Wie Sie virtuelle Meetings interaktiver gestalten: Ihr vollständiger Leitfaden

Laut Zippia verwenden Unternehmen etwa 15% ihrer Zeit auf Meetings. 71% dieser Besprechungen werden jedoch als unproduktiv angesehen. 55% der Fernmitarbeiter sind außerdem der Meinung, dass die meisten ihrer Meetings „auch per E-Mail hätten stattfinden können“.

Bei Meetings – ob virtuell oder nicht – sollte nicht nur eine Person sprechen und die anderen Teilnehmer zuhören (oder auch nicht!). Wenn das der Fall ist, dann hätte es auch eine E-Mail sein können .

Wie Sie virtuelle Meetings interaktiver gestalten können, ist ein zentrales Thema für jedes Unternehmen, das Mitarbeiter von außerhalb beschäftigt. Wenn Sie das Interesse Ihrer Mitarbeiter an den Meetings aufrechterhalten, werden diese produktiver. Wie können Sie das also tun?

Das Wichtigste in Kürze:

• Virtuelle Meetings werden in vielen Unternehmen immer häufiger durchgeführt, wobei sich Remote- und Hybrid-Arbeiten bei Mitarbeitern und Unternehmen als sehr beliebt erweisen.
• Es kann schwierig sein, virtuelle Teilnehmer an Meetings zu binden, da sie mehr Ablenkungsmöglichkeiten haben und technische Probleme auftreten können.
• Wie man ein virtuelles Meeting interaktiv gestalten kann, ist eine wichtige Frage, die sich Unternehmen stellen sollten, da dies zur Einbindung der Teilnehmer beiträgt.
• Einige nützliche Tools für virtuelle Meetings sind Eisbrecher, Echtzeit-Umfragen oder -Umfragen und relevante visuelle Hilfsmittel.
• Unternehmen, die sich erfolgreich mit der Frage auseinandersetzen, wie sie ihre Mitarbeiter virtuell einbinden können, werden wahrscheinlich ein größeres Vertrauen innerhalb ihrer Teams, eine stärkere Unternehmenskultur und produktivere Meetings erleben.

Was sind die größten Herausforderungen beim Online-Hosting Ihrer Meetings?

Die Frage, wie man Meetings interaktiver gestalten kann, ist keine neue Herausforderung für Unternehmen. Schon lange bevor virtuelle Meetings alltäglich wurden, mussten sich Unternehmen überlegen, wie sie die Teilnehmer an Meetings bei der Stange halten konnten.

Allerdings ist es wohl noch schwieriger, ein starkes Engagement bei Remote-Meetings zu fördern. Das liegt an den besonderen Herausforderungen, die virtuelle Geschäftsbesprechungen mit sich bringen: :

• Technische Störungen wie Verbindungsprobleme oder Audioprobleme, auf die Sie keinen Einfluss haben, können dazu führen, dass Teilnehmer wichtige Informationen verpassen. Dadurch wird es für sie schwieriger, sich effektiv mit ihren Kollegen auszutauschen.
• Wenn wir persönlich kommunizieren, spielen visuelle Hinweise und die Körpersprache eine große Rolle bei der Vermittlung von Zusammenhängen. Ohne diese nonverbalen Hinweise kann es schwieriger sein, eine Beziehung und Vertrauen zwischen den Sitzungsteilnehmern aufzubauen. Daher sind Ihre Teams in Meetings aus der Ferne möglicherweise zurückhaltender und zögern, ihre Meinung zu äußern.
• Die Müdigkeit bei virtuellen Meetings ist ein anerkanntes psychologisches Phänomen. Wenn Sie zu lange an Videokonferenzen teilnehmen, kann dies zu Erschöpfung, mangelnder Produktivität und ständiger Müdigkeit führen. Wenn Ihre Remote-Teams davon betroffen sind, wird es noch schwieriger, sie bei Meetings zu halten und zu beteiligen.

Welche effektiven Möglichkeiten gibt es also, um die Interaktion und Teilnahme an Online-Meetings zu erhöhen?

Wissen Sie, wie sich Telepräsenz von Videokonferenzen unterscheidet?

