By N. Mraz

| 12 Aug 2024

Χαρακτηριστικά

Τηλεφωνητής σε Email: Ο απόλυτος οδηγός για επιτυχημένη επιχειρηματική επικοινωνία

Η BTT Comms αναφέρει ότι το 85% των ανθρώπων που δεν καταφέρνουν να επικοινωνήσουν με μια εταιρεία με την πρώτη τους προσπάθεια δεν θα προσπαθήσουν να καλέσουν ξανά, και τα τρία τέταρτα από αυτούς δεν θα μπουν στον κόπο να αφήσουν μήνυμα. Έτσι, αν κάποιος σας αφήσει μήνυμα στον τηλεφωνητή – περίπου το 20% των καλούντων, είναι πιθανό να έχει κάτι σημαντικό να συζητήσει με την επιχείρησή σας.

Οι άνθρωποι χρειάζονται γενικά περισσότερο χρόνο για να απαντήσουν σε ένα φωνητικό μήνυμα από ό,τι σε οποιαδήποτε άλλη μορφή επικοινωνίας. Μπορείτε όμως να βελτιώσετε σημαντικά τις πιθανότητες να δημιουργήσετε πωλήσεις και να καλλιεργήσετε τις σχέσεις με τους πελάτες σας απαντώντας άμεσα στα φωνητικά μηνύματα. Το Voicemail to Email σας βοηθά σε αυτή την προσπάθεια.

Ας εξετάσουμε, λοιπόν, τι μπορεί να κάνει το Voicemail to Email για εσάς και πώς μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτή τη λειτουργία.

Βασικά συμπεράσματα:

Το Voicemail to Email είναι ένα έξυπνο εργαλείο που στέλνει αυτόματα αντίγραφα και ηχογραφήσεις μηνυμάτων φωνητικού ταχυδρομείου απευθείας στα εισερχόμενα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου.
Η διαμόρφωση του Voicemail σε Email στην υπηρεσία VoIP είναι μια απλή και ξεκάθαρη εργασία, που γίνεται εύκολα σε 7 βήματα.
Η μετατροπή του φωνητικού ταχυδρομείου σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προσφέρει πολλά οφέλη, όπως αυξημένη συνολική αποδοτικότητα, βελτιωμένη προσβασιμότητα και απλοποιημένη ομαδική συνεργασία.

Τι είναι το Voicemail σε Email;

Το Voicemail to Email μετατρέπει τα φωνητικά μηνύματα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντί να ακούτε κάθε μήνυμα ξεχωριστά στο τηλέφωνό σας, θα λαμβάνετε αμέσως μια ειδοποίηση στα εισερχόμενα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου μόλις λάβετε ένα μήνυμα. Αυτό κάνει τη διαχείριση των φωνητικών μηνυμάτων σας ευκολότερη και πιο αποτελεσματική, ειδικά αν αντιμετωπίζετε καθημερινά μεγάλο όγκο κλήσεων.

Πώς λειτουργεί το Voicemail σε Email;

Το Voicemail to Email είναι ένα δημοφιλές χαρακτηριστικό μεταξύ των παρόχων τηλεφωνικών συστημάτων VoIP και cloud, όπως το CloudTalk. Αποστέλλει αντίγραφα και ηχογραφήσεις των μηνυμάτων φωνητικού ταχυδρομείου απευθείας στα εισερχόμενα του email σας, όπου μπορείτε εύκολα να τα διαχειριστείτε και να τα ιεραρχήσετε.

Όταν κάποιος σας αφήνει φωνητικό μήνυμα, το τηλεφωνικό σύστημα μετατρέπει το ηχητικό μήνυμα σε ψηφιακό αρχείο, συνήθως σε μορφή .mp3 ή .wav. Αυτό το αρχείο στη συνέχεια είτε επισυνάπτεται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε συνδέεται με την ηχογράφηση απευθείας στα εισερχόμενά σας.

Μπορείτε να ταξινομήσετε, να αποθηκεύσετε, να διαγράψετε ή να προωθήσετε αυτά τα μηνύματα, όπως και κάθε άλλο email. Έτσι, δεν χρειάζεται να διακόπτετε τη ροή σας ή να εναλλάσσεστε μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών και συσκευών για να παρακολουθείτε τις κλήσεις σας.

