By V. Bucko

| 13 Aug 2024

Μη κατηγοριοποιημένο

Ενισχύστε την παραγωγικότητα με αυτά τα βασικά χαρακτηριστικά του συστήματος επαγγελματικού τηλεφώνου

Το 78% των υπαλλήλων εξυπηρέτησης δυσκολεύεται να εξισορροπήσει την ταχύτητα και την ποιότητα της υποστήριξης πελατών, αναφέρει η Salesforce. Εν τω μεταξύ, η απόδοση των αντιπροσώπων πωλήσεων μπορεί να παρεμποδίζεται από τον χρόνο που σπαταλιέται σε επαναλαμβανόμενες εργασίες. Η λύση και στις δύο περιπτώσεις μπορεί να βρεθεί μέσω προηγμένων λειτουργιών του επαγγελματικού τηλεφώνου.

Παρακολούθηση κλήσεων, έξυπνη δρομολόγηση, αυτοματοποίηση ροής εργασιών, ανάλυση – τα τηλεφωνικά συστήματα για επιχειρήσεις είναι γεμάτα με χαρακτηριστικά που ενισχύουν την παραγωγικότητα και δίνουν τη δυνατότητα στους πράκτορες να παρέχουν κορυφαία εξυπηρέτηση πελατών ή να κλείνουν περισσότερες συμφωνίες.

Αλλά πώς μπορείτε να διακρίνετε τα χαρακτηριστικά που πρέπει να έχετε από αυτά που πρέπει να έχετε (ή που δεν πρέπει να έχετε);

Δημιουργήσαμε έναν κατάλογο ελέγχου με όλα τα βασικά χαρακτηριστικά των επαγγελματικών τηλεφώνων που πρέπει να προσέξετε στη λύση που επιλέξατε.

Βασικά συμπεράσματα:

Το σωστό τηλεφωνικό σύστημα για επιχειρήσεις μπορεί να βοηθήσει τους πράκτορες υποστήριξης πελατών να επιλύουν τα ερωτήματα πιο αποτελεσματικά και τους αντιπροσώπους πωλήσεων να κλείνουν περισσότερες συμφωνίες.
Υπάρχουν τρεις βασικοί τύποι επαγγελματικών τηλεφωνικών συστημάτων: παραδοσιακές σταθερές τηλεφωνικές εγκαταστάσεις, συστήματα PBX στις εγκαταστάσεις και λύσεις που βασίζονται στο VoIP.
Οι λύσεις κλήσεων που βασίζονται στο VoIP είναι συχνά ευκολότερες στην εγκατάσταση και τη χρήση από άλλες εναλλακτικές λύσεις και διαθέτουν επίσης ένα ευρύτερο σύνολο λειτουργιών.
Τα πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά ενός επαγγελματικού τηλεφωνικού συστήματος VoIP περιλαμβάνουν τη διαδραστική φωνητική απόκριση (IVR), την καταγραφή κλήσεων, την παρακολούθηση κλήσεων και τις δυναμικές κλήσεις.

Βρείτε το τέλειο πακέτο VoIP για την επιχείρησή σας

Διαβάστε δωρεάν

Τι είναι ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα?

Ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα είναι ένα τηλεπικοινωνιακό δίκτυο που επιτρέπει σε όλους στην εταιρεία σας να χειρίζονται εσωτερικές και εξωτερικές κλήσεις. Τέτοια συστήματα υποστηρίζουν εισερχόμενα και εξερχόμενα τηλεφωνικά κέντρα και κέντρα επαφής, καθώς και εσωτερικές επικοινωνίες μεταξύ συναδέλφων.

Τύποι τηλεφωνικού συστήματος για επιχειρήσεις

Τα επαγγελματικά τηλεφωνικά συστήματα διατίθενται σε τρεις βασικές ποικιλίες: PBX και λύσεις που βασίζονται σε VoIP.

Παραδοσιακό σταθερό τηλέφωνο (KSU)

Πρόκειται για το βασικό τηλεφωνικό σύστημα πολλαπλών γραμμών. Παρόμοιο με το σταθερό τηλέφωνο του σπιτιού, συνδέει τις κλήσεις χρησιμοποιώντας φυσικά καλώδια και χρησιμοποιεί τη μονάδα συστήματος πλήκτρων (KSU) για τον χειροκίνητο έλεγχο της επιλογής της τηλεφωνικής γραμμής.

Ενώ τα συστήματα KSU είναι εύκολα στη χρήση, είναι πολύ περιοριστικά. Επιτρέπουν μόνο έναν περιορισμένο αριθμό τηλεφωνικών γραμμών -συνήθως όχι περισσότερες από 40- και στερούνται των προηγμένων χαρακτηριστικών που απαιτούνται για την υποστήριξη των σύγχρονων αναγκών επικοινωνίας.

PBX

Ένα τηλεφωνικό σύστημα PBX (Private Branch Exchange) είναι μια λύση επικοινωνιών με βαρύ υλικό που στεγάζεται στις εγκαταστάσεις του γραφείου σας.

