Outbound Dialer erklärt: Typen, Vorteile und beste Praktiken

Die durchschnittliche Konversionsrate bei Kaltakquise liegt bei 2%. Aber wenn das Ziel darin besteht, mehr Outbound-Verkäufe zu erzielen, wie schaffen Sie das? Machen Sie mehr und bessere Anrufe mit einem Outbound-Dialer.

Outbound-Dialer sind nicht alle gleich. Es gibt mehrere Typen, jeder mit seinen eigenen Vorteilen und Anwendungsfällen. Heute werden wir Ihnen alles darüber erzählen. Lesen Sie weiter, um den besten Outbound-Dialer für Sie zu finden!

Das Wichtigste in Kürze:

• Outbound-Dialer lassen sich je nach Komplexität und Anwendungsfall in vier Grundtypen unterteilen: Auto Dialer, Predictive Dialer, Power Dialer und Smart Dialer.
• Mit Dialer-Software für ein Outbound-Callcenter können Sie die Effizienz Ihres Teams, die Kundenbindung, das Lead-Management, die Konversionsraten usw. optimieren.
• Wenn Sie den besten Outbound-Dialer auf Ihren Anwendungsfall abstimmen, können Sie die Zahl der erfolgreichen Anrufe um 400% steigern, täglich 3x mehr Leads erreichen und die Anrufzeiten um 50% senken.

Was ist ein Outbound Dialer?

Outbound-Dialer ist ein Oberbegriff, der üblicherweise für alle Arten von Automatic Dialing Systems (ADS) verwendet wird. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um Softwarelösungen, die den Wählvorgang für ausgehende Anrufe automatisieren, in der Regel für Kaltakquise.

Obwohl es verschiedene Arten von Auto-Dialern gibt, haben sie alle einige gemeinsame Merkmale, die sie zu einem Eckpfeiler moderner Outbound-Verkaufsstrategien machen.

Vor allem aber entfällt die Notwendigkeit des manuellen Wählens, was den Anrufprozess erheblich beschleunigt und eine maximale Auslastung der Mitarbeiter, kleinere Teamzusammensetzungen und bis zu 3x mehr Anrufe pro Tag ermöglicht.

Warum sollten Sie einen Outbound Dialer verwenden?

Nachdem wir das Thema im vorigen Abschnitt angerissen haben, ist es nur recht und billig, dass wir uns etwas Zeit nehmen, um die Vorteile des Einsatzes eines Outbound-Dialers vollständig zu erkunden. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie erwarten können, wenn Sie einen ADS in Ihren Betrieb einbinden.

• Gesteigerte betriebliche Effizienz:

Outbound-Dialer steigern die Effizienz von Vertriebsteams erheblich, indem sie den Wählvorgang automatisieren. Anstatt jede Nummer manuell zu wählen, können sich die Vertriebsmitarbeiter auf die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden konzentrieren, was zu 3x mehr Anrufen pro Tag und mehr Konversionsmöglichkeiten führt.

• Verbessertes Kundenengagement:

Durch die Rationalisierung des Anrufprozesses ermöglichen Outbound-Dialer den Agenten, mehr Zeit mit dem Aufbau von Beziehungen zu potenziellen Kunden zu verbringen. Mit Funktionen wie Anrufaufzeichnung und CRM-Integration können Agenten Interaktionen personalisieren und einen besseren Service bieten, was letztlich die Kundenzufriedenheit und -bindung erhöht.

• Verbessertes Lead Management und höhere Konversionsraten:

Outbound-Dialer helfen, Leads effektiver zu verwalten, indem sie Kontaktlisten organisieren, Folgeanrufe planen und Interaktionen verfolgen. Dieser strukturierte Ansatz bietet eine 98%ige Genauigkeit bei der Verifizierung von Nummern und stellt sicher, dass kein Lead durch die Maschen fällt, was zu höheren Konversionsraten und Umsätzen führt.

• Reduzierte Leerlaufzeit für Agenten:

Mit Outbound-Dialern verbringen Agenten weniger Zeit mit dem Warten zwischen Anrufen, da das System automatisch die nächste Nummer wählt, sobald diese verfügbar ist. Dadurch werden Leerlaufzeiten minimiert und die Mitarbeiter bleiben während ihrer gesamten Schicht produktiv.