Σκεφτείτε το σαν να έχετε έναν προσωπικό βοηθό που παίρνει τα φωνητικά σας μηνύματα, τα γράφει ή αποθηκεύει τον ήχο και στη συνέχεια τα τοποθετεί με τάξη στο email σας, ώστε να έχετε πρόσβαση σε αυτά όταν σας βολεύει.

Πώς να στέλνετε ειδοποιήσεις φωνητικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενα του email σας

Η ρύθμιση του Voicemail σε Email στην υπηρεσία VoIP είναι μια απλή διαδικασία. Δείτε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να δοκιμάσετε τη λειτουργία σε μερικά απλά βήματα.

Συνδεθείτε στο λογαριασμό της υπηρεσίας VoIP
Ξεκινήστε με την είσοδο στο λογαριασμό σας στην πλατφόρμα του παρόχου σας VoIP. Εκεί διαχειρίζεστε τις ρυθμίσεις που σχετίζονται με τις κλήσεις και τα φωνητικά μηνύματα.
Πλοηγηθείτε στις Ρυθμίσεις φωνητικού ταχυδρομείου
Αναζητήστε την ενότητα φωνητικού ταχυδρομείου στον πίνακα ελέγχου του λογαριασμού σας. Αυτό μπορεί να έχει την ένδειξη “Ρυθμίσεις φωνητικού ταχυδρομείου”, “Ρυθμίσεις κλήσεων” ή κάτι παρόμοιο.
Ενεργοποίηση φωνητικού μηνύματος σε email
Μέσα στις ρυθμίσεις φωνητικού μηνύματος, βρείτε την επιλογή για την ενεργοποίηση της μεταβίβασης φωνητικού μηνύματος σε email. Αυτό μπορεί να είναι ένας διακόπτης εναλλαγής ή ένα πλαίσιο ελέγχου.
Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Μόλις βρείτε την επιλογή για την προώθηση φωνητικών μηνυμάτων στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της προτίμησής σας στο προβλεπόμενο πεδίο. Εκεί θα αποστέλλονται τα φωνητικά σας μηνύματα.
Επιλέξτε Προτιμήσεις μορφοποίησης
Ορισμένες υπηρεσίες σας επιτρέπουν να επιλέξετε τον τρόπο λήψης των φωνητικών μηνυμάτων σας, όπως συνημμένα αρχεία ήχου ή μεταγραφές. Επιλέξτε την προτίμησή σας.
Αποθήκευση των αλλαγών σας
Φροντίστε να αποθηκεύσετε ή να εφαρμόσετε τις αλλαγές σας. Ορισμένες πλατφόρμες ενδέχεται να διαθέτουν ένα κουμπί “Εφαρμογή” ή “Αποθήκευση ρυθμίσεων”.
Δοκιμάστε τη λειτουργία
Σκεφτείτε να πραγματοποιήσετε μια δοκιμαστική κλήση στον αριθμό σας και να αφήσετε ένα φωνητικό μήνυμα για να βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν ρυθμιστεί σωστά και ότι λαμβάνετε την ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Κάθε υπηρεσία VoIP μπορεί να έχει ελαφρώς διαφορετικά βήματα ή επιλογές ρυθμίσεων, οπότε καλό είναι να συμβουλευτείτε το κέντρο βοήθειας ή την τεκμηρίωση υποστήριξης που παρέχεται από τη συγκεκριμένη υπηρεσία για πιο εξειδικευμένες οδηγίες. Μπορείτε να βρείτε τις οδηγίες για το CloudTalk στην ενότητα βοήθειας.

7 Πλεονεκτήματα της αποστολής φωνητικών μηνυμάτων σε email

Η μετατροπή φωνητικών μηνυμάτων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα και αλλάζει τον τρόπο επικοινωνίας των εταιρειών.