Το PBX συνδέεται με το δημόσιο τηλεφωνικό δίκτυο (PSTN) μέσω χάλκινων καλωδίων και επιτρέπει στους υπαλλήλους να πραγματοποιούν και να δέχονται εξωτερικές κλήσεις. Μπορούν επίσης να καλέσουν τις επεκτάσεις για να πραγματοποιήσουν ταχείες εσωτερικές κλήσεις.

Το PBX υποστηρίζει περισσότερες γραμμές από το KSU και σας παρέχει ένα ευρύτερο φάσμα δυνατοτήτων, όπως αυτόματη τηλεφωνητή και 3-way conferencing. Τούτου λεχθέντος, το επί τόπου PBX έχει σημαντικά μειονεκτήματα, κυρίως το υψηλό αρχικό και μακροπρόθεσμο κόστος και την έλλειψη πιο προηγμένων χαρακτηριστικών και λειτουργιών.

VoIP

Τα συστήματα VoIP (Voice over Internet Protocol) χρησιμοποιούν τεχνολογία μεταγωγής πακέτων για να επιτρέπουν στους χρήστες να πραγματοποιούν και να λαμβάνουν κλήσεις μέσω του διαδικτύου.

Όταν πραγματοποιείτε μια κλήση, ο ήχος μετατρέπεται σε ψηφιακά πακέτα δεδομένων. Αυτά τα πακέτα συμπιέζονται, αποστέλλονται μέσω του Διαδικτύου στον προορισμό τους και επανατοποθετούνται μέσα σε λίγα χιλιοστά του δευτερολέπτου.

Τα συστήματα VoIP είναι επίσης γνωστά ως PBX που φιλοξενούνται ή βασίζονται στο cloud. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι όλο το υλικό και το λογισμικό του συστήματος στεγάζεται συνήθως εκτός του χώρου του από έναν τρίτο πάροχο (συνήθως στο σύννεφο).

Τα τηλεφωνικά συστήματα VoIP είναι συνήθως πολύ πιο αποδοτικά από οποιαδήποτε από τις άλλες εναλλακτικές λύσεις. Δεν απαιτούν πολύπλοκο εξοπλισμό (όπως διακομιστές ή μεταγωγείς), πράγμα που σημαίνει ότι δεν επιβαρύνεστε με υψηλό αρχικό κόστος και κόστος συντήρησης. Επιπλέον, χρεώνονται σε συνδρομητική βάση, οπότε πληρώνετε μόνο για τα χαρακτηριστικά της υπηρεσίας επαγγελματικής τηλεφωνίας που χρειάζεστε.
Ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την τιμολόγηση του επαγγελματικού τηλεφωνικού συστήματος VoIP.

Λίστα ελέγχου χαρακτηριστικών του τηλεφωνικού συστήματος της επιχείρησής σας

Για να βεβαιωθείτε ότι αξιοποιείτε στο έπακρο οποιαδήποτε λύση επιλέξετε, συγκεντρώσαμε έναν κατάλογο με τα βασικά χαρακτηριστικά του επαγγελματικού τηλεφώνου που πρέπει να αναζητήσετε:

Ανακαλύψτε 12 χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει κάθε τηλεφωνικό σύστημα για επιχειρήσεις.

Διαβάστε δωρεάν

#1 Διαδραστική φωνητική απόκριση

Η διαδραστική φωνητική απόκριση (IVR) είναι ένα αυτοματοποιημένο χαρακτηριστικό του τηλεφωνικού συστήματος. Αλληλεπιδρά με τους εισερχόμενους καλούντες χρησιμοποιώντας προηχογραφημένα μηνύματα, αναγνώριση ομιλίας και τεχνολογία πολλαπλών συχνοτήτων διπλού τόνου (DTMF).

Με άλλα λόγια, πρόκειται για μια εικονική ρεσεψιονίστ. Μπορεί να υποδεχτεί τους εισερχόμενους καλούντες, να τους παρουσιάσει ένα μενού επιλογών και να χρησιμοποιήσει τις απαντήσεις που εισάγουν για να εκτιμήσει την πρόθεσή τους και να τους κατευθύνει στο σωστό μέρος.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε τρία κύρια τμήματα: Πωλήσεις, οικονομικά και εξυπηρέτηση πελατών. Μετά τον χαιρετισμό ενός εισερχόμενου καλούντος, το σύστημα IVR μπορεί να λέει : “Πατήστε 1 για τις πωλήσεις, πατήστε 2 για την τιμολόγηση, πατήστε 3 για την εξυπηρέτηση πελατών”.

Από εκεί και πέρα, το IVR μπορεί να τους παρουσιάσει πιο σχετικές επιλογές, οδηγώντας τους στον σωστό πράκτορα, τμήμα ή πηγή πληροφοριών.

Χάρη στις δυνατότητες έξυπνης δρομολόγησης του IVR, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τις μεταβιβάσεις κλήσεων, να μειώσετε τις μεγάλες ουρές κλήσεων και να επιτύχετε περισσότερες λύσεις με την πρώτη κλήση.