• Compliance und Risikomanagement:

Outbound-Dialer sind mit Funktionen ausgestattet, die die Einhaltung von Vorschriften wie dem Telephone Consumer Protection Act (TCPA) und Do Not Call (DNC)-Listen gewährleisten. Dialer-Software hilft dabei, das Risiko der Nichteinhaltung und möglicher rechtlicher Probleme zu verringern, indem sie Nummern automatisch überprüft und die Zustimmung aufzeichnet.

Arten von ausgehenden Dialern

Der Markt für Outbound-Dialer ist groß und vielfältig. Es gibt mehrere Arten von Software – jede mit ihren eigenen Vorteilen, Nachteilen, Best Practices und idealen Anwendungsfällen. Um Ihnen bei diesem Thema zu helfen, haben wir diese hilfreiche Tabelle erstellt.

#1 Auto Dialer

Der einfachste Typ von Outbound-Dialer. Er ruft die nächste Nummer in der Warteschlange an, nachdem der letzte Anruf beendet wurde.

Anwendungsfall: Kostengünstige, hochvolumige Anrufe für einfache Verkäufe.

Prüfen Sie, wie viel Auto Dialer kostet.

Wie können Sie Auto vs. Predictive Dialer vergleichen ?

#2 Predictive Dialer

Ein Outbound-Dialer, der die Kapazität des Call Centers einschätzen und vorhersehen kann. Er kann mehrere Anrufe gleichzeitig für jeden Agenten initiieren, um die Ressourcenauslastung zu maximieren.

Anwendungsfall: Kampagnen mit hohem Anrufaufkommen für kleinere Teams mit begrenzten Ressourcen.

#3 Power Dialer

Outbound-Dialer, der jeweils einen Anruf pro Agent tätigt. Bietet ein höheres Maß an Kontrolle über bestimmte Anrufwarteschlangen. Ist einfach zu bedienen und erfordert keine komplexen Algorithmen.

Anwendungsfall: Ausgewogene Anrufkampagnen, die sowohl auf Reichweite als auch auf Personalisierung optimiert sind.

Wie viel kostet Power Dialer?

Sehen Sie, warum Sie Power Dialer dem Predictive Dialer vorziehen sollten.

#4 Smart Dialer

Der komplexeste aller Outbound-Dialer. Kann zur Erstellung von hochgradig angepassten, anpassungsfähigen Anrufwarteschlangen und Kampagnen verwendet werden. Kann mit Tools von Drittanbietern (CRMs, Helpdesks usw.) und Click-to-Call integriert werden.

Anwendungsfall: Hochwertige, mittelgroße Anrufkampagnen, optimiert für CSAT.

Erfahren Sie, wie der Preis von Smart Dialer berechnet wird.

Wie Sie den besten Outbound Dialer (für Sie) auswählen

Es sollte klar sein, dass trotz der gleichen Bezeichnung wie Outbound-Dialer jeder Typ sehr unterschiedlich ist. Wenn Sie den für Sie richtigen finden wollen, müssen Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen.

#1 Beurteilen Sie die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens:

Bevor Sie in einen Outbound-Dialer investieren, sollten Sie sich die Zeit nehmen, über Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ziele nachzudenken. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Größe Ihres Vertriebsteams, die Art Ihrer Outbound-Kampagnen und Ihre Zielgruppe.

Konzentrieren Sie sich auf ein hohes Volumen an Kaltakquise, oder legen Sie Wert auf persönliche Interaktionen mit Leads? Wenn Sie Ihre individuellen Anforderungen kennen, können Sie Ihre Optionen eingrenzen und einen Dialer auswählen, der Ihren Geschäftszielen entspricht.

#2 Verstehen Sie Ihr Anrufvolumen und Ihre Agentenkapazität:

Bewerten Sie Ihr Anrufvolumen und die Kapazität der Agenten, um die Anforderungen an die Skalierbarkeit und Effizienz Ihres Outbound-Dialers zu bestimmen.

Wenn Sie mit einem hohen Anrufvolumen rechnen und über ein großes Team von Agenten verfügen, können Sie von einem Power-Dialer profitieren, der die Wählraten automatisch an die Verfügbarkeit der Agenten anpasst.

Wenn Sie dagegen ein kleineres Team oder ein schwankendes Anrufvolumen haben, ist ein progressiver oder Power-Dialer möglicherweise besser geeignet, um die Anrufe an die Kapazität der Agenten anzupassen.

