Πώς να αποκτήσετε έναν επαγγελματικό αριθμό τηλεφώνου: Πλήρης οδηγός

Γνωρίζατε ότι το 72% των καταναλωτών εμπιστεύονται περισσότερο μια επιχείρηση εάν διαθέτει επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα; Οι τηλεφωνικές κλήσεις εξακολουθούν να αποτελούν έναν από τους πιο δημοφιλείς τρόπους αλληλεπίδρασης μεταξύ επιχειρήσεων και πελατών. Είναι η ευκαιρία σας να κάνετε μια εξαιρετική πρώτη εντύπωση.

Ανεξάρτητα από το αν δραστηριοποιείστε στον τομέα B2B ή B2C, η ύπαρξη ενός αναγνωρίσιμου επαγγελματικού αριθμού τηλεφώνου μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ του να απαντήσει ένας ενδιαφερόμενος στην κλήση σας ή να την αφήσει να πάει στον τηλεφωνητή. Ένας επαγγελματικός αριθμός τηλεφώνου είναι την εικόνα του εμπορικού σήματος της επιχείρησής σας. Κάθε φορά που το βλέπει ένας πελάτης, θα πρέπει να σκέφτεται την εμπιστοσύνη, την αξιοπιστία και την εκτέλεση της δουλειάς.

Βασικά συμπεράσματα:

• Ένας επαγγελματικός αριθμός τηλεφώνου είναι ζωτικής σημασίας για να κρατήσετε την επαγγελματική και την προσωπική σας ζωή χωριστά.
• Οι εικονικοί τηλεφωνικοί αριθμοί προσφέρουν οικονομικά αποδοτική και γρήγορη εγκατάσταση, ιδανική για απομακρυσμένες ομάδες που χρησιμοποιούν πολλές συσκευές.
• Οι τοπικοί αριθμοί και οι αριθμοί χωρίς χρέωση μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια αξιόπιστη παρουσία σε μια παγκόσμια πελατειακή βάση.
• Το CloudTalk παρέχει μια ευρεία επιλογή αριθμών για κάθε σκοπό, καθώς και μια πλατφόρμα ισχυρών χαρακτηριστικών, όπως δρομολόγηση κλήσεων, καταγραφή και ανάλυση.

Πώς να ρυθμίσετε έναν επαγγελματικό αριθμό τηλεφώνου

Ο τρόπος απόκτησης ενός επαγγελματικού αριθμού εξαρτάται εξ ολοκλήρου από τον τύπο του επαγγελματικού τηλεφωνικού συστήματος που επιλέγετε. Ας αναλύσουμε τα βήματα για καθεμία από τις τρεις λύσεις που χρησιμοποιούνται ευρύτερα από τις εταιρείες:

Όταν επιλέγετε εγκατάσταση σταθερής τηλεφωνίας

Η ρύθμιση επαγγελματικών τηλεφωνικών αριθμών για σταθερό τηλέφωνο στο χώρο μπορεί να είναι χρονοβόρα. Ειδικά αν πρέπει πρώτα να εγκαταστήσετε τον απαιτούμενο εξοπλισμό.

Τα καλά νέα, ωστόσο, είναι ότι ο πάροχος τηλεπικοινωνιών θα κάνει πολλά από αυτά τα τεχνικά πράγματα για εσάς.

Σε αυτό το σενάριο, η διαδικασία έχει συνήθως ως εξής:

1. Διαλέξτε έναν πάροχο: Επιλέξτε έναν αξιόπιστο πάροχο τηλεπικοινωνιών με καλή υποστήριξη.
2. Επιλέξτε ένα σχέδιο: Επιλέξτε ένα πρόγραμμα κλήσεων που ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας – τοπικό, υπεραστικό ή διεθνές.
3. Αποκτήστε το υλικό: Αγοράστε τα απαιτούμενα επιτραπέζια τηλέφωνα και το σύστημα PBX.
4. Εγκαταστήστε: Ο πάροχος πρέπει να εγκαταστήσει τις γραμμές και να τις συνδέσει με το PBX σας.
5. Επιλέξτε έναν αριθμό: Ο πάροχός σας θα προσφέρει μια ομάδα διαθέσιμων αριθμών ή μπορείτε να μεταφέρετε έναν υπάρχοντα αριθμό. Μόλις επιλέξετε, ο πάροχος θα τον εκχωρήσει στο σύστημα PBX σας για δρομολόγηση σε συγκεκριμένες επεκτάσεις.

