Einrichten Ihres VoIP-Systems: 7 einfache Schritte für garantierten Erfolg

Der Wechsel zu VoIP senkt Ihre durchschnittlichen Telefonkosten um bis zu 50% pro Monat. Allerdings müssen Sie das VoIP-System richtig einrichten, um von diesen beeindruckenden Einsparungen zu profitieren.

Eine ordnungsgemäße VoIP-Einrichtung gewährleistet zuverlässige Sprach- und Videoanrufe in hoher Qualität. Eine sorgfältige Planung und Installation kann also Probleme wie schlechte Tonqualität und Konnektivität verhindern.

Das Wichtigste in Kürze:

• VoIP-Telefonsysteme bieten eine Reihe von Vorteilen wie Kosteneinsparungen, Skalierbarkeit und plattformübergreifende Kommunikation, was sie ideal für die Arbeit an entfernten Standorten und in hybriden Umgebungen macht.
• Bevor Sie ein VoIP-Telefonsystem einrichten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die grundlegenden Anforderungen wie eine ausreichende Bandbreite und ein Netzwerk mit niedriger Latenz erfüllen.
• Befolgen Sie einige wichtige Schritte, um Ihren Übergang zu VoIP so nahtlos wie möglich zu gestalten. Beurteilen Sie zum Beispiel Ihre geschäftlichen Anforderungen, wählen Sie einen zuverlässigen Anbieter und prüfen Sie die Stabilität Ihres Netzwerks.

Warum ein VoIP-System einrichten?

Die VoIP-Technologie ermöglicht Sprachanrufe über eine Internetverbindung anstelle von herkömmlichen Telefonnetzen. Sie ermöglicht es Ihnen, von verschiedenen Geräten wie Computern, Smartphones oder speziellen VoIP-Telefonen aus zu telefonieren.

Ein VoIP-System bietet mehrere Vorteile:

• Sparen Sie Geld: VoIP ist oft günstiger als herkömmliche Telefonsysteme, insbesondere bei Fern- oder Auslandsgesprächen. Sie können damit sogar bis zu 50 % der monatlichen Kosten einsparen.

• Skalieren Sie Ihr Unternehmen: VoIP-Systeme sind äußerst anpassungsfähig, da Sie in der Regel nach Bedarf Telefonleitungen hinzufügen oder entfernen können.

• Verbessern Sie die plattformübergreifende Kommunikation: VoIP kann mit anderen Systemen wie CRM und SMS integriert werden, was die Effizienz erhöht.

Arbeiten Sie von überall aus: Benutzer können mit einer Internetverbindung Anrufe tätigen und entgegennehmen, indem sie Softphones auf Computern oder mobile Apps auf Smartphones verwenden. Dies ist ideal für Remote- und Hybrid-Teams.

Grundlegende Anforderungen für die VoIP-Einrichtung

BevorSie das VoIP-System implementieren, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie diese Bedingungen erfüllen:

#1 Sorgen Sie für ausreichend Bandbreite

Die benötigte Bandbreite hängt von der Anzahl der gleichzeitigen Anrufe und Ihrer Internetqualität ab. Wenn die Bandbreite nicht ausreicht, treten Probleme wie unterbrochene Anrufe oder schlechte Tonqualität auf. Durch die Verbesserung Ihrer Internetverbindung können diese Probleme behoben werden.

CloudTalk verwendet zum Beispiel bis zu 100 kbit/s pro Anruf. Es wird empfohlen, dass jeder Teilnehmer über eine Download- und Upload-Geschwindigkeit von mindestens 1 Mbit/s verfügt, idealerweise 5 Mbit/s.

#2 Entscheiden Sie sich für ein Netzwerk mit niedriger Latenz

Latenz bedeutet, dass sich der Ton auf dem Weg zum Hörer verzögert. Daher hört er Sie später als Sie sprechen. Ein Netzwerk mit geringer Latenz minimiert diese Verzögerung und sorgt so für eine reibungslose Konversation.