#3 Berücksichtigen Sie 3rd-Party-Integrationen:

Die Integration mit Ihren bestehenden CRM- (Customer Relationship Management) und Software-Plattformen ist für nahtlose Abläufe und eine reibungslose Datenverwaltung unerlässlich.

Wählen Sie einen Outbound-Dialer, der robuste Integrationsfunktionen mit gängigen CRM-Systemen wie Salesforce, HubSpot oder Zoho CRM bietet.

So wird sichergestellt, dass Ihr Vertriebsteam auf relevante Kundeninformationen zugreifen, Interaktionen nachverfolgen und Daten mühelos synchronisieren kann, was den Arbeitsablauf optimiert und die Produktivität steigert.

#4 Behalten Sie die Einhaltung der Vorschriften im Auge:

Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Einhaltung von Vorschriften das A und O, wenn Sie effiziente Outbound-Kampagnen durchführen wollen, vor allem international. Daher ist es wichtig, dass Sie sich einen Anbieter suchen, der alle Anforderungen in Ihren Zielländern erfüllt.

Die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, sind die automatische Bereinigung von DNC-Listen (Do Not Call), die Verwaltung von Einwilligungen für Anrufaufzeichnungen und Opt-Out-Mechanismen. Sie sollten jedoch auch auf robuste Verschlüsselungsprotokolle und eine sichere Datenspeicherung achten.

Die 3 besten Praktiken für ausgehende Anrufe

#1 Trainieren und rüsten Sie Ihr Team aus:

Bieten Sie Ihrem Vertriebsteam eine umfassende Schulung an, um sicherzustellen, dass es die Outbound-Dialer-Software beherrscht und über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um effektiv mit potenziellen Kunden zu kommunizieren.

Die Schulung sollte verschiedene Aspekte abdecken, z. B. die Navigation auf der Dialer-Oberfläche, das Verständnis von Anruf-Workflows, den Umgang mit Einwänden und die Nutzung von CRM-Integrationsfunktionen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Team über Compliance-Vorschriften und Unternehmensrichtlinien geschult ist, um Risiken zu minimieren und die Professionalität bei Interaktionen zu wahren.

#2 Investieren Sie Zeit in Skripterstellung und Anrufplanung:

Entwickeln Sie gut ausgearbeitete Skripte und Anrufpläne, um Ihr Vertriebsteam bei Outbound-Kampagnen anzuleiten.

Skripte bieten einen Rahmen für Gespräche und fördern die Authentizität und Flexibilität, um sich an die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben jedes Interessenten anzupassen. Integrieren Sie die wichtigsten Gesprächspunkte, Wertangebote und Strategien zum Umgang mit Einwänden in Ihre Skripte, um die Interaktionen zielgerichtet und wirkungsvoll zu gestalten.

Überprüfen und verfeinern Sie Skripte regelmäßig auf der Grundlage von Feedback und Leistungskennzahlen, um die Effektivität kontinuierlich zu verbessern.

#3 Überwachen & Analysieren Sie Anrufmetriken:

Überwachen und analysieren Sie regelmäßig die Anrufmetriken, um die Leistung Ihrer Outbound-Dialing-Kampagnen zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie Anrufverbindungsraten, Konversionsraten, durchschnittliche Anrufdauer und die Auslastung der Agenten, um die Effektivität der Kampagne und die Produktivität der Agenten zu messen.

Nutzen Sie die Berichts- und Analysetools Ihrer Outbound-Dialer-Software, um Einblicke in Trends bei Anrufen zu erhalten, leistungsstarke Strategien zu identifizieren und Probleme oder Engpässe umgehend zu beheben.

Nutzen Sie datengestützte Erkenntnisse zur Optimierung von Anwahlparametern, zur Verfeinerung von Skripten und zur effektiven Zuweisung von Ressourcen, um die Ergebnisse zu maximieren.

Zusammenfassung

Mittlerweile sollte es kein Wunder mehr sein, warum so viele Unternehmen Outbound-Dialer-Software so hoch schätzen. Und in Anbetracht der jüngsten Verbesserungen im Bereich der KI und der Automatisierung wird sie wahrscheinlich nur noch effektiver werden.

Aber Dialer sind nicht alles, was effektive Outbound-Anrufe ausmacht. Wenn Sie wirklich das Beste aus Ihren Bemühungen herausholen wollen, müssen Sie viele branchenübliche Best Practices und Expertenstrategien anwenden. Glücklicherweise hat CloudTalk dafür gesorgt.