#2 Δρομολόγηση με βάση τις δεξιότητες

Κάθε τηλεφωνικό σύστημα για επιχειρήσεις θα πρέπει να επιτρέπει τη δρομολόγηση με βάση τις δεξιότητες, δηλαδή τη μέθοδο δρομολόγησης συγκεκριμένων τύπων κλήσεων στον καταλληλότερο πράκτορα με βάση τις γνώσεις και την εμπειρία του.

Για παράδειγμα, ένας πελάτης του οποίου το ερώτημα έγινε στα ισπανικά μπορεί να απευθυνθεί σε έναν ισπανόφωνο πράκτορα. Ένας θυμωμένος ή ευάλωτος πελάτης θα μπορούσε να απευθυνθεί σε έναν πράκτορα με πρόσθετη εκπαίδευση στην επίλυση συγκρούσεων. Ή, οι καλούντες με συγκεκριμένες ερωτήσεις μπορεί να δρομολογούνται σε πράκτορες με προσόντα στον συγκεκριμένο τομέα.

Η δρομολόγηση με βάση τις δεξιότητες εξασφαλίζει ότι κάθε κλήση απαντάται από τον πράκτορα που έχει τα περισσότερα προσόντα για να χειριστεί το αίτημα. Με τη σειρά της, μειώνει τους χρόνους αναμονής και τις μεταφορές, βελτιώνει τις λύσεις πρώτης κλήσης και αυξάνει την ικανοποίηση των πελατών.

#3 Σχεδιαστής ροής κλήσεων

Η ροή κλήσεων είναι ένας οπτικός χάρτης που αναπαριστά τον τρόπο με τον οποίο οι καλούντες ταξιδεύουν μέσω του τηλεφωνικού σας συστήματος από την κλήση μέχρι την επίλυση της κλήσης. Ο σχεδιαστής ροής κλήσεων είναι ένα διαδραστικό εργαλείο που σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να προσαρμόζετε ροές κλήσεων για να βελτιστοποιείτε την αποδοτικότητα.

Μπορείτε να σχεδιάσετε τις βέλτιστες διαδρομές κλήσεων και να περιγράψετε λεπτομερώς τι συμβαίνει σε κάθε στάδιο, προσφέροντας στους πελάτες αξιόπιστες και συνεπείς εμπειρίες.

#4 Διεθνείς αριθμοί

Σκοπεύετε να επεκτείνετε την επιχείρησή σας εκτός συνόρων; Αν ναι, χρειάζεστε ένα σύστημα VoIP που να προσφέρει τοπικούς αριθμούς στις χώρες που θέλετε να εξυπηρετήσετε.

Οι πελάτες είναι πολύ λιγότερο πιθανό να απαντήσουν στην κλήση σας ή να ξεκινήσουν επαφή αν δεν αναγνωρίζουν τον κωδικό χώρας σας. Φωνάζει “πιθανός απατεώνας”, πράγμα που δεν κάνει τίποτα για την αξιοπιστία σας.

Η κατοχή ενός διεθνούς αριθμού δίνει στην εταιρεία σας τοπική παρουσία, ακόμη και αν δεν έχετε φυσική παρουσία (όπως ένα γραφείο στην χώρα), βελτιώνοντας τα ποσοστά ανάληψης και τον όγκο των κλήσεων.

Πάρτε για παράδειγμα την PlanRadar, της οποίας το παλαιό τηλεφωνικό σύστημα εμπόδιζε τις δυνατότητες παγκόσμιας επέκτασης. Πραγματοποίησαν τη μετάβαση στο CloudTalk, αξιοποιώντας 160+ διεθνείς αριθμούς για να παρέχουν απρόσκοπτη εξυπηρέτηση σε πελάτες σε όλο τον κόσμο.

Μέσα σε δύο χρόνια, κατάφεραν να εκτοξεύσουν την ανάπτυξή τους σε νέα ύψη. Ικανή να χειριστεί 144.652 κλήσεις χρησιμοποιώντας 585 διεθνείς αριθμούς σε έναν μόνο μήνα, πέτυχε με επιτυχία μια ανάπτυξη της τάξης του 122.14%.

#5 Παρακολούθηση κλήσεων

Ένας στους πέντε των πιστών πελατών σας είναι έτοιμοι να αποχωριστούν τη μάρκα σας μετά από μία μόνο κακή εμπειρία. Η πλειοψηφία θα φύγει μετά από δύο ή τρεις κακές εμπειρίες.

Τα χαρακτηριστικά παρακολούθησης κλήσεων διαδραματίζουν κρίσιμο ρόλο στο να σας βοηθήσουν να παρέχετε εξαιρετικές εμπειρίες κλήσεων, κάθε φορά. Παρέχουν τη δυνατότητα στους επόπτες και τους διαχειριστές να επιβλέπουν τις κλήσεις την ώρα που πραγματοποιούνται και, εάν είναι απαραίτητο, να παρέχουν υποστήριξη.

