Ρύθμιση του συστήματος VoIP: 7 απλά βήματα για εγγυημένη επιτυχία

Η μετάβαση σε VoIP μειώνει το μέσο κόστος τηλεφωνίας σας έως και 50% μηνιαίως. Ωστόσο, πρέπει να ρυθμίσετε σωστά το σύστημα VoIP για να επωφεληθείτε από αυτές τις εντυπωσιακές εξοικονομήσεις.

Μια σωστή εγκατάσταση VoIP εξασφαλίζει αξιόπιστες, υψηλής ποιότητας κλήσεις φωνής και βίντεο, οπότε ο προσεκτικός σχεδιασμός και η εγκατάστασή της μπορεί να αποτρέψει ζητήματα όπως η κακή ποιότητα ήχου και η συνδεσιμότητα.

Βασικά συμπεράσματα:

• Τα τηλεφωνικά συστήματα VoIP προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα, όπως εξοικονόμηση κόστους, επεκτασιμότητα και επικοινωνία μεταξύ διαφορετικών πλατφορμών, καθιστώντας τα ιδανικά για απομακρυσμένη και υβριδική εργασία.
• Πριν εγκαταστήσετε ένα τηλεφωνικό σύστημα VoIP, βεβαιωθείτε ότι πληροίτε τις βασικές απαιτήσεις, όπως επαρκές εύρος ζώνης και δίκτυο χαμηλής καθυστέρησης.
• Ακολουθήστε ορισμένα βασικά βήματα για να κάνετε τη μετάβασή σας στο VoIP όσο το δυνατόν πιο απρόσκοπτη. Για παράδειγμα, αξιολογήστε τις επιχειρηματικές σας ανάγκες, επιλέξτε έναν αξιόπιστο πάροχο και ελέγξτε τη σταθερότητα του δικτύου.

Γιατί να δημιουργήσετε ένα σύστημα VoIP;

Η τεχνολογία VoIP επιτρέπει φωνητικές κλήσεις με χρήση σύνδεσης στο διαδίκτυο αντί για τα παραδοσιακά τηλεφωνικά δίκτυα. Σας επιτρέπει να πραγματοποιείτε κλήσεις από διάφορες συσκευές, όπως υπολογιστές, smartphones ή ειδικά τηλέφωνα VoIP.

Ένα σύστημα VoIP προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα:

• Εξοικονομήστε χρήματα: Ειδικά για υπεραστικές ή διεθνείς κλήσεις. Στην πραγματικότητα, μπορεί να μειώσει το κόστος έως και 50% ανά μήνα.

• Κλιμακώστε την επιχείρησή σας: Συνήθως μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε τηλεφωνικές γραμμές ανάλογα με τις ανάγκες σας.

• Βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ διαφορετικών πλατφορμών: VoIP μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα όπως CRM και SMS, βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα.

Εργαστείτε από οπουδήποτε: Οι χρήστες μπορούν να πραγματοποιούν και να λαμβάνουν κλήσεις με σύνδεση στο διαδίκτυο, χρησιμοποιώντας softphones σε υπολογιστές ή εφαρμογές για κινητά σε smartphones. Αυτό είναι ιδανικό για απομακρυσμένες και υβριδικές ομάδες.

Βασικές απαιτήσεις για την εγκατάσταση VoIP

Πριν απότην εφαρμογή του συστήματος VoIP, επιβεβαιώστε ότι πληροίτε τις παρακάτω προϋποθέσεις:

#1 Εξασφαλίστε επαρκές εύρος ζώνης

Το απαιτούμενο εύρος ζώνης εξαρτάται από τον αριθμό των κλήσεων που πραγματοποιούνται ταυτόχρονα και την ποιότητα του διαδικτύου σας. Χωρίς αρκετό εύρος ζώνης, θα αντιμετωπίσετε προβλήματα όπως διακοπτόμενες κλήσεις ή ήχο χαμηλής ποιότητας. Η βελτίωση της σύνδεσής σας στο διαδίκτυο μπορεί να επιλύσει αυτά τα προβλήματα.

