Wie Sie einen Kommunikationsplan für Ihr Team erstellen

Effektive Kommunikation ist etwas, ohne das Unternehmen heutzutage nicht mehr existieren können. Die Beachtung der Kommunikation ist unerlässlich, egal ob man mit Kunden, Geschäftspartnern, Investoren oder Mitarbeitern spricht.

Um eine relevante und konsistente Kommunikationsstrategie zu entwickeln, benötigen Sie einen Kommunikationsplan. Sie können einen solchen Plan verwenden, um messbare Ziele für Ihre Kommunikationsstrategie festzulegen, Ihre Botschaft erfolgreich an verschiedene Gruppen zu übermitteln und Ihr Zielpublikum zu ermitteln und zu profilieren.

Wenn Sie neugierig sind, wie Sie einen wirkungsvollen Kommunikationsplan für Ihr Team erstellen können, gehen wir weiter unten darauf ein.

Was ist ein Kommunikationsplan?

Ein Kommunikationsplan ist ein Instrument, das Ihnen hilft, Informationen effektiv an Ihre wichtigsten Teammitglieder sowie an Kunden und Investoren weiterzugeben.

Ein solcher Plan könnte Aspekte wie Folgendes enthalten:

• welche Nachrichten vermittelt werden sollen,
• für wen diese Nachrichten bestimmt sind,
• welche Kanäle für die Kommunikation dieser Nachrichte genutzt werden sollen.

Ein guter Kommunikationsplan kann bei verschiedenen internen und externen Prozessen eingesetzt werden, z. B. bei:

• Vorschlägen für neue Initiativen,
• Lancierung neuer Produktmarketingkampagnen,
• Versorgung von Interessengruppen mit wichtigen Informationen,
• Reagieren auf staatliche Änderungen,

und vieles mehr.

3 einfache Schritte zur Erstellung eines Kommunikationsplans für Ihr Team

Die Erstellung eines Kommunikationsplans mag eine schwierige Aufgabe sein, vor allem, wenn Sie ein großes Team haben. Sicherlich gibt es zahlreiche Faktoren, die Sie je nach Zweck Ihres Kommunikationsplans in Betracht ziehen sollten.

Dies sind nur einige der Fragen, die Sie im Auge behalten sollten:

• Was ist das Hauptziel Ihres Plans?
• Wer wird an dem Plan beteiligt sein und wie?
• Gilt er für Ihre Online- oder Offline-Kanäle, wenn nicht für beide?
• Für wen werden Sie ihn schreiben?

Sobald Sie alle oder zumindest einige dieser Fragen beantwortet haben, sind Sie startklar.

Schauen wir uns nun 3 einfache Schritte an, um einen tatsächlichen Kommunikationsplan zu erstellen.

#1 Überprüfen Sie Ihren bestehenden Kommunikationsplan

Der Kommunikationsplan, den Sie entwickeln, muss in Ihre gesamte Unternehmensstrategie integriert werden. Er muss mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmen und auf die Stärkung der Position Ihres Unternehmens auf dem Markt ausgerichtet sein.

Bevor Sie mit der Ausarbeitung Ihres Plans beginnen, müssen Sie einige Hausaufgaben erledigen. Es ist eine gute Idee, zunächst Ihre bestehende Kommunikationsstrategie zu überprüfen.

Ein Audit hilft Ihnen, einen besseren Überblick über Ihre derzeitige Situation zu bekommen, so dass Sie Lücken oder Schwachstellen in Ihrem Plan erkennen können.

Die Durchführung eines Audits erfordert zwar einige Vorarbeit, aber Sie können im Laufe des Jahres Zeit sparen, indem Sie Doppelarbeit vermeiden und die Konsistenz über alle Ihre Kanäle hinweg erhöhen. Außerdem kann ein Audit wichtige Erkenntnisse darüber liefern, wie gut Ihr Team arbeitet. Das regelmäßige Sammeln solcher Erkenntnisse ist eine großartige Gelegenheit für Sie, die Produktivität und Gesamtleistung Ihres Teams eingehend zu analysieren.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie planen die Einführung eines neuen Produkts in den sozialen Medien, das eine effektive Kommunikation von Ihrer Seite erfordert. Das ist die perfekte Gelegenheit, einen Schritt zurückzutreten und die Art und Weise, wie Sie derzeit mit der Kommunikation umgehen, genauer unter die Lupe zu nehmen.

