By N. Mraz

| 26 Apr 2022

Funktionen, Unkategorisiert

Voicemail an E-Mail: Der ultimative Leitfaden für erfolgreiche Geschäftskommunikation

BTT Comms berichtet, dass 85% der Menschen, die beim ersten Versuch nicht zu einem Unternehmen durchkommen, es nicht noch einmal versuchen, und drei Viertel von ihnen machen sich nicht die Mühe, eine Nachricht zu hinterlassen. Wenn Ihnen also jemand eine Voicemail hinterlässt – was bei etwa 20% der Anrufer der Fall ist -, dann hat er wahrscheinlich etwas Wichtiges mit Ihrem Unternehmen zu besprechen.

Menschen brauchen in der Regel länger, um auf eine Sprachnachricht zu antworten als auf jede andere Form der Kommunikation. Aber Sie können Ihre Chancen, Umsätze zu erzielen und Kundenbeziehungen zu pflegen, erheblich verbessern, wenn Sie auf Sprachnachrichten umgehend antworten. Voicemail to Email unterstützt Sie bei diesen Bemühungen.

Lassen Sie uns also untersuchen, was Voicemail to Email für Sie tun kann und wie Sie von dieser Funktion profitieren können.

Das Wichtigste in Kürze:

Voicemail to Email ist ein raffiniertes Tool, das automatisch Abschriften und Aufnahmen von Voicemail-Nachrichten direkt an Ihren E-Mail-Posteingang sendet.
Die Konfiguration von Voicemail zu E-Mail für Ihren VoIP-Dienst ist eine einfache und unkomplizierte Aufgabe, die Sie in 7 Schritten erledigen können.
Voicemail to Email bietet viele Vorteile, darunter eine höhere Gesamteffizienz, bessere Erreichbarkeit und eine optimierte Zusammenarbeit im Team.

Was ist Voicemail an E-Mail?

Voicemail to Email verwandelt Voicemails in E-Mails. Anstatt jede Nachricht einzeln auf Ihrem Telefon abzuhören, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung in Ihrem E-Mail-Posteingang, sobald Sie eine Nachricht erhalten. Das macht die Verwaltung Ihrer Sprachnachrichten einfacher und effizienter, vor allem, wenn Sie täglich ein hohes Anrufaufkommen zu bewältigen haben.

Wie funktioniert Voicemail an E-Mail?

Voicemail to Email ist eine beliebte Funktion bei Anbietern von gehosteten VoIP- und Cloud-Telefonanlagen wie CloudTalk. Sie sendet Abschriften und Aufzeichnungen von Voicemail-Nachrichten direkt an Ihren E-Mail-Posteingang, wo sie einfach verwaltet und nach Prioritäten geordnet werden können.

Wenn Ihnen jemand eine Voicemail hinterlässt, wandelt das Telefonsystem die Audionachricht in eine digitale Datei um, in der Regel im .mp3- oder .wav-Format. Diese Datei wird dann entweder an eine E-Mail angehängt oder mit der Aufnahme direkt in Ihrem Posteingang verknüpft.

Sie können diese Nachrichten wie jede andere E-Mail sortieren, speichern, löschen oder weiterleiten. So müssen Sie Ihren Arbeitsfluss nicht unterbrechen oder zwischen verschiedenen Apps und Geräten wechseln, um den Überblick über Ihre Anrufe zu behalten.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen persönlichen Assistenten, der Ihre Sprachnachrichten entgegennimmt, sie aufschreibt oder die Audiodateien speichert und sie dann ordentlich in Ihrer E-Mail ablegt, damit Sie darauf zugreifen können, wenn es Ihnen passt.

So senden Sie Voicemail-Benachrichtigungen an Ihr E-Mail-Postfach

Die Einrichtung von Voicemail-to-E-Mail auf Ihrem VoIP-Dienst ist ein unkomplizierter Prozess. Hier erfahren Sie, wie Sie die Funktion in wenigen einfachen Schritten aktivieren und testen können.

Melden Sie sich bei Ihrem VoIP-Servicekonto an
Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Konto auf der Plattform Ihres VoIP-Anbieters an. Hier verwalten Sie die Einstellungen für Anrufe und Voicemails.
Navigieren Sie zu den Voicemail-Einstellungen
Suchen Sie den Bereich Voicemail in Ihrem Konto-Dashboard. Dieser könnte als „Voicemail-Einstellungen“, „Anrufeinstellungen“ oder ähnlich bezeichnet sein.
Aktivieren Sie Voicemail an E-Mail
In den Voicemail-Einstellungen finden Sie die Option zur Aktivierung von Voicemail an E-Mail. Dies kann ein Kippschalter oder ein Kontrollkästchen sein.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein
Wenn Sie die Option zur Weiterleitung von Sprachnachrichten per E-Mail gefunden haben, geben Sie Ihre bevorzugte E-Mail-Adresse in das vorgesehene Feld ein. An diese Adresse werden dann Ihre Sprachnachrichten gesendet.
Wählen Sie Formatpräferenzen
Bei einigen Diensten können Sie wählen, wie Sie Ihre Sprachnachrichten erhalten möchten, z. B. als Audioanhang oder als Transkription. Wählen Sie Ihre Präferenz.
Speichern Sie Ihre Änderungen
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Änderungen speichern oder übernehmen. Einige Plattformen verfügen über eine Schaltfläche „Übernehmen“ oder „Einstellungen speichern“.
Testen Sie die Funktion
Erwägen Sie einen Testanruf bei Ihrer Nummer und hinterlassen Sie eine Voicemail, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist und Sie die E-Mail-Benachrichtigung erhalten.