Όταν επιθυμείτε ένα επαγγελματικό πρόγραμμα κινητής τηλεφωνίας

Πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν προγράμματα κινητής τηλεφωνίας επειδή οι συσκευές αυτές διαθέτουν συνδέσεις στο διαδίκτυο, λειτουργίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου/ SMS και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την πραγματοποίηση ή τη λήψη κλήσεων όταν βρίσκονται εκτός γραφείου.

Μπορεί επίσης να εξαλείψει την ανάγκη αγοράς εξοπλισμού PBX, αν και το κόστος μπορεί να αυξηθεί όταν πραγματοποιείτε υπεραστικές κλήσεις ή συγκεντρώνετε σημαντικά λεπτά κλήσης.

Αν ακολουθήσετε αυτή τη διαδρομή, ο καλύτερος τρόπος για να αποκτήσετε έναν επαγγελματικό αριθμό τηλεφώνου που σας ταιριάζει είναι να επιλέξετε μια συσκευή με ενσωματωμένη eSIM. Αυτές οι κάρτες διαθέτουν συχνά τη δυνατότητα να έχετε πολλαπλά προφίλ και ενεργές γραμμές, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να αλλάζετε αριθμούς εν κινήσει.

Σε αυτό το σενάριο, η διαδικασία έχει ως εξής:

1. Διαλέξτε έναν μεταφορέα: Επιλέξτε έναν φορέα κινητής τηλεφωνίας με καλή κάλυψη στην περιοχή σας.
2. Επιλέξτε ένα σχέδιο: Βρείτε ένα πρόγραμμα δεδομένων και κλήσεων που ταιριάζει στο μέγεθος της ομάδας σας και στη χρήση κινητής τηλεφωνίας.
3. Αποκτήστε κάρτες SIM: Αποκτήστε κάρτες SIM ή eSIM για τις συσκευές της ομάδας σας. Οι SIM έρχονται με προκαθορισμένους αριθμούς, τους οποίους ο πάροχος μπορεί να τροποποιήσει για να μεταφέρει υπάρχοντες επαγγελματικούς αριθμούς.
4. Εκχωρήστε αριθμούς: Συνεργαστείτε με τον φορέα σας για να ενεργοποιήσετε τις SIM με νέους ή μεταφερόμενους αριθμούς για κάθε εργαζόμενο.
5. Διανομή συσκευών: Παρέχετε εταιρικά κινητά τηλέφωνα ή αφήστε τους υπαλλήλους να χρησιμοποιήσουν τις δικές τους συσκευές με τις νέες κάρτες SIM.

Όταν εγγράφεστε σε ένα λογισμικό VoIP

Σχεδόν το ένα τρίτο των επιχειρήσεων έχει κάνει τη μετάβαση από την παραδοσιακή τηλεφωνία σε υπηρεσίες VoIP (αυτό είναι η τεχνική ορολογία για τις κλήσεις μέσω Διαδικτύου).

Θα αναλύσουμε το γιατί αργότερα, αλλά προς το παρόν, το μόνο που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι αν ψάχνετε έναν εύκολο τρόπο για να δημιουργήσετε έναν επαγγελματικό αριθμό τηλεφώνου, ένα σύστημα που βασίζεται στο VoIP είναι μια έξυπνη επιλογή.

Σε αυτό το σενάριο, η διαδικασία έχει ως εξής:

1. Πάροχοι έρευνας: όπως η CloudTalk.
2. Επιλέξτε ένα σχέδιο: Επιλέξτε ένα πρόγραμμα που προσφέρει χρήσιμα χαρακτηριστικά, όπως εικονικούς βοηθούς, καταγραφή κλήσεων και άλλα.
3. Εγγραφείτε: Εγγραφείτε στην υπηρεσία και δημιουργήστε τον επαγγελματικό σας λογαριασμό.
4. Επιλέξτε αριθμούς: Επιλέξτε μια ποικιλία αριθμών από την εκτεταμένη δεξαμενή αριθμών του παρόχου ή μεταφέρετε υπάρχοντες επιχειρηματικούς αριθμούς στη νέα πλατφόρμα VoIP. Μπορείτε επίσης να επανέλθετε σε αυτό το βήμα αν θέλετε να δημιουργήσετε έναν νέο εικονικό αριθμό αργότερα.
5. Διαμόρφωση συσκευών: Ρύθμιση τηλεφώνων IP, επιτραπέζιων πελατών ή εφαρμογών για κινητά τηλέφωνα για την ομάδα σας, διασφαλίζοντας ότι όλοι οι αριθμοί δρομολογούνται σωστά και ότι η ποιότητα των κλήσεων είναι άριστη.

