Virtuelle Meetings: Ihr vollständiger Leitfaden für 2024 und darüber hinaus

71 % aller Teilnehmer an Meetings sehen diese als „unproduktiv“ an. Mitunter haben sie das Gefühl, die Meetings seien für sie nicht relevant. In anderen Fällen ärgern sie sich, dass sie eine längere Anreise auf sich nehmen mussten und viel Zeit geopfert haben. Dennoch sind Besprechungen und Koordinations-Meetings nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit und sorgen dafür, die Mitarbeiter zu informieren und einzubinden.

Wie kann Ihr Unternehmen also sicherstellen, dass jedes Meeting, jede Konferenz und jede Treffen interessant und relevant ist? Die richtige Software für virtuelle Meetings könnte die Antwort sein. Denn Remote-Meetings können schon für die Kosten eines Software-Abonnements abgehalten werden

Wichtige Erkenntnisse

• Virtuelle Meetings sind ein wertvolles Werkzeug für moderne Unternehmen, da 40,9 % der Vollzeitbeschäftigten entweder remote oder im hybriden Arbeitsmodell arbeiten.
• Der durchschnittliche Mitarbeiter verbringt wöchentlich 3-5 Stunden in Meetings. Zunehmend finden diese in virtuellen Meetingräumen online statt und nicht mehr in Person.
• Sie können viele verschiedene Arten von Meetings remote abhalten, einschließlich Team-Check-in, Strategiesitzungen und spontane Treffen.
• Die passende virtuelle Meeting-Software kann Meetings kostengünstiger und zugänglicher machen, dank Funktionen wie hoher Gesprächsqualität, Echtzeit-Transkription und Anrufaufzeichnung.
• Um virtuelle Meetings produktiver zu gestalten, sollten Sie immer eine Agenda vorbereiten, nur diejenigen einladen, für die das Meeting relevant ist, und klare Regeln aufstellen, um das Meeting auf Kurs zu halten.

Was ist ein virtuelles Meeting?

Ein virtuelles Meeting findet online statt, wenn sich alle oder einige der Teilnehmer an verschiedenen geografischen Standorten befinden.

Seit der Pandemie 2020, als viele Unternehmen zum ersten Mal gezwungen waren, Fernarbeit einzuführen, sind Meetings über große Entfernungen in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil des Tagesgeschäfts geworden. 

Die Kommunikationsmittel für Ihr virtuelles Team können also einen großen Einfluss auf die Produktivität, die Effizienz und den Zusammenhalt des Teams haben.

Welche Formen von virtuellen Meetings gibt es?

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, virtuelle Meetings zu kategorisieren. Eine ist nach der verwendeten Technologie und die andere nach dem Zweck oder Stil des Meetings.

Die drei Arten von virtuellen Meetings in Bezug auf die verwendete Technologie sind:

• Telefonkonferenz
  • Meetings, die traditionellen Konferenzgesprächen ähneln und nur Audio verwenden. Einige Teilnehmer wählen sich möglicherweise mit einem Tischtelefon oder Mobiltelefon ein, aber Online-Meeting-Plattformen erlauben oft auch reine Audio-Telefonkonferenzen.
• Videokonferenz
  • Meetings, die ein visuelles Element sowie Audio einführen. Die Teilnehmer können sich sehen und „von Angesicht zu Angesicht“ kommunizieren.
• Webkonferenz
  • Meetings, die zusätzliche kollaborative Elemente hinzufügen, wie Bildschirm- oder Inhaltsfreigabe. Die Teilnehmer können Präsentationen und Dokumente teilen, ansehen oder gemeinsam bearbeiten und gleichzeitig sehen und sprechen.

Wenn es um den Stil oder Zweck des Treffens geht, gibt es mehr Arten von virtuellen Meetings. Hier sind nur einige der gängigsten:

Regelmäßige Stand-ups für Ihre Teams

Ein „Stand-up“-Meeting ist ein kurzes Check-in, idealerweise nicht länger als 10 oder 15 Minuten. In der Regel finden Stand-up-Meetings zu Beginn eines Tages oder einer Schicht statt. Ziel ist es, das Team schnell zusammenzubringen und dafür zu sorgen, dass alle wissen, was sie zu tun haben, dass sie sich ihrer Arbeit gewachsen fühlen und dass alle Fragen geklärt werden.