Δείτε αυτά τα 7 κορυφαία οφέλη του Voicemail σε Email:

#1 Οργανωθείτε και παραμείνετε οργανωμένοι

Οι πράκτορες του τηλεφωνικού κέντρου δέχονται εκατοντάδες κλήσεις κάθε εβδομάδα και μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθούν ακόμη και τα πιο σημαντικά μηνύματα στον τηλεφωνητή τους.

Με έναν κατάλογο με δυνατότητα αναζήτησης όλων των φωνητικών μηνυμάτων σας ακριβώς στα εισερχόμενά σας, μπορείτε να οργανώσετε καλύτερα τη ροή εργασιών σας, να απαντήσετε πρώτα στα πιο επείγοντα φωνητικά μηνύματα και να διατηρήσετε την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σας.

#2 Αύξηση της συνολικής αποδοτικότητας

Ας το παραδεχτούμε – δεν είναι καθόλου διασκεδαστικό να περνάτε ώρες ολόκληρες από καθυστερημένες εγγραφές φωνητικού ταχυδρομείου. Και το χειρότερο, καταλαμβάνει έναν τόνο πολύτιμου χρόνου που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί καλύτερα κάνοντας σχεδόν οτιδήποτε άλλο.

Οι γρήγοροι χρόνοι ανταπόκρισης είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση των σχέσεων με τους πελάτες, καθώς οι πελάτες αναμένουν έγκαιρη ανταπόκριση, ιδίως σε ρόλους πωλήσεων ή υποστήριξης πελατών. Η μετατροπή του φωνητικού ταχυδρομείου σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο βελτιστοποιεί αυτό το γεγονός, εξαλείφοντας την ανάγκη συνεχούς ελέγχου ενός φυσικού τηλεφώνου, διατηρώντας τους πελάτες δεσμευμένους και αποτρέποντάς τους από το να αναζητούν εναλλακτικές λύσεις.

Αυτή η προσέγγιση αποφεύγει την αναποτελεσματικότητα της εναλλαγής μεταξύ πλατφορμών και απλοποιεί τη ροή εργασιών σας, ειδικά αν δεν βρίσκεστε πάντα στην εφαρμογή του τηλεφώνου σας στο σύννεφο.

#3 Κάντε Callbacks με πλαίσιο

Η επανάκληση χωρίς να ακούσετε πρώτα τον τηλεφωνητή ενός πελάτη μπορεί να οδηγήσει σε μια αμήχανη συζήτηση. Όταν οι πελάτες αφήνουν ένα μήνυμα, περιμένουν να γνωρίζετε αυτά που σας έχουν ήδη πει στο μήνυμά τους. Η άγνοια των αναγκών του καλούντος μπορεί να αφήσει τον πελάτη σας να αισθάνεται παραγνωρισμένος και απογοητευμένος.

Το Voicemail to Email σάς επιτρέπει να επανεξετάζετε εύκολα το περιεχόμενο των μηνυμάτων του τηλεφωνητή στον ελεύθερο χρόνο σας.

Έχετε προγραμματισμένο ραντεβού με έναν σημαντικό πελάτη στις 2 μ.μ.;

Ελέγξτε τα εισερχόμενά σας για τυχόν πρόσφατα φωνητικά μηνύματα και ενημερωθείτε για όλες τις σχετικές πληροφορίες πριν από τη συνάντηση. Τηλεφωνητής σε email

#4 Δημιουργήστε ένα αρχείο αρχείων κλήσεων

Ένα αρχείο μηνυμάτων φωνητικού ταχυδρομείου μπορεί να αποτελέσει στρατηγικό στοιχείο των αρχείων κάθε επιχείρησης.

Η ύπαρξη αυτών των μηνυμάτων μπορεί να είναι χρήσιμη για την προετοιμασία σημαντικών συναντήσεων, τη γρήγορη ανάκτηση κρίσιμων πληροφοριών και την προστασία από την ευθύνη σε περίπτωση νομικών ζητημάτων με πελάτες.

#5 Αποκτήστε βελτιωμένη προσβασιμότητα

Όπου κι αν βρίσκεστε, μπορείτε να ακούτε ή να διαβάζετε τα φωνητικά σας μηνύματα εφόσον έχετε πρόσβαση στο email σας.

