Kommunikation im virtuellen Team: Ihr definitiver Leitfaden

Im Jahr 2023 werden 12,7 % der Vollzeitbeschäftigten aus der Ferne arbeiten und 28,2 % ein hybrides Arbeitsmodell nutzen, so Forbes. Das ist ein beträchtlicher Teil der Mitarbeiter, die zumindest einen Teil ihrer Zeit außerhalb Ihres Büros verbringen.

Manager sehen sich diese Zahlen vielleicht an und erschaudern. Wie können Sie sicherstellen, dass die Kommunikation im virtuellen Team auf demselben hohen Niveau erfolgt wie mit Ihren Mitarbeitern im Büro?

Wir helfen Ihnen, diese Sorgen mit praktischen Lösungen zu bewältigen.

Zunächst werden wir uns damit befassen, was eine effektive Kommunikation in virtuellen Teams so wichtig macht, bevor wir uns mit einigen der größten Herausforderungen befassen, die damit verbunden sind, und wie man sie überwinden kann.

Das Wichtigste in Kürze:

• Bei der virtuellen Teamkommunikation geht es darum, dass Remote- und Hybrid-Teams in Verbindung bleiben und als Einheit arbeiten.
• Eine gute virtuelle Kommunikation ist wichtig, um die Produktivität und die Arbeitsmoral hoch zu halten und den Managern zu helfen, über neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben.
• Um die Kommunikation in virtuellen Teams richtig zu gestalten, müssen Sie über die richtigen Werkzeuge und die richtige Einstellung verfügen.
• CloudTalk ist dank seiner Benutzerfreundlichkeit, der hohen Gesprächsqualität und der Fernüberwachungs- und Coaching-Funktionen ideal für virtuelle Teams.

Was ist virtuelle Teamkommunikation?

Sowohl Hybrid- als auch Remote-Mitarbeiter müssen mit ihren Kollegen über virtuelle Lösungen kommunizieren, da sie sich nicht am selben Ort befinden.

Ein Telefongespräch mit jemandem, mit dem Sie zusammenarbeiten, ist für sich genommen noch keine virtuelle Teamkommunikation. Stattdessen beschreibt der Begriff eine effektive Zusammenarbeit, oft zwischen drei oder mehr Teamkollegen, um auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.

Sie können es als das digitale Äquivalent zu einer starken Teamarbeit im Büro betrachten, denn beide beruhen auf einer klaren und bewussten Verbindung mit den Teammitgliedern, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Warum Sie sich um effektive Kommunikation in virtuellen Teams kümmern sollten

Die Kommunikation in einer entfernten Arbeitsumgebung kann schwierig sein. Selbst mit der besten Videokonferenzsoftware können Sie sich nicht darauf verlassen, dass Sie die Körpersprache anderer Personen lesen können, und es kann sehr schwierig sein, den Tonfall über Text genau zu lesen und zu vermitteln.

Warum ist es also so wichtig, sich auf eine effektive Kommunikation in virtuellen Teams zu konzentrieren?

Die einfache Antwort ist, dass Remote- und Hybrid-Teams nicht verschwinden werden. Laut einer kürzlich durchgeführten Studie möchten 98 % der befragten Arbeitnehmer für den Rest ihrer beruflichen Laufbahn zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten.

Das bedeutet, dass das Wissen, wie man effektiv in virtuellen Teams kommuniziert, auch für Unternehmen wichtig sein wird, die derzeit die Arbeit aus der Ferne nicht fördern.

Virtuelle Teams sind nur so gut wie ihre Teamarbeit, und deshalb ist Kommunikation auf höchster Ebene absolut unerlässlich. Sie können sogar höhere eNPS-Werte erreichen, wenn Sie offene Kommunikationskanäle pflegen und Transparenz fördern.

Herausforderungen bei der Kommunikation im virtuellen Team: Zu überwindende Hürden

Wir werden nicht leugnen, dass es in virtuellen Teams viele Herausforderungen in der Kommunikation gibt.