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6 Tipps für mehr Interaktivität bei Meetings mit Ihrem virtuellen Team

Von Eisbrechern für virtuelle Meetings bis hin zu Möglichkeiten, wie Sie etwas Spaß in Ihre Meetings bringen können – hier sind unsere sechs besten Tipps, wie Sie Meetings interaktiv gestalten können:

#1 Wählen Sie den richtigen Rahmen für das Meeting

Wenn Sie lernen, wie Sie virtuelle Meetings interaktiv gestalten können, fangen Sie schon vor den Meetings an, indem Sie sich Gedanken über den Rahmen des Meetings machen.

Sie möchten, dass sich Ihre Teilnehmer auf die Diskussion konzentrieren und nicht von der Umgebung abgelenkt werden. Ihr Ziel sollte es sein, Ihre Umgebung und Ihren Hintergrund so professionell wie möglich zu gestalten, ohne dabei zu steif zu wirken.

Wie Sie die richtige Umgebung auswählen

• Um Ablenkungen zu minimieren, sollten Sie einen Raum mit einer verschließbaren Tür wählen.
• Suchen Sie sich einen Ort, an dem es wenig Hintergrundgeräusche gibt.
• Schauen Sie sich um und wählen Sie einen gut beleuchteten Raum mit einer schlichten Wand oder einem Hintergrund und natürlichem Licht.
• Stellen Sie die Kamera in Augenhöhe auf.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer an das Stromnetz angeschlossen und aufgeladen ist.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie eine gute Internetverbindung haben.

Diese kleinen Änderungen machen einen großen Unterschied in der Gesamtqualität und Professionalität Ihres Meetings aus, ohne viel Aufwand zu erfordern. Wenn Sie professioneller auftreten, werden Sie die Teilnehmer Ihres Meetings immer wieder daran erinnern, dass sie sich in einem geschäftlichen Umfeld befinden, in dem ihre Aufmerksamkeit und ihr Engagement erforderlich sind (auch wenn sie eigentlich zu Hause sind).

Sobald Sie Ihre eigene Umgebung eingerichtet haben, ist es an der Zeit, Ihren virtuellen Besprechungsraum vorzubereiten. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer sich gegenseitig gut sehen und hören können.

Je nach der von Ihnen gewählten Plattform für interaktive virtuelle Meetings sollten Sie die Anzeige an die visuelle Identifikation Ihrer Marke anpassen. Zum Beispiel durch die Verwendung eines virtuellen Hintergrunds mit Ihrem Markenzeichen. Sie können auch einige Funktionen hinzufügen, um das Erlebnis der Teilnehmer zu verbessern, z. B. Breakout-Räume, sowie Rollen und eine Aufzeichnungsoption (falls erforderlich) einrichten.

Wenn Sie Telefonkonferenzen nicht nur für Meetings nutzen möchten (z. B. für Webinare oder Produkteinführungen), müssen Sie natürlich auch diese Anforderungen berücksichtigen.

Wenn Sie vorausschauend planen, können Sie Ihren virtuellen Besprechungsraum genauso produktiv und ansprechend gestalten wie eine persönliche Besprechung, und das ist die perfekte Voraussetzung für ein interaktives Online-Meeting.

#2 Verwenden Sie Eisbrecher zu Beginn des Meetings

Wie können Sie die Interaktion während eines virtuellen Meetings erhöhen? Indem Sie das Meeting so beginnen, dass sich die Teilnehmer wohlfühlen und ihre Ideen und Erkenntnisse mit Ihnen teilen können.

Für solche Situationen sollten Sie ein paar Eisbrecher parat haben, die allen helfen, sich zu entspannen und eine offenere, verbundene Umgebung für die Kommunikation im virtuellen Team zu schaffen.

Virtuelle Eisbrecher sollten schnell und einfach zu machen sein. Wählen Sie einen, den alle Teilnehmer mögen oder schon einmal ausprobiert haben, damit sie sich von Anfang an wohlfühlen. Erwecken Sie sofort die Aufmerksamkeit der Teilnehmer, bauen Sie Barrieren ab, und Sie werden sehen, dass das gesamte Treffen reibungslos verläuft.

Ein Eisbrecher kann so einfach sein wie eine kurze Zeit, in der Sie sich über Themen außerhalb der Arbeit unterhalten. Oder Sie könnten eine der folgenden Möglichkeiten ausprobieren, um eine interaktivere virtuelle Konferenz oder Sitzung zu fördern.