Υπάρχουν τρεις κύριοι τύποι λειτουργιών παρακολούθησης κλήσεων:

Κλήση ακρόασης: Αυτό επιτρέπει στους επόπτες να παρακολουθούν ζωντανά τους πράκτορες για να αξιολογούν την απόδοση των πρακτόρων.
Καλέστε ψίθυρο: Οι προϊστάμενοι μπορούν να δίνουν συμβουλές σε πραγματικό χρόνο σε έναν υπάλληλο ενώ αυτός βρίσκεται σε κλήση, χωρίς να μπορεί να ακούσει ο πελάτης.
Καλέστε barging: Οι προϊστάμενοι μπορούν να παρεμβαίνουν σε μια ζωντανή κλήση για να επιλύουν άμεσα ζητήματα.

Ας υποθέσουμε ότι ένας πελάτης τηλεφωνεί με μια περίπλοκη ερώτηση που ο νέος σας υπάλληλος δυσκολεύεται να απαντήσει. Χρησιμοποιώντας τον ψίθυρο κλήσης, οι προϊστάμενοι μπορούν να καθοδηγήσουν τον υπάλληλο χωρίς ο πελάτης να γνωρίζει ότι υπάρχει κάποιος άλλος στη γραμμή.

Εάν ο πελάτης εκνευριστεί ιδιαίτερα, ο προϊστάμενος μπορεί να εισβάλει στην κλήση για να διαλύσει την κατάσταση.

#6 Καταγραφή κλήσεων

Η καταγραφή κλήσεων είναι μια βασική λειτουργία του επαγγελματικού τηλεφώνου που σας επιτρέπει να καταγράφετε τις κλήσεις της ομάδας σας και να τις αποθηκεύετε για λόγους συμμόρφωσης και εκπαίδευσης.

Μέσω των καταγραφών, μπορείτε να εντοπίσετε τις αδυναμίες και να προσαρμόσετε τις εκπαιδευτικές διατάξεις και τα σενάριά σας γύρω από αυτές.

Ίσως η ομάδα σας δυσκολεύεται να απαντήσει σε ερωτήσεις σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα. Ή, ίσως δεν είναι τόσο φιλική ή συνοπτική όσο θα θέλατε να είναι. Όποια και αν είναι η περίπτωση, οι καταγραφές ξεκλειδώνουν τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να βελτιστοποιήσετε τη στρατηγική και τα μηνύματά σας.

#7 Analytics

Πώς ξέρετε αν το τηλεφωνικό σας κέντρο αποδίδει βέλτιστα; Τα καλύτερα τηλεφωνικά συστήματα που βασίζονται σε VoIP σας παρέχουν προηγμένες αναλύσεις, όπως στατιστικά στοιχεία κλήσεων και πληροφορίες σχετικά με τους KPIs σας, σε πραγματικό χρόνο από έναν κεντρικό πίνακα οργάνων.

Αυτό σας δίνει μια ακριβή, υποστηριζόμενη από δεδομένα εικόνα της απόδοσής σας σε ατομικό, ομαδικό και τμηματικό επίπεδο, η οποία είναι ζωτικής σημασίας για την έξυπνη λήψη αποφάσεων και τη στρατηγική.

Αναζητήστε λύσεις κλήσεων που διευκολύνουν την παρακολούθηση των ακόλουθων KPIs του τηλεφωνικού κέντρου:

Συνολικός όγκος κλήσεων
Σύνολο αναπάντητων κλήσεων
Μέση ταχύτητα απάντησης
Ποσοστό εγκατάλειψης κλήσεων
Ψήφισμα πρώτης κλήσης
Μέσος συνολικός χρόνος ομιλίας

#8 Αυτοματοποίηση ροής εργασίας

Οι επαναλαμβανόμενες χειρωνακτικές εργασίες, όπως η καταχώρηση και η συλλογή δεδομένων, δεν εξαντλούν μόνο την παραγωγικότητα των υπαλλήλων σας. Καταστρέφουν επίσης την ευτυχία και τα κίνητρα των υπαλλήλων σας.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών είναι τόσο σημαντική – αυτοματοποιεί κουραστικές εργασίες για να τροφοδοτήσει πιο αποτελεσματική, παραγωγική και χωρίς λάθη εργασία.

Με το CloudTalk, μπορείτε να ρυθμίσετε αυτοματοποιημένες προσαρμοσμένες ροές εργασίας για διάφορες δραστηριότητες, όπως η δημιουργία εισιτηρίων, η παρακολούθηση και η μεταγραφή από κείμενο σε ομιλία.

#9 Τηλεφωνητής

Ο τηλεφωνητής έγινε πιο έξυπνος. Παράλληλα με τη λήψη φωνητικών μηνυμάτων στη συσκευή που προτιμάτε, μπορείτε να κατευθύνετε τους καλούντες σε διαφορετικά εισερχόμενα, διασφαλίζοντας ότι παραδίδονται πάντα στο σωστό άτομο ή ομάδα.