Um virtuelle Kommunikationsschwierigkeiten zu überwinden, müssen Sie zunächst verstehen, was sie sind. Also, lassen Sie uns anfangen.

Remote-Teammitglieder können sich isoliert fühlen

Vollständig ferngesteuerte Mitarbeiter haben nicht die Möglichkeit, für ein kurzes Gespräch zu den Schreibtischen ihrer Kollegen hinüberzugehen. Sie verpassen das soziale Element, das die Arbeit in einem gemeinsamen Raum mit sich bringt, insbesondere wenn sie asynchron (nicht zur gleichen Zeit) arbeiten.

Dies gilt doppelt für Arbeitnehmer, die ihre gesamte Zeit im Home Office verbringen, wo sie nicht in den Genuss der persönlichen Kommunikation mit ihren Kollegen kommen.

Wenn jedoch nur einige Ihrer Teammitglieder aus der Ferne arbeiten, könnten sich diese Mitarbeiter von der Gruppensozialisation ausgeschlossen fühlen. Das kann zu einer schwierigen internen Dynamik in Ihrem Team führen.

Hybride Teammitglieder können diese Isolation auch dann stark spüren, wenn sie sich mit anderen Teammitgliedern gut verstehen, wenn sie sie persönlich sehen. Der Kontrast zwischen dem Gefühl der Verbundenheit, wenn Sie im Büro sind, und der Isolation, wenn Sie zu Hause sind, kann das Gefühl der Einsamkeit noch verstärken.

Diese Isolierung zeigt, wie wichtig die Kommunikation in virtuellen Teams ist, um die Arbeitsmoral und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu erhalten.

Es kann schwieriger sein, Struktur zu bewahren

Es ist keine leichte Aufgabe, ein ganzes Team konzentriert, engagiert und produktiv zu halten. Das gleiche Ergebnis virtuell zu erreichen, ist sogar noch schwieriger.

Eine virtuelle Umgebung eignet sich nicht gut für einen strukturierten Arbeitsansatz. Das liegt daran, dass Remote- und hybride Mitarbeiter ihren Tag oft selbst flexibel gestalten möchten, was an sich kein Problem ist. Die wahre Herausforderung beginnt, wenn die Vorstellungen darüber, was einen strukturierten Arbeitstag ausmacht, sehr unterschiedlich sind.

Es ist wichtig, dass Sie wissen, wie Sie die Gefühle und Bedürfnisse des Teams erfassen und dann eine Struktur schaffen, die alle diese Aspekte berücksichtigt. Wenn Sie so vorgehen, können Sie auch virtuelle Meetings verbessern und Ihre Teammitglieder bei längeren Gesprächen bei der Stange halten.

Teammitglieder können unterschiedliche Kommunikationsstile haben

Wie bereits erwähnt, denken Teammitglieder nicht immer gleich, was zu schwierigen Situationen in einem entfernten Umfeld führen kann.

Persönlich können Teamkollegen immer noch Meinungsverschiedenheiten haben, weil sie unterschiedliche Kommunikationsstile haben. Wenn Teamkollegen die Dinge jedoch einfach persönlich besprechen können, lassen sich Situationen leicht bereinigen.

Dieselben kleinen Missverständnisse können sich aus der Ferne schnell zu größeren Problemen auswachsen. Zum Beispiel kann etwas scheinbar so Einfaches wie das Hinzufügen eines Emoji zu einer Nachricht für Verwirrung sorgen.

Untersuchungen von Statista haben gezeigt, dass Männer und Frauen Emojis in der Regel auf unterschiedliche Weise verwenden. Dieser kleine Unterschied im Kommunikationsstil kann zu Missverständnissen führen, vor allem, wenn ein bestimmtes Emoji bei zwei verschiedenen Gruppen nicht das Gleiche bedeutet.

Der Aufbau einer Unternehmenskultur ist schwieriger

Wenn es um die Vorteile und Herausforderungen der Kommunikation in virtuellen Teams geht, ist die Unternehmenskultur ein unumgängliches Thema. Sie beeinflusst die Art und Weise, wie Mitarbeiter arbeiten, sowie die Erwartungen und Belohnungen, die mit der Wahl eines bestimmten Unternehmens verbunden sind.

