Mailbox souverän nutzen: Ihr Leitfaden zum Verständnis und zur Verwendung von Mailboxen

Sind Sie es leid, wesentliche Details wichtiger Anrufen zu versäumen? Ihre Mailbox hält jede wichtige Nachricht fest und garantiert, dass Sie informiert bleiben und die Übersicht behalten, egal was Sie möglicherweise verpasst haben.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was eine Mailbox alles kann und wie Sie sie zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Wichtige Erkenntnisse

• Mailbox erfasst verpasste Anrufe als Aufzeichnungen für eine spätere Antwort und gewährleistet eine kontinuierliche Kommunikation und effizientes Management von Anfragen.
• Hauptmerkmale: Sie können Ansagen für verschiedene Anrufer personalisieren, gleichzeitige Nachrichten empfangen, Sofortbenachrichtigungen erhalten und Nachrichten senden, weiterleiten und speichern. 
• Die kontinuierliche Kommunikation mit Ihren wichtigsten Ansprechpartnern steigert Ihre betriebliche Effizienz und Ihre Kommunikationsstrategie. Auch die Kundenzufriedenheit erhöht sich dadurch.

Was ist eine Mailbox?

Seit Ende der 1970er Jahre Anrufbeantworter und später mit dem Handy Mailboxen eingeführt wurde, haben sie Telefonsysteme leistungsfähiger und flexibler gemacht, da es Gespräche und den Austatusch von Informationen zwischen Parteien ermöglicht, auch wenn beide nicht anwesend sind.

Die Mailbox ist ein elektronisches System, das telefonische Sprachmitteilungen aufzeichnet und speichert. Wenn Sie einen Anruf erhalten und diesen im Moment nicht beantworten können, weil Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind oder in einem Meeting, hört der Anrufer eine Aufzeichnung, die ihn einlädt, Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen.

Später können Sie die Nachricht abrufen, indem Sie einen bestimmten Code auf Ihrem Telefon eingeben. Im Gegensatz zu einem Anrufbeantworter kann Mailbox mehrere Telefonleitungen verwalten und bietet erweiterte Funktionen wie Sprachnachricht als E-Mail, Fernzugriff oder Weiterleitung und Freigabe von Nachrichten.

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Wie funktioniert eine Mailbox?

Wenn Sie eine hinterlassene Sprachnachricht abhören möchten, können Sie diese über verschiedene Geräte abrufen, wie Ihr Telefon oder Ihren Computer. Moderne Mailbox-Systeme halten Sie auf dem Laufenden, indem sie Sie benachrichtigen, wann immer Sie eine neue Nachricht bekommen haben.

5 Arten von Mailbox

Mailbox-Technologie gibt es in verschiedenen Typen, die jeweils einem bestimmten Zweck dienen, von der Erfassung einfacher Nachrichten bis hin zur Bereitstellung komplexer Geschäftskommunikationslösungen. Dank dieser Flexibilität kann sich die Mailbox an Ihre Bedürfnisse und den technologischen Fortschritt anpassen.

#1 Basis-Mailbox

Dies ist ein Standarddienst, der von Telefonanbietern bereitgestellt wird und Anrufern ermöglicht, Sprachnachrichten zu hinterlassen, wenn ein Anruf nicht beantwortet wird. Das ist ideal, wenn Sie eine einfache Lösung zur Erfassung verpasster Anrufe ohne zusätzliche Funktionen benötigen.

#2 Visuelle Mailbox

Damit können Sie eine Liste von Nachrichten auf Ihrem Gerät sehen und auswählen, welche Sie anhören oder löschen möchten, ohne sich in das Mailbox-System einzuwählen. Dieser Typ ist für Smartphone-Nutzer geeignet, die Mailbox mit einer grafischen Oberfläche verwalten möchten.

#3 VoIP-Mailbox

Sie können Voice over Internet Protocol (VoIP)-Technologie nutzen, um Mailbox-Nachrichten digital zu empfangen und zu speichern. Das System bietet oft erweiterte Funktionen wie Power Dialer, hilfreiche Skripte, sofortige Benachrichtigungen oder Nachrichten-Transkriptionen.

