Wie erstellt man eine Richtlinie für Fernarbeit?

Es kann eine Herausforderung sein, die Dinge zu organisieren, wenn Sie mit einem entfernten Team oder in einer hybriden Umgebung arbeiten. Sie möchten, dass sich alle Ihre Mitarbeiter als Teil des Teams fühlen. Sie bemühen sich, ihnen gleiche Chancen zu geben und sie zu unterstützen, aber die Entfernung kann diese Dinge erschweren.

Darüber hinaus gibt es noch etwas, das die Sache noch schwieriger machen kann: das Fehlen einer Richtlinie für Fernarbeit. In diesem Artikel erfahren Sie nicht nur, warum Sie eine Richtlinie für die Fernarbeit brauchen, sondern auch, wie Sie sie sofort umsetzen können.

Was ist eine Fernarbeitsrichtlinie?

A remote work policy outlines the methods and guidelines concerning how employees should conduct their work from home or outside of the office. 

Eine solche Richtlinie gibt entfernten Mitarbeitern ein Gefühl von Ordnung und Sicherheit und umreißt die Erwartungen und die Grundlagen, auf die sich jeder im Unternehmen verlassen kann. So können sich Ihre Teammitglieder in aller Ruhe auf die ihnen zugewiesenen Aufgaben konzentrieren. Sie werden wissen, dass alles andere gemäß den Richtlinien des Unternehmens für die Fernarbeit gehandhabt wird.

Durch die Einführung und Beibehaltung von Richtlinien für die Fernarbeit ist es wahrscheinlicher, dass die Teams ihre Ziele erreichen, ihre Produktivität aufrechterhalten und mit ihrer Arbeit zufrieden sind.

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Fernarbeitsrichtlinien bestimmen sowohl die Rechte als auch die Maßnahmen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Sie trägt dazu bei, dass die Ziele und Anforderungen beider Parteien erfüllt werden.

Es ist daher verständlich, dass Unternehmen von ihren Fernarbeitern oft verlangen, dass sie sich an solche Richtlinien halten. Wenn der Arbeitgeber alle notwendigen Instrumente für eine effektive und sichere Fernarbeit bereitstellt, möchte er natürlich, dass seine Mitarbeiter engagiert, produktiv und effizient sind.

Leider ist das nicht immer der Fall. Im gegenteiligen Fall können daher Disziplinarmaßnahmen gegen Fernarbeiter ergriffen werden. Diese Maßnahme kann bis hin zur Kündigung des Arbeitsvertrags gehen.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten sich der Konsequenzen von Ungehorsam bewusst sein, die in einer Fernarbeitsrichtlinie festgelegt sind, damit beide wissen, was zu tun ist, wenn unangenehme Situationen entstehen.

Braucht Ihr Unternehmen eine Richtlinie für Fernarbeit?

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen auf der gleichen Seite stehen, sollten Sie eine Richtlinie für Fernarbeit erstellen.

Aber hier ist die Hürde:Brauchen Siewirklich eine?

Sie fragen sich vielleicht, ob Ihr Unternehmen eine Richtlinie für Fernarbeit braucht, wenn Ihr Team oder ein Teil davon nicht aus der Ferne arbeitet.

Die Antwort ist Ja.

Mit einer neuen Generation von Talenten, die bereit und in der Lage sind, fast ausschließlich aus der Ferne zu arbeiten, wird der Arbeitsmarkt für Arbeitgeber immer schwieriger. Wenn Sie Ihr Unternehmen ausbauen wollen, müssen Sie sich möglicherweise auch außerhalb Ihrer Region nach Mitarbeitern umsehen. Arbeitgeber, die sich weigern, das Modell der Hybrid- oder Fernarbeit im Jahr 2021 zu akzeptieren, könnten ein Hauptgrund für Arbeitnehmer sein, den Arbeitsplatz zu wechseln.

Außerdem sollten Sie nie ausschließen, dass es zu Schließungen oder anderen unvorhersehbaren Umständen kommt, die die Welt wieder zum Stillstand bringen könnten, so dass mehr Menschen aus der Ferne arbeiten müssen.

Fernarbeit wird es immer geben, egal in welcher Form. Auch wenn Ihr Unternehmen gerade erst damit begonnen hat, ein Fernarbeitsmodell einzuführen oder dies in naher Zukunft tun könnte, werden Sie von der Entwicklung einer Fernarbeitsrichtlinie profitieren.