Στην πραγματικότητα, η λειτουργία φωνητικού ταχυδρομείου του CloudTalk στέλνει τέλεια μεταγραφή φωνητικού μηνύματος απευθείας στο email σας. Έτσι, αν βρίσκεστε σε μια συνάντηση ή είστε απασχολημένοι με άλλο τρόπο, μπορείτε να διαβάζετε τα μηνύματα που έχουν σημασία για το χρόνο.

#10 Επεκτάσεις

Μια τηλεφωνική επέκταση είναι ένας σύντομος αριθμός που μπορείτε να εκχωρήσετε σε μεμονωμένους υπαλλήλους και ομάδες. Οποιοσδήποτε γνωρίζει τον αριθμό επέκτασης μπορεί να τον πληκτρολογήσει όταν καλεί και να συνδεθεί αμέσως με το σωστό άτομο ή τμήμα.

Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι ο διευθυντής πωλήσεων πρέπει να μιλήσει επειγόντως με τον οικονομικό διευθυντή σας. Αντί να χρειάζεται να περιηγηθεί σε ένα περίπλοκο μενού IVR ή να μιλήσει με έναν υπάλληλο υποδοχής, μπορεί απλώς να πληκτρολογήσει την εσωτερική γραμμή του οικονομικού διευθυντή.

Ή, ας πούμε ότι ένας πελάτης θέλει να επικοινωνήσει με ένα συγκεκριμένο μέλος της ομάδας πωλήσεών σας σχετικά με μια πιθανή αγορά. Μπορεί να χρησιμοποιήσει την επέκταση για να συνδεθεί απευθείας με το σωστό άτομο, ελαχιστοποιώντας τις μεταφορές και βελτιώνοντας την εμπειρία του πελάτη.

#11 Μεταφορές κλήσεων

Μεταφέρετε απρόσκοπτα τους πελάτες στο σωστό μέλος της ομάδας, τμήμα ή εσωτερικό αριθμό χρησιμοποιώντας τη μεταφορά κλήσης. Με τη δυνατότητα να κατευθύνετε τις εισερχόμενες κλήσεις στο σωστό μέρος με το πάτημα ενός κουμπιού, μπορείτε να μειώσετε τους χρόνους αναμονής των πελατών και να ικανοποιήσετε άμεσες ανάγκες χωρίς πολλά κουραστικά μπρος-πίσω.

Η λειτουργία μεταφοράς κλήσεων του CloudTalk προσφέρει ένα επιπλέον επίπεδο ευφυΐας. Εκτός από την ψυχρή μεταφορά, η οποία συνδέει τυφλά τους πελάτες με τους πράκτορες χωρίς καμία ενημέρωση, διευκολύνει επίσης τη θερμή μεταφορά.

Η θερμή μεταφορά επιτρέπει στον πράκτορα που πραγματοποιεί τη μεταφορά να ενημερώσει τον επόμενο πράκτορα για το πλαίσιο της κλήσης, αναφέροντας λεπτομερώς το συγκεκριμένο ζήτημα που πρέπει να επιλυθεί. Με αυτόν τον τρόπο, οι πελάτες δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνονται και ο επόμενος πράκτορας μπορεί να μπει κατευθείαν στη λύση, προωθώντας τη γρήγορη, εξατομικευμένη εξυπηρέτηση πελατών.

#12 Εκστρατείες

Δημιουργήστε καμπάνιες για ομάδες χρησιμοποιώντας σενάρια κλήσεων, ερωτηματολόγια και σημειώσεις κλήσεων για να καθοδηγήσετε τις επικοινωνίες των πρακτόρων σας και να παρακολουθείτε τα αποτελέσματά τους σε πραγματικό χρόνο.

Για παράδειγμα, τα ερωτηματολόγια μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να διασφαλιστεί ότι οι πράκτορες κάνουν στους πελάτες τις σωστές ερωτήσεις κατά την αντιμετώπιση ενός προβλήματος. Αυτό οδηγεί σε ταχύτερες λύσεις, καθώς οι πράκτορες μπορούν να εντοπίζουν τα ζητήματα γρηγορότερα.

Τα σενάρια κλήσεων βοηθούν τους πράκτορες να διατηρούν την πορεία τους. Εάν αισθάνονται ότι παρασύρονται ή ότι χάνουν τον ειρμό της σκέψης τους, μπορούν να ανατρέξουν στο σενάριο κλήσης για να κατευθύνουν τη συζήτηση προς τη σωστή κατεύθυνση.

Με το CloudTalk, μπορείτε να παρακολουθείτε τις καμπάνιες σε πραγματικό χρόνο και να κάνετε βελτιώσεις με βάση τα αποτελέσματά σας.

#13 Smart Dialing

Εάν πραγματοποιείτε πολλές εξερχόμενες κλήσεις, η έξυπνη κλήση είναι απαραίτητη για την αύξηση της παραγωγικότητας, ενώ παράλληλα σας βοηθά να συνδεθείτε με υψηλής ποιότητας πελάτες.