#4 Cloud-basierte Mailbox

Gehostet in der Cloud bietet dieser Dienst Ihnen erweiterte Funktionen wie Fernzugriff von jedem internetfähigen Gerät oder Sprachnachrichten als E-Mail. Eine cloud-basierte Mailbox ist die beste Wahl für Sie, wenn Sie Flexibilität benötigen, mehrere Geräte verwenden und sie mit anderen Cloud-Diensten integrieren möchten.

#5 Vereinheitlichte Nachrichtenübermittlung für Sprachnachrichten

Das integriert Ihre Mailbox mit anderen Kommunikationsformen wie E-Mail, Fax und SMS in einer einzigen Schnittstelle und ist oft Teil einer umfassenderen und einheitlichen Kommunikationsstrategie. Es könnte ideal für Sie sein, wenn Sie die Kommunikation rationalisieren und den Arbeitsablauf verbessern möchten, indem Sie Nachrichten aus verschiedenen Kanälen kombinieren.

Die Vorteile von Mailboxen

Mailbox überbrückt die Lücke zwischen Verfügbarkeit und Notwendigkeit einer sofortigen Antwort, sodass Sie kontinuierliche Konnektivität mit Ihren Kunden, Geschäftspartnern und Teammitgliedern aufrechterhalten können. Mailbox bietet weit mehr als nur Bequemlichkeit; mit mehr Effizienz bringt es Schwung in Ihre Arbeitsabläufe, steigert die Kundenzufriedenheit und hebt Ihre Kommunikationsstrategie auf ein neues Niveau.

Erreichbarkeit rund um die Uhr

Mailbox stellt sicher, dass Ihr Unternehmen jederzeit erreichbar ist, auch für Kunden, die möglicherweise aus einer anderen Zeitzone anrufen. Es ist besonders nützlich, wenn Sie häufig nicht in der Lage sind, Anrufe zu beantworten.

Eliminieren Sie Warteschleifen

Die meisten Menschen empfinden das Warten in der Warteschleife als frustrierend. Mailbox ermöglicht es Ihren Kunden, ihre Anliegen schnell mitzuteilen. Es minimiert ihre Wartezeit und verbessert das Gesamterlebnis.

Kundenpräferenzen entsprechen

Viele Kunden bevorzugen es, eine Mailbox zu hinterlassen, um sicherzustellen, dass sie zu einem für sie passenden Zeitpunkt zurückgerufen werden. Mailbox bietet Ihren Kunden eine Möglichkeit, ihre Anliegen klar und ohne Unterbrechungen zu formulieren.

Senken Sie Arbeitskosten

Mailbox bietet eine wirtschaftliche Lösung für das Kommunikationsmanagement und eliminiert die Notwendigkeit für zusätzliches Personal, um Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten zu verwalten. Es ist kostengünstig und gewährt dennoch ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit.

Erhöhen Sie die Effizienz durch Anruf-Screening

Mailbox-Funktionen ermöglichen es Ihnen, eingehende Anrufe zu filtern. Dringende Anrufe erhalten sofortige Aufmerksamkeit, während weniger wichtige Angelegenheiten für eine spätere Bearbeitung auf die Mailbox geleitet werden können. Ein solches System verbessert Ihr Zeitmanagement erheblich.

Archivieren Sie Ihre Sprachnachrichten

Sie können Sprachnachrichten archivieren, um eine umfassende Aufzeichnung Ihrer Kommunikation zu erstellen. Diese Vorgehensweise unterstützt die Einhaltung von Vorschriften und ist eine wertvolle Ressource für Schulungs- und Referenzzwecke. Es stellt sicher, dass wichtige Details aufbewahrt werden und zugänglich sind, wenn Sie sie benötigen.

