Wie man ein VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen wählt: Funktionen, auf die Sie achten sollten

Bis Ende des Jahres 2025 soll das Vereinigte Königreich alle Funktionen für analoge Telefonleitungen deaktiviert haben. Während das im Grunde die Stilllegung von Festnetztelefonen in dem gesamten Land bedeutet, hat es besondere Auswirkungen für Unternehmen.

Es gibt viele Unternehmen weltweit, die seit Jahren mit Festnetzleitungen arbeiten – trotz ihrer Kosten und Unannehmlichkeiten. Sie hatten einen Weg, wie sie Anrufe tätigen konnten und jegliche Veränderungen schienen zu riskant.

Als die Revolution der Telefoniesysteme unvermeidlich war, begann die Suche nach Alternativen. Und aus vielen Gründen ist VoIP eines der besten Telefonsysteme für Unternehmen jeder Größe.

Was ist ein VoIP-System für kleine Unternehmen?

Kurz gesagt ist ein VoIP (Voice over Internet Protocol)-System eine Technologie, die es möglich macht, Telefonanrufe über das Internet zu empfangen. Da es eine bestehende Verbindung nutzt, anstatt einer komplizierten Kombination aus Kabeln und Geräten, kann das gesamte System in wenigen Minuten eingerichtet werden. Und für einen Bruchteil der Kosten traditioneller Telefonleitungen.

Für kleine Unternehmen, die oft ein schmales Budget haben, kann der Wechsel zu einem günstigen, aber kraftvollen VoIP-Dienst genau das sein, was sie brauchen. So können sie ihre Produktivität verbessern und haben eine billigere Telefonrechnung.

Die Anrufkosten sind ebenfalls viel niedriger. Laut einer Umfrage von Tech.co können kleine Unternehmen, die zu VoIP wechseln, bei örtlichen Anrufen bis zu 40% und bei internationalen Anrufen bis zu 90% sparen.

Mit VoIP können die Leiter kleiner Unternehmen von vielen fortgeschrittenen Funktionen profitieren. Diese umfassen:

• IVR-Menüs,
• Anrufwarteschlangen,
• Anrufgruppen,
• Personalisierte Nachrichten in der Warteschlange,
• Videokonferenzen,
• Analytik,
• Und viele weitere.

All diese Funktionen sind von dem Moment an verfügbar, in dem Sie die VoIP-App installieren. Bei CloudTalk erhalten Sie sie sogar ohne zusätzliche Kosten.

Bevor wir jedoch weiter über die Vorteile sprechen, lassen Sie uns herausfinden, wodurch sich VoIP-Anrufe von analogen unterscheiden.

Wie funktionieren VoIP-Systeme?

Analoge Telefone verlassen sich auf elektrische Impulse, die Ton über eine Infrastruktur aus Kupferdraht übertragen. VoIP-Plattformen verwenden andererseits eine Internetverbindung, um Anrufe zu tätigen und zu erhalten.

Wenn Sie einen Anruf tätigen, verwandelt eine VoIP-Plattform Ihre Stimme in digitale Signale und komprimiert sie in Datenpakete. Diese Pakete werden dann über das Internet an das Gerät des Anrufempfängers gesendet. Sobald sie ihren Zielort erreicht haben, werden die Pakete entpackt und wieder in Ton verwandelt, sodass der Empfänger die Nachricht verstehen kann.

Viele kleine Unternehmen sorgen sich hierbei um die Tonqualität.

Glücklicherweise sind die Zeiten von statischen und schwer verständlichen Gesprächen über das Internet schon lange vorbei. Da es nur wenige Millisekunden dauert, ein Datenpaket von einem Punkt zu einem anderen zu übertragen, gibt es beinahe keinen Unterschied zwischen einem VoIP-Anruf und einem herkömmlichen.

Here, you can watch our brief video guide on VoIP technology:

Was sind die Vorteil von VoIP-Systemen?

Wissen Sie, dass etwa 74% der Mitarbeiter in kleinen Unternehmen mobile VoIP-Apps verwenden, um Geschäftsanrufe zu tätigen? Da Internetanrufraten viel niedriger sind als über ein Festnetz oder ein Mobiltelefon, ist es auch für kleine Unternehmen mit geringem Budget kein Problem mehr, regelmäßige internationale oder örtliche Anrufe durchzuführen.

VoIP wurde auch dank dem Anstieg an Internetverbindungen mit Hochgeschwindigkeit beliebt.

Heutzutage ist die Verlässlichkeit des Internets erheblich besser. VoIP hat heute eine ausreichende Bandbreite, um Online-Anrufe reibungslos abwickeln zu können. Von Konzernen bis zu lokalen Unternehmen und Startup – Unternehmen wenden sich gerne an VoIP. Entweder, um die Telefonrechnung zu senken oder bequem von zu Hause aus zu arbeiten.

Sehen wir uns nun spezifische Beispiele der Vorteile von VoIP an.

#1 Exzellente Anrufqualität

VoIP-Plattformen verwenden eine Kombination aus Breitband-Codex, die Ihren Anrufen einen natürlich klingenden Ton verleihen, während zusätzlich Hintergrundgeräusche reduziert werden.

