Verstehen Sie Hosted VoIP: Vorteile, Funktionen und Bedeutung

Es wird erwartet, dass der globale VoIP-Markt bis 2026 fast 102,5 Milliarden USD erreichen wird. Dieser Anstieg wird durch die zunehmende Vorliebe für Cloud-basierte Lösungen angetrieben. Aber die Kosten für VoIP-Dienste werden in den kommenden zwei Jahren voraussichtlich nur um 3% steigen. Diese Software könnte also genau das sein, wonach Sie gesucht haben.

Auf der ständigen Suche nach kostengünstigeren und effizienteren Kommunikationssystemen wird gehostetes VoIP zum Schlüssel für intelligente Unternehmen. Mit einer gehosteten Callcenter-Lösung können Sie alle eingehenden, ausgehenden und Self-Service-Kundeninteraktionen mühelos an einem Ort abwickeln.

Mit dieser Methode entfällt der Ärger mit komplizierter Telefonie-Hardware in Ihren Räumlichkeiten. Stattdessen kümmert sich ein Drittanbieter um alles und bietet skalierbare und flexible Sprachdienste, die mit Ihrem Unternehmen wachsen.

Möchten Sie wissen, was diese Technologie für Sie tun kann? Lesen Sie weiter!

Das Wichtigste in Kürze:

• Gehostetes VoIP verfügt in der Regel über mehr Funktionen als herkömmliche Systeme, z. B. Anrufweiterleitung, Voicemail-to-E-Mail und Smart Dialer.
• Mit einem gehosteten VoIP können Sie Kosten für Ferngespräche und Infrastruktur sparen.
• Gehostete VoIP-Callcenter lassen sich problemlos mit Ihrem Unternehmen skalieren, indem Sie mit minimalem Aufwand Leitungen hinzufügen oder entfernen.
• Die Einrichtung eines gehosteten VoIP-Callcenters kann unkompliziert und einfach sein, wenn Sie vom richtigen Anbieter unterstützt werden.

Was ist gehostetes Voip?

Hosted VoIP (Voice over Internet Protocol) ist ein moderner Telekommunikationsdienst, bei dem Ihre Telefongespräche über das Internet und nicht über herkömmliche Kupfertelefonleitungen geführt werden.

Im Gegensatz zur herkömmlichen Telefonie, die eine Nebenstellenanlage (PBX) vor Ort erfordert, um Anrufe weiterzuleiten, vereinfacht gehostetes VoIP die Einrichtung, indem die technischen Details an einen externen Anbieter delegiert werden. Das bedeutet, dass Sie sich nicht um die Wartung oder Aktualisierung der Hardware kümmern müssen.

Im Vergleich zwischen VoIP und Festnetz oder VoIP und Mobilfunk bietet gehostetes VoIP in der Regel mehr Funktionen als herkömmliche Systeme, z. B. Anrufweiterleitung, Voicemail an E-Mail und Power Dialer, die alle in einer Plattform integriert sind.

Diese Möglichkeiten gehen Hand in Hand mit geringeren Kosten für Ferngespräche und Infrastruktur wie Server, Netzwerkverbindungen und zugehörige Geräte. Für diesen Service hostet und verwaltet ein externer Anbieter die gesamte VoIP-Software und die Server an einem externen Standort.

Gehostetes vs. Vor-Ort-Voip

Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über die grundlegenden Unterschiede zwischen gehosteten und vor Ort installierten VoIP-Lösungen. Entscheiden Sie, welche Lösung für Ihre geschäftlichen Anforderungen am besten geeignet ist.

So funktioniert Hosted VoIP

Bei Hosted VoIP wird Ihre Stimme in digitale Signale umgewandelt, die über das Internet übertragen werden. Hier ist eine Aufschlüsselung:

• Sprachumwandlung: Wenn Sie in ein VoIP-fähiges Telefon oder Headset sprechen, wandelt das Gerät den analogen Klang Ihrer Stimme in digitale Datenpakete um.
• Datenübertragung: Diese Pakete werden über das Internet an einen VoIP-Dienstanbieter gesendet. Diese Übertragung kann über eine normale Breitband-Internetverbindung erfolgen.
• Anrufweiterleitung: Die gehosteten Server des VoIP-Dienstanbieters empfangen diese digitalen Pakete und leiten sie an das Telefonsystem des Empfängers weiter. Dies geschieht fast augenblicklich.
• Rückumwandlung: Auf der Empfangsseite werden diese digitalen Pakete wieder in Ton umgewandelt.
• Integrierte Funktionen: Während dieses Prozesses werden zusätzliche Funktionen wie Voicemail, Anrufweiterleitung und Anrufer-ID nahtlos von den gehosteten Servern des Providers integriert.
  

Für weitere Informationen lesen Sie bitte hier weiter: Wie funktioniert ein Voip?

Wie funktioniert eine gehostete Telefonanlage?