Αυτό είναι ιδιαίτερα επωφελές εάν εργάζεστε εξ αποστάσεως ή ταξιδεύετε συχνά. Θα παραμένετε συνδεδεμένοι χωρίς να χρειάζεται να έχετε άμεση πρόσβαση στο σύστημα φωνητικού ταχυδρομείου σας.

#6 Βελτιστοποίηση της ομαδικής συνεργασίας

Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας παραμένει ενήμερη, επιλέγοντας συγκεκριμένους παραλήπτες για τις ρυθμίσεις Voicemail to Email, ώστε οι διαχειριστές και οι βασικοί πράκτορες να λαμβάνουν τα μηνύματα απευθείας μέσω email, είτε βρίσκονται εν κινήσει είτε στο γραφείο τους.

#7 Χρησιμοποιήστε τη Γρήγορη Αναζήτηση και Αναφορά

Μπορείτε να οργανώσετε τα φωνητικά σας μηνύματα σε φακέλους, να εφαρμόσετε ετικέτες για γρήγορη αναγνώριση, να εφαρμόσετε φίλτρα αναζήτησης κ.ο.κ.

Όταν έχετε να κάνετε με μεγάλο όγκο κλήσεων, μπορεί να σας είναι δύσκολο να θυμάστε συγκεκριμένες λεπτομέρειες από ένα φωνητικό μήνυμα. Αν όμως τα φωνητικά μηνύματα μετατραπούν σε κείμενο και σταλούν στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, μπορείτε να αναζητήσετε γρήγορα συγκεκριμένες πληροφορίες χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά.

Μπορείτε εύκολα να ανατρέξετε σε προηγούμενες συνομιλίες για να βρείτε λεπτομέρειες ή ενέργειες παρακολούθησης. Αυτό σας επιτρέπει να προσφέρετε εξατομικευμένες υπηρεσίες ή να παρακολουθείτε εργασίες.

Ανακαλύψτε 8 απαραίτητα εργαλεία του κέντρου επαφών

Διαβάστε δωρεάν

Συμπέρασμα

Το Voicemail to Email μεταφέρει τον τηλεφωνητή σας στην ψηφιακή εποχή, απευθείας στα εισερχόμενα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, ώστε να βρίσκεστε πάντα ένα κλικ μακριά από τα τελευταία σας μηνύματα.

Η χρήση του φωνητικού ταχυδρομείου σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο διασφαλίζει ότι παραμένετε ενημερωμένοι, ευέλικτοι και παραγωγικοί χωρίς να είστε δεμένοι με το τηλέφωνο γραφείου σας. Με αυτόν τον τρόπο, βρίσκεστε πάντα ένα email μακριά από την αποτελεσματική αντιμετώπιση των αναγκών των καλούντων.

Η εγκατάστασή του είναι πανεύκολη και τα οφέλη είναι άμεσα: από το να λαμβάνετε τα μηνύματά σας σε μια μορφή που χρησιμοποιείτε ήδη όλη μέρα μέχρι το να μοιράζεστε ευκολότερα πληροφορίες με τους συναδέλφους σας. Επιλέγοντας Voicemail to Email, επιλέγετε έναν πιο αποτελεσματικό και οργανωμένο τρόπο για να παρακολουθείτε τις κλήσεις σας.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς κοστίζει το Voicemail σε Email?

Το κόστος του Voicemail to Email ποικίλλει ανάλογα με τον πάροχο VoIP ή το πρόγραμμα τηλεφωνικών υπηρεσιών που διαθέτετε.
Ορισμένες υπηρεσίες το περιλαμβάνουν ως δωρεάν χαρακτηριστικό στα πακέτα τους, ενώ άλλες μπορεί να το προσφέρουν ως πρόσθετο χαρακτηριστικό με επιπλέον κόστος.
Είναι καλύτερο να ενημερωθείτε από τον πάροχό σας για συγκεκριμένες λεπτομέρειες τιμολόγησης σχετικά με αυτή τη λειτουργία.

Γιατί δεν μεταγράφεται ο τηλεφωνητής μου?

