Was ist Visual Voicemail: Wie es funktioniert und warum Sie es bereits nutzen sollten

Gehört die Voicemail der Vergangenheit an? Auch wenn sie Nostalgie für die Fernsehszenen der 90er Jahre wecken mag, in denen Charaktere zahllose unbeantwortete Nachrichten für ihre Schwärme hinterließen, bleibt die Voicemail in der Geschäftswelt relevant.

Es hat sogar Vorteile, wie z. B. die Möglichkeit, dass Kunden eine Aufzeichnung ihres Anrufs und seines Zwecks hinterlassen können, was Unternehmen dabei hilft, angenehme Kundenerlebnisse zu schaffen und sicherzustellen, dass Anrufe nicht unbeantwortet bleiben – eineAufgabe, die nicht immer machbar ist.

Das Abhören von Sprachnachrichten ist jedoch nach wie vor eine zeitraubende Angelegenheit. Oft wird das, was in 4 Minuten vermittelt werden könnte, auf 10 Minuten ausgedehnt, ähnlich wie bei langatmigen WhatsApp-Sprachnachrichten.

Zum Glück gibt es die visuelle Voicemail.

Mit Funktionen wie der automatischen Transkription, der Möglichkeit, Prioritäten zu setzen, welche Nachrichten zuerst abgehört werden sollen, oder sogar der Visualisierung anstelle des Abhörens von visuellen Sprachnachrichten wurde das Kommunikationsmanagement revolutioniert.

Bleiben Sie dran und erfahren Sie mehr darüber, was eine visuelle Voicemail ist, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie bietet.

Das Wichtigste in Kürze:

• Mit der herkömmlichen Voicemail sind Sie in einem mühsamen Zyklus aus Wählen, Abhören und Durchsuchen der einzelnen Nachrichten gefangen. Mit der visuellen Voicemail hingegen können Sie dringende Nachrichten schnell priorisieren und unwichtige Nachrichten verwerfen.
• Visual Voicemail vereinfacht die Verwaltung von Nachrichten durch die Bereitstellung von Texttranskriptionen. Anstatt eine Nachricht nach der anderen abzuhören, können Benutzer eine Liste der Nachrichten anzeigen, die Transkriptionen lesen und bei Bedarf mit ihnen interagieren.
• Visuelle Voicemail bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine bessere Priorisierung und Organisation der Nachrichten. Dies verbessert nicht nur das Kundenerlebnis durch schnellere Antworten, sondern lässt sich auch nahtlos in CRM-Systeme für personalisierte Interaktionen integrieren.

Was ist Visual Voicemail: Unterschiede im Vergleich zu herkömmlicher Voicemail

Visuelle Voicemail ist eine Telefonfunktion, mit der Sie, wie der Name schon sagt, auf „visuelle“ Weise mit Ihren Voicemail-Nachrichten interagieren können.

Damit können Sie alle eingegangenen Nachrichten auf einmal sehen und in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge abhören.

Sagen wir, es ist wie der Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach, aber für Sprachnachrichten. Sie können die Uhrzeit und das Datum des Eingangs der Nachricht, die Telefonnummer des Absenders und sogar eine automatische Transkription der Voicemail-Nachricht sehen.

Das ist der Kern der visuellen Voicemail: Sie gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie die Kontrolle über Ihre Voicemail-Kommunikation übernehmen können, und macht die Verwaltung der Nachrichten einfacher und effektiver.

Voicemail vs. Visuelle Voicemail: 5 Unterschiede

Hier ist eine einfache Aufschlüsselung, die zeigt, wie sich die traditionelle Voicemail von der visuellen Voicemail unterscheidet:

Wie funktioniert die visuelle Voicemail?

Visual Voicemail bietet den Benutzern eine visuelle Oberfläche zur Verwaltung ihrer Voicemail-Nachrichten.