Der Aufbau einer Unternehmenskultur aus der Ferne ist jedoch nicht immer einfach.

Das liegt daran, dass sich Remote-Teams nicht auf herkömmliche Kulturindikatoren wie Kleiderordnungen und Dekorationsstile in Bürogebäuden verlassen können. Ohne diese Anhaltspunkte kann es schwierig sein, auf die Unternehmenskultur zu schließen, vor allem, wenn die Mitarbeiter nur mit einer kleinen Anzahl von Kollegen regelmäßig interagieren.

Agententraining ist bei großer Entfernung schwieriger

Wenn Sie Ihren Agenten den richtigen Start ermöglichen, sind sie für ihre gesamte Karriere in Ihrem Unternehmen gerüstet. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Agenten so gut wie möglich schulen.

Virtuelle Manager können sich die Agenten, die sie ausbilden, nicht ansehen und intuitiv erkennen, wer Schwierigkeiten hat. Auch das Erklären komplizierter oder schwieriger Prozesse ist zeitaufwändiger, wenn Ihre Auszubildenden Sie nicht aufhalten können, um Fragen zu stellen, oder wenn sie mit einer schlechten Verbindung feststecken.

Hinzu kommt, dass es schwierig ist, die Leistung neuer Agenten strukturell zu verfolgen, wenn Sie sie aus der Ferne verwalten. Das macht es schwieriger, Bereiche, an denen gearbeitet werden muss, oder bestimmte Stärken konkret zu ermitteln.

Kommunikationstools für virtuelle Teams: Die Lösungen, die Remote-Mitarbeiter verbinden

Die Bewältigung von Herausforderungen beginnt damit, dass Sie sich für den Erfolg rüsten. Dies können Sie tun, indem Sie die besten Kommunikationstechnologien für virtuelle Teams einsetzen.

Schauen wir uns die verschiedenen Arten von Kommunikationstools für virtuelle Teams an und wofür sie am besten geeignet sind. So erhalten Sie eine klare Vorstellung davon, welche Art von Tools Sie benötigen, um Ihre eigenen Remote- und Hybrid-Teams zum Erfolg zu führen.

Virtuelle Call Center Software

Callcenter sind die Schnittstelle zwischen Ihrer Marke und Ihren Kunden. Wenn Sie also sicherstellen, dass sie die richtigen Tools verwenden, können Sie diesen Kunden das beste Erlebnis bieten.

Virtuelle Callcenter-Software ist eine Notwendigkeit für Unternehmen, deren Agenten und Callcenter-Manager an verschiedenen Standorten arbeiten. Die besten Beispiele für Call Center-Software – wie CloudTalk – bieten eine scharfe, klare Tonqualität, unabhängig davon, wo sich Ihre Agenten befinden.

Dies trägt zu einer professionellen Benutzererfahrung bei und versetzt die Agenten in die Lage, allen Anrufern jedes Mal einen hervorragenden Service zu bieten.

Wenn Unternehmen virtuelle Call Center Software benötigen

Ganz gleich, ob Sie ein langjähriger Call Center-Manager sind oder zum ersten Mal ein virtuelles Call Center einrichten, die richtige Software für virtuelle Call Center wird den Unterschied für Ihr Unternehmen ausmachen.

Diese Art von Software schafft einen virtuellen Arbeitsbereich für Ihre Mitarbeiter, in dem Manager Anrufe verfolgen und Teammitglieder sowohl mit ihren Kollegen als auch mit den Kunden in Verbindung treten können.

Virtuelle Arbeitsräume bringen Teams näher zusammen. Sie erleichtern die Zusammenarbeit und das gemeinsame Lösen von Problemen, was die Produktivität steigert. Außerdem sind sie von Natur aus hochgradig skalierbar. Das heißt, dass Sie Ihr Unternehmen durch die Wahl eines virtuellen Call Center-Tools auf ein problemloses Wachstum vorbereiten können.