Αποκτήστε εύκολα επαγγελματικούς αριθμούς τηλεφώνου με το CloudTalk

Τώρα που γνωρίζετε πώς λειτουργούν οι επαγγελματικοί τηλεφωνικοί αριθμοί, ας μπούμε στις λεπτομέρειες.

Η ρύθμιση ενός τηλεφωνικού αριθμού με το CloudTalk είναι απλή:

1. Μεταβείτε στο ταμπλό του CloudTalk και κάντε κλικ στην καρτέλα “Numbers”.
2. Οι τρέχοντες αριθμοί τηλεφώνου σας παρατίθενται εδώ. Κάντε κλικ στο “Αγορά αριθμού” στην κορυφή.
3. Επιλέξτε τον τύπο του αριθμού -τοπικός, κινητός, εθνικός ή χωρίς χρέωση- και δείτε τις μηνιαίες τιμές.
4. Εισάγετε τον κωδικό περιοχής ή την ποσότητα των αριθμών που χρειάζεστε, αν θέλετε συγκεκριμένες τοποθεσίες ή πολλούς αριθμούς.
5. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας για να δείτε το πανό επιβεβαίωσης της παραγγελίας. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επιβεβαιώσει την αγορά σας.

Θέλετε να διατηρήσετε τον υπάρχοντα αριθμό σας; Μπορείτε εύκολα να τον μεταφέρετε στο CloudTalk. Στείλτε το αίτημά σας με email στη διεύθυνση porting@cloudtalk.io με θέμα “Port-in request”, μαζί με τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Ο αριθμός (οι αριθμοί) για μεταφορά σε διεθνή μορφή. Για παράδειγμα, +442012345678.
• Ο(οι) τρέχων πάροχος(-οι) τηλεφωνικών υπηρεσιών και ο(οι) κάτοχος(-οι) εμβέλειας για τον(τους) αριθμό(-ους).
• Το πρόσωπο ή η εταιρεία στην οποία είναι καταχωρημένος/ες ο αριθμός/οι αριθμοί και η πλήρης διεύθυνσή του/τους.
• Έναν πρόσφατο λογαριασμό για τον αριθμό (ή τους αριθμούς) που μεταφέρετε.

Αφού λάβουμε το αίτημά σας, θα ελέγξουμε αν οι αριθμοί μπορούν να μεταφερθούν. Εάν ναι, θα λάβετε μια επιστολή εξουσιοδότησης (LOA) για να τη συμπληρώσετε, να την υπογράψετε και να την επιστρέψετε. Ανατρέξτε στον πίνακα μεταφοράς αριθμών για λεπτομέρειες σχετικά με τον εκτιμώμενο χρόνο και το κόστος αυτής της διαδικασίας (καθώς μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την τοποθεσία σας).

Το CloudTalk καθιστά την μεταφορά ομαλή. Μόλις υπογράψετε την LOA, αναλαμβάνουμε εμείς την τεχνική εργασία, μεταφέροντας τον αριθμό σας από τον παλιό σας πάροχο στο σύστημά μας χωρίς προβλήματα. Μπορείτε να το χρησιμοποιείτε κανονικά χωρίς να ανησυχείτε για διακοπές λειτουργίας ή άλλα ζητήματα που απειλούν την επιχείρηση.

Είναι τόσο εύκολο!

Διαφορετικοί τύποι αριθμού επαγγελματικού τηλεφώνου

Οι επαγγελματικοί τηλεφωνικοί αριθμοί μπορούν να κατηγοριοποιηθούν με δύο βασικούς τρόπους:

• Με βάση την τεχνολογία που τις διέπει (σταθερά, κινητά ή εικονικοί αριθμοί)
• Με βάση το στυλ του αριθμού (χωρίς χρέωση, τοπικός, διεθνής κ.λπ.), με τον οποίο μπορείτε να πραγματοποιείτε και να δέχεστε κλήσεις μέσω καθενός από τους παραπάνω τύπους τεχνολογίας.

Θα παρουσιάσουμε μια σύντομη παρουσίαση των διαφόρων τύπων, ξεκινώντας με εκείνους που κατηγοριοποιούνται με βάση την τεχνολογία, την οποία έχουμε ήδη θίξει. Στη συνέχεια, θα ασχοληθούμε με τα διάφορα στυλ:

Παραδοσιακά σταθερά τηλέφωνα

Οι αριθμοί σταθερής τηλεφωνίας συνδέονται με φυσικές τηλεφωνικές γραμμές που είναι εγκατεστημένες στις εγκαταστάσεις της επιχείρησής σας. Συνδέονται απευθείας με το δημόσιο τηλεφωνικό δίκτυο (PSTN).