Δείτε πώς λειτουργεί στο CloudTalk.

Ο έξυπνος επιλογέας μας σαρώνει τον ιστότοπό σας, το CRM, τα εργαλεία υποστήριξης και άλλα για να εντοπίσει τους αριθμούς τηλεφώνου των πελατών και να τους προσθέσει στην ουρά σας. Μαζί με την επέκταση click-to-call, μπορείτε να πραγματοποιείτε ταυτόχρονες κλήσεις, να διατάσσετε τις κλήσεις στην ουρά σας, να ορίζετε χρόνους απομόνωσης μεταξύ των εξερχόμενων κλήσεων και ακόμη και να σπρώχνετε χαμηλότερης ποιότητας πελάτες προς τα κάτω στην ουρά για να δώσετε προτεραιότητα σε ζεστούς πελάτες.
Συνολικά, μπορείτε να αυξήσετε τον όγκο των κλήσεων και να μειώσετε τους χρόνους κλήσης έως και 50%.

#14 Power Dialer

Μπορεί να χρειάζονται μόνο μερικά δευτερόλεπτα για να εντοπίσουν και να καλέσουν έναν αριθμό οι αντιπρόσωποι πωλήσεων, αλλά αυτά τα δευτερόλεπτα μπορεί να γίνουν λεπτά και αυτά τα λεπτά χαμένες ώρες.
Οι δυναμολήπτες καλούν αυτόματα τους αριθμούς τον έναν μετά τον άλλο, εξαλείφοντας το χειροκίνητο έργο της κλήσης. Με τη σειρά τους, οι αντιπρόσωποι έχουν περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθούν στην έρευνα πληροφοριών πελατών μεταξύ των κλήσεων και σε άλλες πιο χρήσιμες εργασίες που οδηγούν σε καλύτερες, πιο εξατομικευμένες πωλήσεις.

#15 Πτώση τηλεφωνητή

Οι πιθανότητες είναι ότι ένα μεγάλο μέρος των εξερχόμενων κλήσεων των αντιπροσώπων σας θα μείνει αναπάντητο ή θα απορριφθεί. Αντί να διαγράψετε τον αριθμό -ή να τον βομβαρδίσετε με περισσότερες κλήσεις και να καταλήξετε στη λίστα μπλοκαρίσματος-, μπορείτε να αφήσετε γρήγορα στον πελάτη ένα εξατομικευμένο φωνητικό μήνυμα χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα απόρριψης φωνητικού μηνύματος.

Το Voicemail drop επιτρέπει στους αντιπροσώπους πωλήσεων να προ-ηχογραφούν μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου. Αυτά τα μηνύματα μπορούν να σταλούν με ένα κλικ, εάν ο πελάτης δεν σηκώσει το τηλέφωνο. Είναι πολύ πιο αποδοτικό από το να αφήνετε χειροκίνητα ένα εξατομικευμένο φωνητικό μήνυμα κάθε φορά που φτάνετε σε ένα εισερχόμενο μήνυμα.

Επιπλέον, το να αφήσετε φωνητικό μήνυμα αυξάνει τις πιθανότητες να σας καλέσουν πίσω.

#16 Ουρά κλήσεων

Η ουρά κλήσεων είναι ένα βασικό χαρακτηριστικό που τοποθετεί τις εισερχόμενες κλήσεις σε μια εικονική ουρά με βάση τους προκαθορισμένους κανόνες σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να βάλετε τις κλήσεις σε ουρά με βάση τον χρόνο αναμονής, τον τύπο του ζητήματος, την προτεραιότητα ή τις δεξιότητες του πράκτορα.

Οι ουρές κλήσεων σας βοηθούν να διατηρείτε τη διαφάνεια και να διαχειρίζεστε τις προσδοκίες των πελατών. Μέσω ηχογραφημένων μηνυμάτων, μπορείτε να ενημερώνετε τους πελάτες για τη θέση τους στην ουρά και να τους δίνετε έναν εκτιμώμενο χρόνο αναμονής, ώστε να διασφαλίζετε ότι είναι ενήμεροι.

Αυτό έχει μεγάλη σημασία για τους πελάτες. Μειώνει την απογοήτευση, εμπνέει εμπιστοσύνη στις σχέσεις και δίνει στους πελάτες μεγαλύτερο έλεγχο της εμπειρίας τους. Έχοντας εικόνα της θέσης τους στην ουρά, μπορούν να αποφασίσουν να παραμείνουν στη γραμμή (μειώνοντας το ποσοστό εγκατάλειψης κλήσεων) ή να ξανακαλέσουν αργότερα, όταν θα έχετε λιγότερη δουλειά.