Hinweis: Die Latenzzeit sollte 150 Millisekunden oder weniger betragen, um unangenehme Pausen und Unterbrechungen zu vermeiden.

#3 Priorisieren Sie den VoIP-Verkehr vor anderen Daten

VoIP stellt sicher, dass Ihr System genügend Internetressourcen für reibungslose Anrufe bereitstellt, auch wenn andere Anwendungen die Bandbreite nutzen. Durch die Konfiguration von Quality of Service (QoS) -Einstellungen priorisieren Sie Pakete für Audio- oder Videoanrufe und sorgen so für reibungslose und unterbrechungsfreie Anrufe auch bei Spitzenbelastungen im Netzwerk.

#4 Sicherheitsmaßnahmen anwenden

Die VoIP-Kommunikation ist mit Sicherheitsrisiken wie Phishing und Malware behaftet. Um Ihre Daten zu schützen, können Sie einen zuverlässigen VoIP-Anbieter wählen, bei dem Sicherheit an erster Stelle steht und der Maßnahmen wie Datenverschlüsselung einsetzt.

7 Schritte zum Einrichten eines VoIP-Systems

Die Einrichtung eines VoIP-Systems ist dank der benutzerfreundlichen Schnittstellen und der vereinfachten Installationsprozesse in der Regel unkompliziert. Wir haben jedoch einen 7-Schritte-Leitfaden erstellt, um den Übergang noch reibungsloser zu gestalten:

#1 Beurteilen Sie Ihre geschäftlichen Erfordernisse

Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seine eigenen Anforderungen. Und Ihr VoIP-System muss diese erfüllen, nicht umgekehrt. Bevor Sie sich also für ein System entscheiden, sollten Sie diese Aspekte berücksichtigen:

• Anzahl der Benutzer: Legen Sie fest, wie viele Mitarbeiter Zugang benötigen.

• Arbeitsmodell: Wenn Ihr Team aus entfernten, hybriden oder standortübergreifenden Mitgliedern besteht, sollten Sie sich für eine cloudbasierte Lösung entscheiden.

• Anrufvolumen: Schätzen Sie die Anzahl der gleichzeitigen Anrufe, um die benötigte Bandbreite und Kapazität zu ermitteln.

• Skalierbarkeit: Es ist wichtig, dass das VoIP-System die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen kann. Wenn Sie sich für eine skalierbare VoIP-Lösung entscheiden, können Sie neue Funktionen nahtlos integrieren, wenn Ihr Unternehmen wächst, so dass weniger kostspielige Upgrades erforderlich sind.

#2 Wählen Sie Ihren VoIP-Dienstanbieter

Sobald Sie wissen, welche Anforderungen Sie haben, ist es an der Zeit, eine geeignete VoIP-Software auszuwählen. Berücksichtigen Sie diese Aspekte, um eine kluge Entscheidung zu treffen:

• Verlässlichkeit: Suchen Sie nach Anbietern, die sich durch eine hohe Betriebszeit und eine hohe Kundenzufriedenheit auszeichnen. Sie können Bewertungsportale wie G2 oder Capterra überprüfen.
• Funktionen: Bewerten Sie die angebotenen Funktionen, wie Power Dialer, Call Flow Designer, starke Analysen oder ein Echtzeit-Dashboard.
• Kompatibilität: Vergewissern Sie sich, dass die Dienste des Anbieters mit Ihrer bestehenden Infrastruktur, wie CRM-Systemen oder Geräten, kompatibel sind.
• Kundenbetreuung: Bevorzugen Sie den 24/7-Kundensupport, um sicherzustellen, dass der Anbieter rund um die Uhr für Sie da ist. Er kann jederzeit technische Probleme beheben, Fragen beantworten oder bei der Einrichtung helfen.

Was hat PlanRadar durch die Umstellung auf das VoIP-System von CloudTalk erreicht?