Strategie- oder Planungssitzungen

Strategie- oder Planungssitzungen sind in der Regel länger und detaillierter als Stand-ups. Ihr Ziel ist es, Strategien für bevorstehende Kampagnen, Projekte oder Veranstaltungen zu entwickeln. Sie sind der Ort für längere Diskussionen darüber, wie Ihr Unternehmen seine Ziele erreichen kann und welche Rollen Einzelpersonen oder Teams dabei spielen müssen.

Einzelgespräche

Diese Arten von virtuellen Meetings finden normalerweise zwischen einem Teammitglied und seinem direkten Vorgesetzten statt. Sie bieten die Möglichkeit für beidseitiges Feedback zu Themen wie:

• Aktuelle Arbeitsleistung
• Sorgen oder Bedenken
• Zukünftige berufliche Entwicklung
• Zusätzliche Unterstützung oder Schulung, die möglicherweise benötigt wird

Monats- oder Quartalsberichte

Bei diesen Treffen können die Teams eine Bilanz ihrer bisherigen Leistungen ziehen. Die Teamleiter präsentieren eine Auswahl von Statistiken oder Ergebnissen, die die Erfolge und Fortschritte des Teams zusammenfassen. Es gibt dann oft auch die Möglichkeit für eine breitere Diskussion.

Der Zweck dieser Berichtssitzungen ist es:

• die bisherigen Erfolge hervorzuheben,
• Schwachstellen oder verbesserungswürdige Bereiche aufzuzeigen,
• Wege zu finden, um aus den Erfolgen Kapital zu schlagen oder die Defizite zu beseitigen.

All-Hands-Meetings oder Präsentationen

Manchmal müssen Unternehmen ihre gesamte Belegschaft zusammenbringen. Dabei kann es sich um ein Treffen im Stil eines Gemeindetreffens handeln, bei dem die allgemeine Ausrichtung des Unternehmens besprochen wird, oder um die Präsentation eines neuen Prozesses oder Software-Tools, das alle kennen sollten. 

Bei dieser Art von Besprechungen ist die Gesprächsqualität von entscheidender Bedeutung, damit die große Zahl der Teilnehmer nicht Latenz, Jitter oder ähnliche Probleme mit sich bringt. Daher ist es wichtig, eine Anrufsoftware zu verwenden, die unabhängig von der Anzahl der Benutzer und deren Standort eine hohe Qualität garantiert.

Besprechungen mit Geschäftspartnern oder Kunden

Oft ist es bequemer, Besprechungen mit Geschäftspartnern oder Kunden online abzuhalten. Ein virtuelles Treffen ist einfacher zu organisieren und durchzuführen als ein persönliches Treffen. 

Ihre Kunden können Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit genießen, ohne ihr Büro verlassen zu müssen. Auf diese Weise können Sie erfolgreiche Beziehungen aufbauen, ohne ein persönliches Treffen zu organisieren, bei dem eine oder alle Parteien anreisen müssen.

Lieferanten-, Partner- oder andere Interessenvertreter-Meetings

Oft müssen sich die Mitarbeiter eines Unternehmens mit außenstehenden Parteien treffen, die nicht zum Unternehmen gehören, aber ein Interesse an bestimmten Aktivitäten oder Projekten haben. 

Zulieferer, Partner und andere Beteiligte sind für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens unerlässlich. Da sie aber technisch gesehen nicht zum Team gehören, kann es kompliziert werden, mit ihnen zusammenzukommen und sie zu treffen.

Virtuelle Callcenter-Software macht es einfach, mit diesen Dritten in Kontakt zu treten. Die Teilnehmer können von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus am Meeting teilnehmen und sogar relevante Dokumente oder Daten innerhalb der Software selbst austauschen.

Ad-hoc-Meetings

Möglicherweise müssen Sie kurzfristige und improvisierte Besprechungen abhalten, um sich mit schnelllebigen Situationen auseinanderzusetzen. Virtuelle Meetings sind in solchen Fällen ideal, da sie unverzüglich eingerichtet werden können und leicht zugänglich sind. Sie können sich rasch mit Teammitgliedern in der ganzen Welt in Verbindung setzen und dringende Situationen oder Änderungen zügig und reibungslos abwickeln.

