By S. Lucido-Balestrieri

| 12 Aug 2024

Επικοινωνία

Κορυφαία 12 παραδείγματα φωνητικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου για το 2024

Έχετε βρεθεί ποτέ παγιδευμένοι στη μονοτονία των χαιρετισμών του τηλεφωνητή; Δεν είστε οι μόνοι.

Τι θα λέγατε όμως αν μπορούσατε να δείτε μια εντυπωσιακή αύξηση 22% στις απαντήσεις αν χρησιμοποιούσατε έναν ισχυρό φωνητικό ταχυδρομείο, ακόμη και όταν δεν είστε στο γραφείο σας;

Τα αποτελεσματικά φωνητικά μηνύματα ενισχύουν το lead nurturing και τα ποσοστά μετατροπής, καθώς εμπλέκονται με τις χαμένες προοπτικές, αφήνουν μια μόνιμη εντύπωση και προτρέπουν σε δράση, αυξάνοντας δυνητικά τις πωλήσεις.

Ελάτε μαζί μας καθώς αποκαλύπτουμε τα 12 κορυφαία παραδείγματα φωνητικού μηνύματος εκτός γραφείου, μαζί με συμβουλές από ειδικούς για να σας βοηθήσουμε να είστε άσσοι στο παιχνίδι του φωνητικού μηνύματος.

Βασικά συμπεράσματα:

Ενισχύστε την επικοινωνία βελτιώνοντας τη δέσμευση και προσθέτοντας μια προσωπική πινελιά, ενώ παράλληλα παρέχετε προσβασιμότητα και εξορθολογισμό των διαδικασιών επικοινωνίας.
Μάθετε πώς να δημιουργείτε φωνητικά μηνύματα εκτός γραφείου με μια πελατοκεντρική προσέγγιση που αναδεικνύει την αφοσίωση στην εξυπηρέτηση πελατών, ενισχύοντας τις σχέσεις σας και οικοδομώντας εμπιστοσύνη με την πάροδο του χρόνου.
Ενσωματώστε μια πινελιά χιούμορ ή δημιουργικότητας στα φωνητικά μηνύματα εκτός γραφείου για να διασκεδάσετε τους καλούντες και να αφήσετε μια μόνιμη θετική εντύπωση, προωθώντας ισχυρότερες συνδέσεις και ανάκληση της μάρκας.

Δοκιμάστε το CloudTalk δωρεάν για 14 ημέρες – Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα

Δοκιμάστε τώρα

Γιατί έχουν σημασία τα φωνητικά μηνύματα εκτός γραφείου;

Στον σημερινό ταχέως ρυθμιζόμενο κόσμο, ο τηλεφωνητής εκτός γραφείου δεν είναι απλώς ευγενικός – είναι ένα κρίσιμο σημείο επαφής που μπορεί να διαμορφώσει την αντίληψη των πελατών σας και να κρατήσει τους τροχούς της επιχείρησής σας σε κίνηση, ακόμη και όταν δεν είστε εκεί για να απαντήσετε άμεσα στην κλήση.

Αν νομίζετε ότι τα φωνητικά μηνύματα εκτός γραφείου δεν είναι σημαντικά για μια επιχείρηση, υπάρχουν αρκετοί λόγοι για να το ξανασκεφτείτε:

Τα φωνητικά μηνύματα εκτός γραφείου ενημερώνουν τους καλούντες όταν δεν είστε διαθέσιμοι, εξασφαλίζοντας διαφανή επικοινωνία.

Ενημερώνουν τους καλούντες για τη διάρκεια της απουσίας σας και παρέχουν επαφές έκτακτης ανάγκης, εάν χρειαστεί, διαχειριζόμενοι τις προσδοκίες τους για ανταπόκριση.

Καθοδηγώντας τους καλούντες σχετικά με το τι πρέπει να κάνουν κατά την απουσία σας, τα φωνητικά μηνύματα εκτός γραφείου διασφαλίζουν ότι τα σημαντικά μηνύματα δεν παραβλέπονται.

Τα φωνητικά μηνύματα περιγράφουν τι μπορούν να περιμένουν οι καλούντες και παρέχουν καθοδήγηση, αναδεικνύοντας τον επαγγελματισμό και την αξιοπιστία.

Προσθέτοντας επείγοντα χαρακτήρα και μια προσωπική πινελιά, τα φωνητικά μηνύματα εκτός γραφείου μπορούν να αυξήσουν την ικανοποίηση των πελατών, ενισχύοντας έτσι τη φήμη και τις σχέσεις των επιχειρήσεων.

Επιπλέον, μελέτες έχουν δείξει ότι η χρήση ενός ισχυρού φωνητικού μηνύματος μπορεί να οδηγήσει σε αύξηση των απαντήσεων κατά 22%, γεγονός που υπογραμμίζει την αποτελεσματικότητά του στη διατήρηση της δέσμευσης και τη διασφάλιση ότι δεν χάνονται κρίσιμες επικοινωνίες.