Steigern Sie die Kundenzufriedenheit

Wenn jeder Anruf per Mailbox angenommen wird, haben Ihre Kunden die Bestätigung, dass ihre Anliegen ernst genommen und bearbeitet werden. Das gibt ihnen das Gefühl, dass sie wertgeschätzt und gehört werden. Es verbessert auch ihr Gesamt-Kundenerlebnis und stärkt ihr Vertrauen in Ihren Kundendienst.

9 Wichtige Funktionen von Mailbox

Im Allgemeinen wird eine Mailbox überwiegend für eingehende Anrufe verwendet. Moderne Technologien wie der Power Dialer ermöglichen jedoch auch die Nutzung von Mailboxen in Outbound-Callcentern, z. B. um Kunden oder Geschäftspartnern neue oder wichtige Informationen ohne direkten Anruf bereitzustellen.

Je nach Anbieter kann Ihre Mailbox-Lösung mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet sein.

#1 Personalisierte Begrüßungen für verschiedene Anrufer

Stimmen Sie Ihre Mailbox-Ansagen darauf ab, wer anruft, und schaffen Sie so ein persönlicheres Erlebnis für die Anrufer. Sie können die Begrüßungsansagen auch an jede mögliche Situation anpassen, sei es für Geschäftszeiten, Feiertage oder besondere Ereignisse. Verwenden Sie verschiedene Ansagen für unterschiedliche Tageszeiten oder Wochentage, um sicherzustellen, dass Ihr Voicemail-System zu jeder Zeit angemessen auf Anrufer reagiert.

Sie können zum Beispiel personalisierte Urlaubsansagen verwenden, um den Anrufern ein besseres Gesprächserlebnis zu bieten.

#2 Gleichzeitiges Empfangen von Mailbox-Nachrichten von mehreren Anrufern

Mit dieser Funktion können Sie hohe Anrufvolumina effizient verwalten, da das System Mailbox-Nachrichten von mehreren Anrufern gleichzeitig akzeptiert, sodass niemand ausgelassen wird.

#3 Benachrichtigungen erhalten

Bleiben Sie immer über neu erhaltene Sprachnachrichten informiert, indem Sie sofortige Benachrichtigungen auf Ihrem Mobiltelefon erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Nachrichten umgehend bearbeiten können.

#4 Sprachnachrichten an mehrere Empfänger gleichzeitig senden

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Informationen schnell und einfach zu verbreiten, indem Sie eine einzelne Sprachnachricht an eine Gruppe von Personen senden. Dies spart Zeit und gewährleistet eine konsistente Kommunikation.

#5 Mailbox-Nachrichten weiterleiten

Mit dieser Funktion können Sie wichtige Nachrichten an Kollegen oder Geschäftspartner weiterleiten, indem Sie empfangene Sprachnachrichten direkt an deren Mailboxen senden. Es ist auch möglich, eine persönliche Note hinzuzufügen oder weitergeleiteten Sprachnachrichten Kontext zu geben, indem Sie eine personalisierte Anmerkung hinzufügen.

#6 Sprachmitteilungen verschieben, speichern und archivieren

Sie können Sprachmitteilungen auf Speichergeräte wie Festplatten oder in der Cloud verschieben und speichern. Um wichtige Nachrichten zu behalten, können Sie erweiterte Speichermöglichkeiten nutzen, die Ihnen den Zugriff auf Nachrichten für längere Zeit nach ihrem Empfang ermöglichen.

#7 Mailbox in E-Mails umwandeln

Diese Funktion verwandelt Sprachnachrichten in E-Mails und sendet sie an Ihr Postfach. Sie können Nachrichten einfach lesen und verwalten, ohne die Audioaufnahmen anhören zu müssen.

#8 Text-Transcription

KI-gesteuerte Anruftranskription wandelt Ihre Anrufe in Text um, protokolliert, was Ihre Agenten oder Kunden sagen, und exportiert es automatisch in Ihr CRM oder andere Tools für einfachen Zugriff.