„Spaß“-Meetings

Meetings müssen nicht immer ernst sein. Manchmal möchten Sie vielleicht Ihr Team oder sogar das gesamte Unternehmen zusammenbringen, um ein wenig Spaß zu haben. Einige Beispiele für virtuelle Spaß-Meetings könnten sein:

• Virtuelle Weihnachts- oder Feiertagsfeiern
• Teambuilding-Sitzungen, Spiele oder Quiz
• Kennenlernmeetings, um neue Mitarbeiter zu begrüßen

Die Vorteile virtueller Meetings

Virtuelle Meetings bieten Vorteile, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder der Branche, in der Sie tätig sind. Hier sind einige der bemerkenswertesten:

#1 Bleiben Sie in Verbindung mit Ihren Remote- und Hybrid-Mitarbeitern

Viele Unternehmen haben Mitarbeiter, die sowohl im Büro als auch an verschiedenen Standorten arbeiten. Virtuelle Meetings sind ideal, um all diese Mitarbeiter miteinander zu verbinden und auf dem gleichen Informationsstand zu bringen. Wenn Sie nur persönliche Meetings abhalten, verpassen diejenigen, die zu diesem Zeitpunkt nicht im Büro sind, möglicherweise wichtige Aktualisierungen oder Anweisungen. 

Die besten virtuellen Meeting-Tools und Geschäftstelefonielösungen sorgen für nahtlose Kommunikation bei der Arbeit aus der Ferne, wie MyHeritage bei der Einführung von CloudTalk festgestellt hat:

#2 Reise- und andere Kosten senken

Laut einem Whitepaper von Verizon kann ein persönliches Meeting mit nur fünf Personen bis zu sieben Mal mehr kosten als das entsprechende virtuelle Meeting.

Von den Reisekosten der Teilnehmer über die Raummiete bis hin zu Erfrischungen und anderen Unkosten summieren sich die Kosten für persönliche Treffen ganz erheblich. Im Gegensatz dazu können Fernkonferenzen für die Gebühren eines Software-Abonnements abgehalten werden. Für ein Unternehmen, das viele Besprechungen durchführt, bedeutet dies beträchtliche Einsparungen.

#3 Umweltfreundlicher sein

Während der Covid-19-Pandemie sanken die globalen Emissionen um 17 %. Ein großer Teil davon kann darauf zurückgeführt werden, dass sich der tägliche Arbeitsweg von stundenlangem Fahren zu einem Gang vom Schlafzimmer zum Computer veränderte.

Alles, was die Notwendigkeit von Fahr- oder Flugreisen verringert, bewirkt also positive Effekte für Ihre Umweltbilanz. Sitzungen aus der Ferne statt persönlich abzuhalten, ist eine hervorragende Möglichkeit, die Umwelt zu schonen.

Worauf Sie bei virtuellen Meeting-Plattformen achten sollten

Die Plattform, die Sie für virtuelle Meetings verwenden, hat einen großen Einfluss darauf, wie erfolgreich Ihre Meetings sind und was Sie damit erreichen können. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Dinge, auf die Sie bei einer virtuellen Meeting-Plattform achten sollten:

Zuverlässige, hochwertige Anrufe

Gute Gesprächsqualität ist ein Muss bei Remote-Meetings. Suchen Sie nach Software, die hohe Gesprächsqualität ohne Latenz, Jitter oder Verzerrungen priorisiert.

CloudTalk arbeitet intensiv daran, seine Netzwerke zuverlässig und störungsfrei zu halten. Unsere Jitter-Rate ist mit nur 17,8 Millisekunden über das gesamte verteilte Netzwerk extrem niedrig. Das bedeutet, Sie können sich darauf verlassen, dass CloudTalk überall auf der Welt eine einwandfreie, kristallklare Gesprächsqualität bietet.

Anrufaufzeichnung

Die Aufzeichnung von Gesprächen ermöglicht es Ihnen, wichtige Gesprächspunkte und Diskussionen wiederzugeben und Unklarheiten leichter zu klären. 

Außerdem kann die Audioaufzeichnung einer Besprechung nicht-teilnehmenden Personen dabei zu helfen, die getroffenen Entscheidungen nachzuvollziehen.