Beispiele für Eisbrecher, die Sie ausprobieren können:

• „Team“-Witze – Bei Eisbrechern geht es vor allem darum, dass sich die anderen wohl fühlen. Daher sind Witze oder lustige Kommentare, die Ihr Team persönlich betreffen, großartig. Vielleicht scherzen Sie mit einem Kollegen über das Wetter an seinem Arbeitsplatz oder berichten über ein gemeinsames Hobby.
• „Fragen zum Kennenlernen – Einer der einfachsten Eisbrecher für virtuelle Meetings: Fragen zum Kennenlernen tragen dazu bei, dass sich die Teams besser verbunden fühlen. Wählen Sie einfach eine interessante Frage aus, z.B. „Was ist Ihr Lieblingsessen?“ oder „Wo ist Ihr Traumurlaub?“, und fragen Sie die Teilnehmer nach ihrer Antwort.
• Eine Wahrheit und zwei Lügen – Eine weitere einfache Frage. Sie gehen einfach in der Gruppe herum und bitten jede Person, Ihnen eine Wahrheit und zwei Lügen über sich zu erzählen. Dann versuchen die anderen zu erraten, welche die richtige ist.
• Virtuelle Scharaden – Hier ist ein Eisbrecher für interaktive Videokonferenzen. Wählen Sie einen oder zwei Ihrer Teilnehmer aus, die eine Scharade vorspielen, die der Rest der Gruppe erraten soll. Wenn Sie das Ganze etwas geschäftsorientierter gestalten möchten, wählen Sie Sätze aus, die für Ihre Arbeit relevant sind.
• Zeigen und erzählen – Wählen Sie bei jedem Treffen einen Teilnehmer aus, der der Gruppe zu Beginn etwas zeigt, das für ihn interessant oder wichtig ist. Vielleicht ist es ein lustiges Souvenir, das sie mitgebracht haben, oder vielleicht ist es ihr Hund. Was auch immer es ist, es wird dem Rest des Teams helfen, sie ein wenig besser kennenzulernen.

#3 Visuelle Hilfsmittel in jede Präsentation einbeziehen

Sobald die unbeschwerten Eisbrecher vorbei sind, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie virtuelle Meetings unterhaltsam und interaktiv gestalten können, auch wenn Sie wichtige Informationen austauschen.

Es ist schwer, die Aufmerksamkeit einer Gruppe aufrechtzuerhalten, wenn Sie immer nur auf sie einreden. Noch schwieriger ist es, wenn Sie Remote-Teams leiten. Es wird nicht lange dauern, bis Ihre Teilnehmer abschweifen und auf den Stapel Bügelwäsche in der Ecke ihres Wohnzimmers schauen oder sogar ihre E-Mails abrufen.

Visuelle Hilfsmittel für Präsentationen in Ihren Meetings helfen, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Außerdem sind viele Menschen visuelle Lerner, d.h. sie nehmen Informationen leichter auf, wenn sie sie sehen können. Visuelle Hilfsmittel können also nicht nur dafür sorgen, dass sich die Teilnehmer eines Meetings besser konzentrieren, sondern sie können auch dazu beitragen, dass sie sich an das erinnern, was Sie ihnen erzählen.

Hier finden Sie einige Beispiele für visuelle Hilfsmittel, die Sie als interaktive Werkzeuge für virtuelle Meetings in Betracht ziehen können:

Visuelle Hilfsmittel für interaktive Meetings

• Grafiken und Diagramme – Diese eignen sich hervorragend für virtuelle Meetings, in denen Sie Ergebnisse oder Leistungen aufschlüsseln. Grafiken und Diagramme visualisieren auf interessante Weise, was sonst trocken oder langweilig erscheint. Noch besser ist es, wenn die Diagramme alle in die richtige Richtung zeigen!
• Diashows oder Decks – Ein paar einfache Folien mit den wichtigsten Punkten, die Sie vermitteln möchten, sind ein weiteres Beispiel für eine nützliche visuelle Hilfe. Außerdem haben sie den zusätzlichen Vorteil, dass sie Sie an alles erinnern, was Sie behandeln müssen.
• Meeting-Agenda – Vielleicht gibt es keine Daten, die Sie in ein Diagramm umwandeln können, und Sie haben keine Zeit, einen kompletten Folientisch zu erstellen. Auch wenn Sie einfach nur Ihren Bildschirm freigeben und die Tagesordnung anzeigen, kann dies ein visuelles Element für Ihr Meeting sein.