Αποτελέσματα του PlanRadar χρησιμοποιώντας χαρακτηριστικά της Cloudtalk όπως το φωνητικό ταχυδρομείο

20% Αύξηση της αποδοτικότητας των πρακτόρων
70% Αύξηση της αποδοτικότητας χειρισμού κλήσεων
3% Μείωση των αναπάντητων κλήσεων

Πώς να δημιουργήσετε το τέλειο φωνητικό μήνυμα εκτός γραφείου

Τώρα που συζητήσαμε γιατί τα φωνητικά μηνύματα εκτός γραφείου είναι σημαντικά, ακολουθούν 5 συμβουλές για να τα αξιοποιήσετε στο έπακρο:

#1 Παρουσιάστε το όνομα της επιχείρησής σας

Ξεκινήστε τον τηλεφωνητή σας αναφέροντας με σαφήνεια την επωνυμία της επιχείρησής σας. Αυτό το απλό βήμα προσθέτει μια πινελιά επαγγελματισμού και διασφαλίζει ότι οι καλούντες γνωρίζουν ότι έχουν φτάσει στο σωστό μέρος.

Παράδειγμα: “Γεια σας, καλέσατε το CloudTalk…”

#2 Περίγραμμα Ώρες λειτουργίας

Δημιουργήστε προσδοκίες αναφέροντας εκ των προτέρων το ωράριό σας. Αυτό βοηθά τους καλούντες να καταλάβουν πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση και μειώνει την πιθανότητα απογοήτευσης.

Παράδειγμα: “ώρα Κεντρικής Ευρώπης”.

#3 Προσφορά σαφούς καθοδήγησης

Καθοδηγήστε τους καλούντες σχετικά με το τι πρέπει να κάνουν στη συνέχεια. Είτε πρόκειται για την αφή ενός φωνητικού μηνύματος, είτε για την πλοήγηση σε ένα τηλεφωνικό μενού, είτε για τη διερεύνηση εναλλακτικών επιλογών επικοινωνίας, η σαφήνεια είναι το κλειδί.

Παράδειγμα: “Εάν καλείτε για μια υπάρχουσα παραγγελία, παρακαλώ πατήστε το 1. Αν θέλετε βοήθεια για την τοποθέτηση μιας νέας παραγγελίας, πατήστε το 2”.

#4 Παροχή πρόσθετων επιλογών επικοινωνίας

Προσφέρετε εναλλακτικές μεθόδους επικοινωνίας, όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή ζωντανή συνομιλία. Αυτό διασφαλίζει ότι οι καλούντες έχουν επιλογές για να επικοινωνήσουν μαζί σας, ακόμη και εκτός του κανονικού ωραρίου λειτουργίας.

Παράδειγμα:“Οι πράκτορες είναι διαθέσιμοι να σας βοηθήσουν μέσω της λειτουργίας ζωντανής συνομιλίας στην ιστοσελίδα μας. Μπορείτε επίσης να μας στείλετε ένα email στη διεύθυνση help@cloudtalk.io.”

#5 Keep It Sweet and Simple

Να σέβεστε το χρόνο των καλούντων κρατώντας το μήνυμά σας σύντομο και περιεκτικό. Στοχεύστε σε 20-25 δευτερόλεπτα για να μεταφέρετε αποτελεσματικά τις βασικές πληροφορίες.

Παράδειγμα: “Γεια σας, έχετε καλέσει το [Your Name] στο [Your Company]. Αυτή τη στιγμή είμαι εκτός γραφείου αλλά θα επιστρέψω στο [Return Date]. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, τον αριθμό σας και ένα σύντομο μήνυμα και θα επικοινωνήσω μαζί σας το συντομότερο δυνατό. Σας ευχαριστώ για την κλήση σας και να έχετε μια υπέροχη μέρα!”

Έτοιμοι να μεταμορφώσετε την επιχειρηματική σας επικοινωνία;

Δείτε το ζωντανά

Σφραγίστε τις πωλήσεις με τη γνώση του φωνητικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου

Αν έχετε αμφισβητήσει ποτέ τη σημασία των φωνητικών μηνυμάτων εκτός γραφείου για μια επιχείρηση, σας παρέχουμε επιτακτικούς λόγους για να το ξανασκεφτείτε και συμβουλές για να μεγιστοποιήσετε τις δυνατότητές τους.

Θυμηθείτε, ένα καλά σχεδιασμένο μήνυμα φωνητικού ταχυδρομείου μπορεί να κάνει τη διαφορά στην προώθηση ισχυρών σχέσεων με τους πελάτες και στην ενίσχυση της φήμης της επιχείρησής σας.

Αλλά για να ξεκλειδώσετε πραγματικά το πλήρες δυναμικό της στρατηγικής σας για το φωνητικό ταχυδρομείο, χρειάζεστε μια λύση φωνητικού ταχυδρομείου που να διευκολύνει τη ζωή σας.