Business Calling Lösungen

Telefonanrufe gehören zu den Kommunikationskanälen, die für virtuelle Teams am vorteilhaftesten sind. Sie sind sofort verfügbar, d.h. Sie können in Echtzeit sprechen und gleichzeitig für spätere Referenzzwecke oder zur Weitergabe an andere aufgezeichnet werden.

Moderne Lösungen für Geschäftsanrufe verwenden in der Regel die VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol). Das bedeutet, dass sie Anrufe über das Internet weiterleiten und nicht über herkömmliche Festnetz- oder Mobilfunksignale.

VoIP-basierte Anrufe sind ideal für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit, da Sie damit gleichermaßen einfach Orts- und Auslandsgespräche führen können. Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung.

Wenn Unternehmen Business Calling Lösungen benötigen

Wenn Ihre Teams regelmäßig über Telefonanrufe kommunizieren, brauchen Sie eine Business Calling-Lösung.

Mit solchen Lösungen können Ihre Teammitglieder einander leicht erreichen. So können Manager ihre Teammitglieder durch kurze Anrufe auf dem Laufenden halten und gleichzeitig alle Teammitglieder daran erinnern, dass sie enger miteinander verbunden sind, als sie vielleicht denken.

Das stärkt den Zusammenhalt im Team, was die Kommunikation und Zusammenarbeit aus der Ferne erheblich erleichtert.

E-Mail-Kunden

Ein weiterer Punkt, den Sie häufig auf der Liste der wichtigsten Kommunikationswerkzeuge in virtuellen Teams finden, ist ein E-Mail-Programm.

Damit können Sie E-Mails schreiben und versenden und Ihren Teams eine langsamere Form der textbasierten Kommunikation als Instant Messaging bieten (dazu gleich mehr).

E-Mail-Clients sollten Ihren Teammitgliedern viele Optionen zum Verfassen und Kategorisieren ihrer digitalen Post bieten. Es ist besonders wichtig, dass Sie benutzerdefinierte Etiketten und Unterordner erstellen können, damit die Posteingänge aller Mitarbeiter gut organisiert bleiben. Auch die Möglichkeit, E-Mails mit hoher Priorität zu kennzeichnen, ist ein Muss, da dies bei der Priorisierung von Aufgaben hilft.

Außerdem sollten Sie einen ausgezeichneten integrierten Spam-Filter haben, um die Mitglieder Ihres Teams beim Senden und Empfangen von E-Mails zu schützen.

Wenn Unternehmen E-Mail-Clients brauchen

E-Mail-Clients glänzen vor allem dann, wenn es darum geht, eine längere Nachricht mit mindestens einem Teamkollegen oder Manager zu teilen.

Da es sich nicht um Sofortnachrichten handelt, können Sie Ihre E-Mails so lange bearbeiten und optimieren, bis sie genau so aussehen, wie Sie es wünschen. Auf diese Weise können Sie das Bild, das Sie mit Ihren E-Mails vermitteln, selbst gestalten, was dazu beiträgt, Ihre Persönlichkeit und Ihre professionelle Einstellung in einem virtuellen Team zu unterstreichen.

E-Mail-Clients sind auch nützlich, wenn Ihr Team viele Einladungen verschickt, z. B. zu Verkaufsgesprächen oder Kundentreffen, da diese per E-Mail verteilt und angenommen oder abgelehnt werden können.

Instant Messaging Tools

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie die Kommunikation in virtuellen Teams verbessern können, ist es wichtig, über audio- und videobasierte Kanäle hinauszugehen. E-Mail-Clients sind in dieser Hinsicht sehr hilfreich, aber Sie brauchen auch ein schnelleres, direkteres Gegenstück dazu.

Hier kommen die Instant Messaging-Tools ins Spiel.

In einer Statista-Umfrage aus dem Jahr 2021 gaben fast 90 % aller Erwachsenen in den USA an, Facebook Messenger zu nutzen, und das ist nur eine einzige Instant-Messaging-App. Diese Tools sind nicht nur beliebt, sie sind eine moderne Notwendigkeit am Arbeitsplatz, insbesondere für Telearbeiter.

