el humor.

7. Hazlo fácil para el oído

Asegúrate de que no haya ruido de fondo durante la grabación. Eso puede dificultar la comprensión del saludo del buzón de voz. Además, haz que tus saludos sean personales y fáciles de escuchar. Habla claro y despacio. No seas demasiado robótico.

8. Sé breve y eficaz

No olvides que uno de los propósitos del buzón de voz es también ahorrar tiempo a los clientes. Evita grabar saludos de 2 minutos con toda la palabrería que no viene al caso. Hazlo breve y directo. La duración recomendada es de entre 24 y 30 segundos como máximo, de lo contrario la persona que llama puede colgar en mitad de tu mensaje.

CONSEJO PROFESIONAL: Si es necesario, puedes garantizar la calidad de tus saludos recurriendo a actores de voz profesionales.

Establecer saludos telefónicos empresariales con una centralita virtual

Si tienes problemas con los saludos del buzón de voz, no te preocupes. Hoy en día, puedes contar con un software de centro de llamadas virtual -como CloudTalk- para echarte una mano. Con varias herramientas y funciones útiles que no puedes tener utilizando un teléfono fijo, puede hacer que tu trabajo y el de tu equipo de atención al cliente sea mucho más fácil.

Con una Central Telefónica Virtual, puedes:

• Establece grupos específicos en función de tus necesidades, y clasifica las llamadas entrantes en grupos(redirección de llamadas). Así, la persona que llama será redirigida al agente adecuado para su problema.
• Establece el horario de tu negocio dentro de la aplicación. También puedes programar que todas las llamadas y mensajes que lleguen fuera del horario laboral se redirijan a un número determinado.
• Graba todas las llamadas para poder analizarlas posteriormente.

Utilizando herramientas como Cloudtalk, también puedes configurar tantos saludos telefónicos profesionales personalizados como desees y programar cuándo quieres que se reproduzca cada uno.

Los sistemas telefónicos virtuales te permiten preparar otros tipos de mensajes, p.ej:

• Saludo de bienvenida: un mensaje de voz estándar que los clientes oirán cuando llamen a tu centro de llamadas.
• Respuesta de voz interactiva (IVR): un menú fácil de usar que proporciona información relevante a las personas que llaman o les ayuda a elegir al agente/departamento adecuado para un asunto determinado.

¿Necesitas una centralita telefónica virtual potente pero fácil de usar para tu empresa?

CloudTalk es un software avanzado que puede llevar los saludos de tu buzón de voz a un nivel completamente nuevo. Nuestras funciones funcionan a la perfección tanto para grandes empresas como para negocios más pequeños y en crecimiento. ¡Echa un vistazo a todas las funciones avanzadas de CloudTalk y pruébalo gratis!

Conclusión

Tener un saludo profesional en el buzón de voz es una parte integral del marco de comunicación de tu empresa. El mensaje adecuado puede mejorar significativamente la imagen de tu empresa, reafirmar la importancia de las personas que llaman y agilizar el proceso de atención al cliente.

Seleccionando o adaptando uno de los 27 saludos de voz profesionales que hemos compartido, no sólo estarás estableciendo un alto nivel de interacción con el cliente, sino que también te asegurarás de que cada llamada, incluso las perdidas, contribuya positivamente a la reputación de tu empresa.

Recuerda que el objetivo de tus mensajes de voz es hacer que cada persona que llama se sienta escuchada y respetada, allanando el camino para futuros compromisos fructíferos.