• Globale Reichweite mit +160 internationalen Nummern
• 70% mehr Effizienz bei der Anrufbearbeitung
• Bessere Anrufqualität

#3 Netzwerk und Internetverbindung prüfen

Bevor Sie ein VoIP-System einrichten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Internetverbindung schnell und stabil ist, damit Sie klare und hochwertige Anrufe tätigen können.

Befolgen Sie diese bewährten Methoden, um zu überprüfen, wie Ihr Netzwerk und Ihre Internetverbindung funktionieren:

• Führen Sie schnelle Tests durch, um die Qualität zu prüfen.

• Überwachen Sie Ihren Paketverlust mit den SolarWinds VoIP- und Network Quality Manager-Tools. Stellen Sie sicher, dass Ihr Paketverlust unter 1% liegt, um eine gute Gesprächsqualität zu gewährleisten.
• Halten Sie Jitterwerte von 30 ms oder weniger ein, um eine gleichbleibende Audioqualität zu gewährleisten.

#4 Wählen Sie die richtige VoIP-Hardware

VoIP-Systeme helfen dabei, Geld für Hardware zu sparen, aber es ist wichtig, in gute Geräte zu investieren, um eine klare Kommunikation und ein positives Kundenerlebnis zu gewährleisten. Hier sind einige kosteneffiziente Tipps:

• Wählen Sie das richtige VoIP-Telefon: Entscheiden Sie sich bei intensiver oder ganztägiger Telefonnutzung für hochwertige Telefone oder Telefone mit mehreren Leitungen, stellen Sie die Kompatibilität mit Ihrem VoIP-Dienst sicher und ziehen Sie vorkonfigurierte Optionen in Betracht, um die Einrichtung zu erleichtern.
• Optimieren Sie Ihren Laptop für VoIP: Ein Minimum von 4 GB RAM wird empfohlen, aber 8 GB oder mehr sind ideal für eine reibungslose Leistung. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Betriebssystem mit der VoIP-Software kompatibel ist, die Sie verwenden möchten. Die meisten VoIP-Programme unterstützen Windows, macOS und Linux.
• Investieren Sie in hochwertige Kopfhörer: Kopfhörer mit aktiver Geräuschunterdrückung (ANC) können die Audioqualität verbessern und Hintergrundgeräusche bei VoIP-Gesprächen reduzieren. Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung kosten zwischen $80 und $500
• Kaufen Sie einen VoIP-Adapter: Wenn Sie Ihre alten Tischtelefone verwenden möchten, können Sie dies mit einem Analog Telephone Adapter (ATA) tun, so dass Sie keine neuen Telefone kaufen müssen.

#5 Erhalten Sie eine VoIP-Telefonnummer

Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, ist es an der Zeit, sich eine VoIP-Nummer zuzulegen. Eine VoIP-Telefonnummer ist eine echte Telefonnummer, die einem bestimmten Benutzer zugewiesen ist, und nicht wie herkömmliche Telefonnummern einem bestimmten Telefonanschluss.

Aber wie bekommt man einen?

In der Regel hilft Ihnen ein Customer Success Manager (CSM) dabei, Ihre VoIP-Nummer zu erhalten.

Sie können zwischen verschiedenen VoIP-Telefonnummern wählen:

• Internationale Nummern: Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist, können Sie für jedes dieser Länder eine eigene Telefonnummer haben. Lokale Nummern verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kunden oder Interessenten Ihre Anrufe ablehnen.

• Gebührenfreie Nummern: Diese Art von virtueller Telefonnummer ermöglicht es Ihren Kunden, Sie kostenlos anzurufen oder den Preis zwischen ihnen und Ihnen zu teilen.
• Lokale Telefonnummern: Sie haben eine Ziffernstruktur, die mit einem bestimmten geografischen Gebiet verknüpft ist, so dass Sie noch weiter hineinzoomen und größere Regionen oder Städte wie London und Madrid anvisieren können. Die Nummer für Madrid wäre zum Beispiel +34 (91) 123 4567, während sie für London +44 (020) 123-4567 lautet.