#17 Ουρές VIP

Η ουρά VIP σας επιτρέπει να αντιστοιχίσετε ετικέτες VIP στους πιο πολύτιμους πελάτες σας. Με αυτή την αποκλειστική ετικέτα, μετακινούνται αυτόματα κατευθείαν στο μπροστινό μέρος της ουράς σας και λαμβάνουν άμεση, υψηλής ποιότητας εξυπηρέτηση πελατών.
Σύμφωνα με την Salesforce, το εντυπωσιακό 77% των πελατών αναμένει από τους πράκτορες να είναι άμεσα διαθέσιμοι για να διεκπεραιώσουν τα αιτήματά τους. Αυτό είναι απίστευτα δύσκολο και δυνητικά αδύνατο να επιτευχθεί σε περιόδους μεγάλης κίνησης.

Ωστόσο, κάνοντας την επιπλέον προσπάθεια για τους πιο πιστούς πελάτες σας, μπορείτε να αποκομίσετε τα οφέλη που προσφέρουν στην επιχείρησή σας: Μάρκετινγκ από στόμα σε στόμα, συχνές και υψηλής αξίας αγορές, υποστήριξη και πολλά άλλα.

#18 Χαρακτηριστικά με τεχνητή νοημοσύνη

Τα τηλεφωνικά συστήματα για επιχειρήσεις με τεχνητή νοημοσύνη διαθέτουν μερικές από τις καλύτερες λειτουργίες επαγγελματικών τηλεφώνων. Από την αυτοματοποίηση έως την προγνωστική ανάλυση, διαθέτουν ό,τι χρειάζεστε για να ενισχύσετε την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών και να βελτιστοποιήσετε τις εμπειρίες των πελατών.

Για παράδειγμα, με το CloudTalk AI, μπορείτε να συλλέγετε και να επεξεργάζεστε δεδομένα κλήσεων από κάθε αλληλεπίδραση. Εκτός από το πλαίσιο της κλήσης, το AI μπορεί να αναλύσει συναισθήματα, συμπεριφορές και πολλά άλλα.

Αυτό σας προσφέρει εξαιρετικά ακριβείς πληροφορίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εντοπίσετε τις αδυναμίες, να αξιοποιήσετε τα δυνατά σημεία, να προβλέψετε τις ανάγκες των πελατών και να λάβετε άλλες στρατηγικές αποφάσεις που βασίζονται σε δεδομένα.
Αλλά αυτό είναι μόνο η αρχή. Ελέγξτε τις άλλες λειτουργίες του CloudTalk που βασίζονται στην τεχνητή νοημοσύνη, όπως η εξαγωγή θεμάτων ή οι αυτόματες περιλήψεις κλήσεων.

Βασικά οφέλη ενός επαγγελματικού τηλεφωνικού συστήματος VoIP

Γιατί να επιλέξετε ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα βασισμένο στο VoIP έναντι του KSU ή του PBX στις εγκαταστάσεις σας;

Απολαύστε κλήσεις υψηλής ποιότητας από οπουδήποτε

Πείτε αντίο στην καθυστέρηση και το jitter. Οι πάροχοι VoIP, όπως η CloudTalk, χρησιμοποιούν παγκόσμια διανομή διακομιστών και ζωντανή παρακολούθηση της ποιότητας των κλήσεων για να διασφαλίζουν ότι οι κλήσεις σας δρομολογούνται πάντα με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Έτσι, εφόσον διαθέτετε σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο και αξιοπρεπές εύρος ζώνης, μπορείτε να απολαμβάνετε άψογη εμπειρία κλήσεων από οπουδήποτε.
Αυτό είναι ζωτικής σημασίας, διότι, σύμφωνα με το Buffer, το 15% των εργαζομένων που εργάζονται εξ αποστάσεως δηλώνουν ότι οι δυσκολίες επικοινωνίας αποτελούν σημαντική πρόκληση για αυτούς. Για το 8%, είναι ο μεγαλύτερος αγώνας τους όταν εργάζονται εξ αποστάσεως.

Εξοικονομήστε χρόνο με γρήγορη και εύκολη εισαγωγή

Σε αντίθεση με το KSU και το PBX στις εγκαταστάσεις, τα τηλεφωνικά συστήματα VoIP δεν απαιτούν πολύπλοκες εγκαταστάσεις και διαμορφώσεις υλικού. Αυτό σημαίνει ότι ένα τηλεφωνικό σύστημα VoIP μπορεί να τεθεί σε λειτουργία μέσα σε λίγες ώρες αντί για εβδομάδες.

Ο τηλεφωνικός σας πάροχος αναλαμβάνει τα περίπλοκα πράγματα – το μόνο που χρειάζεστε είναι οι συσκευές σας με δυνατότητα VoIP και μια καλή σύνδεση στο διαδίκτυο.

Αυτοματοποιήστε ροές εργασίας και ενσωματώστε τα επιχειρηματικά σας εργαλεία

Μαζί με τα χαρακτηριστικά αυτοματοποίησης, όπως το IVR και το power dialing, οι πάροχοι τηλεφώνου VoIP προσφέρουν ισχυρές ενσωματώσεις με επιχειρηματικά εργαλεία, συμπεριλαμβανομένου του CRM σας.