Abgesehen davon, dass Ihr Unternehmen weniger anfällig für Probleme mit dem Homeoffice ist, bringt eine Richtlinie für Fernarbeit mehrere weitere Vorteile mit sich:

• It facilitates communication between employers and employees
• It can be referred to in case of internal issues
• It is another asset for onboarding
• It helps build a healthy workplace for everyone

Mit einer Fernarbeitsrichtlinie kann Ihr Unternehmen seine Erwartungen klar und deutlich kommunizieren, ohne dass es zu Missverständnissen kommt. Die Arbeitnehmer wünschen sich Transparenz vom Arbeitgeber und umgekehrt, was angesichts des Vertrauens, das beide Parteien in die Fernarbeit investieren, nur fair ist.

7 Schritte zur Bewältigung Ihrer Fernarbeitsrichtlinien

Schritt 1: Legen Sie den Zweck Ihrer Fernarbeitsrichtlinie fest

Als Erstes. In jeder Richtlinie zur Fernarbeit sollte immer ein klarer Zweck angegeben werden, um zu erklären, warum sie notwendig ist.

Die Beantwortung der folgenden Fragen kann Ihnen dabei helfen, das Ziel Ihrer Fernarbeitsrichtlinie einzugrenzen:

• Do you hope to increase the performance of your remote team by introducing new rules?
• Is creating a remote work policy mandated by stakeholders or pushed by coworkers? 
• Would you like to specify how your organization plans to combine on-site, remote, and hybrid work? 
• Are there any particular issues you would like to address by having a remote work policy in your organization?

Die Festlegung des Ziels ist nicht nur aus Sicht des Arbeitgebers wichtig, sondern findet in der Regel auch bei den Arbeitnehmern Anklang.

Eine Fernarbeitsrichtlinie ist mehr als nur ein Managementinstrument. Es wird Ihnen helfen herauszufinden, wie Sie Ihre Teammitglieder unterstützen können, damit sie nicht nur produktiv, sondern auch zufrieden sind. Unabhängig davon, ob sie vor Ort, aus der Ferne oder in einem Hybridmodell arbeiten.

Im Wesentlichen gibt eine Fernarbeitsrichtlinie Ihrem Team vor, was es bei der Arbeit in einer entfernten Umgebung zu erwarten hat und wie es sich in bestimmten Situationen zu verhalten hat. Aber es bringt auch Klarheit für alle im Unternehmen.

Um sicherzustellen, dass jeder weiß, warum Ihre Richtlinien zur Telearbeit erstellt wurden, empfehlen wir, das Ziel der Richtlinie an den Anfang des Dokuments zu stellen. Abgesehen davon, dass sich jeder über das Ziel im Klaren ist, kann dies das Gefühl verstärken, dass alle auf dieselben Ziele hinarbeiten.

Beispiel Einleitung:

Dieses Dokument enthält die Richtlinien von YourCompanyCo für Fern- und Hybridarbeit.

Er sollte sowohl den Führungskräften als auch den Mitarbeitern als Leitfaden dienen, und beide Parteien sollten mit ihrer Unterschrift bestätigen, dass sie den Inhalt gelesen und verstanden haben.

Fragen, Kommentare und Anregungen zu diesem Dokument sind an die Personalabteilung zu richten.

Schritt 2: Bestimmen Sie den Geltungsbereich Ihrer Fernarbeitsrichtlinie

Fernarbeit ist Traumarbeit, solange sie im Voraus detailliert beschrieben wird. Andernfalls könnte es selbst in den am besten organisierten Teams, die ihre Aufgaben bisher perfekt bewältigt haben, verheerende Folgen haben.

Vor der Einführung von Fernarbeit sollte Ihr Unternehmen die folgenden Einzelheiten festlegen:

• remote work rules that cannot be broken (for example, ignoring daily standups when working remotely)
• a list of duties that may be fulfilled when working remotely (If some tasks require supervisors, onsite presence, or access to sensitive information, they often cannot be performed remotely)
• days off and sick leave when working remotely (remote workers may wish to continue working despite being ill or on vacation – make sure your remote work policy outlines how you feel about this as an employer)

Ein detaillierter Plan verringert die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief geht. Ihre Mitarbeiter brauchen Leitlinien für die Fernarbeit. Sonst wissen sie nicht, was sie in bestimmten Situationen tun sollen, wenn es keine Grundregeln gibt. Eine Richtlinie für Fernarbeit hilft Ihren Mitarbeitern, erfolgreich zu sein, was ohne eine solche Richtlinie schwierig sein kann.