Hosted PBX, oder Private Branch Exchange, ist eine Art von Telefonsystem, das von einem VoIP-Dienstleister außerhalb des Unternehmens verwaltet wird. So funktioniert es im Allgemeinen:

• Einrichtung Verbindung: Sie stellen die Verbindung zum gehosteten Telefonanlagenservice über das Internet mit IP-Telefonen oder softwarebasierten Telefonen auf Computern oder Smartphones her.
• Anrufweiterleitung: Wenn ein Anruf getätigt wird, leitet das gehostete PBX-System den Anruf über das Internet an die entsprechende Nebenstelle oder Amtsleitung weiter. Dies wird von den Rechenzentren des Dienstanbieters verwaltet, um sicherzustellen, dass die Anrufe korrekt weitergeleitet werden, egal ob es sich um eingehende, ausgehende oder interne Anrufe handelt.
• Integration von Funktionen: Gehostete Telefonanlagen verfügen über eine Vielzahl von Funktionen wie Voicemail, Anrufweiterleitung, Anklopfen und Konferenzschaltungen. Diese Funktionen werden vom Anbieter in das System integriert und Sie können sie über eine webbasierte Schnittstelle anpassen.
• Wartung und Updates: Der Dienstanbieter ist für die Wartung der PBX-Technologie verantwortlich, einschließlich Updates und Sicherheitspatches, um sicherzustellen, dass das System stabil, sicher und auf dem neuesten Stand ist.

Sie müssen keine eigene PBX-Hardware mehr unterbringen und verwalten, was den IT-Bedarf und die Gemeinkosten reduziert und gleichzeitig Skalierbarkeit und Flexibilität bietet.

Erfahren Sie mehr über VoIP im Vergleich zu PBX-Kommunikationssystemen.

Mehr erfahren

Die Vorteile von Hosted VoIP für Unternehmen

Hosted VoIP bietet mehrere Vorteile, wenn Sie Ihre Kommunikationssysteme verbessern möchten:

• Sichere Kosten: Sie müssen nicht für den Kauf, die Wartung und die Aufrüstung von Telefonanlagen vor Ort aufkommen. Außerdem müssen Sie keine zusätzlichen Gebühren für Fern- und Auslandsgespräche zahlen. Unser Leitfaden zu den Preisen für gehostete Callcenter gibt Ihnen einen Überblick über die zu erwartenden Kosten.
• Skalieren Sie Ihr Unternehmen mühelos: Hosted VoIP lässt sich problemlos an das Wachstum Ihres Unternehmens oder an Veränderungen der Nachfrage anpassen. Sie können neue Leitungen oder Funktionen hinzufügen, ohne größere Änderungen an Ihrer Infrastruktur vornehmen zu müssen, wie z.B. Investitionen in zusätzliche Telefonleitungen oder Hardware.
• Verbessern Sie die Fernarbeit mit flexiblen VoIP-Lösungen: Mit gehostetem VoIP können Ihre Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort mit Internetanschluss auf das Unternehmenstelefonsystem zugreifen – perfekt für die Arbeit an entfernten Standorten und verteilte Teams.
• Aktivieren Sie erweiterte Funktionen: Hosted VoIP bietet eine Reihe fortschrittlicher Funktionen wie Auto-Attendant, Voicemail-to-Email und Anrufweiterleitung, die bei herkömmlichen Telefonanlagen oft nicht verfügbar sind.
• Vereinfachen Sie die Verwaltung: Da es von einem Dienstanbieter wie CloudTalk verwaltet wird, reduziert gehostetes VoIP die IT-Arbeitslast. Sie können Ihre spezifischen Einstellungen über eine benutzerfreundliche Schnittstelle verwalten.
• Sicherstellung eines konsistenten Dienstes: Service Provider bieten oft ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Robustheit in ihren Netzwerken, um Ausfallzeiten zu minimieren und einen konsistenten Service zu gewährleisten.
• Verbessern Sie das Kundenerlebnis: Sie können Funktionen wie Anrufweiterleitung, Warteschlangen und Wartemeldungen optimieren, um das Kundenerlebnis zu verbessern und die Interaktionen reibungsloser und professioneller zu gestalten.

Beste gehostete VoIP-Funktionen

CloudTalk bietet eine Vielzahl von gehosteten VoIP-Funktionen, die den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht werden.

Hier sind einige, die hervorstechen:

• Smart Dialer: Wählt automatisch Nummern aus einer vordefinierten Liste und maximiert so die Effizienz von Kampagnen für ausgehende Anrufe. Dies ist besonders wertvoll für Sie, wenn Sie Ihr Anrufvolumen erhöhen möchten.
• Aufnahme von Anrufen: Zeichnet Anrufe zur Qualitätssicherung, für Schulungen oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auf. Diese Funktion stellt sicher, dass Sie Interaktionen überprüfen und hohe Servicestandards aufrechterhalten können.
• Interaktive Sprachausgabe (IVR): Leitet Anrufer über ein Menüsystem an die zuständige Abteilung oder den zuständigen Mitarbeiter weiter, wodurch die Wartezeiten verkürzt und die Kundenzufriedenheit erhöht werden.
• Anrufe in der Warteschlange: Verwaltet eingehende Anrufe effizient, indem sie sie in eine Warteschlange stellt, bis der nächste Agent verfügbar ist. So wird sichergestellt, dass Kundenanrufe in geordneter Weise beantwortet werden.
• Voicemail: Sie können eingehende Nachrichten direkt über die App überprüfen und beantworten und sich sogar Voicemail-Transkriptionen direkt an Ihre E-Mail senden lassen.
• Real-Time Kundenkarte: Zeigt während eines Anrufs Kundeninformationen an und liefert Ihnen oder Ihren Agenten Kontext und Verlauf. Dies kann zu personalisierteren und effektiveren Interaktionen führen.
• Internationale Nummern: Bietet lokale Nummern für verschiedene Länder, die es Ihnen erleichtern, eine lokale Präsenz aufzubauen und mit Kunden auf der ganzen Welt in Kontakt zu treten.
• Statistik und Berichterstattung: Sie erhalten detaillierte Einblicke in die Anrufprotokolle, die Leistung der Agenten und die Kundeninteraktionen, so dass Sie fundierte Entscheidungen auf der Grundlage der tatsächlichen Daten treffen können.

Wie man ein gehostetes VoIP-Callcenter einrichtet

Die Einrichtung eines gehosteten VoIP-Callcenters ist ziemlich einfach, vor allem, wenn Sie einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen.

Und so geht’s:

1. Wählen Sie einen gehosteten VoIP-Anbieter:

• Recherchieren Sie Anbieter: Suchen Sie nach einem Anbieter, der Ihren geschäftlichen Anforderungen in Bezug auf Funktionen, Zuverlässigkeit, Kundensupport und Preis entspricht. Um eine Reihe von Optionen zu erkunden, die für Ihr Unternehmen geeignet sein könnten, sollten Sie unseren umfassenden Leitfaden zu VoIP-Alternativen besuchen.
• Bewerten Sie die Funktionen: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter die VoIP-Funktionen anbietet, die Ihr Unternehmen benötigt, z. B. Anrufweiterleitung, Voicemail-to-Email und Konferenzschaltungen.

2. Planen Sie Ihr VoIP-System

• Bestimmen Sie Ihren Bedarf: Ermitteln Sie, wie viele Benutzer Sie haben, wie viele gleichzeitige Anrufe Sie erwarten und welche besonderen Anforderungen Sie haben, z. B. internationale Anrufe.
• Ausrüstung auswählen: Entscheiden Sie, ob Sie vorhandene Hardware verwenden (möglicherweise mit ATA – analogen Telefonadaptern) oder neue IP-Telefone kaufen wollen, die mit Ihrem Provider kompatibel sind.

3. Einrichten Ihres Kontos und Konfigurieren der Einstellungen

• Konto erstellen: Melden Sie sich bei dem von Ihnen gewählten Anbieter an und erstellen Sie Ihr Konto.
• Konfigurieren Sie die Einstellungen: Verwenden Sie das Webportal des Anbieters, um Systemeinstellungen, Benutzerkonten und Optionen für die Anrufweiterleitung entsprechend Ihrem Geschäftsablauf zu konfigurieren.

4. VoIP-Ausrüstung installieren

• Hardware einrichten: Verbinden Sie Ihre VoIP-Hardware mit Ihrem Netzwerk. Dies kann bedeuten, dass Sie IP-Telefone an Ihr Netzwerk anschließen oder ATA-Adapter für herkömmliche Telefone einrichten.
• Software installieren: Wenn Sie Softphones verwenden, müssen Sie VoIP auf Computern oder mobilen Geräten installieren.

5. Testen und Trainieren

• Tests durchführen: Führen Sie Testanrufe innerhalb Ihres Netzes und zu externen Nummern durch. Überprüfen Sie, ob alles richtig funktioniert. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Ton klar ist und alle Funktionen ordnungsgemäß funktionieren.
• Schulen Sie Ihr Team: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen VoIP-System, indem Sie die wichtigsten Funktionen hervorheben und grundlegende Probleme beheben.

Möchten Sie mehr erfahren? Sehen Sie sich unseren Leitfaden zu VoIP an.

Mehr lesen

Fazit

Hosted VoIP kann die Kommunikation in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern. Es bietet Kosteneinsparungen, Skalierbarkeit, Flexibilität und fortschrittliche Funktionen und stellt eine große Veränderung gegenüber herkömmlichen Telefonsystemen dar.

Durch die Einführung dieser Technologie optimieren Sie die Kommunikation und unterstützen das Wachstum Ihres Unternehmens bei der Anpassung an sich ändernde Anforderungen. Ganz gleich, ob Sie die Interaktion mit Ihren Kunden verbessern oder die interne Kommunikation vereinfachen möchten, gehostetes VoIP bietet eine leistungsstarke Lösung, die auf das moderne Geschäftsumfeld zugeschnitten ist.