Was ist VoIP und wie funktioniert es?

Vergessen Sie Telefonkabel, Hörer und Leitungen. Dank der VoIP-Technologie können Sie Anrufe tätigen, wann und wo immer Sie wollen, solange Sie mit dem Internet verbunden sind.

Aber was genau ist ein VoIP und wie funktioniert es? Und noch wichtiger: Wie wählen Sie den richtigen VoIP-Anbieter aus?

Lesen Sie weiter, um alles zu erfahren, was Sie über die VoIP-Technologie wissen müssen.

Was ist VoIP?

Einfach ausgedrückt: Mit VoIP (Voice Over Internet Protocol) können Sie Anrufe über das Internet statt über das herkömmliche Festnetz tätigen oder empfangen.

Die drei Haupttypen von VoIP-Diensten sind Cloud-VoIP, VoIP vor Ort und VoIP für Privatkunden.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Erforschung der Cloud-VoIP-Technologie. Dabei handelt es sich um eine Business-Telefonlösung, die auf einem Cloud-Server gehostet wird und nicht auf lokaler Hardware.

Wie VoIP funktioniert

VoIP funktioniert wie alle anderen Daten, die Sie über das Internet versenden, z. B. E-Mails. Es wandelt Ihre Stimme mithilfe von Codecs in ein digitales Signal (Datenpakete) um und sendet es über ein IP-Netzwerk (Internet Protocol). Sie können VoIP-Pakete über jedes VoIP-kompatible Netzwerk, z. B. ein lokales Netzwerk (LAN), übertragen.

Auf der Empfängerseite werden die Datenpakete wieder in Ton umgewandelt, so dass eine Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Teilnehmern möglich ist.

Die Lösung ermöglicht es Ihnen also, von jedem Computer, VoIP-Telefon oder anderen datengesteuerten Geräten aus über das Internet zu telefonieren.

Mit VoIP können Sie auch Anrufe zwischen internetbasierten Lösungen und herkömmlichen Telefonen weiterleiten. So können Sie Ihre Kunden auch auf deren Geräten erreichen.

Eine VoIP-Telefonanlage speichert alle Ihre Daten in der Cloud, die Sie über ein Online-Dashboard überwachen können. Auf diesem Dashboard können Sie auch Ihre Kontaktliste ändern und zusätzliche Einstellungen und Automatisierungen vornehmen.

Hier können Sie sich unsere kurze Videoanleitung zur VoIP-Technologie ansehen:

Vorteile von VoIP gegenüber dem Festnetz

Warum wechseln so viele Unternehmen zu einer Cloud-VoIP-Lösung – und warum sind wir der Meinung, dass Sie das auch tun sollten?

Wir haben einige der wichtigsten Gründe zusammengetragen, warum Ihr Unternehmen von einer Cloud-basierten Voice-over-IP-Lösung profitieren kann.

VoIP ist billiger als normale Festnetzanschlüsse

Bevor wir darauf eingehen, wie Sie durch die Umstellung auf VoIP mehr verkaufen können, sollten wir uns ansehen, wie Sie damit Kosten sparen können.

Zunächst einmal nutzt VoIP Ihre vorhandene Internetverbindung, statt ein separates System, externe Hardware und teure Kupferkabel zu benötigen, um die Telefonkommunikation zu ermöglichen.

Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist, sind Auslands- und Ferngespräche mit dem VoIP-Dienst in der Regel viel billiger. Da Sie nicht auf Telefonleitungen angewiesen sind, zahlen Sie auf der Grundlage des Tarifs der Empfangsregion und nicht Ihres aktuellen Standorts.

Allein dieser Punkt kann Ihre Rechnungen um über 60% senken.

Aber lassen Sie uns noch einen Schritt weiter gehen.

Eine gute Cloud-basierte VoIP-Lösung ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Arbeit zu automatisieren, zu digitalisieren und zu optimieren. Indem Sie Ressourcen und Zeit für mühsame Aufgaben einsparen, reduzieren Sie Ihre monatlichen Ausgaben noch weiter. Aber wie automatisiert man Aufgaben mit VoIP? Lesen Sie weiter!