Schritt 3: Festlegung von Standard-Büroverfahren

Es besteht nicht immer ein Zusammenhang zwischen den üblichen Büropraktiken und den Richtlinien für die Telearbeit, insbesondere wenn ein Unternehmen vollständig dezentral arbeitet. Büroverfahren werden sich jedoch negativ auf hybride Arbeitsumgebungen auswirken.

Im Rahmen der Fernarbeitspolitik in Ihrem Unternehmen sollten Sie die folgenden Büroverfahren festlegen:

• rules concerning visiting and meeting in certain office locations for remote and hybrid employees (e.g. if your office has limited desk space, some spontaneous meetings could be troublesome)
• adoption of office practices such as meeting standups or taking lunch for remote employees
• benefits related to remote work, such as telecommuting policies and mileage reimbursement
• office presence requirements, so that your remote employees will know if and when they are needed onsite (if applicable) 

Fernarbeit wirft viele Fragen auf, die es zu diskutieren gilt. Aber mit den bestehenden Büroverfahren sind die Anforderungen sowohl für Mitarbeiter im Büro als auch für Mitarbeiter im Außendienst, die nahtlos zusammenarbeiten wollen, klar.

Schritt 4: Planen Sie einen Arbeitsplan und die Verfügbarkeit

Fernarbeit findet oft außerhalb des üblichen 9-5-Modells statt; die Angabe der Verfügbarkeit und die Planung eines Arbeitsplans sind für ein positives Arbeitsumfeld von entscheidender Bedeutung.

Wenn es wichtig ist, dass sich einige Ihrer externen Mitarbeiter an einen Zeitplan halten, sollten Sie eine Software zur Zeiterfassung für Ihr externes Team in Betracht ziehen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass jeder die erforderliche Anzahl von Arbeitsstunden leistet.

In diesem Stadium sollten Sie die folgenden Fragen beantworten:

• Are remote workers expected to check in on a daily basis, or should they respond as soon as possible?
• Do the same principles apply for both remote and onsite employees? (e.g. working from 8:30am until 4:30pm)
• Do you need to schedule your remote employee’s availability a few hours in advance?
• Are your remote employees allowed to work from anywhere? 

Der letzte Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit.

Für Arbeitnehmer, die bestimmte Aufgaben zu erledigen haben, ist Fernarbeit möglicherweise nicht durchführbar. So können beispielsweise Mitarbeiter von Finanz- oder Personalabteilungen im Büro benötigt werden, wenn sie sehr vertrauliche Kundendaten verarbeiten müssen.

Außerdem könnten einige IP-empfindliche Vorschriften dazu führen, dass bestimmte Programme aus der Ferne nicht verfügbar sind, weil sie nur unter der IP-Adresse eines bestimmten Standorts laufen. In diesem Fall könnten die Mitarbeiter ihre Arbeit einfach von zu Hause aus erledigen. Ohne die Möglichkeit, von jedem beliebigen Ort aus zu arbeiten, es sei denn, sie verwenden ein VPN.

Schritt 5: Entscheiden Sie über Kommunikationskanäle und Etikette

Effiziente Fernarbeit beruht auf Kommunikation. Es ist daher nicht verwunderlich, dass dies in Ihren Richtlinien für Fernarbeit festgelegt werden sollte. Es gibt einige Regeln, die Sie streng durchsetzen können, aber auch einige gute Praktiken, die Sie freiwillig befolgen können:

• Determine how your remote team will communicate. It can be really helpful to have remote coffee chats and daily check-ins with remote teams. 
• Unify the way your company communicates. It is important, for example, to identify a specific communication platform that will be used throughout the organization. 
• Encourage or require the use of simple email threads or quick video calls to stay in touch at all times.  
• Include instructions about how to stay connected with the team during working hours. For example, when using some online communicator tools, you can introduce a special system for statuses (meeting, call, OOO, do not disturb, etc.)