Wenn Unternehmen Instant Messaging Tools benötigen

Mit Instant Messaging-Tools können Agenten bei einem schwierigen Ticket um Hilfe bitten. Sie ermöglichen es Gruppen von Agenten, ihr Wissen zu bündeln, um die besten Lösungen für Anfragen zu finden. Sie helfen Managern dabei, sich auf einfache Weise mit Teammitgliedern auszutauschen.

Vor allem aber schaffen sie einen sozialen Raum, in dem selbst die isoliertesten Arbeitnehmer von ihren Kollegen hören können, so dass sie wissen, dass sie nie allein sind.

Instant Messaging-Tools verfügen fast immer über Gruppen-Chat-Funktionen, die sich hervorragend eignen, um bestimmte Themen in bestimmten Bereichen zu diskutieren oder Gruppen von Mitarbeitern zusammenzuführen. Das ist besonders wichtig für Remote-Teams.

Lösungen für Videokonferenzen

Manche Besprechungen lassen sich am besten von Angesicht zu Angesicht durchführen, was in einem virtuellen Team schwierig sein kann. Hier kommen die Videokonferenzlösungen ins Spiel.

Videokonferenzen dienen dazu, Echtzeit-Interaktionen zwischen Mitgliedern an verschiedenen Orten zu ermöglichen. Sie können die anderen Teilnehmer sehen und hören, die wiederum auch Sie sehen und hören können.

Kurz gesagt, ein Videokonferenz-Tool ist die digitale Antwort auf persönliche Besprechungen.

Wenn Unternehmen Videokonferenzlösungen benötigen

Wussten Sie, dass es sieben universelle Gesichtsausdrücke gibt, die in allen Kulturen ohne Worte erkannt werden können?

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Mikroausdrücken und Reaktionen, die die meisten Menschen aneinander erkennen können. Mit Hilfe von Videokonferenzlösungen können Ihre virtuellen Teammitglieder sowohl nonverbal als auch mit Worten kommunizieren.

Videokonferenzlösungen geben den Teammitgliedern das Gefühl, Teil eines größeren Ganzen zu sein und nicht ein gesichtsloses Gebilde. Sie sind auch sehr nützlich für behinderte Teammitglieder, die vielleicht nicht gut oder gar nicht tippen können, sowie für Teammitglieder, die in Gebärdensprache sprechen.

Projektmanagement-Tools

Und schließlich sind auch Projektmanagement-Tools für die Kommunikation in virtuellen Teams sehr wichtig.

Diese Tools helfen Managern, ein Auge auf ihre Mitarbeiter zu haben. Sie helfen bei der Delegation von Aufgaben, der virtuellen Zusammenarbeit und der Verfolgung des Fortschritts und zeigen auf, wer Hilfe braucht und was priorisiert werden muss, um Fristen einzuhalten und produktiv zu bleiben.

Wenn Unternehmen Projektmanagement-Tools brauchen

Projektmanagement-Tools sind vor allem für virtuelle Teams nützlich, die an vielen Projekten gemeinsam arbeiten oder die der Zusammenarbeit Vorrang vor Einzelprojekten einräumen.

Sie sind ein Muss für Manager, die Mikromanagement vermeiden wollen, aber dennoch regelmäßig genug nach dem Rechten sehen wollen, um den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiter zu beeinflussen.

10 bewährte Methoden zur Verbesserung der Kommunikation in virtuellen Teams

Als nächstes befassen wir uns mit den besten Praktiken für die Kommunikation in virtuellen Teams, die Ihnen helfen, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und eine einladende, gut vernetzte Teamkultur zu fördern.

#1 Investieren Sie in die richtigen Werkzeuge

Der erste Tipp, den wir Ihnen geben möchten, ist, nach Collaboration-Tools für virtuelle Teams zu suchen und darauf zu achten, dass Sie die richtigen auswählen.

Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie viele Bewertungen lesen. Beschweren sich die Nutzer über neue Funktionen oder nur über solche, die schon vor Jahren behoben wurden? Wie wird der Kundenservice des jeweiligen Anbieters bewertet?