#9 Mailbox Drop nutzen

Sie können eine Nachricht vorab aufzeichnen und direkt in der Mailbox eines Kunden oder Geschäftspartners platzieren, ohne dass das Telefon klingelt. Dies ist großartig für Vertrieb und Marketing, um Nachrichten zu übermitteln, ohne den Empfänger zu stören. Mailbox Drop ist auch eine Funktion in Callcenter-Dialern für ausgehende Anrufe.

So hinterlässt beispielsweise ein KI-Autodialer, wenn er auf eine Mailbox stößt, automatisch die vorab aufgezeichnete Nachricht und wechselt zur nächsten Nummer.

So richten Sie Ihre Mailbox ein

Das Einrichten Ihrer Mailbox umfasst einige einfache Schritte, die je nach Dienstanbieter oder Gerät leicht variieren können.

Mailbox-Einstellungen finden

• Greifen Sie auf die Telefon-App auf Ihrem Gerät zu.
• Suchen Sie nach einer Mailbox-Registerkarte oder -Einstellung, die oft durch ein Mailbox-Symbol angezeigt wird oder im Menü der Anrufeinstellungen zu finden ist.

Richten Sie Ihre Mailbox ein

• Wählen Sie die Option zum Einrichten oder Zugreifen auf Ihre Mailbox. Dies kann das Wählen Ihrer Mailbox-Nummer beinhalten, oft durch Gedrückthalten der „1“-Taste oder einer anderen zugewiesenen Taste auf der Telefontastatur.
• Folgen Sie den automatischen Anweisungen, um Ihre Mailbox einzurichten. Dies beinhaltet in der Regel das Erstellen eines Passworts oder einer PIN zu Sicherheitszwecken.

Begrüßungen aufnehmen

• Sie werden wahrscheinlich aufgefordert, eine persönliche Begrüßung aufzunehmen. Dies ist die Nachricht, die Anrufer hören, wenn sie Ihre Mailbox erreichen.
• Folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Begrüßung aufzunehmen. Normalerweise können Sie wählen, ob Sie eine standardmäßige Begrüßung des Systems verwenden oder eine personalisierte Nachricht aufzeichnen möchten.

Einstellungen anpassen

• Je nach Anbieter haben Sie möglicherweise zusätzliche Einstellungen zur Verfügung, wie die Anzahl der Klingelzeichen, bevor ein Anruf auf die Mailbox geht, oder Benachrichtigungseinstellungen.
• Konfigurieren Sie diese Einstellungen nach Belieben, um Ihre Mailbox-Erfahrung zu personalisieren.

Speichern und beenden

• Speichern Sie Ihre Änderungen, sobald Sie Ihre Begrüßung festgelegt und Ihre Einstellungen angepasst haben.
• Beenden Sie den Einrichtungsprozess. Ihre Mailbox sollte nun bereit sein, Nachrichten zu empfangen.

Testen Sie es aus

• Es ist eine gute Idee, Ihre Nummer von einem anderen Telefon aus anzurufen, um sicherzustellen, dass Ihre Mailbox wie erwartet funktioniert und dass Ihre Begrüßung so klingt, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Best Practices für Mailbox-Nachrichten

Es gibt nicht den einen besten Weg, effektive Begrüßungen zu erstellen, aber die Beachtung bestimmter Prinzipien kann Ihnen helfen, den Anrufern zu zeigen, dass Sie ihre Zeit schätzen.

#1 Nennen Sie Ihren Firmennamen

Nennen Sie am Anfang den Namen Ihres Unternehmens. Dies mag offensichtlich erscheinen, ist aber ein wichtiger Ausdruck von Professionalität.Beispiel: „Hallo, Sie haben CloudTalk erreicht. Hier spricht (Ihr Name) … “

#2 Nennen Sie die Geschäftszeiten

Nennen Sie gleich zu Beginn Ihre Geschäftszeiten. Andernfalls könnten Ihre Kunden vergeblich warten und sich möglicherweise ärgern.Beispiel: „Unsere Geschäftszeiten sind von 9 Uhr bis 17 Uhr Mitteleuropäischer Zeit.“

#3 Schlagen Sie klare nächste Schritte vor

Stellen Sie sicher, dass Sie die nächsten Schritte klar erklären. Wenn die Kunden wissen, dass im Moment niemand ihren Anruf beantworten kann, können sie eine Sprachnachricht hinterlassen oder später zurückrufen. Je nach Unternehmen können Sie auch Optionen wie ein Telefonmenü, direkte Linien zu den Mailboxen verschiedener Mitarbeiter oder Anrufweiterleitung anbieten. Wenn Sie fortschrittliche Callcenter-Software verwenden, sollte das Einrichten eines Telefonmenüs und die Anrufweiterleitung einfach sein.