Για παράδειγμα, το CloudTalk χρησιμοποιεί έως και 100 kbps ανά κλήση. Συνιστάται κάθε άτομο να έχει ταχύτητα λήψης και μεταφόρτωσης τουλάχιστον 1 Mbps, ιδανικά 5 Mbps.

#2 Επιλέξτε ένα δίκτυο χαμηλής καθυστέρησης

Καθυστέρηση σημαίνει ότι ο ήχος που φτάνει στον ακροατή καθυστερεί. Ως εκ τούτου, σας ακούει αργότερα από ό,τι μιλάτε. Ένα δίκτυο χαμηλής καθυστέρησης ελαχιστοποιεί αυτή την καθυστέρηση, εξασφαλίζοντας ομαλές συνομιλίες.

Σημείωση: Η λανθάνουσα κατάσταση θα πρέπει να είναι 150 χιλιοστά του δευτερολέπτου ή λιγότερο για να αποφεύγονται αμήχανες παύσεις και διακοπές.

#3 Προτεραιότητα στην κίνηση VoIP έναντι άλλων δεδομένων

Το VoIP εξασφαλίζει ότι το σύστημά σας παρέχει αρκετούς πόρους διαδικτύου για ομαλές κλήσεις, ακόμη και όταν άλλες εφαρμογές χρησιμοποιούν εύρος ζώνης. Διαμορφώνοντας τις ρυθμίσεις ποιότητας υπηρεσίας (QoS), δίνετε προτεραιότητα στα πακέτα για κλήσεις ήχου ή βίντεο, εξασφαλίζοντας ομαλές και αδιάλειπτες κλήσεις ακόμη και κατά τη διάρκεια αιχμής της κίνησης του δικτύου.

#4 Εφαρμόστε μέτρα ασφαλείας

Η επικοινωνία μέσω VoIP αντιμετωπίζει κινδύνους ασφαλείας, όπως το phishing και το κακόβουλο λογισμικό. Για να προστατεύσετε τα δεδομένα σας, μπορείτε να επιλέξετε έναν αξιόπιστο πάροχο VoIP που θέτει την ασφάλεια σε προτεραιότητα και εφαρμόζει μέτρα όπως η κρυπτογράφηση δεδομένων.

7 βήματα για τη ρύθμιση ενός συστήματος VoIP

Η εγκατάσταση ενός συστήματος VoIP είναι συνήθως απλή λόγω των φιλικών προς το χρήστη διεπαφών και των απλουστευμένων διαδικασιών εγκατάστασης. Ωστόσο, ετοιμάσαμε έναν οδηγό 7 βημάτων για να κάνουμε τη μετάβαση ακόμη πιο ομαλή:

#1 Αξιολογήστε τις ανάγκες της επιχείρησής σας

Κάθε επιχείρηση είναι μοναδική, με τις ιδιαίτερες απαιτήσεις της. Και το σύστημα VoIP σας πρέπει να τις ικανοποιεί, όχι το αντίθετο. Επομένως, πριν επιλέξετε ποιο θέλετε να εφαρμόσετε, λάβετε υπόψη σας αυτές τις πτυχές:

• Αριθμός χρηστών: Ορίστε πόσοι υπάλληλοι χρειάζονται πρόσβαση.

• Μοντέλο εργασίας: Εάν η ομάδα σας έχει μέλη που βρίσκονται απομακρυσμένα, υβριδικά ή σε πολλές τοποθεσίες, θα πρέπει να στοχεύσετε σε μια λύση που βασίζεται στο cloud.

• Όγκος κλήσης: Εκτιμήστε τον αριθμό των ταυτόχρονων κλήσεων για να κατανοήσετε το εύρος ζώνης και τη χωρητικότητα που απαιτούνται.

• Επεκτασιμότητα: Είναι σημαντικό το σύστημα VoIP να μπορεί να ανταποκριθεί στις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες της εταιρείας σας. Η επιλογή μιας κλιμακούμενης λύσης VoIP επιτρέπει την απρόσκοπτη ενσωμάτωση νέων χαρακτηριστικών καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, μειώνοντας την ανάγκη για δαπανηρές αναβαθμίσεις.