Die Preisgestaltung ist ein weiterer wichtiger Faktor. Nehmen Sie sich die Zeit, um zu prüfen, was die Pakete der einzelnen Anbieter beinhalten und für welche Funktionen Sie separat bezahlen müssen. Manchmal ist ein etwas teureres Paket tatsächlich die kostengünstigere Wahl, vorausgesetzt, es enthält mehr von dem, was Sie sich wünschen.

Es lohnt sich auch, Demos und kostenlose Testversionen in Anspruch zu nehmen, denn so können Sie das Produkt aus erster Hand erleben und feststellen, ob es Ihren Bedürfnissen entspricht.

#2 Definieren Sie klare Ziele und Erwartungen

Wenn Ihre Teammitglieder die Frage „Warum ist Kommunikation in virtuellen Teams wichtig?“ nicht beantworten können, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie die Ziele und Erwartungen nicht klar genug formuliert haben.

Jeder sollte wissen, was die Kernarbeitszeiten sind und wie „verfügbar sein“ aussieht. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, welche Geräte erlaubt sind und welche nicht, und wem sie Bericht erstatten und wo sie sich Rat holen können.

Indem Sie sich von Anfang an so klar wie möglich ausdrücken, können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten von Anfang an auf derselben Seite stehen und Mitarbeiter oder Vertreter später nicht verloren gehen.

#3 Regelmäßig einchecken, aber nicht mikromanisieren

Wenn Sie Remote-Mitarbeiter verwalten, müssen Sie einen schmalen Grat zwischen Abwesenheit und Mikromanagement gehen.

Die richtigen Werkzeuge helfen dabei.

Funktionen wie integrierte Analysen und Funktionen zur Anrufüberwachung und zum Coaching machen es einfacher, eine Struktur in der Leistungsverfolgung zu behalten, wenn Sie aus der Ferne arbeiten. Sie ermöglichen es Managern, sich unauffällig zu melden, so dass die Agenten wissen, dass sie unterstützt werden, sich aber nicht ständig beobachtet fühlen.

#4 Ermutigen Sie zu wechselseitigem Feedback

Eine der besten Möglichkeiten, die Kommunikation in virtuellen Teams zu verbessern, besteht darin, nach Feedback zu fragen und konsequent darauf zu reagieren.

Manager müssen ihre Teams wissen lassen, wie es um sie bestellt ist, und Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihnen mitzuteilen, was bei ihnen nicht funktioniert.

Auf diese Weise können Sie ein Modell des kontinuierlichen Wachstums einführen, das sowohl Manager als auch Mitarbeiter unterstützt.

#5 Erstellen Sie Onboarding und Schulungen zur Unterstützung von Fernarbeit

Wir haben bereits erwähnt, dass Fernschulungen schwierig sein können. Sie können diese Herausforderung entschärfen, indem Sie Onboarding- und Trainingsmodule speziell für Telearbeiter erstellen.

Mit einem Tool wie CloudTalk können Sie neue Agenten innerhalb eines einzigen Tages an Bord holen. Auf diese Weise können sie bereits nach 24 Stunden damit beginnen, Anrufe entgegenzunehmen und zu vermitteln.

Auf diese Weise können Sie Ihren Onboarding-Prozess optimieren und verfeinern, bis Sie ihn zu einem einzigen, effizienten Onboarding-Tag zusammenfassen können.

#6 Informationen leicht zugänglich machen

Nicht jede Kommunikation muss sofort oder gar schnell erfolgen. Tatsächlich kann asynchrones Lernen eine der besten Möglichkeiten sein, um mit virtuellen Teams zu kommunizieren, denn so kann jeder in seinem eigenen Tempo lesen und Informationen aufnehmen.

Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass Ihre virtuellen Teammitglieder auf gemeinsame Laufwerke für Dokumente, Wissensdatenbanken, Verzeichnisse und andere Informationsquellen zugreifen können.