Ο αριθμός, επομένως, συνδέεται με τη συγκεκριμένη τοποθεσία, οπότε συνήθως χρειάζεστε (τουλάχιστον) έναν για κάθε γραφείο ή υποκατάστημα. Η εγκατάστασή τους είναι δαπανηρή και χρονοβόρα.

Ο ισχυρότερος λόγος για την ανάπτυξη παραδοσιακών σταθερών γραμμών είναι όταν έχετε ήδη την υποδομή προ-εγκατεστημένη στο γραφείο σας. Εάν ξεκινάτε από το μηδέν, μεταβαίνετε σε ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας ή θέλετε να έχετε πρόσβαση σε χαρακτηριστικά που βελτιώνουν την παραγωγικότητα, το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι ένα σύστημα VoIP.

Αριθμοί κινητών τηλεφώνων

Οι αριθμοί κινητής τηλεφωνίας για επιχειρήσεις λειτουργούν όπως οι προσωπικοί αριθμοί κινητής τηλεφωνίας, αλλά συνδέονται με ένα ειδικό πρόγραμμα κινητής τηλεφωνίας για επιχειρήσεις.

Παρέχουν στην ομάδα σας πρόσβαση σε αξιόπιστες κλήσεις, μηνύματα και δεδομένα ενώ βρίσκεστε εν κινήσει. Να θυμάστε ότι οι υπάλληλοί σας μπορούν να χρησιμοποιούν τις κινητές συσκευές για να απαντούν σε κλήσεις ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται, όπως κατά τη διάρκεια επαγγελματικών ταξιδιών, μετακινήσεων ή σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης εκτός γραφείου.

Εικονικοί αριθμοί

Οι εικονικοί αριθμοί δεν έχουν σταθερή γεωγραφική θέση και δεν απαιτούν φυσική κάρτα SIM.

Αντ’ αυτού, οι πάροχοι VoIP (Voice over Internet Protocol) εκχωρούν αυτούς τους αριθμούς ως μέρος του λογισμικού επαγγελματικής τηλεφωνίας. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτούς μέσω εφαρμογών σε πολλές συσκευές, όπως ένας φορητός υπολογιστής ή μια εφαρμογή για κινητά, κάτι που είναι ιδανικό για απομακρυσμένες ομάδες.

Επιπλέον, μπορείτε να αποκτήσετε έναν αριθμό VoIP για διάφορες περιοχές χωρίς να χρειάζεται να έχετε φυσική παρουσία εκεί.

Αριθμοί χωρίς χρέωση

Οι αριθμοί χωρίς χρέωση είναι βολικοί για τους πελάτες σας – σημαίνει ότι μπορούν να καλούν την επιχείρησή σας δωρεάν ή με πολύ μειωμένη χρέωση. Είναι ιδανικοί για γραμμές εξυπηρέτησης πελατών ή πωλήσεων, επειδή ενθαρρύνουν περισσότερες κλήσεις και ενισχύουν μια φιλική προς τους πελάτες εικόνα της μάρκας.

Σημειώστε ότι οι αριθμοί χωρίς χρέωση διαφέρουν από χώρα σε χώρα.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα:

• 800 στις ΗΠΑ, την Τουρκία, το Πουέρτο Ρίκο και την Κόστα Ρίκα
• 0800 στο Ηνωμένο Βασίλειο, τη Γερμανία, το Βέλγιο και τη Βραζιλία
• 80 στη Δανία
• 01800 στο Μεξικό και την Κολομβία
• 900 στην Ισπανία και το Λουξεμβούργο

Τοπικοί αριθμοί

Οι τοπικοί αριθμοί συμβάλλουν στην εδραίωση της παρουσίας σας σε μια συγκεκριμένη πόλη ή περιοχή. Οι πελάτες είναι συχνά πιο πρόθυμοι να καλέσουν ή να απαντήσουν σε κλήσεις από τοπικούς αριθμούς.

Αυτό συμβαίνει επειδή τα αναγνωρίζουν και αισθάνονται πιο άνετα όταν επικοινωνούν με μια κοντινή επιχείρηση. Είναι στη φύση του ανθρώπου να εμπιστεύεται περισσότερο κάτι που του είναι οικείο. Επιπλέον, όλοι γνωρίζουμε ότι οι ασυνήθιστοι -ή ακόμα χειρότερα, οι παρακρατημένοι- αριθμοί έχουν τη φήμη ότι χρησιμοποιούνται συνήθως για ενοχλητικές κλήσεις.

Μερικά δημοφιλή παραδείγματα είναι το 020 για το Λονδίνο, το 212 για τη Νέα Υόρκη και το 030 για το Βερολίνο.