VoIP hilft Ihnen, Ihre Prozesse zu automatisieren und zu optimieren

Da VoIP-Anrufe über das Internet laufen, bietet es Raum für eine Vielzahl von Digitalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten, die allen Teammitgliedern das Leben erleichtern.

Während Sie pro Festnetzanschluss nur eine Rufnummer verwenden können, sind Sie bei VoIP-Lösungen nicht auf eine einzige VoIP-Telefonnummer beschränkt. Die Technologie ermöglicht es Ihnen, mehrere Anfragen mit verschiedenen Telefonnummern gleichzeitig zu bearbeiten.

VoIP-Telefonie-Softwarelösungen wie CloudTalk bieten außerdem eine breite Palette von Funktionen, die Ihnen helfen, die Kosten niedrig zu halten, Ihr Team effizienter zu schulen und neue Umsatzrekorde zu erzielen.

Zu den beliebtesten Automatisierungsfunktionen gehören IVR-Flows, Smart, Power und Predictive Dialing, Automated Call Distribution (ACD), Skill-Based Call Routing oder Business Hour Settings.

Anrufüberwachung, Agentenberichte und das Echtzeit-Dashboard helfen Ihnen, jederzeit einen hochwertigen Service zu bieten.

Skripte und Anrufnotizen helfen den Agenten, effizient mit den Kunden zu kommunizieren, und mit Hilfe der API können Sie jedes CRM oder Werkzeug anschließen, das Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Wir haben hier nur an der Oberfläche gekratzt, aber Sie können die vollständige Liste der CloudTalk-Funktionen hier einsehen.

Mit VoIP können Sie Anrufe von jedem Ort der Welt aus annehmen

Herkömmliche Telefone verwenden analoge Leitungen zur Übertragung von Sprachsignalen, aber mit VoIP werden Sprachinformationen umgewandelt, gesendet und in der Cloud gespeichert. Sie brauchen nur das Internet, um darauf zuzugreifen, d. h., solange Sie online sind, können Sie überall auf der Welt Anrufe entgegennehmen und tätigen.

Diese ortsunabhängige Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Teammitglieder aus jedem Land einzustellen und Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen.

Mit VoIP können Sie außerdem jedes beliebige Gerät in eine Telefonielösung verwandeln, z. B. Ihren Laptop, Ihr Tablet oder Ihr Smartphone, so dass Sie Ihre Geschäfte von jedem dieser Geräte aus tätigen können.

Da VoIP das Internet nutzt, bleibt die Sprachqualität unabhängig vom Zielland hoch, und auch die Tarife ändern sich nicht, wenn Sie die Grenze überschreiten. Die Kosten für den Anruf hängen von Ihrem Zielland ab, nicht von dem Land, in dem Sie sich befinden.

Nachteile der Nutzung von VoIP

VoIP-Lösungen bringen einige Nachteile mit sich. Gehen wir einige der wichtigsten Einwände durch und besprechen wir, wie Sie sie angehen können.

Eine gute Internetverbindung ist ein Muss

Ohne eine starke und zuverlässige Internetverbindung leidet die Gesprächsqualität.

Glücklicherweise braucht man im Jahr 2022 keine überdurchschnittliche Bandbreite mehr. Obwohl die Verwendung eines Ethernet-Kabels immer noch empfohlen wird, funktionieren VoIP-Lösungen jetzt auch über eine normale Wi-Fi-Verbindung deutlich besser.

Wir empfehlen eine Upload- und Download-Geschwindigkeit von mindestens 5 Mbit/sfür hochwertige VoIP-Telefonate. Sie können Ihre aktuelle Bandbreite hier überprüfen.

Es gibt jedoch eine Situation, in der herkömmliche Telefone immer noch besser funktionieren als VoIP. Das ist ein unerwarteter Stromausfall. Während Telefonleitungen während eines Stromausfalls funktionieren, ist dies beim Internet in der Regel nicht der Fall.

Um dieses Problem zu umgehen, sollten Sie in einen mobilen Hochgeschwindigkeits-Datentarif investieren oder ein Ersatz-Festnetztelefon haben.

Möglicherweise müssen Sie Ihr Personal neu schulen

Wenn Ihr Team daran gewöhnt ist, intern mit Festnetzanschlüssen zu arbeiten, ist der Wechsel zu einer cloudbasierten VoIP-Lösung mit einer steileren Lernkurve verbunden.