#4 Erhalten Sie Feedback in Echtzeit

Dieser Tipp, wie Sie virtuelle Meetings interaktiver gestalten können, ist einer der einfacheren. Wenn Sie ihre Meinung hören und sie einbeziehen wollen, dann fragen Sie sie!

Behandeln Sie Ihre Meetings nicht als Einbahnstraße. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, dass er seine Meinungen und Ideen mitteilen kann – und sollte. Die Art und Weise, wie Sie dies tun, bleibt Ihnen überlassen, ob Sie einen QR-Code erstellen und weitergeben oder einen Link zu einem Feedback-Formular einrichten.

Einige interaktive Online-Meeting-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Umfragen oder Abstimmungen in Echtzeit durchzuführen, während Ihre Meetings stattfinden, was großartig ist. Es muss aber nicht so kompliziert sein.

Halten Sie an wichtigen Punkten in der Besprechung einfach inne und stellen Sie Ihren Kollegen Fragen.

Was Sie Ihre virtuellen Kollegen fragen könnten

• Gibt es noch etwas, das Sie besprechen möchten?
• Was halten Sie von dieser Idee? Gibt es eine Möglichkeit, es besser zu machen?
• Sind diese Zeitrahmen realistisch, oder sollten wir uns mehr Zeit lassen?
• Meinen Sie, wir sollten ein weiteres Treffen vereinbaren, um diesen Punkt weiter zu diskutieren?

#5 Rollen und Aufgaben der Delegiertenversammlung

Interaktivität und Engagement sind oft mit Beteiligung verbunden. Eine weitere Möglichkeit, Ihre virtuellen Meetings interaktiver zu gestalten, besteht daher darin, den Teilnehmern Rollen und Aufgaben innerhalb des Meetings zuzuweisen.

Je nach Art des Treffens können Sie Ihre Kollegen um verschiedene Dinge bitten:

Aufgaben für Meeting-Teilnehmer zum Ausfüllen

• Machen Sie Notizen oder Protokolle – Da Sie wahrscheinlich eine Aufzeichnung Ihrer Besprechung wünschen, könnten Sie einen Teilnehmer damit beauftragen, Notizen zu machen. Sie könnten ihn auch bitten, diese Notizen nach der Besprechung in ein besser organisiertes Protokoll zu verwandeln. Wenn Sie jedoch befürchten, dass die Teilnehmer dadurch von der Besprechung abgelenkt werden könnten, können einige virtuelle Call Center-Software dies durch automatische Transkription und Gesprächszusammenfassungen für Sie übernehmen.
• Als Moderator fungieren – Der Moderator eines Meetings ist dafür verantwortlich, dass die Dinge auf dem richtigen Weg und beim Thema bleiben. Er hat die Tagesordnung vor sich liegen und kann eingreifen, um die Diskussion zu lenken, wenn sie einmal abschweift.
• Seien Sie der Zeitnehmer – Wenn Sie sicherstellen müssen, dass Ihr virtuelles Meeting nicht einmal ein paar Sekunden zu spät beginnt, kann ein Zeitnehmer helfen. Teilen Sie ihm vor der Besprechung mit, wie lange Sie für jeden Tagesordnungspunkt Zeit haben werden. Dann kann er alle warnen, wenn etwas zu lange dauert, und die Diskussion in Gang halten.

#6 Ein Element des Spaßes einführen

Bei der Kommunikation in der Ferne fehlt oft die Art von zwanglosen, informellen Interaktionen, die in einer Büroumgebung normal sind. Telearbeiter verpassen zum Beispiel schnelle Gespräche mit Kollegen, wenn sie an ihrem Schreibtisch vorbeigehen, oder Diskussionen über das Fernsehprogramm vom Wochenende.

Eine weitere gute Möglichkeit, mehr Engagement in Ihre virtuellen Meetings zu bringen, besteht darin, etwas von dem Spaß und den zwanglosen Interaktionen wieder einzuführen.