Während Sie der Person am anderen Ende der Leitung zuhören, beginnen Sie vielleicht zu denken, dass Ihr Kunde im Nachbargebäude sitzt und sich nicht auf einem anderen Kontinent befindet. All das haben wir der HD-Audiofunktion zu verdanken, die ebenfalls von CloudTalk angeboten wird.

#2 Reduzierte Telefonkosten

Die Einführung einer VoIP-Lösung kann die Kosten der Einrichtung eines kleinen Unternehmens bis zu 90% senken. Dafür gibt es mehrere Gründe.

Die erste Stelle, an der Unternehmen einen erheblichen Teil ihres Budgets sparen können ist bei den Installationskosten. Sie müssen nicht mehrere Teile Hardware kaufen und einen Techniker bitten, alles einzurichten. Alles, was Sie brauchen, um mit VoIP-Technologie zu arbeiten, ist eine stabile Internetverbindung in dem Gebäude, Kopfhörer und einen Router, der VoIP-Anrufe verwalten kann.

VoIP ist ziemlich kosteneffektiv und die Ersparnisse sehen Sie vor allem, wenn Sie von einem traditionellen PBX-System wechseln. Teure Add-Ons, kostenintensive kompatible Geräte und hohe Rechnungen für internationale Anrufe gibt es bei VoIP nicht.

Sie können jedes Gerät verwenden, das Sie möchten, um Anrufe zu tätigen und von fast überall in der Welt anrufen.

#3 Verbessern Sie die Produktivität mit Anrufereinblicksanalytik

Analytik- und Leistungstools waren bisher meist nur in einem PBX-Plan auf Unternehmensebene verfügbar und hatten einen hohen Preis. Aus diesem Grund lagen diese Funktionen meist außerhalb der Reichweite kleiner Unternehmen und Startups.

VoIP-Plattformen geben Ihnen im Gegensatz dazu Zugang zu einem Gesamtpaket aus Analytiktools, die von Anfang an verfügbar sind. Detaillierte Anrufstatistiken, Angestelltenleistung und anpassbare Echtzeit-Dashboards sind nur einige Beispiele der diversen Analytiktools, die Sie auf unserer VoIP-Plattform finden können.

Mit diesen Daten können Sie herausfinden, wann genau Ihr Unternehmen “Stoßzeiten” erfährt und mehr Menschen zu diesen Zeiten einteilen. Sie können sie nutzen, um Ihre Mitarbeiter im Auge zu behalten und die leistungsstärksten zu belohnen. Die Möglichkeiten sind fast endlos.

#4 Machen Sie einen guten ersten Eindruck

Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist, Sie können immer noch einen guten Eindruck auf Ihre Kunden machen, indem Sie demonstrieren, wie reibungslos und einfach die Kommunikation mit Ihnen ist.

Dank einigen VoIP-Funktionen wie einer Echtzeit-Kundenkarte haben Ihre Angestellten die Möglichkeit, alle Kundendaten und den bisherigen Anrufverlauf zu sehen, bevor sie den Anruf annehmen. Zu wissen, wer der Anrufer ist, macht es einfacher, hervorragenden Kundensupport anzubieten.

Und wie wäre es mit einem eigenen Auto-Begleiter, der rund um die Uhr arbeitet? Tools wie ACD (Automatic Call Distribution) können Anrufe an die qualifiziertesten Angestellten weiterleiten. Ein fortgeschrittenes IVR (Interactive Voice Response) kann einfache Kundenfragen beantworten.

Dank der erwähnten Funktionen erscheint Ihr Unternehmen professionell und engagiert.

VoIP-Systeme verwandeln die Kommunikation in kleinen Unternehmen

Aufgrund der Vorteile von VoIP ist es nicht überraschend, dass diese Anrufmethode die Geschäftswelt im Sturm erobert.

Besonders in der Welt der kleinen Unternehmen – und zwar dank der Balance zwischen Preis und Wert. Es ist, als ob VoIP-Plattformen gemacht wurden, um das Spielfeld zwischen örtlichen Unternehmen und Konzernen auszugleichen. Die Funktionen, die früher nur für große Kunden mit Premium-PBX-Systemen verfügbar waren, sind nun auch für kleine Unternehmen und Startups erhältlich.

Wählen Sie das beste VoIP-System für Ihr kleines Unternehmen

Da wir uns früher oder später von analogen Leitungen verabschieden müssen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Ihr kleines Unternehmen auf die Migration zu einem VoIP-Dienst vorzubereiten. Es scheint vielleicht, als wäre es eine große Entscheidung, aber die Vorteile von Internetanrufen sprechen für sich selbst.

Fällt es Ihnen schwer, das beste System für Ihre Bedürfnisse zu wählen, da es so viele Plattformen und Funktionen gibt? Testen Sie CloudTalk noch heute! Probieren Sie es komplett kostenlos für 14 Tage aus, um herauszufinden, warum VoIP die Zukunft für Ihr Unternehmen ist.