Automatische Transkription und Zusammenfassungen

Automatische Anruftranskription ist eine KI-gesteuerte Funktion, bei der Gesprächsinhalte in Textform umgewandelt werden. Sie können Transkriptionen verwenden, um schnell auf Meeting-Aktionspunkte zurückzugreifen oder die Inhalte von Meetings einfach mit Kollegen zu teilen, die nicht teilnehmen konnten.
CloudTalk kann Anrufe in bis zu 145 verschiedenen Sprachen erkennen und transkribieren und ermöglicht den unkomplizierten Import dieser Transkriptionen in andere Tools und Plattformen (z. B. Ihr CRM).

Integrationen mit Ihren anderen Tools

Integrationen mit Ihren anderen Geschäftstools sind ein weiteres Muss bei Online-Meeting-Software.

Beispielsweise benötigen Sie eine Lösung, die sich mit Ihrem CRM-System integrieren lässt. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf Kundeninformationen und macht die Aktualisierung der Datensätze (mit Anrufnotizen und mehr) wesentlich einfacher. 

Sie sollten aber nicht nur auf CRM-Integrationen Wert legen. Die Krisp-Integration von CloudTalk hilft zum Beispiel, Anrufe übersichtlich und ungestört zu gestalten. Mit Kalenderintegrationen können Sie problemlos Termine vereinbaren und sicherstellen, dass niemand Ihre Besprechungen verpasst.

Beste Praktiken für virtuelle Meetings: Wenn Sie das Meeting leiten

Die Art und Weise, wie Sie Ihre virtuellen Meetings durchführen, hat ebenfalls einen großen Einfluss auf deren Erfolg. Im Folgenden finden Sie fünf bewährte Strategien für virtuelle Meetings, die Ihnen helfen, effektive, produktive und anregende Meetings durchzuführen:

Bereiten Sie im Voraus eine Agenda vor

Auf diese Weise können Sie viel Zeit sparen und Ihre Besprechungen wesentlich effizienter gestalten. 

Wenn alle Teilnehmer eine Kopie der Tagesordnung haben, verschwenden Sie keine Zeit damit, zu Beginn zu erklären, worum es in der Sitzung geht. Einfach ausgedrückt: Wenn es keine Tagesordnung gibt, sollten Sie keine Besprechung ansetzen.

Laden Sie nur diejenigen ein, die dort sein müssen

Besprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung von Remote-Teams, aber Sie müssen nicht alle Teilnehmer zu jeder einzelnen Besprechung einladen. Achten Sie also darauf, dass Sie nur Personen teilnehmen lassen, die auch wirklich dabei sein müssen. Überlegen Sie, wer von der Besprechung profitiert und wer etwas Wichtiges zu sagen hat.

Setzen Sie Meeting-Regeln fest

Regeln helfen, Ihr Meeting zu organisieren und themenbezogen zu halten.

Denken Sie an Dinge wie:

• Ob man die Mikrofone ausschalten sollte, wenn man nicht spricht.
• Ob Sie ein virtuelles Handzeichen vorschreiben, wenn jemand etwas zu sagen hat.
• Wie Sie mit der Agenda Schritt halten können.
• Wie Sie dafür sorgen, dass sich die Teilnehmer nicht gegenseitig ins Wort fallen.

Halten Sie die Teilnehmer bei der Stange

Ein Meeting, das die Leute einbindet, wird produktiver und unterhaltsamer für alle sein. Arbeiten Sie also daran, alle Teilnehmer einzubeziehen. Überlegen Sie, visuelle Hilfsmittel zu Präsentationen hinzuzufügen und gelegentlich Fragen zu stellen, um aktive Beiträge zu generieren.
Wenn Sie noch mehr Ideen brauchen, finden Sie hier einen ausgezeichneten Leitfaden, mit dem Sie Ihre virtuellen Meetings interaktiver gestalten können.

Definieren Sie nach dem Treffen die Aktionsbereiche

Selbst die interessanteste Besprechung ist nicht produktiv, wenn alle Beteiligten vergessen, was beschlossen wurde. 

Halten Sie das Momentum aufrecht, indem Sie Handlungspunkte definieren und diese nach der Besprechung an alle senden. 

Die Transkriptions- und Gesprächsaufzeichnungsfunktionen von CloudTalk sind hierbei äußerst hilfreich, da sie einen problemlosen Rückblick auf das Besprochene und eine Zusammenfassung der vereinbarten Maßnahmen ermöglichen.