Επιπλέον, αυτός ο τύπος τηλεφωνικού αριθμού γίνεται όλο και πιο δημοφιλής επειδή τα σύγχρονα smartphones ενημερώνουν τον παραλήπτη για το από πού ακριβώς προέρχεται μια κλήση. Έτσι, ακόμη και αν ένας πελάτης δεν αναγνωρίζει τον κωδικό κλήσης μιας πόλης, μπορεί να κάνει μια τεκμηριωμένη εικασία για το ποιος είστε πριν απαντήσει στο τηλέφωνο, αυξάνοντας έτσι τα ποσοστά αποδοχής των κλήσεών σας.

Διεθνείς αριθμοί

Οι διεθνείς αριθμοί έχουν ως πρόθεμα τον κωδικό κλήσης μιας χώρας, όπως το +1 στις ΗΠΑ ή το +44 στο Ηνωμένο Βασίλειο. Είναι μια δημοφιλής επιλογή για τις επιχειρήσεις που διαθέτουν εικονικό τηλεφωνικό σύστημα, επειδή μπορούν να τους χρησιμοποιούν ακόμη και αν το γραφείο τους βρίσκεται σε άλλη χώρα (όπως ένα τηλεφωνικό κέντρο στις ΗΠΑ που έχει ως αποστολή την παγκόσμια προβολή).

Με τις 160+ επιλογές διεθνών αριθμών της CloudTalk, η επιχείρησή σας μπορεί να έχει αριθμούς σε όλο τον κόσμο – από την Ευρώπη έως τη Λατινική Αμερική και πέρα από αυτήν. Αυτό είναι χρήσιμο αν θέλετε να επεκταθείτε σε νέες αγορές χωρίς να δημιουργήσετε φυσικά υποκαταστήματα σε κάθε μέρος που έχετε πελάτες.

Αριθμοί άμεσης εισερχόμενης κλήσης (DID)

Οι αριθμοί άμεσης εισερχόμενης κλήσης (DID) είναι συγκεκριμένοι αριθμοί που έχουν εκχωρηθεί σε άτομα ή τμήματα της επιχείρησής σας. Λειτουργούν όπως οι επεκτάσεις, αλλά είναι ξεχωριστοί αριθμοί, επιτρέποντας στους πελάτες να επικοινωνούν απευθείας με τη σωστή ομάδα ή το σωστό άτομο χωρίς να περιηγούνται σε ένα πολύπλοκο τηλεφωνικό μενού.

Για παράδειγμα, το τμήμα πωλήσεων μπορεί να έχει το δικό του αριθμό DID, ενώ η υποστήριξη πελατών χρησιμοποιεί έναν διαφορετικό.

Οφέλη ενός εικονικού αριθμού επαγγελματικού τηλεφώνου

Η μετάβαση σε έναν εικονικό αριθμό τηλεφώνου μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή σας για πολλούς λόγους:

Εξοικονόμηση κόστους

Ας μπούμε στο ψητό, το κόστος ενός επαγγελματικού τηλεφωνικού συστήματος είναι το κύριο πράγμα που ενδιαφέρει τις περισσότερες εταιρείες. Και θα σας πούμε ένα μυστικό: ένας εικονικός αριθμός είναι σχεδόν πάντα φθηνότερος.

Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι δεν χρειάζεται να επενδύσετε σε καμία από τις φυσικές υποδομές που απαιτούνται για τα παραδοσιακά συστήματα τηλεφωνίας. Μιλάμε για πράγματα όπως μονάδες PBX, καλωδίωση, μεταγωγείς δικτύου, παροχή ρεύματος, ακουστικά, ο κατάλογος συνεχίζεται…

Επιτρέψτε στις ομάδες σας να εργάζονται εξ αποστάσεως

Η απομακρυσμένη εργασία ήταν πάντα ένα δύσκολο καρύδι, κυρίως λόγω των υλικοτεχνικών περιορισμών. Το να μην βρίσκεστε στον ίδιο χώρο με τους συναδέλφους σας μπορεί να κάνει τα πράγματα περίπλοκα.

Οι τηλεφωνικές κλήσεις μπορεί να φαίνονται ως η προφανής επιλογή για να ξεπεραστεί αυτό το εμπόδιο, αλλά η σκληρή αλήθεια είναι ότι η παραδοσιακή τηλεφωνία δεν είναι ιδανική για απομακρυσμένη και υβριδική εργασία.

