Hosted VoIP Verstehen: Vorteile, Funktionen und Bedeutung

Hosted VoIP ist ein wichtiger Faktor für smarte Unternehmen, die nach kostensparenden und effektiveren Kommunikationssystemen suchen. Eine gehostete Callcenter-Lösung verwaltet all Ihre eingehenden, ausgehenden und selbstständigen Kundeninteraktionen mühelos an einem Ort.

Damit vermeiden Sie auch, sich mit komplizierter Telekommunikationshardware in Ihren Räumlichkeiten auseinandersetzen zu müssen. Stattdessen kümmert sich ein Drittanbieter um alle Aufgaben und bietet skalierbare und flexible Telefondienste, die auch jederzeit mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.

Möchten Sie wissen, was diese Technologie im Detail für Sie tun kann? Lesen Sie weiter!

Wichtige Erkenntnisse

• Hosted VoIP bietet in der Regel mehr Funktionen als traditionelle Systeme, wie z.B. Anrufweiterleitung, Voicemail-zu-E-Mail und Smart Dialer.
• Mit Hosted VoIP können Sie Kosten für Ferngespräche und Infrastruktur einsparen.
• Gehostete VoIP-Callcenter passen sich einfach an Ihr Unternehmenswachstum an, da Sie Telefonleitungen mit minimalem Aufwand hinzufügen oder entfernen können.
• Die Einrichtung eines gehosteten VoIP-Call Centers kann schnell und unkompliziert erfolgen, wenn der richtige Anbieter Sie unterstützt.

Was ist Hosted VoIP?

Hosted VoIP (Voice over Internet Protocol) ist ein moderner Telekommunikationsdienst, bei dem Ihre Telefongespräche über das Internet statt über herkömmliche Kupferleitungen geführt werden.

Hosted vs Vor-Ort VoIP

Hier erhalten Sie einen Überblick über die grundlegenden Unterschiede zwischen gehosteten und vor Ort installierten VoIP-Lösungen. So können Sie besser entscheiden, welche am besten zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.

Wie funktioniert Hosted VoIP?

Durch Hosted VoIP wird Ihre Stimme in digitale Signale umgewandelt und über das Internet übertragen. Im Detail sieht das so aus:

• Sprachumwandlung: Wenn Sie in ein VoIP-fähiges Telefon oder Headset sprechen, wandelt das Gerät den analogen Klang Ihrer Stimme in digitale Datenpakete um.
• Datenübertragung: Diese Datenpakete werden dann über das Internet an einen VoIP-Dienstanbieter gesendet. Dies erfolgt in der Regel über eine reguläre Breitband-Internetverbindung.
• Anrufweiterleitung: Die gehosteten Server des VoIP-Dienstanbieters empfangen die digitalen Pakete und leiten sie an das Telefonsystem des beabsichtigten Empfängers weiter. Das geschieht innerhalb von Sekunden.
• Rückumwandlung: Am Empfangsende werden die digitalen Pakete wieder in Klang umgewandelt.
• Integrierte Funktionen: Während dieses Prozesses werden zusätzliche Funktionen wie Voicemail, Anrufweiterleitung und Anrufer-ID nahtlos von den gehosteten Servern des Anbieters integriert.

Wie funktioniert Hosted PBX?

Hosted PBX (= Private Branch Exchange) ist eine Art Telefonsystem, das außerhalb Ihres Standorts von einem VoIP-Dienstanbieter verwaltet wird.

Im Allgemeinen funktioniert es folgendermaßen:

• Einrichtung der Verbindung: Sie stellen über das Internet eine Verbindung zum gehosteten Telefonanlagendienst her. Dabei verwenden Sie IP-Telefone oder softwarebasierte Telefone auf Computern oder Smartphones.
• Anrufweiterleitung: Wenn ein Anruf getätigt wird, leitet das gehostete PBX-System den Anruf über das Internet an die entsprechende Nebenstelle oder externe Leitung weiter. Dies wird von den Rechenzentren des Dienstanbieters verwaltet, um sicherzustellen, dass die Anrufe korrekt weitergeleitet werden, unabhängig davon, ob es sich um eingehende, ausgehende oder interne Anrufe handelt.
• Integration von Funktionen: Gehostete PBX-Systeme verfügen über eine Vielzahl von Funktionen wie Voicemail, Anrufweiterleitung, Anklopfen und Konferenzschaltung. Diese Funktionen werden vom Anbieter in das System integriert und können von Ihnen über eine webbasierte Oberfläche angepasst werden.
• Wartung und Updates: Der Dienstanbieter ist für die Wartung der PBX-Technologie verantwortlich, einschließlich Updates und Sicherheits-Patches, um sicherzustellen, dass das System stabil, sicher und auf dem neuesten Stand ist.