Η μη λειτουργία της μεταγραφής φωνητικού μηνύματος μπορεί να οφείλεται σε διάφορους λόγους, όπως η έλλειψη υπηρεσίας μεταγραφής στο σχέδιό σας, η κακή ποιότητα ήχου που καθιστά δύσκολο να μεταγραφεί το φωνητικό μήνυμα ή τεχνικά προβλήματα με την ίδια την υπηρεσία.
Ελέγξτε το πρόγραμμά σας για να βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνεται η μεταγραφή και απευθυνθείτε στον πάροχό σας για υποστήριξη εάν τα προβλήματα επιμένουν.

Μπορώ να αποθηκεύσω ένα φωνητικό μήνυμα στο email μου?

Ναι!
Μόλις ένα φωνητικό μήνυμα προωθηθεί στο email σας ως αρχείο ήχου ή μεταγραφή, μπορείτε να το αποθηκεύσετε όπως οποιοδήποτε άλλο συνημμένο email ή κείμενο.
Έτσι, μπορείτε εύκολα να κρατάτε σημαντικά φωνητικά μηνύματα χωρίς να ανησυχείτε ότι ο τηλεφωνητής του τηλεφώνου σας θα γεμίσει.

Πώς μπορώ να στείλω ένα αντίγραφο του φωνητικού μηνύματος στο email?

Για να στείλετε ένα αντίγραφο του φωνητικού μηνύματος στο email σας, ενεργοποιήστε τη λειτουργία voicemail-to-email στις ρυθμίσεις του τηλεφωνικού σας συστήματος.
Μόλις ενεργοποιηθεί, όλα τα νέα φωνητικά μηνύματα θα αποστέλλονται αυτόματα στην καθορισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, επιτρέποντάς σας να τα ακούτε ή να τα διαβάζετε αμέσως από τα εισερχόμενά σας.

Πώς μπορείτε να επισυνάψετε ένα φωνητικό μήνυμα σε ένα email?

Η μη αυτόματη επισύναψη ενός φωνητικού μηνύματος σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνήθως περιλαμβάνει την αποθήκευση του αρχείου φωνητικού μηνύματος στη συσκευή σας και, στη συνέχεια, την επισύναψή του σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο αρχείο.
Ωστόσο, πολλά τηλεφωνικά συστήματα προσφέρουν αυτόματη προώθηση, η οποία κάνει αυτή τη διαδικασία για εσάς.

Λειτουργεί το Voicemail to Email με ομαδικές κλήσεις?

Το Voicemail to Email μπορεί να λειτουργήσει με ομαδικές κλήσεις, εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα υποστηρίζει το φωνητικό ταχυδρομείο για αυτούς τους τύπους κλήσεων.
Τα φωνητικά μηνύματα που αφήνουν οι συμμετέχοντες σε μια αναπάντητη ομαδική κλήση μπορούν να προωθηθούν στο email σας, όπως ακριβώς συμβαίνει και με τις ατομικές κλήσεις.

Υπάρχουν περιπτώσεις χρήσης που δεν αποτελούν καλή επιλογή για τη μετατροπή του φωνητικού ταχυδρομείου σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο?

Το Voicemail to Email μπορεί να μην είναι ιδανικό σε σενάρια που απαιτούν άμεση ανταπόκριση σε πραγματικό χρόνο ή σε περιβάλλοντα όπου η πρόσβαση στο email είναι περιορισμένη ή παρακολουθείται για λόγους ασφαλείας.
Επίσης, αν το email δεν αποτελεί μεγάλο μέρος της καθημερινής σας ροής εργασίας, αυτή η λειτουργία μπορεί να μην προσθέτει μεγάλη αξία για εσάς.

Πόσο γρήγορα λειτουργεί το Voicemail σε Email?

Η ταχύτητα με την οποία λειτουργεί το Voicemail to Email μπορεί να ποικίλλει, αλλά γενικά είναι αρκετά γρήγορη.
Συνήθως, μόλις αφήσετε ένα φωνητικό μήνυμα, το σύστημα χρειάζεται μόνο λίγα λεπτά για να το επεξεργαστεί και να το προωθήσει στο email σας, εξασφαλίζοντας ότι θα λαμβάνετε έγκαιρες ειδοποιήσεις για αναπάντητες κλήσεις.