#6 Installieren Sie Ihr VoIP-Telefonsystem

Wie Sie ein VoIP-System einrichten, hängt vom Anbieter und dem gewählten VoIP-Typ ab. Es gibt drei wesentliche Punkte, die Sie kennen sollten:

• Vor-Ort-Telefonanlagen: Diese befinden sich in den Geschäftsräumen und erfordern Investitionen in Ausrüstung und technisches Know-how.
• Gerätebasiertes VoIP: Diese Art von VoIP wird auf Geräten wie Computern und Smartphones installiert und ist daher ideal für kleine Unternehmen oder Außendienstmitarbeiter.
• Cloud-basierte Telefonanlagen: Diese werden in der Cloud gehostet, so dass Sie nur die Software auf Ihrem Gerät installieren müssen. Sie sind erschwinglicher als gerätebasierte VoIP-Anlagen, da sie keine zusätzliche Hardware benötigen und geringere Wartungskosten haben, wodurch der Bedarf an internen IT-Mitarbeitern sinkt.

Da ein Cloud-basiertes VoIP-System keine Hardware benötigt, ist die Einrichtung auch einfacher. Die Benutzer können alles über eine einfache Online-Schnittstelle verwalten.

Die Einrichtung Ihres VoIP-Systems mit CloudTalk ist denkbar einfach. Sie müssen nur diese Schritte befolgen:

• Erstellen Sie ein Konto bei Cloudtalk.
• Laden Sie die Anwendung auf Ihren Laptop oder Ihr Smartphone herunter.
• Aktivieren Sie die 14-tägige kostenlose Testversion.
• Konfigurieren Sie die Anrufverwaltung nach Ihren Wünschen (z.B. Rufumleitung).
• Richten Sie Nummern für eingehende und ausgehende Anrufe ein.
• Wählen Sie Ihre VoIP-Nummer.

#7 Bringen Sie Ihrem Team bei, mit VoIP zu arbeiten

Wenn Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie das VoIP-Telefonsystem nutzen können, werden sie dessen Vorteile optimal ausschöpfen und produktiver sein.

Befolgen Sie diese Tipps, um zu lernen, wie man sie richtig trainiert:

• Planen Sie interaktive Sitzungen: Organisieren Sie Schulungen, bei denen sich die Mitarbeiter mit dem neuen System auseinandersetzen können und dabei Anleitung erhalten.
• Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Funktionen: Passen Sie die Schulung so an, dass sie die wesentlichen Funktionen abdeckt, die Ihr Team täglich nutzt, wie z.B. Voicemail-Einstellungen oder Anrufweiterleitung.
• Betonen Sie die besten Sicherheitspraktiken: Erklären Sie, warum Sicherheit wichtig ist, und vermitteln Sie bewährte Praktiken, wie z.B. die Erstellung sicherer Passwörter. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über häufige Probleme und deren Behebung.
• Bieten Sie kontinuierliche Unterstützung an: Ermutigen Sie Ihr Team, Feedback zu seinen Erfahrungen zu geben und nutzen Sie diese Informationen, um Ihr Schulungsmaterial kontinuierlich zu verbessern und zu aktualisieren.
• Implementieren Sie Schulungen für die einzelnen Abteilungen: Passen Sie die Schulungen an die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Teams an und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die für ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten relevanten Anleitungen erhalten.

Der mühelose Weg, ein VoIP-System einzurichten

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einrichtung eines VoIP-Systems viele Vorteile bietet, darunter Kosteneinsparungen, Skalierbarkeit und Flexibilität bei der Fernarbeit.

Wenn Sie sicherstellen, dass Ihr neues VoIP-System die grundlegenden Anforderungen erfüllt und die von uns genannten Schritte befolgt, können Sie und Ihr Team einen nahtlosen Übergang schaffen und die Effizienz maximieren.

Die Einrichtung von VoIP mit CloudTalk ist sehr einfach. Legen Sie noch heute los und überzeugen Sie sich selbst von der Leichtigkeit und Effizienz.