Eine solide Richtlinie für Fernarbeit umreißt die Erwartungen in Bezug auf Kommunikationskanäle, Datenschutzrechte und Zeitzonen für die Planung von Besprechungen. Außerdem wird so sichergestellt, dass die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, wenn sie während und außerhalb der Geschäftszeiten in Verbindung bleiben wollen.

So können Sie beispielsweise in Ihrer Richtlinie für Fernarbeit festlegen, dass jeder Kontakt außerhalb der Arbeitszeit als Überstunden gilt und vergütet wird.

Eine solche Police schützt das Unternehmensvermögen. Außerdem werden Missverständnisse zwischen den Mitarbeitern und ihren Kollegen vermieden, indem ihre Rollen und ihre Verfügbarkeit klar definiert werden.

Schritt 6: Auflistung (und Bereitstellung) der erforderlichen Ausrüstung

Working remotely without appropriate equipment is essentially impossible. Employees must have easy access to tools and software in order to work from home .  

In Ihren Richtlinien für die Fernarbeit sollte daher festgelegt werden, welche Geräte vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden können. Die Liste kann Folgendes enthalten:

• laptop and desktop computers 
• extra hardware (such as monitors, mouse pads, keyboards, and adapters)
• Reliable software
• licenses for various softwares
• access to company files
• desks
• ergonomic chairs

Wenn sich jemand dafür entscheidet, aus der Ferne zu arbeiten, könnte es für ihn schwierig sein, all diese Gegenstände zu beschaffen oder aufzubewahren. Die Unternehmen stellen oft einen Teil ihres Budgets zur Verfügung, um solche Einkäufe direkt von einem bestimmten Fernmitarbeiter zu bezahlen.

Einige Unternehmen gehen sogar noch einen Schritt weiter und erstatten ihren Mitarbeitern die Kosten für bestimmte Arbeiten. Dazu können Stromrechnungen, Kosten für die Einrichtung und Nutzung des Internets gehören. Sogar Klimaanlagen.

Wenn Sie diese Punkte in der Richtlinie festlegen, sind Sie der Schaffung eines arbeitnehmerfreundlichen Umfelds für Fernarbeit einen Schritt näher gekommen.

Schritt 7: Festlegung von Sicherheitsmaßnahmen und -regeln

Lassen Sie uns über Sicherheit sprechen.

Fernarbeit eröffnet neue Möglichkeiten für Sicherheitsverstöße. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, klare Regeln für den Zugang, die gemeinsame Nutzung von Daten und die Gewährleistung des höchsten Sicherheitsniveaus aufzustellen.

In diesem Schritt gibt es mehrere Fragen und Probleme zu klären:

• roles eligible for remote access
• permission required to remotely connect or log in
• the length of remote sessions
• access to passwords
• sensitive data protection rules
• guidelines for sharing data internally and externally
• resources available remotely

In Ihren Richtlinien für die Fernarbeit sollten Sie nicht nur alle Regeln aufführen, die befolgt werden müssen, sondern auch die Konsequenzen bei Nichteinhaltung.

Die Sicherheit Ihres Unternehmens kann über seinen Ruf entscheiden, also sorgen Sie dafür, dass alle Sicherheitsfragen gründlich geklärt werden. Sicherheitsverstöße sollten geahndet werden, gegebenenfalls auch mit disziplinarischen Maßnahmen.

Auch wenn dieser Abschnitt manchmal unangenehm und schwerwiegend sein kann, so ist er doch von entscheidender Bedeutung, damit Ihre Fernarbeitsrichtlinie mögliche künftige Probleme oder Krisen bewältigen kann.

Erstellen Sie Ihre eigene Richtlinie für Fernarbeit

Welche Art von Fernarbeitsrichtlinien werden Ihre Mitarbeiter lieben?

Eine, die sie nicht verwirrt.

Halten Sie Ihre Fernarbeitsrichtlinien einfach, prägnant und kristallklar für alle, die sich mit ihnen vertraut machen müssen. Je mehr Informationen Sie im Vorfeld bereitstellen, desto weniger Probleme werden Sie später haben. Wenn Sie noch nicht über eine Fernarbeitspolitik wie diese verfügen, ist es jetzt an der Zeit zu handeln.