Jeder VoIP-Dienst hat möglicherweise leicht abweichende Schritte oder Einstellungsoptionen. Daher ist es eine gute Idee, das Hilfe-Center oder die Support-Dokumentation Ihres speziellen Dienstes zu konsultieren, um genauere Anweisungen zu erhalten. Die CloudTalk-Anleitung finden Sie in unserem Hilfebereich.

7 Vorteile des Versands von Sprachnachrichten per E-Mail

Die Umwandlung von Sprachnachrichten in E-Mails bietet zahlreiche Vorteile und verändert die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren.

Sehen Sie sich die 7 wichtigsten Vorteile von Voicemail to Email an:

#1 Organisiert werden und bleiben

Callcenter-Agenten erhalten jede Woche Hunderte von Anrufen, und es kann schwierig sein, den Überblick über die wichtigsten Voicemail-Nachrichten zu behalten.

Mit einem durchsuchbaren Inventar all Ihrer Voicemail-Nachrichten direkt in Ihrem Posteingang können Sie Ihre Arbeitsabläufe besser organisieren, Ihre dringendsten Voicemails zuerst beantworten und Ihr Geschäft reibungslos am Laufen halten.

#2 Steigerung der Gesamteffizienz

Seien wir ehrlich – es macht keinen Spaß, sich stundenlang durch überfüllte Voicemail-Aufzeichnungen zu wühlen. Und was noch schlimmer ist, es kostet Sie eine Menge wertvoller Zeit, die Sie besser für andere Dinge nutzen könnten.

Prompte Reaktionszeiten sind für die Pflege von Kundenbeziehungen entscheidend, da die Kunden insbesondere im Vertrieb oder beim Kundensupport zeitnahe Rückrufe erwarten. Mit Voicemail to Email können Sie dies optimieren, da Sie nicht ständig das Telefon abhören müssen. So bleiben die Kunden bei der Stange und werden davon abgehalten, nach Alternativen zu suchen.

Dieser Ansatz vermeidet die Ineffizienz des Wechsels zwischen den Plattformen und vereinfacht Ihren Arbeitsablauf, insbesondere wenn Sie nicht immer mit Ihrer Cloud Phone App arbeiten.

#3 Rückrufe mit Kontext

Wenn Sie zurückrufen, ohne vorher die Voicemail eines Kunden abzuhören, kann das zu einem unangenehmen Gespräch führen. Wenn Kunden eine Nachricht hinterlassen, erwarten sie, dass Sie wissen, was sie Ihnen bereits in ihrer Nachricht mitgeteilt haben. Wenn Sie die Bedürfnisse Ihres Anrufers nicht kennen, kann sich Ihr Kunde übergangen und frustriert fühlen.

Mit Voicemail to Email können Sie den Inhalt von Voicemail-Nachrichten in aller Ruhe durchsehen.

Sie haben um 14 Uhr einen Rückruftermin mit einem wichtigen Kunden?

Überprüfen Sie Ihren Posteingang auf aktuelle Sprachnachrichten und informieren Sie sich vor dem Meeting über alle relevanten Informationen. Voicemail an E-Mail

#4 Aufbau eines Archivs von Anrufaufzeichnungen

Ein Archiv von Voicemail-Nachrichten kann ein strategischer Bestandteil der Unterlagen eines Unternehmens sein.

Diese Nachrichten zur Hand zu haben, kann nützlich sein, um wichtige Besprechungen vorzubereiten, wichtige Informationen schnell abzurufen und sich vor Haftungsansprüchen zu schützen, falls es zu rechtlichen Problemen mit Kunden kommt.

#5 Erhöhte Zugänglichkeit

Egal wo Sie sind, Sie können Ihre Sprachnachrichten abhören oder lesen, solange Sie Zugang zu Ihren E-Mails haben.

Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie an einem anderen Ort arbeiten oder häufig unterwegs sind. Sie bleiben in Verbindung, ohne direkt auf Ihr Voicemail-System zugreifen zu müssen.

#6 Optimierte Teamzusammenarbeit

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team immer auf dem Laufenden ist, indem Sie bestimmte Empfänger für die Voicemail-zu-E-Mail-Einstellungen auswählen, so dass Administratoren und wichtige Mitarbeiter Nachrichten direkt per E-Mail erhalten, egal ob sie unterwegs sind oder am Schreibtisch sitzen.

#7 Nutzen Sie die Schnellsuche und Referenz

Sie können Ihre Sprachnachrichten in Ordnern organisieren, Etiketten zur schnellen Identifizierung anbringen, Suchfilter einsetzen und so weiter.