Με τα παραδοσιακά συστήματα, αντιμετωπίζετε δυσχέρειες όπως διεθνή διόδια, ζητήματα προώθησης κλήσεων, κλείδωμα συσκευών (όταν δεν μπορείτε εύκολα να αλλάξετε τηλεφωνικό φορέα) και περιορισμένη υποστήριξη πολλαπλών συσκευών, για να αναφέρουμε μόνο μερικά από αυτά.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα εικονικά τηλέφωνα αποτελούν πλέον το πρότυπο για την απομακρυσμένη εργασία. Αυτά τα συστήματα είναι εύκολο να εγκατασταθούν. Εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να χρησιμοποιείτε εικονικούς αριθμούς από οπουδήποτε, ανά πάσα στιγμή. Επιπλέον, τα τηλεφωνικά συστήματα VoIP διαθέτουν επίσης εξαιρετικά χρήσιμα πρόσθετα χαρακτηριστικά, όπως θα καλύψουμε στη συνέχεια αυτής της σελίδας.

Ενισχύστε την παραγωγικότητα ενσωματώνοντας την κλήση με άλλα εργαλεία

Το δεύτερο μεγάλο πλεονέκτημα των εικονικών τηλεφωνικών συστημάτων για επιχειρήσεις είναι ότι μπορούν να ενισχύσουν την παραγωγικότητα.

Το λογισμικό VoIP μπορεί να ενσωματωθεί με πλήθος επιχειρηματικών εργαλείων, από το λογισμικό CRM (διαχείριση πελατειακών σχέσεων) μέχρι εφαρμογές ημερολογίου ή προγράμματα παρακολούθησης παραγωγικότητας.

Φανταστείτε να έχετε ένα ενιαίο κουμπί κλήσης στο CRM σας, το οποίο οι υπάλληλοί σας μπορούν να πατούν κάθε φορά που ένας πελάτης καταγράφει ένα παράπονο ή αφήνει μια κακή κριτική.

Ακόμη και μια μικρή διαδικασία όπως η κλήση ενός τηλεφωνικού αριθμού μπορεί να ισοδυναμεί με ώρες χαμένης παραγωγικότητας κάθε εβδομάδα. Οι εικονικοί τηλεφωνικοί αριθμοί καταρρίπτουν αυτά τα εμπόδια και καθιστούν την επικοινωνία άμεση.

Βελτίωση της προβολής με τη δημιουργία τοπικών παρουσιών

Οι εικονικοί επαγγελματικοί τηλεφωνικοί αριθμοί συμβαδίζουν με το τοπικό εμπόριο σε παγκόσμια κλίμακα.

Οι εικονικοί αριθμοί μπορούν να “βρίσκονται” οπουδήποτε θέλετε. Για παράδειγμα, εάν ένας υποψήφιος πελάτης έχει την έδρα του στη Σουηδία και εσείς καλείτε από τις ΗΠΑ, μπορεί να τον ανησυχήσει ελαφρώς εάν λάβει κλήση από έναν αριθμό με πρόθεμα +1. Ωστόσο, αν τους καλέσετε από έναν τοπικό κωδικό κλήσης +46, τότε θα είναι πολύ πιο πιθανό να απαντήσουν στην κλήση σας.

Είναι βασική ανθρώπινη ψυχολογία. Οι πελάτες βλέπουν έναν οικείο αριθμό, τον αναγνωρίζουν και αισθάνονται μια αίσθηση σύνδεσης με τον καλούντα πριν καν σηκώσουν το τηλέφωνο.

Αυτό ισοδυναμεί με καλύτερα ποσοστά απαντήσεων για εξερχόμενες κλήσεις, γεγονός που σας δίνει πλεονέκτημα σε κάθε πτυχή της επιχειρηματικής επικοινωνίας – είτε πρόκειται για την προώθηση ενός προϊόντος, είτε για το κλείσιμο μιας πώλησης, είτε για την παροχή άριστης εξυπηρέτησης πελατών.

Ξεπεράστε τους εικονικούς αριθμούς με αυτές τις λειτουργίες τηλεφώνου

Ένας εικονικός επαγγελματικός αριθμός είναι μόνο η αρχή. Εάν είστε στην αγορά για μια υπηρεσία VoIP, ίσως θελήσετε να εξετάσετε και άλλα χαρακτηριστικά που περιλαμβάνονται στο πακέτο λογισμικού, καθώς μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά στην παραγωγικότητα του τηλεφωνικού σας κέντρου.

Ακολουθούν μερικές μόνο από τις κορυφαίες λειτουργίες τηλεφώνου που είναι διαθέσιμες με το CloudTalk:

#1 Σχεδιαστής ροής κλήσεων

Ο σχεδιαστής ροής κλήσεων του CloudTalk είναι ένα οπτικό περιβάλλον όπου μπορείτε να δημιουργήσετε ή να τροποποιήσετε διαδρομές για εισερχόμενες κλήσεις. Μπορείτε εύκολα να διαχειριστείτε τον τρόπο με τον οποίο ταξιδεύουν οι κλήσεις από τη στιγμή που εισέρχονται στο τηλεφωνικό σας σύστημα έως τη στιγμή που επιλύονται, ανεξάρτητα από τη διαδρομή που ακολουθούν.