Sind Ihre Botschaften konsistent und für alle Teammitglieder verständlich? Fehlt etwas, das einem Teammitglied aufgefallen ist? Verfügen Sie über genügend Marketingmaterial, und kennen alle Ihre Teammitglieder dieses Material?

Dies sind Dinge, auf die Sie achten sollten, bevor Sie Ihren Kommunikationsplan entwerfen. Ohne ein klares Verständnis Ihrer aktuellen Kommunikationssituation laufen Sie Gefahr, Ihre Versprechen nicht einhalten zu können.

#2 Identifizieren Sie Ihr Publikum

Nachdem Sie ein Audit durchgeführt haben, ist es an der Zeit, sich Gedanken darüber zu machen, an wen Sie Ihre Botschaft weitergeben wollen.

Es gibt verschiedene Stellen, mit denen Unternehmen täglich zu tun haben, darunter:

• Mitarbeiter,
• Medienvertretungen,
• Regierungsorganisationen,
• Kunden,
• Investoren.

um nur ein paar Beispiele zu nennen. Je nach Zielpublikum Ihrer Botschaften sollten Sie unterschiedliche Kommunikationsstile vorbereiten.

Wenn Sie beispielsweise mit Ihren Investoren sprechen, werden Sie mit Sicherheit einen anderen Ansatz wählen, als wenn Sie sich über soziale Medien an Ihre Kunden wenden.

Für diejenigen, die sich darauf vorbereiten, mit den Medien zu sprechen, ist es eine gute Idee, eine Pressemitteilung zu erstellen, in der Sie Ihre Ziele darlegen. Sie können zum Beispiel einen Prozess einführen, der festlegt, wer mit den Medien sprechen wird. Dazu könnte eine Beschreibung dessen gehören, was sie sagen werden, oder sogar ein detaillierter Aktionsplan für jeden Marketingkanal.

Wenn sich Ihr Kommunikationsplan an Ihre Mitarbeiter richtet, sollten Sie eine Art internes Dokument entwerfen, um Klarheit zu schaffen.

Egal, mit wem Sie kommunizieren wollen, es ist wichtig, dass jeder in Ihrem Team ein klares Verständnis aller zu befolgenden Praktiken hat. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Beteiligten in Symbiose arbeiten und eine einheitliche Botschaft im Einklang mit der Unternehmensstrategie vermitteln.

#3 Schreiben Sie Ihren Plan unter Berücksichtigung der vorherigen Punkte

Endlich ist es an der Zeit, dass der Zauber beginnt. Der letzte Schritt ist das Verfassen Ihres Plans.

Bei der Ausarbeitung Ihres Plans empfiehlt es sich, einen Fahrplan zu erstellen, der die wichtigsten Punkte enthält:

• die Nachrichten, die Sie vermitteln wollen,
• an wen sie vermittelt werden sollen,
• auf welchen Kanälen Sie diese Nachrichten verbreiten werden,
• den Zeitplan und die Häufigkeit der Kommunikation.

Wie Sie Ihren Kommunikationsplan strukturieren

Im Anschluss an die allgemeine Gliederung finden Sie hier ein Beispiel dafür, wie Sie Ihren Kommunikationsplan strukturieren können:

#1 Ziel – wozu dient dieser Kommunikationsplan?

Erläutern Sie ausführlich, was der Zweck dieses speziellen Kommunikationsplans ist, für wen er bestimmt ist und wie er verwendet wird. Gehen Sie so weit wie möglich ins Detail.

#Nr. 2 Plan Bestandteile Ihres Kommunikationsplans

Überlegen Sie, welche Bestandteile Ihr Kommunikationsplan enthalten sollte. Dies kann je nach Reifegrad und Größe Ihres Unternehmens variieren, daher ist es wichtig, dass Sie Vorlagen oder Benchmarks immer an Ihre eigenen Gegebenheiten anpassen.