Beispiel: „Wenn Sie wegen einer bestehenden Bestellung anrufen, drücken Sie bitte die 1. Wenn Sie Hilfe bei einer neuen Bestellung benötigen, drücken Sie bitte die 2.“

#4 Geben Sie andere Kontaktmethoden an

Auch wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt niemand verfügbar ist, um den Anruf entgegenzunehmen, gibt es möglicherweise andere Möglichkeiten, mit Ihrem Unternehmen in Kontakt zu treten oder zusätzliche Informationen zu Ihrem Angebot zu erhalten. Wenn dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Begrüßungen andere Kontaktmethoden angeben. Sie können die Anrufer beispielsweise auf Ihre Website, Ihre E-Mail oder Ihre Social-Media-Profile verweisen.

Beispiel: „Es tut uns leid, aber unsere Agenten sind derzeit nur im Live-Chat verfügbar. Sie können uns auch eine E-Mail an help@cloudtalk.io senden.“

#5 Kurz und bündig

Verschwenden Sie nicht die Zeit Ihrer Kunden, halten Sie Ihre Nachricht einfach und kurz. Wenn die Aufnahme vage und lang ist, verliert der Kunde höchstwahrscheinlich das Interesse und die Geduld. Er könnte es sogar aufgeben, Sie erneut zu kontaktieren. Eine professionelle Mailbox-Begrüßung sollte idealerweise 20-25 Sekunden dauern, genug Zeit, um den Kunden mit den wichtigsten Informationen zu versorgen.

#6 Halten Sie Ihre Aufzeichnung aktuell

Angenommen, es gibt Änderungen in Ihren Geschäftszeiten aufgrund von Feiertagen oder Notfällen. In diesem Fall sollten Sie Ihre Mailbox-Begrüßungen rechtzeitig aktualisieren, um die Situation zu klären und Verwirrung zu vermeiden. Erwähnen Sie das Problem gleich zu Beginn und geben Sie, wenn möglich, an, wann Sie wieder im Geschäft sind.

und geben Sie, wenn möglich, an, wann Sie wieder im Geschäft sind.

#7 Geben Sie Ihren Anrufern das Gefühl der Wertschätzung

Ihre Kunden wenden sich aus wichtigen Gründen an Sie, und ihre Zeit und Bedürfnisse sind für Ihr Unternehmen wertvoll. Personalisieren Sie Ihre Nachrichten, um zu zeigen, dass Sie sich wirklich kümmern und aufmerksam auf ihre Anliegen eingehen. Auch wenn Sie nicht direkt antworten können, ermutigen Sie sie, über andere Wege wie das Hinterlassen einer Mailbox oder das Rückrufen zu einem günstigeren Zeitpunkt in Kontakt zu treten. Vermeiden Sie es, ihre Zeit zu verschwenden oder sie zu frustrieren. Der erste Eindruck ist entscheidend, und Sie haben oft nur eine Chance, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Fazit

Eine Mailbox dient als Brücke, die eine kontinuierliche Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Anrufern gewährleistet, auch wenn eine direkte Interaktion nicht möglich ist. Indem Sie die Funktion und Möglichkeiten einer modernen Mailbox verstehen und effektiv nutzen, stellen Sie sicher, dass jede Nachricht empfangen und bearbeitet wird. Gleichzeitig verbessern Sie Ihr professionelles Image, indem Sie eine zuverlässige und sichere Möglichkeit bieten, wie Kunden und Partner Sie erreichen können.