#2 Προσαρμόσιμη δρομολόγηση κλήσεων

Η προσαρμόσιμη δρομολόγηση κλήσεων σας επιτρέπει να κατευθύνετε τις εισερχόμενες κλήσεις στη σωστή ομάδα ή στο σωστό άτομο στον οργανισμό σας. Οι πελάτες χρειάζεται μόνο να αποθηκεύσουν τον κύριο αριθμό τηλεφώνου της επιχείρησής σας και μόλις τον καλέσουν, ένα σύστημα διαδραστικής φωνητικής απόκρισης (IVR) τους καθοδηγεί στο σωστό μέρος, με βήματα όπως “Για τις πωλήσεις, πατήστε 1”.

Με το CloudTalk, το IVR και η δρομολόγηση κλήσεων είναι ενσωματωμένα στον Σχεδιαστή ροής κλήσεων. Μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους κανόνες με βάση τις ώρες λειτουργίας, το τμήμα ή την προτεραιότητα του καλούντος. Για παράδειγμα, μπορείτε να δρομολογείτε τις κλήσεις στις πωλήσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας, αλλά στην εκτός ωραρίου υποστήριξη πελατών το βράδυ. Ή, θα μπορούσατε να δρομολογήσετε τους πελάτες VIP απευθείας στον υπεύθυνο λογαριασμού τους.

#3 Προώθηση κλήσεων

Μια λειτουργία προώθησης κλήσεων επιτρέπει στους πράκτορές σας να ανακατευθύνουν τους καλούντες σε άλλο άτομο στον οργανισμό σας. Είναι χρήσιμη για δύσκολες κλήσεις όπου μπορεί να χρειαστεί ένας προϊστάμενος για να παράσχει συμβουλές από ειδικούς ή στην περίπτωση που ένας πελάτης απλά χάθηκε στο μενού IVR.

Οι κλήσεις μπορούν επίσης να προωθηθούν στην κινητή συσκευή ενός υπαλλήλου, σε διαφορετική τοποθεσία του γραφείου ή ακόμη και σε έναν καθορισμένο τηλεφωνητή. Όλα λογικά σενάρια εάν ένας υπάλληλος δεν έχει απαντήσει στο τηλέφωνο μετά από αρκετές εισερχόμενες κλήσεις από έναν πελάτη.

#4 Απομαγνητοφωνήσεις και ηχογραφήσεις κλήσεων

Η καταγραφή κλήσεων δημιουργεί ηχητικά αρχεία των τηλεφωνικών σας συνομιλιών με τους πελάτες. Αυτό είναι εξαιρετικό για ασκήσεις εκπαίδευσης των εργαζομένων, για τη συμμόρφωση με τις νομικές διατάξεις ή απλώς για να ανατρέξετε σε όσα ειπώθηκαν σε μια προηγούμενη κλήση.

Η λειτουργία απομαγνητοφωνήσεων κλήσεων με τεχνητή νοημοσύνη του CloudTalk είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για την κατανόηση των βασικών σημείων μιας συνομιλίας με μια γρήγορη ματιά.

#5 Smart Dialer

Ένας έξυπνος επιλογέας επιταχύνει τις εξερχόμενες κλήσεις και σημαίνει ότι οι πράκτορες δεν χρειάζεται να καλέσουν οι ίδιοι αριθμούς. Εάν ένας παραλήπτης δεν είναι διαθέσιμος (επειδή η γραμμή του είναι κατειλημμένη ή αποσυνδεδεμένη), καλείται αυτόματα η επόμενη επαφή στη λίστα.

Αυτό είναι ιδανικό για ψυχρές κλήσεις πωλήσεων, επειδή οι αντιπρόσωποί σας μπορούν να προσεγγίσουν περισσότερους πελάτες σε πολύ λιγότερο χρόνο. Χρησιμοποιείται επίσης συνήθως από κέντρα επικοινωνίας, π.χ. αν υπάρχει μια λίστα με εισιτήρια υποστήριξης πελατών που πρέπει να επεξεργαστούν. Αυτό όχι μόνο αυξάνει την παραγωγικότητα, αλλά αφαιρεί και το επίπονο έργο της συνεχούς πληκτρολόγησης τηλεφωνικών αριθμών, κάτι που οι πράκτορές σας σίγουρα θα εκτιμήσουν.