In dieser Phase sollten Sie über Folgendes nachdenken:

• wer Ihren Kommunikationsplan nutzen wird und wer an seiner Umsetzung beteiligt sein wird,
• wie die Nachrichten übermittelt werden sollen,
• wann und wo die Kommunikation stattfinden soll.

Auf diese Weise können Sie die Aufgaben unter Ihren Teammitgliedern gleichmäßig und entsprechend ihren Fähigkeiten und Fachkenntnissen verwalten und verteilen.

#3 Eskalationsrahmen – welche weiteren Schritte sind zu unternehmen?

Denken Sie daran, dass Situationen manchmal aus dem Ruder laufen können. Dies gilt insbesondere für die sozialen Medien, wo oft ein einziger falscher Schritt dazu führen kann, dass etwas viral geht. Sie müssen auf eine schnelle Reaktion vorbereitet sein.

Hier ein Beispiel von Delta Airlines, einem Unternehmen, das dachte, Giraffen seien ein Tier, das man in Ghana finden könne.

Hinweis: Sie können es nicht.

Um sicherzustellen, dass Ihr Team auf alle Eventualitäten vorbereitet ist, sollten Sie ihm einen Rahmen von Möglichkeiten bieten. Das bedeutet, dass Sie auch die schlimmsten Szenarien einbeziehen und erläutern, wie Sie mit ihnen umgehen können.

#4 Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder

Sie müssen auch die Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder klar und deutlich angeben. Nehmen Sie sie in den Kommunikationsplan auf und sorgen Sie dafür, dass sich jeder mit ihm vertraut macht.

Auf diese Weise vermeiden Sie Missverständnisse, und jeder wird sich seiner Aufgaben bewusst sein. Außerdem sparen Sie Zeit, was wiederum Raum für die Verbesserung der Arbeitsabläufe und die Verbesserung der Kommunikation im Team lässt.

#5 Do’s und Dont’s

Eine Liste von Dingen, die Ihre Teammitglieder tun und lassen sollten, mit klaren Erklärungen und Beschreibungen.

Man kann nie zu viele Regeln haben. Das gilt besonders dann, wenn sie darauf abzielen, anderen Menschen dabei zu helfen, ihre Arbeit besser zu machen.

Aus diesem Grund schlagen wir vor, dass Sie einen Abschnitt mit „Do’s and Don’ts“ zu Ihrem Kommunikationsplan einfügen. Ihre Teammitglieder werden es sicher hilfreich finden, zu wissen, was akzeptabel ist und was nicht. Dank dieser Leitlinien können Ihre Mitarbeiter einen schnellen Blick auf die Leitlinien werfen, um eventuelle Zweifel sofort auszuräumen, wenn sie sich unsicher fühlen.

#6 Wie kann man einen wirksamen Reaktionsplan aufrechterhalten – wie lauten Ihre Regeln?

Ganz am Ende Ihres Kommunikationsplans können Sie einen kurzen, aber inhaltsreichen Leitfaden einfügen, an den sich Ihr Team halten sollte, um die Wirksamkeit zu erhalten.

Auf diese Weise wird es keine Verwirrung in Bezug auf die Vorgehensweise geben. Je weniger Chaos, desto bessere Ergebnisse wird Ihr Plan bringen.

Ein wirksamer Kommunikationsplan – einfacher als Sie denken

Wie Sie sehen, ist es gar nicht so schwer, einen Kommunikationsplan für Ihr Team zu erstellen. Alles, was Sie brauchen, ist eine gut durchdachte Strategie, die Sie befolgen, und der Plan schreibt sich mehr oder weniger von selbst.

Die Vorteile eines gut durchdachten Kommunikationsplans werden oft unterschätzt. Es ist an der Zeit, dem ein Ende zu setzen und ein Meister der Kommunikation zu werden. Mit unserem Artikel ist das möglich.
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