So funktioniert es normalerweise:

1. Aktivierung: Zunächst müssen Sie es auf Ihrem entsprechenden Gerät und bei Ihrem Dienstanbieter aktivieren.
2. Anzeige der Nachrichten: Voicemail-Nachrichten werden in der visuellen Voicemail-Oberfläche in einem Listenformat angezeigt. Jede Nachricht zeigt in der Regel die Telefonnummer oder den Namen des Absenders sowie das Datum und die Uhrzeit des Anrufs an.
3. Wiedergabe: Benutzer können einzelne Voicemail-Nachrichten zum Abhören auswählen. Anstatt die Nachrichten wie bei herkömmlichen Voicemail-Systemen nacheinander abzuhören, können die Benutzer auswählen, welche Nachrichten sie zuerst abhören möchten.
4. Steuerelemente für die Wiedergabe: Während der Wiedergabe haben Sie die Möglichkeit, die Nachricht anzuhalten, zurückzuspulen oder vorzuspulen. Sie können die Nachricht auch löschen oder als ungelesen markieren.
5. Transkription: Einige visuelle Voicemail-Systeme verfügen über eine Transkriptionsfunktion, die Voicemail-Nachrichten automatisch in Text umwandelt. Auf diese Weise können Benutzer den Inhalt der Nachricht lesen, anstatt sie abzuhören oder zusätzlich dazu.

6 Vorteile der Verwendung von Visual Voicemail

Lassen Sie uns die wichtigsten Vorteile der visuellen Voicemail näher betrachten:

#1 Verbessern Sie die Prioritätensetzung und Organisation

Mit der visuellen Voicemail können Sie Ihre Nachrichten besser priorisieren und organisieren. Wenn Sie sehen, wer die Nachricht hinterlassen hat, wann sie eingegangen ist und welchen Inhalt sie hat, können Sie wichtigen Nachrichten Priorität einräumen und sie nach Ihren Bedürfnissen ordnen.

#2 Sparen Sie Zeit und steigern Sie die Effizienz

Indem Sie auswählen, welche Nachrichten Sie anhören und lesen möchten, können Sie die wichtigsten überprüfen und ihnen Priorität einräumen.

#3 Verbessern Sie das Kundenerlebnis

Dank der besseren Organisation und der Zeitersparnis erhalten Ihre Kunden schnellere und genauere Antworten. Durch die Möglichkeit, Voicemail-Nachrichten zu lesen, entgehen Ihnen keine Details, die bei einer herkömmlichen Voicemail übersehen werden könnten.

#4 Nahtlose Integration mit CRM-Systemen

Integrationen ermöglichen es den Agenten, sofort auf Kundendaten zuzugreifen und Sprachnachrichten zu kontextualisieren, was zu personalisierten und fundierten Antworten führt.

#5 Verwenden Sie die visuelle Transkription zur schnellen Überprüfung von Nachrichten

Durch das Lesen transkribierter Voicemail-Nachrichten können Agenten Informationen schneller aufnehmen als durch das Anhören von Audiodateien. Mit dieser Funktion können Sie schneller entscheiden, welche Nachrichten Sie sofort beantworten, je nachdem, wie dringend deren Inhalt ist.

#6 Effiziente Verwaltung der Voicemail bei hohem Anrufaufkommen

In Spitzenzeiten hilft die visuelle Voicemail den Agenten, die Flut von Nachrichten effizienter zu bewältigen. Es reduziert den Rückstand an nicht beantworteten Voicemails und sorgt für ein gleichbleibendes Serviceniveau, auch bei erhöhter Nachfrage.

Wie Sie Ihre visuelle Voicemail einrichten

Die Einrichtung der visuellen Voicemail kann je nach Ihrem Telefonanbieter variieren, aber mit Cloudtalk ist es unglaublich einfach. Sobald Sie die App installiert haben, ist in der Regel bereits alles für Sie konfiguriert. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Voicemail-Ansagen, Benachrichtigungen und Regeln für die Anrufbehandlung anzupassen, um Anrufe an die Voicemail weiterzuleiten.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre visuelle Voicemail mit Cloudtalk einrichten:

1. Wählen Sie die gewünschte Nummer, um die Voicemail in Ihrem Dashboard hinzuzufügen
2. Fügen Sie den Voicemail-Schritt zum Anrufablauf hinzu.
3. Wählen Sie eine Mailbox aus und passen Sie die Einstellungen nach Bedarf an.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Die wichtigsten Funktionen von Visual Voicemail

Unter allen Funktionen sind die folgenden hervorzuheben:

• Visuelle Schnittstelle: Bietet einen benutzerfreundlichen Bildschirm, auf dem Voicemail-Nachrichten in einer Liste angezeigt werden, einschließlich Details wie Anrufer-ID, Uhrzeit und Nachrichtendauer, so dass Agenten ihre Voicemails leicht navigieren und verwalten können.
• Nachrichten-Transkription: Wandelt Voicemail-Nachrichten in Text um, so dass Agenten den Inhalt jeder Nachricht schnell lesen können, ohne sie abhören zu müssen. Das spart Zeit und verbessert die Effizienz, insbesondere in Zeiten hoher Arbeitsbelastung.
• Direkte Interaktionsmöglichkeiten: Ermöglicht es den Agenten, den Absender direkt von der Voicemail-Oberfläche aus zurückzurufen, ihm eine Nachricht zu senden oder eine E-Mail zu schicken, was schnelle und nahtlose Folgeaktionen ermöglicht.
• Intelligente Benachrichtigungen: Benachrichtigt Agenten über neue Voicemail-Nachrichten per Anruf oder E-Mail. So wird sichergestellt, dass eingehende Nachrichten sofort bemerkt und bearbeitet werden, auch wenn die Agenten die Voicemail-Oberfläche nicht aktiv überprüfen.
• Voicemail an E-Mail: Sie können sogar Aufzeichnungen von Voicemail-Nachrichten direkt in Ihrem E-Mail-Posteingang empfangen.

Wie Sie das Beste aus der visuellen Voicemail herausholen

Um das Beste aus Ihrer visuellen Voicemail herauszuholen, befolgen Sie diese Tipps:

• Richten Sie Ihre visuelle Voicemail auf Ihrem Gerät richtig ein: Dazu gehört die Anpassung der Optionen an Ihre Präferenzen.

• Überprüfen Sie die Richtigkeit von Abschriften: So können Sie wichtige Nachrichten schnell erkennen, ohne sie abhören zu müssen.

• Organisieren Sie Ihre Nachrichten: Nutzen Sie die Funktionen zum Kennzeichnen, Markieren als gelesen/ungelesen und Archivieren, um sich besser zu organisieren.

• Wählen Sie aus, was Sie sich anhören: Sie müssen nicht jede Voicemail sofort abhören. Denken Sie daran, dass die visuelle Voicemail es Ihnen ermöglicht, die abzuhörenden Nachrichten je nach Ihrer Verfügbarkeit und Ihren Bedürfnissen zu priorisieren.

• Löschen Sie regelmäßig alte Nachrichten: Genau wie bei E-Mail-Nachrichten können Sie Sprachnachrichten, die nicht mehr relevant oder notwendig sind, regelmäßig löschen.

• Experimentieren und anpassen: Probieren Sie verschiedene Funktionen und Einstellungen Ihrer visuellen Voicemail aus, um die Kombination zu finden, die Ihren Bedürfnissen und Kommunikationsgewohnheiten am besten entspricht.

• Personalisieren Sie Ihre Begrüßung: Es ist wichtig, Details wie den Namen Ihres Unternehmens, die Geschäftszeiten und die zu befolgenden Schritte anzugeben, damit sich Ihre Kunden betreut fühlen, insbesondere wenn sie außerhalb der Geschäftszeiten anrufen und niemand ihnen helfen kann.

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Verbessern, Organisieren und Engagieren

In einer Welt, in der Zeit das A und O ist, erweist sich die visuelle Voicemail als ein leistungsfähiges Werkzeug, das Effizienz, Organisation und eine verbesserte Benutzererfahrung bietet.

Ganz gleich, ob Sie ein vielbeschäftigter Berufstätiger sind, der ein hohes Anrufaufkommen zu bewältigen hat, oder ein Callcenter-Agent, der außergewöhnlichen Support bieten möchte – die visuelle Voicemail steht bereit, um Ihren Kommunikationsablauf zu revolutionieren.

Wussten Sie, dass Sie mit CloudTalk eingehende Nachrichten direkt über die App abrufen und beantworten können und dass Sie sogar Abschriften von Sprachnachrichten direkt an Ihre E-Mail senden können? Erfahren Sie hier mehr.