Ένα τηλεφωνικό σύστημα ενσωματωμένο με το CRM σας συγκεντρώνει τα δεδομένα, καθιστώντας ταχύτερη και ευκολότερη την πρόσβαση των αντιπροσώπων στις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για επιτυχημένες κλήσεις – είτε πρόκειται για κλήσεις υποστήριξης είτε για κλήσεις πωλήσεων.
Ενσωματώνοντας το CloudTalk με το Pipedrive, για παράδειγμα, η εταιρεία λογισμικού δημιουργίας πρωτοβουλιών Leadspicker μείωσε τη διάρκεια του κύκλου πωλήσεών της κατά 92%. Και, αύξησαν την ανάπτυξη και τα κέρδη της εταιρείας τους.

Επιτυγχάνετε αποτελεσματικότερη επικοινωνία με το σωστό σύστημα επαγγελματικής τηλεφωνίας

Η ευελιξία, η προσιτή τιμή και ο πλούτος των λειτουργιών των τηλεφωνικών συστημάτων VoIP τα καθιστούν κατά πολύ ανώτερα από τα KSU και τα PBX, ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησής σας. Με τόσους πολλούς παρόχους για να διαλέξετε, όμως, πώς ξέρετε ποιο τηλεφωνικό σύστημα για επιχειρήσεις είναι το κατάλληλο για εσάς;

Μαζί με το κόστος και την ευκολία χρήσης, αναζητήστε έναν πάροχο που προσφέρει όλα τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε. Το CloudTalk προσφέρει όλα τα χαρακτηριστικά του επαγγελματικού τηλεφώνου που εξετάσαμε παραπάνω, από την παρακολούθηση κλήσεων, τις ουρές κλήσεων και τις μεταφορές, μέχρι τη δρομολόγηση κλήσεων βάσει δεξιοτήτων, την αυτοματοποίηση ροής εργασιών και ισχυρές λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης.

Επιπλέον, η λύση κλήσεων με τεχνητή νοημοσύνη είναι σχεδιασμένη για να ανταποκρίνεται στις ανάγκες κάθε βιομηχανικής περίπτωσης χρήσης. Οι κλάδοι των πελατών μας κυμαίνονται από τις τηλεπικοινωνίες μέχρι τις τράπεζες, την αυτοκινητοβιομηχανία, το ηλεκτρονικό εμπόριο και πολλούς άλλους.

Είστε περίεργοι να μάθετε πώς λειτουργούν όλα αυτά?

Δοκιμάστε το CloudTalk δωρεάν ή επικοινωνήστε με την ομάδα πωλήσεών μας για περισσότερες πληροφορίες.

Επικοινωνία πωλήσεων

Συχνές ερωτήσεις

Ποιος τύπος επαγγελματικού τηλεφωνικού συστήματος είναι ο καλύτερος για μικρές επιχειρήσεις?

Το καλύτερο τηλεφωνικό σύστημα για χρήση από μικρές επιχειρήσεις είναι μια τηλεφωνική λύση που βασίζεται σε VoIP και φιλοξενείται στο cloud.
Σε αντίθεση με τα συστήματα KSU και τα συστήματα PBX στις εγκαταστάσεις, οι λύσεις VoIP προσφέρουν οικονομική αποδοτικότητα, ευελιξία και επεκτασιμότητα, καθώς και προηγμένα τηλεφωνικά χαρακτηριστικά για τις ανάγκες των μικρών επιχειρήσεων.

Ποια είναι τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά του επαγγελματικού τηλεφώνου για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση?

Οι επιχειρήσεις που στοχεύουν στην ανάπτυξη θα πρέπει να αναζητούν τηλεφωνικές λύσεις που προσφέρουν μια σειρά διεθνών αριθμών για την υποστήριξη της επέκτασης.

Οι ενσωματώσεις CRM και τα χαρακτηριστικά αυτοματοποίησης ροής εργασιών είναι επίσης υψηλής προτεραιότητας, επειδή σας βοηθούν να διαχειρίζεστε όλο και πιο σύνθετες ροές εργασιών.
Και μην ξεχνάτε τις αναλύσεις κλήσεων, οι οποίες είναι θεμελιώδους σημασίας για την παρακολούθηση και την ανάλυση των επιδόσεων καθώς κλιμακώνεστε.

Πώς μπορώ να εγκαταστήσω ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα για την επιχείρησή μου?

Η εγκατάσταση ενός τηλεφωνικού συστήματος που βασίζεται σε VoIP είναι απλή, καθώς ο πάροχός σας χειρίζεται τα πολύπλοκα θέματα.
Από την πλευρά σας, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εγκαταστήσετε το λογισμικό του επιλεγμένου παρόχου στις συσκευές σας, να επιλέξετε ή να μεταφέρετε τους τηλεφωνικούς σας αριθμούς και να ρυθμίσετε τους κανόνες δρομολόγησης κλήσεων.

Αντίθετα, τα τηλεφωνικά συστήματα KSU και PBX απαιτούν εκτεταμένη φυσική εγκατάσταση και διαμόρφωση.