Sie müssen keine eigene PBX-Hardware unterhalten und verwalten, was den IT-Bedarf und die Fixkosten reduziert und gleichzeitig Skalierbarkeit und Flexibilität ermöglicht.

Die Vorteile von Hosted VoIP für Unternehmen

Wenn Sie Ihre Kommunikationssysteme verbessern möchten, bietet Hosted VoIP Ihnen folgende Vorteile:

• Kosten sparen: Sie müssen nichts für den Kauf, die Wartung und die Aktualisierung von On-Premise-PBX-Ausrüstung bezahlen. Außerdem fallen keine zusätzlichen Kosten für Ferngespräche und internationale Anrufe an.
• Mühelos skalieren: Hosted VoIP passt sich leicht an das Wachstum Ihres Unternehmens oder an Änderungen der Nachfrage an. Sie können neue Leitungen oder Funktionen hinzufügen, ohne dass wesentliche Änderungen an Ihrer Infrastruktur notwendig werden, wie die Investition in zusätzliche Telefonleitungen oder Hardware.
• Fernarbeit mit flexiblen VoIP-Lösungen verbessern: Hosted VoIP ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, von überall mit einer Internetverbindung auf das Geschäftstelefonsystem zuzugreifen, ideal für Fernarbeit und an verschiedene Standorte verteilte Teams.
• Erweiterte Funktionen nutzen: Hosted VoIP bietet eine Vielzahl fortschrittlicher Funktionen wie automatische Vermittlung, Sprachnachrichten als E-Mail und Anrufweiterleitung, die bei herkömmlichen Telefonsystemen normalerweise nicht verfügbar sind.
• Verwaltung vereinfachen: Da Hosted VoIP von einem Dienstanbieter wie CloudTalk verwaltet wird, reduziert es den Aufwand der eigenen IT-Verwaltung. Sie können Ihre spezifischen Einstellungen über eine benutzerfreundliche Oberfläche ganz einfach selbst vornehmen.
• Kontinuierlichen Service gewährleisten: VoIP-Dienstanbieter stellen durch die Robustheit ihrer Netzwerke oft ein hohes Maß an Zuverlässigkeit sicher, was Ausfallzeiten minimiert und einen gleichbleibenden Service gewährleistet.
• Kundenerfahrung verbessern: Sie können Funktionen wie Anrufweiterleitung, Anrufwarteschlangen und Warteschleifen-Nachrichten optimieren, was die Kundenerfahrung verbessert und Interaktionen reibungsloser und professioneller gestaltet.

Beste Hosted VoIP-Funktionen

CloudTalk bietet eine Vielzahl von Hosted VoIP-Funktionen, die den Bedürfnissen moderner Unternehmen entsprechen. Hier sind einige, die hervorstechen:

• Smart Dialer: Wählt automatisch Nummern aus einer vordefinierten Liste, um die Effizienz von ausgehenden Anrufkampagnen zu maximieren. Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie Ihr Anrufvolumen erhöhen möchten.
• Anrufaufzeichnung: Aufgezeichnete Anrufe dienen der Qualitätssicherung, Schulung oder Gewährleistung der Gesetzeskonformität. Diese Funktion stellt sicher, dass Sie Interaktionen überprüfen und hohe Servicestandards aufrechterhalten können.
• Interactive Voice Response (IVR): Diese Funktion leitet Anrufer durch ein Menüsystem zur passenden Abteilung oder zum geeigneten Agenten, reduziert Wartezeiten und verbessert die Kundenzufriedenheit.
• Anrufe in der Warteschlange: Verwalten Sie eingehende Anrufe effizient, indem Sie sie in eine Warteschlange stellen, bis der nächste Agent verfügbar ist. Dies stellt sicher, dass Kundenanrufe geordnet beantwortet werden und kein potentieller Kunde verloren geht.
• Voicemail: Überprüfen und beantworten Sie eingehende Nachrichten direkt über die App und erhalten Sie eine Transkription der Sprachnachricht als E-Mail.
• Kunden-Details: Zeigt während eines Anrufs Kundeninformationen an, um Ihnen oder Ihren Agenten Einsicht in den Kontext und den Verlauf früherer Interaktionen zu geben. Dies führt zu personalisierteren und effektiveren Kontakt mit Ihren Kunden.
• Internationale Nummern: Bietet lokale Nummern für verschiedene Länder, wodurch es einfacher wird, eine lokale Präsenz aufzubauen und weltweit mit Kunden in Verbindung zu treten.
• Statistiken und Berichte: Bietet detaillierte Einblicke in Anrufprotokolle, Agentenleistungen und Kundeninteraktionen, sodass Sie fundierte Entscheidungen auf Basis tatsächlicher Daten treffen können.