Mit Funktionen wie Anrufüberwachung, Anrufflüstern, Echtzeit-Dashboardsund Warmtransfers können Sie Ihre Auszubildenden in Echtzeit an die Hand nehmen, so dass sie sich leicht in das neue System einarbeiten können.

Anforderungen an VoIP-Telefonsysteme

Inzwischen haben Sie wahrscheinlich beschlossen, dass Sie bereit sind, die Cloud-VoIP-Lösung auszuprobieren. Was brauchen Sie, um loszulegen?

Zuverlässige Internetverbindung

Es lohnt sich zu wiederholen: Ohne Internetverbindung können Sie VoIP einfach nicht nutzen. Und obwohl VoIP nicht so viele Daten verbraucht, wie Sie vielleicht denken, ist eine starke und zuverlässige Internetverbindung dennoch ein Muss.

Im Allgemeinen empfehlen wir den Benutzern, ihre Geräte immer über ein Ethernet-Kabel mit dem Internet zu verbinden, um ein konsistentes und qualitativ besseres Netzwerk zu erhalten.

CloudTalk verwendet bis zu 100 kbit/s pro Telefonanruf, aber beachten Sie, dass diese Bandbreite keine Aktivitäten neben dem Anruf beinhaltet, wie z. B. die Verwendung von CRM.

Als Faustregel gilt, dass Sie mindestens 1 Mbit/s Download- und Upload-Geschwindigkeitpro Person benötigen, idealerweise sollten Sie jedoch mindestens 5 Mbit/s anstreben. Sie können Ihre aktuelle Bandbreite unter diesem Linküberprüfen.

Weitere Informationen zu den Systemanforderungen von CloudTalk finden Sie in unserem Knowledge Base-Artikel.

Spezielle Telefone und Geräte

VoIP bietet Ihnen die Flexibilität, nahezu jedes beliebige Gerät zu verwenden. Ganz gleich, ob Sie ein Smartphone, ein Tablet oder einen Laptop verwenden, Sie und Ihr Team können von jedem Gerät aus überall auf der Welt Anrufe tätigen.

Es gibt drei Hauptmöglichkeiten, wie Sie einen VoIP-Dienst nutzen können:

• ATA (Analoger Telefonadapter). ATA ist ein Gerät, mit dem Sie Ihr analoges Telefon an Ihren Computer oder Ihren Internetanschluss anschließen können. Es nimmt das analoge Signal Ihres Telefons auf, wandelt es in digitale Daten um und sendet sie über das Internet.
• IP–Telefone. Diese speziellen Geräte sehen aus wie normale Telefone, sind aber speziell für VoIP ausgelegt.
• Softphones. Der einfachste Weg, VoIP zu nutzen. Es gibt mehrere Unternehmen, die Software und Anwendungen anbieten, die einen VoIP-Dienst auf Ihren Computer laden. Gängige Beispiele sind Skype oder WhatsApp.

Wie man das richtige VoIP-Telefonsystem auswählt

Wie wählt man bei all den verschiedenen Cloud-VoIP-Lösungen, die auf dem Markt erhältlich sind, die richtige für die Anforderungen des eigenen Unternehmens aus? Wir glauben, dass es 5 Faktoren gibt, die Sie bei der Auswahl des richtigen VoIP-Telefonsystems berücksichtigen müssen:

• Anfängliche und monatliche Kosten. Gibt es versteckte Gebühren? Was bekommen Sie für die wiederkehrenden Gebühren? Können Sie sich im Voraus über die Tarife informieren?
• Verlässlichkeit. Wie zuverlässig ist die Software? Wie ist die Gesprächsqualität im Vergleich zu anderen Lösungen? Informieren Sie sich über die typische Quote der erfolglosen Anrufe.
• Qualität der Kundenbetreuung. Können Sie den Kundensupport leicht erreichen? Wie schnell können Sie eine Lösung für Ihr Anliegen finden?
• Benutzerfreundlichkeit. Je schneller Sie Ihr Team schulen können, desto eher werden Sie mit VoIP erfolgreich sein.
• Kundenrezensionen. Vertrauen Sie darauf, was bestehende Kunden über die Software sagen. Wir empfehlen die Überprüfung von Websites wie Capterra oder G2.

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