Je leichter die Informationen zugänglich sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter immer wieder dieselben Fragen stellen. Dies vereinfacht die Kommunikation und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich selbst zu helfen.

#7 Wählen Sie die richtigen Kommunikationsmethoden

Nicht alle Informationen eignen sich für die gleichen Kommunikationsmethoden.

Wenn Sie z.B. eine Checkliste für Ihr Remote-Verkaufsteam haben, die Sie mit Ihrem Team teilen müssen, kann eine E-Mail effektiver sein als ein Meeting. Die Teammitglieder können eine E-Mail noch einmal durchlesen, um sich mit der Checkliste vertraut zu machen, während gesprochene Informationen möglicherweise nicht so leicht behalten werden können.

Überlegen Sie sorgfältig, welche Informationen Sie vermitteln möchten und wie Sie diese vermitteln können. Überlegen Sie vor allem, wie Sie empfangen werden möchten diese Informationen.

#8 Vernachlässigen Sie nicht das Wohlbefinden Ihrer Teams

Persönlich können Sie leicht feststellen, ob jemand nicht in Ordnung ist. Virtuelle Teammanager hingegen müssen die Extrameile gehen und aktiv daran arbeiten, ungewöhnliches Verhalten zu bemerken.

Sie können dazu beitragen, diese Lücke zu schließen, indem Sie sich bewusst auf Ihr Wohlbefinden konzentrieren.

Es kann zum Beispiel helfen, obligatorische Pausen durchzusetzen, damit die Mitarbeiter nicht so leicht ausbrennen können. Regelmäßig geplante Kontrollbesuche sind ebenfalls hilfreich.

Sie könnten auch Zugang zu Tools für das psychische Wohlbefinden anbieten, z. B. spezielle Apps, mit denen Mitarbeiter ihre Gefühle in einem sicheren, privaten virtuellen Raum aufzeichnen und darüber sprechen können.

#9 Ermutigen Sie zu außerberuflichen Aktivitäten

Einer der besten Kommunikationstipps für virtuelle Teams besteht darin, digitale Alternativen zu Teamaktivitäten im Büro zu schaffen.

Während Teams, die im Büro arbeiten, nach der Arbeit in eine Bar oder ein Restaurant gehen oder einfach nur am Wasserspender plaudern, haben virtuelle Teams diese Art von teambildender Kommunikation nicht in ihre Struktur eingebaut.

Diese Aktivitäten außerhalb der Arbeit sind jedoch entscheidend für die Kultur und die Moral – fördern Sie sie also, wenn Sie wollen, dass sich Ihr Team verbunden und zusammengehörig fühlt.

#10 Kontinuierliche Bewertung und Verbesserung von Prozessen

Die Welt der Fernarbeit verändert sich ständig und entwickelt sich weiter, was bedeutet, dass Sie mit ihr wachsen müssen.

Es werden ständig neue Tools und Prozesse entwickelt und eingeführt, so dass sich auch Ihr Ansatz für Remote-Arbeitsprozesse ständig ändern sollte. Überwachen und optimieren Sie die Dinge so lange, bis Sie sie richtig hinbekommen. Wenn dann neue Änderungen auftauchen, beginnen Sie den Prozess von vorne.

Gute Kommunikation im virtuellen Team ist der Schlüssel zur Produktivität

Indem Sie die Kommunikationspraktiken virtueller Teams perfektionieren, können Sie die Produktivität Ihrer Remote-Mitarbeiter auf ein neues Niveau heben.

Deshalb lohnt es sich, Zeit und Ressourcen in die Optimierung der Kommunikation Ihres virtuellen Teams zu investieren: Ohne sie können sich Ihre Teams nicht von ihrer besten Seite zeigen.

Eine gute Kommunikation führt zu effektiven, motivierten Teams, die alles pünktlich und auf hohem Niveau erledigen – jedes Mal.

Mit CloudTalk können Sie die Kommunikation in Ihrem virtuellen Team in wenigen Minuten revolutionieren. Starten Sie einfach mit einer Demo, und Sie werden bereit sein, etwas zu verändern!