Neben den Eisbrechern, die wir bereits besprochen haben, gibt es noch eine Menge anderer Dinge, die Sie ausprobieren können:

Unterhaltsame Elemente für Ihre virtuellen Meetings

• Einfache Auffrischungen – Das muss keine Raketenwissenschaft sein. Beginnen Sie Ihre virtuellen Meetings mit der Frage, wie es Ihrem Team geht oder was es am Wochenende gemacht hat.
• Quizfragen – Nehmen Sie sich in den gelegentlichen Meetings Zeit für lustige Quizfragen. Bitten Sie vielleicht einmal im Monat einen anderen Teilnehmer, sich die Fragen auszudenken und seine Kollegen auf die Probe zu stellen.
• Spiele zur Teambildung – Denken Sie sich ein paar virtuelle Spiele aus, die Ihre Teams gemeinsam spielen können. Vielleicht könnten Sie ein virtuelles Pictionary ausprobieren, bei dem jeder erraten muss, was ein Kollege malt? Oder spielen Sie das Ja-oder-Nein-Spiel, bei dem jemand eine berühmte Person mit nur Ja- oder Nein-Fragen erraten muss.

Die Vorteile interaktiver virtueller Meetings

Wir haben die Vorteile, die es mit sich bringt, wenn man weiß, wie man virtuelle Meetings interaktiver gestaltet, bereits erwähnt. Es lohnt sich jedoch, sie hier noch einmal zusammenzufassen, damit Sie sehen, warum es sich lohnt, die Mühe zu machen:

• Produktivere Besprechungen – Besprechungen, die interaktiver sind, sind zwangsläufig auch produktiver. Wenn nur Sie zu einer Besprechung beitragen, wird die Besprechung nur von den Erkenntnissen und Ideen einer einzigen Person bestimmt. Wenn sich jedoch alle beteiligen, steigt die Kreativität, die Problemlösung und vieles mehr eine Stufe höher.
• Aufbau von Vertrauen und Beziehungen – Wenn sie sich regelmäßig austauschen, werden Ihre Remote-Teams mehr Vertrauen aufbauen. Die Kollegen werden sich wohler fühlen, wenn sie sich gegenseitig nach ihrer Meinung fragen oder um Hilfe bitten. Das fördert die Moral in Ihrem Unternehmen und verbessert auch die Zusammenarbeit.
• Verbesserung der Unternehmenskultur – Aufgrund des größeren Vertrauens und der engeren Beziehungen, die durch produktivere Meetings entstehen, wird Ihre Unternehmenskultur insgesamt gesünder sein. Die Mitarbeiter werden das Gefühl haben, in einem Unternehmen zu arbeiten, in dem sie enge Freunde haben und wo Hilfe oder Unterstützung nur ein paar Klicks oder einen Anruf entfernt ist.

Machen Sie virtuelle Meetings interaktiv und holen Sie mehr aus Ihrem Remote-Team heraus

Wie Sie virtuelle Meetings ansprechender gestalten können, sollte Ihnen jetzt hoffentlich wie ein viel einfacher zu lösendes Rätsel erscheinen. Das Arsenal an Tools, das Ihnen im Jahr 2024 zur Verfügung steht, macht die Durchführung interaktiver virtueller Meetings zu einem Kinderspiel.

Wenn Sie Ihre virtuellen Besprechungen interaktiv und produktiv gestalten, kann das für Ihr Team einen entscheidenden Unterschied bedeuten. So kann sich jeder mit dem Gefühl verabschieden, ein sinnvolles Gespräch geführt zu haben und bereit zu sein, das nächste Ziel in Angriff zu nehmen – und nicht mehr mit dem Gefühl, dass das Meeting auch eine E-Mail hätte sein können!

Nutzen Sie die oben aufgeführten Tipps, um Ihre virtuellen Meetings zu einer lohnenden Erfahrung zu machen, auf die sich Ihre Mitarbeiter freuen können. Und wenn Sie auf der Suche nach dem einen Tool sind, mit dem Ihr nächstes virtuelles Meeting butterweich abläuft, melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an und sehen Sie sich die Fülle der Funktionen an, die wir anbieten.

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