Einrichtung eines gehosteten VoIP-Call Centers

Die Einrichtung eines gehosteten VoIP-Callcenters ist weitgehend unkompliziert, insbesondere wenn Sie einem klaren Schritt-für-Schritt-Prozess folgen.

So geht’s:

#1 Wählen Sie einen Hosted VoIP-Anbieter:

• Anbieter recherchieren: Suchen Sie nach einem Anbieter, der Ihren Geschäftsanforderungen in Bezug auf Funktionen, Zuverlässigkeit, Kundensupport und Preis entspricht. Um eine Reihe von Optionen zu erkunden, die möglicherweise für Ihr Unternehmen geeignet sind, sehen Sie sich unseren umfassenden Leitfaden zu VoIP-Alternativen an.
• Funktionen bewerten: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter die VoIP-Funktionen zur Verfügung stellt, die Ihr Unternehmen benötigt, wie Anrufweiterleitung, Sprachnachricht als E-Mail und Konferenzanrufe.

#2 Planen Sie Ihr VoIP-System:

• Bedürfnisse bestimmen: Stellen Sie fest, wie viele Benutzer das System nutzen sollen, wie viele gleichzeitige Anrufe Sie erwarten und ob Sie spezielle Anforderungen wie internationale Anrufe benötigen.
• Ausrüstung auswählen: Entscheiden Sie, ob Sie vorhandene Telefonanlagen nutzen möchten (möglicherweise mit einem Analog-Telefon-Adapter / ATA) oder ob Sie neue IP-Telefone kaufen müssen, die mit Ihrem Anbieter kompatibel sind.

#3 Richten Sie Ihr Konto ein und konfigurieren Sie die Einstellungen:

• Konto erstellen: Melden Sie sich bei Ihrem gewählten Anbieter an und erstellen Sie ein Konto.
• Einstellungen konfigurieren: Verwenden Sie das Webportal des Anbieters, um Systemeinstellungen, Benutzerkonten und Anrufweiterleitungsoptionen gemäß Ihrem Geschäftsablauf zu konfigurieren.

#4 VoIP-Ausrüstung installieren:

• Hardware einrichten: Schließen Sie Ihre VoIP-Hardware an Ihr Netzwerk an. Dies kann das Einstecken von IP-Telefonen in Ihr Netzwerk oder die Einrichtung von AT-Adaptern für konventionelle Telefone umfassen.
• Software installieren: Wenn Sie Softphones verwenden, installieren Sie die VoIP-Software auf Computern oder mobilen Geräten.

#5 Testen und Schulung:

• Tests durchführen: Führen Sie Testanrufe innerhalb Ihres Netzwerks und zu externen Nummern durch. Überprüfen Sie, ob alles ordnungsgemäß funktioniert. Stellen Sie sicher, dass Ihr Audio klar ist und alle Funktionen ordnungsgemäß funktionieren.
• Ihr Team schulen: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen VoIP-System, heben Sie wichtige Funktionen hervor und beheben Sie grundlegende Probleme.

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Fazit

Hosted VoIP kann die Kommunikation Ihres Unternehmens erheblich verbessern. Es bietet Kosteneinsparungen, Skalierbarkeit, Flexibilität und erweiterte Funktionen, was einen substanziellen Wandel gegenüber traditionellen Telefonsystemen markiert.
Durch die Einführung dieser Technologie optimieren Sie Ihre Geschäftskommunikation und unterstützen das Wachstum Ihres Unternehmens, indem Sie sich an ständig veränderte Bedürfnisse flexibel anpassen. Ob Sie die Interaktion mit Kunden verbessern oder die interne Kommunikation vereinfachen möchten, Hosted VoIP bietet Ihnen eine leistungsstarke Lösung, die auf die modernen Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.