#2 Επιλέξτε τον πάροχο υπηρεσιών VoIP

Αφού γνωρίζετε ποιες είναι οι ανάγκες σας, ήρθε η ώρα να επιλέξετε το καταλληλότερο λογισμικό VoIP. Λάβετε υπόψη αυτές τις πτυχές για να πάρετε μια έξυπνη απόφαση:

• Αξιοπιστία: Αναζητήστε παρόχους με ισχυρό ιστορικό διαθεσιμότητας και υψηλής ικανοποίησης πελατών. Μπορείτε να ελέγξετε τις πύλες αξιολόγησης, όπως η G2 ή η Capterra.
• Χαρακτηριστικά: Αξιολογήστε το εύρος των προσφερόμενων λειτουργιών, όπως το Power Dialer, ο σχεδιαστής ροής κλήσεων, τα ισχυρά αναλυτικά στοιχεία ή ο πίνακας ελέγχου σε πραγματικό χρόνο.
• Συμβατότητα: Βεβαιωθείτε ότι οι υπηρεσίες του παρόχου είναι συμβατές με την υπάρχουσα υποδομή σας, όπως συστήματα CRM ή συσκευές.
• Υποστήριξη πελατών: Δώστε προτεραιότητα στην υποστήριξη πελατών 24/7 για να εγγυηθείτε ότι ο πάροχος είναι εκεί για εσάς χωρίς διακοπή. Μπορούν να επιλύσουν τεχνικά προβλήματα, να απαντήσουν σε ερωτήσεις ή να σας βοηθήσουν με την εγκατάσταση ανά πάσα στιγμή.

Τι πέτυχε η PlanRadar μεταβαίνοντας στο σύστημα VoIP της CloudTalk;

• Παγκόσμια εμβέλεια με +160 διεθνείς αριθμούς
• Αύξηση της αποδοτικότητας χειρισμού κλήσεων κατά 70%
• Ανώτερη ποιότητα κλήσης

#3 Έλεγχος σύνδεσης δικτύου και Internet

Πριν από τη δημιουργία ενός συστήματος VoIP, είναι ζωτικής σημασίας να διασφαλίσετε ότι η σύνδεσή σας στο διαδίκτυο είναι γρήγορη και σταθερή, ώστε να πραγματοποιείτε σαφείς κλήσεις υψηλής ποιότητας.

Ακολουθήστε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές για να επανεξετάσετε τον τρόπο λειτουργίας του δικτύου και της σύνδεσής σας στο διαδίκτυο:

• Εκτελέστε γρήγορες δοκιμές για να εξετάσετε την ποιότητά του.

• Παρακολουθήστε την απώλεια πακέτων χρησιμοποιώντας τα εργαλεία SolarWinds VoIP και Network Quality Manager. Βεβαιωθείτε ότι η απώλεια πακέτων είναι κάτω από 1% για να διατηρήσετε καλή ποιότητα κλήσης.
• Διατηρήστε επίπεδα jitter 30 ms ή λιγότερο για να εξασφαλίσετε σταθερή ποιότητα ήχου.

#4 Επιλέξτε το σωστό υλικό VoIP

Τα συστήματα VoIP βοηθούν στην εξοικονόμηση χρημάτων σε υλικό, αλλά η επένδυση σε καλό εξοπλισμό για καθαρή επικοινωνία και θετική εμπειρία πελατών είναι σημαντική. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για την αποδοτικότητα του κόστους:

• Επιλέξτε το σωστό τηλέφωνο VoIP: Εξασφαλίστε τη συμβατότητα με την υπηρεσία VoIP και εξετάστε προ-ρυθμισμένες επιλογές για ευκολότερη ρύθμιση.
• Βελτιστοποίηση του φορητού σας υπολογιστή για VoIP: Συνιστάται τουλάχιστον 4 GB RAM, αλλά 8 GB ή περισσότερα είναι ιδανικά για ομαλή απόδοση. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι το λειτουργικό σύστημα είναι συμβατό με το λογισμικό VoIP που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε. Τα περισσότερα λογισμικά VoIP υποστηρίζουν Windows, macOS και Linux
• Επενδύστε σε ακουστικά υψηλής ποιότητας: Τα ακουστικά ενεργής ακύρωσης θορύβου (ANC) μπορούν να βελτιώσουν την ποιότητα του ήχου και να μειώσουν το θόρυβο του περιβάλλοντος κατά τη διάρκεια των κλήσεων VoIP. Τα ακουστικά ακύρωσης θορύβου κυμαίνονται από 80 έως 500 δολάρια.
• Αγοράστε έναν προσαρμογέα VoIP: Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα παλιά σας επιτραπέζια τηλέφωνα, μπορείτε να το κάνετε με έναν προσαρμογέα αναλογικού τηλεφώνου (ATA), οπότε δεν θα χρειαστεί να αγοράσετε νέα τηλέφωνα.

#5 Αποκτήστε έναν αριθμό τηλεφώνου VoIP

Αφού επιλέξετε έναν πάροχο, ήρθε η ώρα να αποκτήσετε έναν αριθμό VoIP. Ο τηλεφωνικός αριθμός VoIP είναι ένας πραγματικός τηλεφωνικός αριθμός που εκχωρείται σε έναν συγκεκριμένο χρήστη και όχι σε μια συγκεκριμένη τηλεφωνική γραμμή, όπως οι παραδοσιακοί τηλεφωνικοί αριθμοί.

Αλλά πώς να το αποκτήσετε;

Συνήθως, ένας Customer Success Manager (CSM) θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε τον αριθμό VoIP.

Μπορείτε να επιλέξετε από διαφορετικούς τύπους τηλεφωνικών αριθμών VoIP:

• Διεθνείς αριθμοί: Εάν η εταιρεία σας δραστηριοποιείται σε πολλές χώρες, μπορείτε να έχετε έναν αριθμό τηλεφώνου για κάθε μία από αυτές. Η ύπαρξη τοπικών αριθμών μειώνει την πιθανότητα οι πελάτες ή οι πελάτες σας να απορρίπτουν τις κλήσεις σας.

• Αριθμοί χωρίς χρέωση: Αυτό το είδος εικονικού τηλεφωνικού αριθμού επιτρέπει στους πελάτες σας να σας καλούν δωρεάν ή να μοιράζονται την τιμή μεταξύ αυτών και εσάς.
• Τοπικοί τηλεφωνικοί αριθμοί: . έχουν μια ψηφιακή δομή που συνδέεται με μια συγκεκριμένη γεωγραφική περιοχή, επιτρέποντάς σας να μεγεθύνετε ακόμη περισσότερο και να στοχεύσετε σε μεγάλες περιοχές ή πόλεις, όπως το Λονδίνο και η Μαδρίτη. Για παράδειγμα, ο αριθμός της Μαδρίτης θα ήταν +34 (91) 123 4567, ενώ για το Λονδίνο θα ήταν +44 (020) 123-4567.

#6 Εγκαταστήστε το τηλεφωνικό σας σύστημα VoIP

Η διαδικασία εγκατάστασης ενός συστήματος VoIP εξαρτάται από τον πάροχο και τον τύπο VoIP που επιλέγεται. Υπάρχουν τρία βασικά στοιχεία που πρέπει να γνωρίζετε:

• On-premises PBX: Βρίσκονται στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης και απαιτούν επενδύσεις σε εξοπλισμό και τεχνική εμπειρογνωμοσύνη.
• VoIP που βασίζεται σε συσκευές: Αυτός ο τύπος VoIP εγκαθίσταται σε συσκευές όπως υπολογιστές και smartphones, καθιστώντας το ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις ή απομακρυσμένους εργαζόμενους.
• PBX με βάση το νέφος: Αυτά φιλοξενούνται στο νέφος, οπότε χρειάζεται απλώς να εγκαταστήσετε λογισμικό στη συσκευή σας. Είναι πιο προσιτές από το VoIP που βασίζεται σε συσκευές, επειδή δεν χρειάζονται πρόσθετο υλικό και έχουν χαμηλότερο κόστος συντήρησης, μειώνοντας την ανάγκη για εσωτερικό προσωπικό πληροφορικής.