Bewährte Praxis bei virtuellen Meetings: Wenn Sie ein Teilnehmer sind

Nicht nur der Leiter einer Besprechung ist dafür verantwortlich, dass die Besprechung produktiv verläuft. Hier sind einige Dinge, die Sie als Teilnehmer tun sollten:

Bereiten Sie sich umfassend vor

Vergewissern Sie sich, dass Sie auf die Sitzung bestens vorbereitet sind, bevor sie beginnt. Der Leiter oder Koordinator der Sitzung sollte eine Tagesordnung verschickt haben. Lesen Sie sie gründlich durch und vergewissern Sie sich, dass Sie über alles, was besprochen werden wird, auf dem Laufenden sind. 

Wenn Sie Informationen oder Aktualisierungen zu präsentieren haben, bereiten Sie das relevante Material vor und stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, was Sie sagen möchten.

Überprüfen Sie Ihre Technik

Technische Probleme auf Ihrer Seite können das gesamte Meeting stören. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Technik in gutem Zustand ist.

Überprüfen Sie, dass:

• Ihr Mikrofon funktioniert
• Ihre Internetverbindung leistungsstark ist
• Ihre Webcam richtig eingerichtet ist (wenn es sich um ein Video-Meeting handelt)

Verwenden Sie immer professionelle Hintergründe

Unprofessionelle Hintergründe können von einem Meeting ablenken und ein schlechtes Bild von Ihnen vermitteln. Vermeiden Sie Dinge wie schmutzige Wäsche oder Unordnung hinter Ihnen, während Sie mit Ihren Kollegen sprechen. Suchen Sie nach einem Hintergrund, der vernünftig, unauffällig und professionell ist.

Wenn Sie keinen professionell aussehenden Hintergrund haben, wo Sie arbeiten, fügen Sie einen virtuellen Hintergrund hinzu oder verwischen Sie einfach den Hintergrund.

Pünktlich erscheinen

Pünktlichkeit bei Meetings ist virtuell genauso wichtig wie im echten Leben. Andernfalls müssen die Leute auf Sie warten, was frustrierend ist und die Produktivität des Meetings beeinträchtigen oder es über die Zeit hinaus verlängern kann.

Schenken Sie Ihre volle Aufmerksamkeit

Eines der Nachteile von Remote-Meetings ist, dass es einfacher ist, sich ablenken zu lassen. Versuchen Sie, während des Meetings voll konzentriert zu bleiben. Hier sind einige Tipps:

• Öffnen Sie keine anderen Tabs.
• Spielen Sie nicht auf Ihrem Telefon.
• Überprüfen Sie keine E-Mails.
• Wiederholen Sie die Sätze Ihrer Kollegen in Ihrem Kopf, um fokussiert zu bleiben.

Seien Sie höflich zu anderen Teilnehmern

Es gibt viele Dinge, die wir automatisch persönlich tun, die virtuell nicht so einfach sind. Zum Beispiel ist es persönlich viel einfacher zu erkennen, wenn jemand anderes sprechen möchte, und zu vermeiden, ihn zu unterbrechen.

In einer virtuellen Umgebung müssen Sie etwas mehr Aufwand betreiben, um grundlegende Höflichkeitsstandards aufrechtzuerhalten. Machen Sie also bewusst Anstrengungen, freundlich und rücksichtsvoll gegenüber anderen Teilnehmern zu sein.

Produktivität in Remote-Teams mit virtuellen Meetings steigern

Die Verwaltung von Remote-Teams kann eine Herausforderung sein, aber die bewährten Plattformen für virtuelle Meetings oder Telefonkonferenzen können dazu beitragen, dass Teams engagiert, verbunden und produktiv bleiben.

Mit CloudTalk können Sie mühelos mit Teams, Mitarbeitern und Kunden auf der ganzen Welt kommunizieren. Die breite Palette an Integrationen macht es einfach, alles an einem Ort zu erledigen, von der Rauschunterdrückung bis zur Synchronisierung von Kalendern. Dank der hohen Anrufqualität können Sie nahtlos zusammenarbeiten, egal wo Sie oder Ihre Teilnehmer sich befinden.

Möchten Sie wissen, wie CloudTalk die Produktivität in Ihren Remote-Teams steigern kann? Vereinbaren Sie ein 15-minütiges strategisches Gespräch, um Ihr Anliegen zu besprechen. Dann sehen Sie die Software in Aktion, wenn wir Ihnen die für Sie wichtigsten Funktionen in einer persönlichen Demo vorführen.