#6 Power Dialer

Η επιλογή Power Dialer απλά καλεί τον επόμενο αριθμό στη λίστα μόλις τελειώσει η τρέχουσα κλήση. Πρόκειται για μια λειτουργία που εξοικονομεί δευτερόλεπτα από κάθε αλληλεπίδραση, γεγονός που ισοδυναμεί με εξοικονόμηση ωρών παραγωγικότητας σε όλη την ομάδα σας κάθε εργάσιμη εβδομάδα.

#7 Παρακολούθηση κλήσεων

Η παρακολούθηση κλήσεων επιτρέπει στους επόπτες να ακούνε ζωντανές κλήσεις για σκοπούς διασφάλισης ποιότητας και εκπαίδευσης.

Μπορούν να παρακολουθούν σιωπηλά τις κλήσεις χωρίς να το γνωρίζει ο πράκτορας ή ο πελάτης ή να παρέχουν ανατροφοδότηση μέσω “ψιθυριστής καθοδήγησης”, όπου μόνο ο πράκτορας ακούει τις συμβουλές τους. Υπάρχει επίσης η επιλογή “barge-in”, η οποία επιτρέπει στους επόπτες να συμμετέχουν απευθείας στις κλήσεις, αν χρειαστεί.

#8 Επεκτάσεις τηλεφώνου

Οι τηλεφωνικές επεκτάσεις δημιουργούν μοναδικούς σύντομους αριθμούς, επιτρέποντας στους καλούντες να επικοινωνούν γρήγορα με συγκεκριμένα άτομα ή τμήματα.

Για παράδειγμα, οι πελάτες μπορούν να καλέσουν τον αριθμό του κεντρικού γραφείου και, στη συνέχεια, να πληκτρολογήσουν μια επέκταση για να συνδεθούν απευθείας και να παρακάμψουν το μενού IVR. Είναι επίσης βολικό όταν οι κλήσεις αποσυνδέονται και πρέπει να αποκαταστήσετε τη γραμμή.

#9 Τηλεφωνητής

Ο τηλεφωνητής επιτρέπει στους καλούντες να αφήνουν φωνητικά μηνύματα όταν κανείς δεν είναι διαθέσιμος να απαντήσει στην κλήση τους. Μπορείτε να εξατομικεύσετε τους χαιρετισμούς, να ρυθμίσετε διαφορετικά γραμματοκιβώτια για διάφορα τμήματα και ακόμη και να λαμβάνετε φωνητικά μηνύματα ως αρχεία ήχου ή μεταγραφές κειμένου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

#10 Ενσωματωμένα Analytics

Το σπουδαίο με τις εικονικές τηλεφωνικές υπηρεσίες είναι όλες οι πληροφορίες κλήσεων που μπορούν να μετατραπούν σε ακατέργαστα δεδομένα και να συγκεντρωθούν σε ένα μέρος.

Με το CloudTalk, μπορείτε να παρακολουθείτε μετρήσεις όπως ο συνολικός όγκος κλήσεων, ο μέσος χρόνος χειρισμού και τα ποσοστά ικανοποίησης των πελατών. Μπορείτε να εφαρμόσετε φίλτρα για να περιορίσετε τα κριτήρια αναζήτησης και να εστιάσετε στην απόδοση των μεμονωμένων πρακτόρων. Βοηθά τους προϊσταμένους σας να προσφέρουν εξατομικευμένη εκπαίδευση στην ομάδα σας.

Αποκτήστε έναν επαγγελματικό αριθμό τηλεφώνου που κάνει τη σωστή εντύπωση

Ο αριθμός τηλεφώνου σας μπορεί να είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ένας πελάτης όταν αλληλεπιδρά με την επιχείρησή σας, οπότε αξίζει να καταβάλλετε λίγη προσπάθεια.

Εξάλλου, η πρώτη εντύπωση μετράει. Αν ο πελάτης σας δει ότι τον καλεί ένας τοπικός αριθμός, είναι πολύ πιο πιθανό να απαντήσει στο τηλέφωνο. Αυτό προσθέτει μια νότα οικειότητας και εμπιστοσύνης πριν καν μιλήσετε, θέτοντας τη συνομιλία σας στο σωστό δρόμο.

Έτοιμοι να ξεκινήσετε; Η CloudTalk σας διευκολύνει να αποκτήσετε τον τύπο τηλεφωνικού αριθμού που θέλετε, με απρόσκοπτη μεταφορά για τυχόν υπάρχοντες αριθμούς στην επιχείρησή σας. δωρεάν δοκιμή σήμερα!