Αναπτύξτε εύκολα την επιχείρησή σας

Ένα εικονικό τηλεφωνικό σύστημα είναι μια λύση επικοινωνίας που σας επιτρέπει να πραγματοποιείτε και να δέχεστε τηλεφωνικές κλήσεις μέσω του διαδικτύου.
Μπορεί επίσης να το ακούσετε να αναφέρεται ως τηλεφωνικό σύστημα διαδικτύου.
Τα εικονικά τηλεφωνικά συστήματα δεν απαιτούν υλικό ή φυσικές τηλεφωνικές γραμμές – οι χρήστες μπορούν να πραγματοποιούν και να λαμβάνουν κλήσεις μέσω οποιασδήποτε συσκευής συνδεδεμένης στο διαδίκτυο, από οπουδήποτε.
Αυτό είναι που τα καθιστά “εικονικά”.
Το μόνο που χρειάζεστε είναι μια σύνδεση δικτύου και ένα λογισμικό που βασίζεται στο cloud, το οποίο παρέχεται από τον προμηθευτή σας.

Αυτά τα τηλεφωνικά συστήματα που βασίζονται στο cloud βασίζονται στην τεχνολογία VoIP (Voice over Internet Protocol).
Όταν πραγματοποιείτε μια κλήση με VoIP, μετατρέπονται τα αναλογικά σήματα φωνής σας σε ψηφιακά “πακέτα” για μετάδοση.
Στην άλλη άκρη της “γραμμής”, τα πακέτα μετατρέπονται ξανά σε αναλογικά σήματα, ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να σας καταλάβει.

Εφόσον διαθέτετε αξιόπιστη σύνδεση στο διαδίκτυο, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε ένα εικονικό τηλεφωνικό σύστημα από ένα smartphone ή tablet, έναν φορητό ή επιτραπέζιο υπολογιστή ή ένα ειδικά διαμορφωμένο επιτραπέζιο τηλέφωνο IP.

Ακόμη καλύτερα, μπορείτε να εξακολουθείτε να έχετε έναν μόνο επαγγελματικό αριθμό για όλες αυτές τις συσκευές.
Και μπορείτε να προωθήσετε και να μεταφέρετε κλήσεις μεταξύ τους.

Υπάρχουν πολλαπλά πλεονεκτήματα από τη χρήση ενός εικονικού τηλεφώνου για μικρές επιχειρήσεις.
Πρώτον, οι κλήσεις που πραγματοποιούνται μέσω του διαδικτύου είναι συνήθως φθηνότερες από εκείνες που πραγματοποιούνται μέσω των παραδοσιακών φορέων.
Και ολόκληρο το σύστημα είναι πιο προσιτό από ένα σταθερό τηλέφωνο, επειδή εξαλείφει το δαπανηρό υλικό, όπως η καλωδίωση και τα φυσικά κουτιά διανομής.
Ο προμηθευτής σας αναλαμβάνει όλη τη συντήρηση και τις αναβαθμίσεις, ενώ εσείς πληρώνετε μια συνδρομή για τη μίσθωση του λογισμικού.
Είναι εξαιρετικά εύκολο να προσθέσετε περισσότερους χρήστες καθώς αναπτύσσεστε, και επειδή οι χρήστες αυτοί μπορούν να εργάζονται από οπουδήποτε, δεν περιορίζεστε από το μέγεθος του γραφείου σας.
Στην πραγματικότητα, θα μπορούσατε να γίνετε πλήρως απομακρυσμένοι και να εξοικονομήσετε ακόμη περισσότερα χρήματα από τις φυσικές εγκαταστάσεις.
Αν χρειάζεστε περισσότερη πειθώ στη συζήτηση VoIP έναντι σταθερής τηλεφωνίας, τα εικονικά τηλεφωνικά συστήματα διαθέτουν επίσης προηγμένες λειτουργίες διαχείρισης κλήσεων που σας βοηθούν να εξορθολογίσετε τις ροές εργασίας και να βελτιώσετε την εξυπηρέτηση πελατών.
Τα καλύτερα συστήματα, όπως το CloudTalk, περιλαμβάνουν τεχνητή νοημοσύνη και αυτοματοποίηση για την ενίσχυση της αποδοτικότητας, καθώς και εγγενείς ενσωματώσεις με τις αγαπημένες σας εφαρμογές.

Γνωρίζετε τι πρέπει να αναζητήσετε σε ένα εικονικό τηλεφωνικό σύστημα για τη μικρή επιχείρησή σας;
Τα χαρακτηριστικά που θέλετε εξαρτώνται από τις ατομικές σας ανάγκες, αλλά υπάρχουν ορισμένα απαραίτητα χαρακτηριστικά.
Η προώθηση και η μεταφορά κλήσεων είναι ζωτικής σημασίας, ενώ η καταγραφή κλήσεων και η αυτόματη μεταγραφή είναι εξίσου απαραίτητες.
Θα χρειαστείτε επίσης έξυπνες επιλογές δρομολόγησης και ένα πολυεπίπεδο μενού IVR για να διασφαλίσετε ότι οι εισερχόμενες κλήσεις πηγαίνουν στον κατάλληλο πράκτορα για τη δουλειά.
Αυτό μειώνει επίσης τους χρόνους αναμονής για τους πελάτες και ενισχύει τα ποσοστά επίλυσης πρώτης κλήσης.
Οι έξυπνες κλήσεις και η απόρριψη φωνητικού ταχυδρομείου εξοικονομούν χρόνο για τα εξερχόμενα τηλεφωνικά κέντρα, ενώ η δυνατότητα αποστολής μηνυμάτων SMS και WhatsApp σας δίνει μια επιπλέον επιλογή επικοινωνίας.
Το σύστημα θα πρέπει επίσης να σας επιτρέπει να σχεδιάζετε αυτοματοποιημένες ροές εργασίας και να προβάλλετε αναλύσεις σε πραγματικό χρόνο για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης.
Άλλα στοιχεία που πρέπει να προσέξετε όταν επιλέγετε ένα τηλεφωνικό σύστημα για μικρές επιχειρήσεις περιλαμβάνουν πολλές ενσωματώσεις, υψηλή ασφάλεια και αξιοπιστία, καθώς και ισχυρή υποστήριξη πελατών.
Το σύστημα πρέπει να είναι φιλικό προς το χρήστη, ώστε οι ομάδες σας να μπορούν να αναπτύξουν ταχύτητα γρήγορα, και ευέλικτο, ώστε να μπορείτε να προσαρμόζετε τις ρυθμίσεις στις απαιτήσεις σας.

Οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει να εξετάσουν πολλά πριν μεταβούν σε ένα εικονικό τηλεφωνικό σύστημα.
Τα πρώτα ερωτήματα που πρέπει να θέσετε στον εαυτό σας αφορούν το κόστος.
Πόσα πληρώνετε σήμερα για τη συντήρηση του παλαιού σας συστήματος και παρεμποδίζει την παραγωγικότητα;
Ζυγίστε το με το κόστος μιας συνδρομής λογισμικού και την πιθανή εξοικονόμηση από την αυτοματοποίηση.
Αν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται ή θέλετε να επεκταθείτε στο μέλλον, ένα εικονικό τηλεφωνικό σύστημα σας παρέχει επεκτασιμότητα –θα μπορείτε να προσθέσετε όσους χρήστες θέλετε.
Καθώς όλο και περισσότεροι εργαζόμενοι αναμένουν απομακρυσμένα και υβριδικά μοντέλα, τα συστήματα που βασίζονται στο cloud θα σας βοηθήσουν να προσελκύσετε και να διατηρήσετε ταλέντα.
Θα έχετε την ευελιξία να χρησιμοποιείτε πολλαπλές συσκευές από οπουδήποτε, αλλά με έναν ενιαίο επαγγελματικό αριθμό.
Αυτό φαίνεται πιο επαγγελματικό από το να δίνετε προσωπικούς αριθμούς τηλεφώνου (για να μην αναφέρουμε ότι είναι πιο ασφαλές).
Επιπλέον, τα εικονικά τηλεφωνικά συστήματα σας επιτρέπουν να εμφανίζετε έναν αριθμό που είναι τοπικός για το κοινό-στόχο σας (ακόμη και αν βρίσκεται στο εξωτερικό), βελτιώνοντας τα ποσοστά απορρόφησης.
Τα συστήματα VoIP σας δίνουν πρόσβαση σε ένα πλήθος λειτουργιών και ενσωματώσεων σε ένα πακέτο, γεγονός που εξοικονομεί χρήματα και σημαίνει ότι οι χρήστες δεν χρειάζεται να εναλλάσσονται μεταξύ πολλαπλών εφαρμογών.
Και κάτι ακόμα σχετικά με τη σημασία των εικονικών τηλεφωνικών συστημάτων στην επιχείρησή σας – είναι σχεδιασμένα για να είναι εύχρηστα, ώστε να μην ξοδεύετε αιώνες για την εγκατάσταση και την εκπαίδευση.

Ναι!
Μπορείτε να μεταφέρετε τον επαγγελματικό σας αριθμό (ή περισσότερους αριθμούς) στον νέο σας πάροχο με μια διαδικασία γνωστή ως “μεταφορά”.
Δεν θα έχετε την ταλαιπωρία να δώσετε έναν νέο αριθμό στους πελάτες ή να τροποποιήσετε το υπάρχον υλικό μάρκετινγκ και τη σήμανση.
CloudTalk σας βοηθά να μεταφέρετε τον υπάρχοντα αριθμό σας σε μόλις τρεις εβδομάδες.
Μπορείτε να μεταφέρετε τοπικούς, εθνικούς, κινητούς και αριθμούς χωρίς χρέωση από 50 χώρες, απλά κάνοντας ένα αίτημα και παρέχοντας βασικές πληροφορίες, όπως τα στοιχεία του παλιού σας παρόχου.

Το κόστος ποικίλλει ανάλογα με τον πάροχο, το μέγεθος του οργανισμού σας και τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε.
Οι περισσότεροι προμηθευτές προσφέρουν μια σειρά από σχέδια τιμολόγησης για διαφορετικούς προϋπολογισμούς.
Για παράδειγμα, τα πακέτα CloudTalk ξεκινούν από 25 δολάρια ανά χρήστη, ανά μήνα.
Το κυριότερο που πρέπει να θυμάστε είναι ότι τα τηλεφωνικά συστήματα που βασίζονται στο cloud είναι φθηνότερα από τα σταθερά τηλέφωνα, όσον αφορά το κόστος εγκατάστασης, συντήρησης και κλήσεων.
Προσφέρουν επίσης καλύτερη απόδοση της επένδυσης (ROI) μακροπρόθεσμα, επειδή θα εξοικονομείτε χρήματα μέσω της αποδοτικότητας και θα αυξάνετε τα έσοδα μέσω της ικανοποίησης των πελατών.
Ποιο είναι λοιπόν το καλύτερο εικονικό τηλεφωνικό σύστημα για μικρές επιχειρήσεις;
Είναι αυτό που σας παρέχει τα χαρακτηριστικά και την ευελιξία που χρειάζεστε σε μια τιμή που σας ταιριάζει.