Με το CloudTalk, η διαχείριση των μηνυμάτων του τηλεφωνητή σας είναι πανεύκολη. Από την εξέταση και την απάντηση σε φωνητικά μηνύματα απευθείας στην εφαρμογή έως τη λήψη απομαγνητοφώνησης στο email σας, το CloudTalk απλοποιεί την επικοινωνία, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε σε αυτά που έχουν σημασία.

Μάθετε περισσότερα για τη λειτουργία του φωνητικού ταχυδρομείου μας εδώ.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς να αφήσετε φωνητικό μήνυμα εκτός γραφείου?

Με το Cloudtalk, είναι πολύ εύκολο να αφήσετε ένα φωνητικό μήνυμα εκτός γραφείου.
Ακολουθούν τα βασικά βήματα για να αφήσετε ένα φωνητικό μήνυμα εκτός γραφείου χρησιμοποιώντας το Cloudtalk:

1. Ορίστε το ωράριό σας στην εφαρμογή Cloudtalk.
Αυτό σας επιτρέπει να αναπαράγετε αυτόματα ένα προσαρμοσμένο μήνυμα εκτός γραφείου όταν δεν είστε διαθέσιμοι.
2. Ηχογραφήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό φωνητικού μηνύματος εκτός γραφείου που περιλαμβάνει:
– Το όνομά σας.
– Τις ημερομηνίες που θα λείψετε από το γραφείο.
– Ένα αίτημα προς τον καλούντα να αφήσει μήνυμα.
– Προαιρετικά, το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας ενός συναδέλφου που μπορεί να σας βοηθήσει κατά την απουσία σας.

Το Cloudtalk σάς επιτρέπει να δημιουργείτε και να προγραμματίζετε εύκολα πολλαπλούς προσαρμοσμένους χαιρετισμούς φωνητικού ταχυδρομείου, ώστε να έχετε ένα συγκεκριμένο μήνυμα εκτός γραφείου έτοιμο για χρήση όταν χρειάζεται.

Τι δεν πρέπει να λέτε σε ένα φωνητικό μήνυμα?

Ακολουθούν ορισμένες βασικές παγίδες που πρέπει να αποφεύγετε σε ένα φωνητικό μήνυμα:

– Μην μιλάτε άκομψα- χρησιμοποιήστε ενέργεια.
– Έχετε σαφή σκοπό- μην φλυαρείτε.
– Μιλήστε τον αριθμό τηλεφώνου σας αργά.
– Αποφύγετε θορυβώδες φόντο.
– Μην υπόσχεστε άμεση επανάκληση.
– Αναφέρετε πάντα το πλήρες όνομά σας.
– Τελειώστε με πρόσκληση για επανάκληση.

Πώς μπορεί το CloudTalk να βοηθήσει στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των φωνητικών μηνυμάτων μου?

Ανεβάζοντας τα φωνητικά μηνύματα στο CloudTalk, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλα σε ένα μέρος, εξασφαλίζοντας έγκαιρες απαντήσεις και μεγαλύτερη ικανοποίηση των πελατών.

Το CloudTalk προσφέρει επίσης διάφορες λειτουργίες για τη βελτίωση της διαχείρισης του φωνητικού ταχυδρομείου, όπως μεταγραφή φωνητικού ταχυδρομείου, που σας επιτρέπει να διαβάζετε τα μηνύματά σας χωρίς να τα ακούτε, προσαρμόσιμους χαιρετισμούς για να ταιριάζουν με διαφορετικές ανάγκες ή εποχές του έτους, απόρριψη φωνητικού ταχυδρομείου και ενσωμάτωση με το CRM σας για να διατηρείτε όλες τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες σε ένα μέρος.

Καμία συμβουλή για την ενσωμάτωση των φωνητικών μηνυμάτων στη στρατηγική επικοινωνίας με τους πελάτες μου?

Η ενσωμάτωση των φωνητικών μηνυμάτων στη στρατηγική επικοινωνίας με τους πελάτες σας ενισχύει τη δέσμευση και παρέχει εξατομικευμένα μηνύματα.
Δείτε πώς:

– Τμηματοποιήστε το κοινό σας με βάση τα δημογραφικά στοιχεία, τη συμπεριφορά και το στάδιο του ταξιδιού του αγοραστή.
– Διαμορφώστε εξατομικευμένα μηνύματα που απευθύνονται σε μεμονωμένες ανάγκες με σαφείς προσκλήσεις για δράση.
– Χρήση του φωνητικού ταχυδρομείου για τη συλλογή ανατροφοδότησης και ερευνών για τη βελτίωση των προϊόντων και των υπηρεσιών.
– Παρακολουθήστε μετρήσεις όπως το ποσοστό ανταπόκρισης και οι μετατροπές για την αποτελεσματικότητα της εκστρατείας.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε αποτελεσματικές καμπάνιες φωνητικού ταχυδρομείου που συμπληρώνουν τη συνολική στρατηγική μάρκετινγκ και οδηγούν σε αποτελέσματα.