Δεδομένου ότι ένα σύστημα VoIP που βασίζεται στο cloud δεν απαιτεί υλικό, η εγκατάσταση είναι επίσης ευκολότερη. Οι χρήστες μπορούν να διαχειρίζονται τα πάντα μέσω μιας απλής διαδικτυακής διεπαφής.

Η ρύθμιση του συστήματος VoIP με το CloudTalk είναι απίστευτα απλή. Αρκεί να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

• Δημιουργήστε έναν λογαριασμό στο Cloudtalk.
• Κατεβάστε την εφαρμογή στο φορητό σας υπολογιστή ή στο smartphone σας.
• Ενεργοποιήστε τη δωρεάν δοκιμή14-ημέρες.
• Ρυθμίστε τη διαχείριση κλήσεων σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας (π.χ. προώθηση κλήσεων).
• Ρύθμιση αριθμών για εισερχόμενες και εξερχόμενες κλήσεις.
• Επιλέξτε τον αριθμό VoIP σας.

#7 Διδάξτε την ομάδα σας να εργάζεται με VoIP

Εάν οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν το τηλεφωνικό σύστημα VoIP, θα μεγιστοποιήσουν τα πλεονεκτήματά του και θα είναι πιο παραγωγικοί.

Ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές για να μάθετε πώς να τα εκπαιδεύσετε σωστά:

• Προγραμματίστε διαδραστικές συνεδρίες: Διοργανώστε εκπαιδευτικές συνεδρίες όπου το προσωπικό μπορεί να ασχοληθεί με το νέο σύστημα, λαμβάνοντας παράλληλα καθοδήγηση.
• Επικεντρωθείτε στα βασικά χαρακτηριστικά: Προσαρμόστε την εκπαίδευση ώστε να καλύπτει βασικές λειτουργίες που η ομάδα σας θα χρησιμοποιεί καθημερινά, όπως ρυθμίσεις φωνητικού ταχυδρομείου ή μεταφορά κλήσεων.
• Δώστε έμφαση στις βέλτιστες πρακτικές ασφάλειας: Εξηγήστε γιατί η ασφάλεια είναι απαραίτητη και διδάξτε βέλτιστες πρακτικές, όπως η δημιουργία ισχυρών κωδικών πρόσβασης. Επίσης, καθοδηγήστε τους πράκτορές σας σχετικά με τα συνήθη προβλήματα και τον τρόπο αντιμετώπισής τους.
• Προσφέρετε συνεχή υποστήριξη: Ενθαρρύνετε την ομάδα σας να παρέχει ανατροφοδότηση σχετικά με τις εμπειρίες της και χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να βελτιώνετε και να ενημερώνετε συνεχώς το εκπαιδευτικό σας υλικό.
• Εφαρμογή της εκπαίδευσης των τμημάτων: Προσαρμόστε τις εκπαιδευτικές συνεδρίες ώστε να ανταποκρίνονται στις ειδικές ανάγκες κάθε ομάδας, διασφαλίζοντας ότι οι εργαζόμενοι λαμβάνουν καθοδήγηση σχετική με τους ρόλους και τις αρμοδιότητές τους.

Ο εύκολος τρόπος εγκατάστασης ενός συστήματος VoIP

Συμπερασματικά, η δημιουργία ενός συστήματος VoIP προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα, όπως εξοικονόμηση κόστους, επεκτασιμότητα και ευελιξία για απομακρυσμένη εργασία.

Διασφαλίζοντας ότι το νέο σας VoIP πληροί τις βασικές απαιτήσεις και ακολουθώντας τα βήματα που αναφέραμε, εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να κάνετε μια απρόσκοπτη μετάβαση και να μεγιστοποιήσετε την αποδοτικότητα.

Η ρύθμιση του VoIP με το CloudTalk είναι πολύ απλή. Ξεκινήστε σήμερα και δοκιμάστε την ευκολία και την αποτελεσματικότητα από μόνοι σας.