Wenn Sie eine große Anzahl von Anrufen zu bearbeiten haben, kann es schwierig sein, sich an bestimmte Details einer Sprachnachricht zu erinnern. Wenn die Sprachnachrichten jedoch in Text umgewandelt und an Ihre E-Mail gesendet werden, können Sie anhand von Schlüsselwörtern schnell nach bestimmten Informationen suchen.

Sie können problemlos auf vergangene Gespräche zurückgreifen, um Details oder Folgeaktionen zu finden. So können Sie einen personalisierten Service anbieten oder Aufgaben verfolgen.

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Fazit

Voicemail to Email bringt Ihre Voicemail ins digitale Zeitalter, direkt in Ihren E-Mail-Posteingang, so dass Sie immer nur einen Klick von Ihren letzten Nachrichten entfernt sind.

Mit Voicemail to Email bleiben Sie informiert, reaktionsschnell und produktiv, ohne an Ihr Tischtelefon gebunden zu sein. Auf diese Weise sind Sie immer nur eine E-Mail davon entfernt, die Bedürfnisse Ihrer Anrufer effektiv zu erfüllen.

Die Einrichtung ist ein Kinderspiel, und die Vorteile liegen auf der Hand: Sie erhalten Ihre Nachrichten in einem Format, das Sie bereits täglich verwenden, und können Informationen leichter mit Kollegen austauschen. Wenn Sie sich für Voicemail to Email entscheiden, entscheiden Sie sich für eine effizientere und besser organisierte Methode, um den Überblick über Ihre Anrufe zu behalten.

FAQs

Wie viel kostet Voicemail to Email?

Die Kosten für Voicemail to Email variieren je nach Ihrem VoIP-Anbieter oder Telefondienstplan.
Bei einigen Anbietern ist die Funktion kostenlos, während sie bei anderen als Zusatzleistung gegen Aufpreis angeboten wird.
Am besten erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter nach den genauen Preisen für diese Funktion.

Warum wird meine Voicemail nicht transkribiert?

Wenn die Transkription von Sprachnachrichten nicht funktioniert, kann das mehrere Gründe haben, z. B. einen fehlenden Transkriptionsdienst in Ihrem Tarif, eine schlechte Audioqualität, die die Transkription der Sprachnachrichten erschwert, oder technische Probleme mit dem Dienst selbst.
Prüfen Sie, ob die Transkription in Ihrem Tarif enthalten ist, und wenden Sie sich an Ihren Anbieter, wenn das Problem weiterhin besteht.

Kann ich eine Voicemail in meiner E-Mail speichern?

Ja!
Sobald eine Sprachnachricht als Audiodatei oder Transkription an Ihre E-Mail weitergeleitet wurde, können Sie sie wie jeden anderen E-Mail-Anhang oder Text speichern.
So können Sie wichtige Sprachnachrichten ganz einfach aufbewahren, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass die Sprachbox Ihres Telefons voll wird.

Wie kann ich eine Kopie der Sprachnachricht per E-Mail versenden?

Um eine Kopie Ihrer Voicemail an Ihre E-Mail zu senden, aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres Telefonsystems die Funktion Voicemail-to-E-Mail.
Sobald diese Funktion aktiviert ist, werden alle neuen Sprachnachrichten automatisch an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesendet, so dass Sie sie sofort in Ihrem Posteingang abhören oder lesen können.

Wie kann man eine Sprachnachricht an eine E-Mail anhängen?

Um eine Voicemail manuell an eine E-Mail anzuhängen, müssen Sie die Voicemail-Datei in der Regel auf Ihrem Gerät speichern und dann an eine E-Mail anhängen, wie Sie es mit jeder anderen Datei tun würden.
Viele Telefonsysteme bieten jedoch eine automatische Weiterleitung, die diesen Vorgang für Sie übernimmt.

Funktioniert Voicemail to Email mit Gruppenanrufen?

Voicemail an E-Mail kann mit Gruppenanrufen funktionieren, wenn Ihr Telefonsystem Voicemail für diese Art von Anrufen unterstützt.
Alle Sprachnachrichten, die von Teilnehmern eines verpassten Gruppenanrufs hinterlassen werden, können an Ihre E-Mail weitergeleitet werden, genau wie bei Einzelanrufen.

Gibt es Anwendungsfälle, die sich nicht für Voicemail to Email eignen?

Voicemail to Email ist möglicherweise nicht ideal in Szenarien, die eine sofortige Antwort in Echtzeit erfordern oder in Umgebungen, in denen der E-Mail-Zugriff aus Sicherheitsgründen eingeschränkt oder überwacht wird.
Auch wenn E-Mail in Ihrem täglichen Arbeitsablauf keine große Rolle spielt, ist diese Funktion für Sie möglicherweise nicht von großem Nutzen.

Wie schnell funktioniert Voicemail to Email?

Die Geschwindigkeit, mit der Voicemail to Email funktioniert, kann variieren, ist aber im Allgemeinen recht schnell.
In der Regel dauert es nur ein paar Minuten, bis das System die Sprachnachricht verarbeitet und an Ihre E-Mail weitergeleitet hat, damit Sie rechtzeitig über verpasste Anrufe benachrichtigt werden.